Требования к организации обеспечения сохранности документов в архивах

Содержание

Введение                                                                                                                          3

1. Обеспечение сохранности документов архива                                                       4
1. Система мер обеспечения сохранности документов                                    4
2. Требования к зданиям и помещениям архива                                                4
2. Режимы хранения документов                                                                                  6
3. Размещение документов в хранилище                                                                     9

Заключение                                                                                                                      13

Список использованных источников                                                                            14

Введение

Обеспечение сохранности  документов - основная задача государственных  архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда  не создавал документы для «вечного»  хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные  возможности остаются скромными. В  основе современного подхода к решению  данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности  архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так  называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных  документов. Основой для приоритетного  выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического  состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность).

Комплекс мероприятий  по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

1. Обеспечение сохранности  документов архива

1.1. Система мер обеспечения сохранности документов

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью  создания страхового фонда и фонда  пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к  первоначальным свойств и внешних  признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности  документов в архиве должны осуществляться:

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации  хранения должна обеспечивать сохранность  документов и контроль их физического  состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При  организации хранения и создании условий хранения следует учитывать  специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

1.2. Требования к зданиям и помещениям архива

Архив размещают в специально построенных или приспособленных  для хранения документов зданиях  или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов  организаций должны предусматриваться  при строительстве или переоборудовании административных зданий.

 При отсутствии специального  помещения для архива организаций  выделяется приспособленное помещение  в административном здании организации.  Размещение в приспособленных  помещениях производится в установленном  порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность  помещения (огнестойкость, долговечность,  прочность конструкции, техническая  укрепленность), состояние помещения,  наличие отопительных и вентиляционных  систем.

Экспертиза проводится представителями  архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются  актом.

Не допускается прием  в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим  требованиям помещений, а также  помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные  и пожароопасные вещества или  применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного назначения архива относятся:

• хранилища для хранения документов;
• помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
• помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
• рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Хранилища должны размещаться  в изолированных помещениях. Помещения  хранилищ должны быть безопасными в  пожарном отношении, гарантированы  от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых  и водонесущих магистральных  трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии  в хранилище естественной или  искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура  должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

 Отделку помещений  хранилищ проводят с использованием  неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах  пожаротушения применяют нейтральные,  безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается  применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные  работы проводятся с соблюдением  мер защиты, охраны и сохранности  документов.

2. Режимы хранения документов

Документы должны храниться  в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий  окружающей среды и исключающих  утрату документов.

1. Световой режим :

• постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
• Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
• Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
• Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
• Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

2. Температурно-влажностный режим

• В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20°С и 50-65%.
• Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
• Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
• Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

3. Санитарно-гигиенический режим

• Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
• В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
• Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
• В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
• В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
• Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
• При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
• При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4. Охранный режим

• Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
• Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

3. Размещение документов в хранилище

Документы в хранилищах размещаются  в порядке, обеспечивающем их комплексное  хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в  архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными  или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств  хранения применяют металлические  шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно  стенам с оконными проемами, а в  помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается  размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с  нормами:

• расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см;
• расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
• расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;
• расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным  нормам с учетом типоразмеров средств  хранения.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных  защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов  и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями  документов:

1. бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;
2. микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;
3. микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.

Место хранения электронных  документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации  или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.) *1.

Обязательными условиями  архивного хранения ЭД являются:

• наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;
• обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
• обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
• Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы  на магнитных носителях. Порядок  выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической  документации на АСУ. Учет, хранение и  обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях). По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в  неразобранных кипах.

Размещение секретных  документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Топографирование:

• Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

• В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

• В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
• Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).
• Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

Заключение

Обеспечение сохранности  документов является научно-технической  проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического  характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении  научного уровня, эффективности и  качества работы, укреплении материально-технической  базы, внедрении технических достижений в практику.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. Для этого  необходимо выполнять все необходимые  требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

Список использованных источников

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2002.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
4. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.
5. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462