Трудовые книги

Введение  
 
 
1. Оформление и ведение трудовых книжек ………………………. 11  
 
 
3. Оформление сведений о работе …………………………………..     14 
 
4. Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку………      16       
5. Исправление записей в трудовой книжке ………………………..     17 
 
10. Дубликат трудовой книжки ………………………………………    21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оформляется трудовая книжка на каждого работника, проработавшего на предприятии более 5 дней по месту первой основной работы.

Сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном  профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании), в т.ч. о незаконченном образовании соответствующего уровня, записываются только на основании надлежаще заверенных документов: аттестата, удостоверения, диплома и т.п.

Неполное высшее профессиональное образование присваивается тем  лицам, которые не завершили обучение по основной образовательной программе высшего профессионального образования, но успешно прошли промежуточную аттестацию не менее чем за два года обучения. Так сказано в п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" (ред. от 02.02.2011, далее - Закон о высшем образовании).

Указанным лицам выдается диплом установленного образца, то есть диплом о неполном высшем образовании. Следовательно, если сотрудник принесет такой диплом, в трудовой книжке в строке "Образование" надобудет написать "неполное высшее".

Запись о незаконченном  образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании  представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Согласно ст. 6 Закона о  высшем образовании степень бакалавра  относится к высшему профессиональному  образованию. Следовательно, в строке "Образование" надонаписать "высшее", но профессию и специальность указывать не надо. У работника, имеющего диплом бакалавра, имеется только профиль направления обучения, но не специальность. Специальность присваивается после окончания магистратуры.

В трудовую книжку вносятся только те записи, которые имеют  отношение к времени обучения на курсах и в школах по повышению  квалификации, по переквалификации и  подготовке кадров (пп. "б" п. 21 Правил ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ред. от 19.05.2008). Поэтому, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.

Словарь кадрового делопроизводства.

Специальность - совокупность знаний, умений и навыков, приобретенных  в результате образования и обеспечивающих постановку и решение определенных профессиональных задач. Пример: учитель  математики. Другое определение - конкретный вид деятельности в рамках какой-либо профессии. По значению оно близко к  понятию "профессия" и соответствует  разновидностям областей труда в  пределах профессий.

Специализация - это конкретизированная совокупность знаний, умений и навыков, ориентированных на применение в  локализованной области профессиональной деятельности человека в рамках указанной  специальности.

Также при оформлении трудовой книжки на титульном листе  необходимо внести запись о профессии или специальности. Слово "профессия" происходит от латинского слова professio, означающего "публичное выступление". Сейчас под профессией понимают такое занятие человека, которое:

- требует специальной  подготовки, обучения;

- практикуется человеком  регулярно;

- служит источником средств к существованию (этим профессия отличается от хобби).

Другой смысл слова "профессия" - "система знаний, умений и навыков, присущая определенному человеку". Пример: профессия - учитель.

Профессия и (или) специальность  указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии  специальных знаний (при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных  документов.

Наименования профессий  указаны в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), а также  в ЕТКС (Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий  рабочих).

Установление работнику  второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием  разрядов, классов или иных категорий  этих профессий, специальностей или  уровней квалификации.

Пример. Слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата.

Классификация специальностей образования представлена в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию (ОКСО). ОКСО предназначен для использования в процессе автоматизированной обработки и обмена информацией на всех установленных государством образовательных уровнях в Российской Федерации с охватом как государственных, так и негосударственных образовательных учреждений при решении следующих основных задач:

- определение прогнозной  потребности, регулирование приема  и выпуска специалистов;

- регламентация лицензионной  деятельности и статистического  учета в образовании;

- интеграция системы высшего  профессионального образования  и среднего профессионального  образования Российской Федерации  в международное образовательное  пространство.

Необходимо помнить! Многие кадровики считают, что указывать  надои профессию, и специальность. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Одновременно профессия и специальность не указываются. Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. Ее в трудовую книжку вписывать не нужно.

Объектами классификации  в ОКСО являются специальности высшего  и среднего профессионального образования.

Изменения, дополнения записей  о полученных новых образованиях, профессиях, специальностях осуществляются путем дополнения имеющихся записей  об образовании без зачеркивания ранее внесенных записей. Заметим, что Инструкция не содержит требований о том, что на внутренней стороне  обложки нужно сделать ссылку на документы, подтверждающие полученное новое образование.  

                             Герб                     

 Российской Федерации   

                        ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Фамилия ------------ Петров--------------------------------

Имя ------------------Иван-----------------------------------

Отчество ------------Александрович---------------------

Дата рождения -----02.11.1990---------------------               

(число, месяц, год)

Образование ---среднее профессиональное, высшее профессиональное----

Профессия, специальность ------слесарь, инженер----------

Дата заполнения ------ 20 февраля 2005 г.----------------           

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки ________________________   

 М.П.    Подпись лица, ответственного за ведение                                         трудовых книжек     

                       _______________________________________                    

(разборчиво) 

Правовые акты не предусматривают  возможность исправления записей  в титульном листе трудовой книжки (только изменение и дополнение). Неверные записи в титульном листе  не подлежат исправлению, ошибка в титульном  листе влечет за собой признание  недействительным бланка трудовой книжки или вкладыша в нее, работник, ответственный  за ведение трудовой книжки, должен не исправить запись, а уничтожить испорченный бланк. Форма акта официально не утверждена.

Если у работника, принимаемого на работу, нет ни специальности, ни профессии, то можно указать ту должность, на которую он принимается. Должность - это конкретный трудовой пост в  организации, другими словами, служебное  место в учреждении или на предприятии, связанное с исполнением определенных обязанностей. Должность - категория, присущая служащему, государственная должность - государственному служащему.

Наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих даны в Классификационном  справочнике должностей руководителей  специалистов и других служащих (2007 г.).

Государственные должности  Российской Федерации и государственные  должности субъектов Российской Федерации, устанавливаются Конституцией РФ, федеральными законами для непосредственного  исполнения полномочий федеральных  государственных органов, и должности, устанавливаемые конституциями (уставами), законами субъектов Российской Федерации  для непосредственного исполнения полномочий государственных органов  субъектов Российской Федерации (Федеральный  закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной  гражданской службе Российской Федерации", ред. от 28.12.2010).

Наименования должностей государственных служащих определяются по Указу Президента РФ от 25.07.2006 N 763 "О денежном содержании федеральных  государственных гражданских служащих" (ред. от 26.01.2011).

Помимо наименования должности  для государственного служащего  в трудовой книжке указывается также  группа.

Должности на государственной  службе разделяются на виды (группы) по ряду оснований:

а) по видам деятельности в государственных органах и  организациях - в государственном  аппарате, в администрации государственных  предприятий и учреждений, на воинской службе: в свою очередь, в каждой из этих трех сфер государственной  деятельности различаются должности  тоже по видам, например в государственном  аппарате - должности управленческие, контрольные и т.д.;

б) по масштабам действия - типовые (большинство должностей) и индивидуальные (например, руководитель структурного подразделения в аппарате Администрации Президента РФ);

в) по способам замещения - выборные, назначаемые, конкурсные, замещаемые по зачислению;

г) по замещению в данное время - занятые и вакантные, по признаку взаимоотношений государственных  служащих замещаемые ими должности  разделяются Законом на пять групп:

- высшие государственные  должности государственной службы (5-я группа);

- главные государственные  должности государственной службы (4-я группа);

- ведущие государственные  должности государственной службы (3-я группа);

- старшие государственные  должности государственной службы (2-я группа);

- младшие государственные  должности государственной службы (1-я группа).

В разделе трудовой книжки о приеме, переводе и увольнении сотрудников необходимо также указать: в какое структурное подразделение и на какую должность принимается работник. В ст. 57 ТК РФ императивно предписывается указывать наименование должностей, профессий или специальностей и квалификационных требований к ним в соответствии с наименованиями и требованиями, указанными в квалификационных справочниках, в том случае, если в соответствии с федеральными законами выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений. Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Таким образом, в большинстве  случаев для работодателей при  наименовании должности, профессии  или специальности квалификационные справочники носят рекомендательный характер, за исключением тех должностей, профессий или специальностей, где  предусмотрены льготы или ограничения  в соответствии с федеральными законами.

Переименование должности  имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени  и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Переименование должности  считается изменением обязательного  для включения в трудовой договор  условия (раньше такие условия назывались существенными). Такие переименования возможны только путем внесения изменений  в штатное расписание. Кроме того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и специальный  порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения. Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.

 

 

 

2 Оформление сведений о работе

Записи в разделе "Сведения о работе" по составу  информации можно разделить на

3 группы:

·        информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о

работе в данной организации;

·        информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об

увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

·        дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной

характеристики особенностей трудового стажа работника и  специфики

деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы

должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника

документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности,

включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такой

информации относятся  сведения (п. 2.17 Инструкции):

·        о времени службы в составе  Вооруженных сил, в органах

государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах

охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде

и государственное  социальное страхование, с указанием  даты призыва

(зачисления) и даты  увольнения со службы;

·        о времени обучения в профессионально-технических  и других училищах,

на курсах, факультетах  и в школах по повышению квалификации, по

переквалификации  и подготовке кадров;

·        о времени обучения в высших и  средних специальных учебных  заведениях

(включая и время  работы в студенческих отрядах,  на производственной практике

и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной  тематики);

·        о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим

законодательством предусмотрен зачет этой работы в  общий трудовой стаж

рабочих и служащих.

Чаще всего такие  записи приходится вносить при первичном  оформлении трудовой

книжки еще не работавшим выпускникам учебных  заведений и бывшим

военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована  и иметь

основание ее внесения (справки учебных заведений, военный  билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами

записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу,

увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному  составу

(унифицированные  формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты данных

приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Анализ содержания не малочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных

организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4

графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

·        записи о работе не нумеруются или  нумерация прерывается;

·        номера записей исправляются, зачеркиваются;

·        даты записей не соответствуют датам  приема, перевода, увольнения в

соответствующих приказах;

·        даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

·        даты написаны шестью, а не восемью  арабскими цифрами (год написан

двумя, не четырьмя цифрами);

·        в датах имеются исправления  и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

·        нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема

на работу является более ранней по сравнению с датой  увольнения из предыдущей

организации);

·        ссылка на документ - основание в 4 графе  отсутствует;

·        в качестве основания приведен документ, не предусмотренный

Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при

оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы,

куда вносится текст  записи. При приеме на работу сначала  в виде заголовка,

без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано  полное наименование

организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации  может быть

проставлено специальным  штампом или от руки. Ниже, без  пропуска строки,

пишется информация о приеме на работу под очередным  порядковым номером, с

соответствующей датой  и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго

соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном

подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство),

и о поручаемой ему  работе с указанием его профессии  и присвоенного разряда

или о занимаемой им должности. Наименования профессий  и должностей должны

соответствовать Общероссийскому  классификатору профессий рабочих, должностей

служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой  при внесении сведений о приеме на работу является неверное

понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном

соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение

понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается

почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как

Инструкция (п. 2.13) требует  внести в эту запись сведения, условно  говоря, по

формулам: "куда и  кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания

отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем  в определенных случаях запись в  трудовой книжке обязательно

должна быть дополнена  некоторыми характеристиками процедуры  приема на работу.

В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении

записей о приеме на работу:

·        наименование организации не выделяется в виде заголовка, а

включается в текст  записи о приеме на работу;

·        указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

·        наименование организации, внесенное  в трудовую книжку, не вполне

соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

·        не указывается наименование структурного подразделения, в которое

принят работник, а этот вид информации относится  существенным условиям

трудового договора;

·        наименование структурного подразделения  не соответствует

наименованию, внесенному в штатное расписание;

·        наименование профессии или должности  не соответствует ОКПДТР;

·        указанная в записи должность  не соответствует должности в  приказе о

приеме на работу.

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

Согласно ст. 65 ТК РФ при  заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку. Она  является основным документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже  работника, приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении  квалификации, поощрениях и награждениях, об увольнении с указанием причин и ссылок на статью ТК РФ.

Яндекс.ДиректВсе объявленияПрограмма для Отдела Кадров Скачать удобную программу для отдела кадров. Бесплатная версияАдрес и телефон okpartner.ru  Эффективная мотивация персонала Новый эффективный метод повышения мотивации персонала!sichkareva.ru  Проверенная модель компетенций! Используйте ее уже сегодня для оценки сотрудников!bss-around.ru 

Однако на практике нередко  возникают ситуации, когда при  устройстве на работу сотрудник заявляет, что потерял трудовую книжку. Или  она находится в плачевном  состоянии: порвана, обгорела, испачкана  и т.п. Как поступить в данной ситуации? Завести новую или оформить дубликат? Какие сведения следует заносить в дубликат? Какие документы в таком случае подтверждают трудовой стаж?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Ее форма, порядок ведения и хранения, а  также порядок изготовления бланков  трудовых книжек и обеспечение ими  работодателей установлены следующими нормативно-правовыми актами:

- Трудовым кодексом;

- Инструкцией по заполнению  трудовых книжек, утвержденной Постановлением  Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее  - Инструкция);

- Правилами ведения и  хранения трудовых книжек, изготовления  бланков трудовой книжки и  обеспечения ими работодателей,  утвержденными Постановлением Правительства  РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

В случае отсутствия трудовой книжки у лица, принимаемого на работу, можно поступить следующим образом:

1) завести новую трудовую  книжку;

2) оформить дубликат.

Заводим новую трудовую книжку

Статья 65 ТК РФ предусматривает, что, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи  с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого  лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

Как видно из содержания приведенной  нормы, в данном случае закон возлагает  обязанность по оформлению работнику  трудовой книжки именно на нового работодателя. При этом оформление новой трудовой книжки не зависит от причины ее отсутствия. Главное, чтобы работник написал заявление с просьбой завести новую с указанием причины отсутствия прежней (утрата, хищение, повреждение и т.п.).

Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права, так как по действующим  правилам их можно внести только в  дубликат, а не в новую трудовую книжку.

Если же сотрудник хочет  восстановить записи о прошлой работе, то нужно разъяснить ему, что в  соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Именно этот работодатель и выдает бывшему работнику другую трудовую книжку или вкладыш к  ней с надписью "Дубликат" в  правом верхнем углу первой страницы.

В Правилах ничего не говорится  о том, в какой срок после увольнения работник может обратиться за дубликатом, также ничего не сказано и о  количестве таких обращений. Кроме  этого, работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может  обратиться за выдачей дубликата как по последнему, так и предпоследнему месту работы даже через несколько лет после увольнения.

Согласно п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику в получении  документов, подтверждающих стаж его  работы. Однако форма подобной помощи не установлена. Это может быть как  полностью самостоятельный сбор информации по трудовому стажу работника, так и содействие в написании  писем-запросов.

Записи о трудовом стаже  в дубликате работника могут  быть созданы на основании двух групп  документов:

- документов, подтверждающих  его трудовой стаж до регистрации  в ПФР в качестве застрахованного  лица;

- документов, подтверждающих  его страховой стаж после регистрации  в качестве застрахованного лица  в ПФР.

До регистрации гражданина в ПФР в качестве застрахованного  лица стаж подтверждается документами, перечень которых содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее - Правила подсчета). Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме этого, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее - Постановление N 192п), поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

После регистрации гражданина в качестве застрахованного лица периоды работы и (или) иной деятельности подтверждаются документами о внесении соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном  порядке территориальным органом  ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п. 34 Правил подсчета).

Таким образом, сведения, содержащиеся в Выписке из индивидуального  лицевого счета застрахованного  лица (форма N СЗИ-5 утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности  стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет  указана в выписке) и могут  лежать в основе оформления дубликата.

В любом случае рекомендуется  проконсультироваться у специалистов ПФР либо Минздравсоцразвития и при отрицательном ответе о возможности использования данных выписки для оформления дубликата. Дубликат трудовой книжки данного работника будет содержать только информацию из имеющихся у него документов.

Оформляем дубликат

Если ваша организация  оказалась последним местом работы и к вам обратился бывший работник с просьбой об оформлении дубликата трудовой книжки, то вам нужно поступить следующим образом.

Прежде всего делается запись в графе 3 раздела "Сведения о работе" об общем и/или непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы без  уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. Если у него есть документы, содержащие информацию об отдельных периодах работы в прошлом, то она заносится в дубликат так  же, как и при заполнении оригинала.

В графе 2 указывается дата приема на работу, а в графе 3 - наименование работодателя, структурное подразделение  и должность, специальность, профессия  с указанием квалификации, а также  сведения о переводе на другую постоянную работу у того же работодателя.

Затем в графе 2 пишется  дата увольнения, а в графе 3 - причина  увольнения, если в представленном работником документе имеются такие  данные.

Потом в графе 4 указывается  наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены  соответствующие записи в дубликате.

Никакими подписями и  печатями записи не заверяются. Справки  или иные документы, на основании  которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов.

Кроме записи о работе в  предпоследних организациях, необходимо внести информацию о работе и награждениях в той организации, которая восстанавливает  трудовую книжку (см. образец на с. 28).