Требования к тексту документа

ВВЕДЕНИЕ 

Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в  виде документа.

Актуальность выбранной темы состоит в том, что надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности. издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Задачей данной работы является изучение основных требований, предъявляемых к тексту документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Требования к тексту  документа 

Текст — главный реквизит, ради которого составляется оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык тек- ста. «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в  федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного  субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

При составлении  документа руководствуются следующими правилами. Сначала уточняются целесообразность, цель документа и «круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста. Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулируют порядок решения вопросов такого рода. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составите впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного cхождения, правильный выбор адресата для решения вопроса его постановку.

Далее изучаются ранее изданные документы  как вышестоящей, так и своей  организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить  внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе  конкретного вопроса. Для этого  могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная  на основании законодательно-нормативных  актов,  решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие  требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде  всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван  побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документ должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими  являются требования достоверности  и объективности информации, фиксируемой  в документе, максимальной краткости  документа при полноте информации, точности, исключающей возможность  двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе  изложена вся информация, необходимая  для решения вопроса, поставленного  в документе. Именно неполнота информации чашу всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождая переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором  необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.  

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор  правильная композиционная структура текста, продуманность  формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое  следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить  дисциплину помог переход на хозяйственный  расчет.

Если  поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из  документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е, указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 №401 «Об организации  учета особо ценных документов ...» 

или

В соответствии с распоряжением Правительства  Российской Федерации от 15.0б.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»...

К особенностям делового стиля относится широкое  применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны  прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля  служебных документов характерно также  употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется  только с одним или группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, подавать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

Примеры употребления стандартных фраз, выражений  и словосочетаний в служебных  документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать тавтологии — использования  в одном предложении одно коренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто  вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный  тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма npocum, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и. т.n.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни- тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципам  коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого  лицо множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает ... и предлагает).

Широко  применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы— ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Например: ОРД (организационно  документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями rocyдарственного стандарта и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие опии вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела, направлении  исполнение. Сложные документы чаще всего касаются  самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных  подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в депо. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные за- писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу,

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются  в отдельные дела, на обложках которых  содержание не раскрывается, а указываются  лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет  последовательность представления  информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под  структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных  в определенной последовательности.

Обычно  в тексте документа выделяются две  смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления  документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

В последние  десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается  проведение лабораторных занятий по  документов, редактированию текстов, организации cпpaвочной работы, контроля за исполнением  документов. Количество ПЭВМ в лаборатории  рассчитывается на обеспечение занятий  од- ной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления  с просьбой — без мотивировки, приказы — с одной распорядительной частью.

Для лучшего  восприятия документа его текст  делится на а6зацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одно или нескольких фраз (предложений) и характеризующие единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

ГОСТ  рекомендует печатать абзац, отступив пять печати знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а  каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.

Тексты  документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются  на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1,2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Особые  требования предъявляются к составлению  бухгалтерских документов.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных  бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи  в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой  ручки или при помощи пишущих  машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация  в первичных документах фиксируется  как в виде текста, так и в  цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских  документах и неоговоренные исправления  не допускаются. Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма е замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать очеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный  или сумма. Затем исправление оговаривается надписью исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления  не допускаются. Об этом сказано в  п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском  учете»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений».

В первичных  бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но во избежание возможных  ошибок даются и в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например: с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трехсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее  время широкое распространение  получили анкеты — «опросные листы для получения определенных сведений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Унификация текста документов 

Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.

Унификация  текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют  в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение  в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется  при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой  информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение  форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

Преимущества  унификации и стандартизации служебных  документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем  неунифицированный, что позволяет  ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

·   объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация  текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Текст – главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

При составлении  документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняют целесообразность, цель документа  и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать  для фиксации управленческого решения  вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные  акты, решения правительства, ведомственные  нормативные акты, регулирующие порядок  решения вопросов такого рода. Это  самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.