Учет движения наличных денежных средств и денежных документов

Учет  движения наличных денежных средств и денежных документов

Введение.

ГЛАВА 1. ПРИРОДА И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ИХ ЗНАЧЕНИЕ В НАРОДНОХОЗЯЙСТВЕННОМ КОМПЛЕКСЕ.

1.1. Задачи  бухгалтерского учета денежных  средств и нормативное регулирование  учета наличных денежных средств в кассе.

Система нормативного регулирования  бухгалтерского учета законодательно устанавливает единые правовые и  методологические основы организации  и ведения бухгалтерского учета  в Российской Федерации.

Действующие нормы основаны на единообразии ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, составлении и представлении  сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении, доходах  и расходах организации, необходимой  пользователям бухгалтерской информации.

Общее методологическое руководство  бухгалтерским учетом на государственном  уровне осуществляется Правительством Российской Федерации. Приоритетное право  регулирования бухгалтерского учета  предоставлено Министерству финансов, которое осуществляет разработку и  утверждение положений по бухгалтерскому учету (национальных стандартов), методических указаний по бухгалтерскому учету отдельных  операций, имущества, обязательств, доходов, расходов и капитала. Нормативные  акты, утвержденные Министерством финансов, составляют основу системы нормативно-правового  регулирования бухгалтерского учета  и являются обязательными к применению на территории Российской Федерации. Другие органы, которые наделены правом нормативного регулирования бухгалтерского учета в пределах своей компетенции (отраслевые министерства и ведомства), не имеют права издавать нормативные акты, противоречащие нормативным актам и методическим указаниям Министерства финансов РФ.

Одни из утверждаемых нормативных  актов обязательны к применению (законы, положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии)[1, с. 254].

Так при ведении бухгалтерского учета бухгалтер руководствуется  не только Положениями и стандартами  бухгалтерского учета, а так же Гражданским  кодексом, Налоговым кодексом и другими  нормативными документами, регулирующими  бухгалтерский учет и аудит денежных средств предприятия.

К нормативным правовым актам относятся: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" [2] и нормативные правовые акты Минфина России, Акты Минфина России приобретают значение нормативных правовых после их регистрации Минюстом России и опубликовании в "Российской газете", а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти издательства "Юридическая литература" Администрации Президента Российской Федерации.

В соответствии с п. 10 Указа Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 "О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти" [3] "нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, кроме актов и отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, не прошедшие государственную регистрацию, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров".

Следует отметить, что согласно ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском  учете» регулирование бухгалтерского учета может осуществляться другими  федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства  РФ, которые также являются нормативными правовыми актами, но ввиду их незначительного  объема в настоящей статье не рассматриваются.[4]

Под актом методического (нормативно-технического) характера понимается акт Минфина  России, который по результатам юридической  экспертизы признается Минюстом России не нуждающимся в государственной  регистрации (не требующим государственной  регистрации), поскольку носит методический (нормативно-технический характер). Таким образом, формулировка заключения Минюста России «в государственной  регистрации не нуждается» - формальный признак того, что данный акт является актом методического (нормативно-технического) характера.

Согласно абзацу е) п. 1 Приказа  Минфина России от 4 марта 1999 г. N 47 «О совершенствовании работы по подготовке и государственной регистрации нормативных правовых актов Министерства финансов Российской Федерации» [5] акты Минфина России, признанные Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимися в государственной регистрации, подлежат опубликованию в «Финансовой газете». Вторым формальным признаком акта Минфина России методического (нормативно-технического) характера является его опубликование в «Финансовой газете».

Акты Минфина России методического (нормативно-технического) характера  не имеют самостоятельного обязательного  для исполнения значения. Обязательность их исполнения обеспечивается (поддерживается) нормативными правовыми актами, т.е. в нормативном правовом акте должны содержаться предписания, устанавливающие  для определенных лиц обязательность исполнения определенных актов методического (нормативно-технического) характера. Например, согласно п. 2 ст. 5 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [6] планы счетов бухгалтерского учета и инструкции по их применению, положения (стандарты) по бухгалтерскому учету, другие нормативные акты и методические указания, разработанные и утвержденные органами, имеющими право регулировать бухучет, обязательны для исполнения всеми организациями на территории Российской Федерации.

Таким образом, если акты методического (нормативно-технического) характера  противоречат нормативным правовым актам, то приоритет имеют последние (поскольку первые являются их производной).

Денежные средства могут  находиться в форме наличных денег  в кассе, храниться на расчетных  либо специальных счетах в банке, а также в виде ценных бумаг[7, c.274].

Предприятия вне зависимости  от форм собственности обязаны хранить  свои денежные средства в учреждениях  банков.[8] Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают учреждения банков.

Кроме расчетных счетов в банках открываются текущие  и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения. В соответствии со ст. 30 Закона о банках клиенты вправе открывать в банках необходимое им количество расчетных, депозитных и иных счетов в любой валюте.[9]

К расчетным операциям  по специальным счетам в банке  относятся расчеты аккредитивами  и расчеты чеками из лимитированных чековых книжек.

Расчеты между юридическими лицами производятся в безналичном  порядке, а также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Движение денежных средств на синтетическом  счете 51 «Расчетные счета» отображено схематично на рисунке 1.

Рисунок 1. – Схема движения денежных средств на синтетическом счете 51 «Расчетные счета»

В таблице 1. отображены типовые  бухгалтерские проводки по учету  денежных средств на расчетном счете  предприятий.

Таблица 1. - Типовые бухгалтерские  проводки движения денежных средств  на счете 51 «Расчетные счета»

Счет 52 «Валютный счет»

Счет 55 «Специальные счета  в банках» 

И т.д.

Типовые проводки по учету  кассовых операций отображены в таблице 2.

Таблица 2 -  Отображение кассовых операций на счетах бухгалтерского учета  предприятий

Движение денежных средств  организации представляет собой  непрерывный процесс, обеспечивающий основную деятельность, оплату обязательств и осуществление социальной защиты работников. От притока денежных средств, обеспечивающих покрытие обязательств организации, во многом зависит его финансовое благополучие. Отсутствие минимально необходимого запаса денежных средств указывает на финансовые затруднения.[10, c.85]

Можно выделить три мотива, побуждающие организацию держать  наличность:

• трансакционный – потребность наличности для выполнения текущих обязательств по платежам – перед поставщиками, по оплате труда, выплате налогов и дивидендов;
• предупредительный – поддержание буфера для выполнения обязательств при непредвиденных обстоятельств;
• спекулятивный – хранение наличности в целях получения выгоды от ожидаемых изменений в ценах на ценные бумаги.

1.2. Документальное  оформление учета операций наличных  денежных средств в кассе.

Основными нормативными актами, регулирующими порядок ведения  кассовых операций в Российской Федерации, являются:

• Закон о бухгалтерском учете;
• Положение по ведению бухгалтерского учета;
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40;
• Положение ЦБ РФ о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, принято письмом ЦБ России от 5 января 1998г. №14-П

Получение денежных средств с расчетного счета в кассу оформляется денежным чеком, в котором указываются цели данной операции: выдача заработной платы, пособий, командировочных расходов, на хозяйственные нужды и др. Денежный чек подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Реквизиты чека полностью повторяются в корешке, который остается для подтверждения записей по кассовым операциям в учетных регистрах. Чеки (25 или 50 чеков) содержатся в специальной чековой книжке, которая выдается по заявлению владельца счета. Чековые книжки являются бланками строгой отчетности и хранятся в сейфе организации. Наличные деньги могут расходоваться только на указанные в чеке цели (целевое назначение).

Организации могут иметь  в своих кассах наличные деньги в  пределах лимита, установленного обслуживающим  банком по согласованию с руководством предприятия.

Лимит кассы устанавливается  каждой организации индивидуально  на основе расчета по форме № 0408020, утвержденном Положением ЦБ РФ от 5 января 1996 г. №14 - Положение " О правилах организации наличного денежного образования на территории РФ"[11].

При необходимости лимит  кассы может быть пересмотрен. Расчет лимита остатка кассы подписывает  руководитель и главный бухгалтер  организации. Этот расчет организация  должна представить в обслуживающий  банк.

Кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" [12]. Для документирования кассовых операций должны использоваться следующие формы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1),
• расходный кассовый ордер (форма № КО-2),
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3),
• кассовая книга (форма № КО-4),
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

При составлении первичных  учетных документов по учету кассовых операций в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" [13] предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. При их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

Прием наличных денег в  кассу производится по приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Приходный кассовый ордер выписывает работник бухгалтерии  в одном экземпляре на основании  кассовых и товарных чеков, авансовых  отчетов и других документов. Приходный  кассовый ордер подписывается главным  бухгалтером или уполномоченным лицом и передается в кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей – самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу наличные денежные средства, выдается квитанция о приеме денег к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег  из кассы производится по расходным  кассовым ордерам (форма №КО-2) или  надлежаще оформленным документам (платежная ведомость, расходная  ведомость, заявление на выдачу денег  и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным  бухгалтером и руководителем  организации.

Расходный кассовый ордер  заполняется работником бухгалтерии  в одном экземпляре и передается кассиру для исполнения по нему операции по выдаче наличных денег из кассы  организации. Он состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств

В тех случаях, когда  на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру (заявлениях, счетах и др.), есть разрешительная надпись  руководителя организации, его подпись  на расходном кассовом ордере не обязательна.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма №КО-3).

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают  в кассовой книге (форма №КО-4).

Каждая организация ведет  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге  ведутся в 2-х экземплярах через  копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера организации  или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист кассовой книги (копию  записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми  документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

При условии обеспечения  полной сохранности кассовых документов в организации кассовая книга  может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограмм "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и иметь все реквизиты кассовой книги. Нумерация листов осуществляется автоматически.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, за год.

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает  на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

Корреспонденция счетов по операциям, связанным с поступлением денежных средств в кассу организации и их выдачей из кассы приведена в таблице 3.

Таблица 3

Корреспонденция счетов по учету денежных средств в кассе организации

1.3. Отчетность подотчетных лиц

Почти в любой организации  существует необходимость в осуществлении  расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так  или иначе, сталкивается с оформлением  и бухгалтерским учетом таких расчетов.

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым  выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных  расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным  лицам, являются подотчетными суммами.

Подотчетными суммами могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды  (или хозяйственные расходы):

• ОС и МПЗ;
• Канцелярские расходы;
• почтовые расходы;
• проездные документы;
• и тому подобное.

2. Представительские расходы.

3. Командировочные расходы:

• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как  в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного  заявления сотрудника, подписанного руководителем компании.

После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны  в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в  бухгалтерию компании авансовый  отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения  кассовых операций с банкнотами и  монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ [14].

Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок  наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.

При оформлении отчета о  расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная  форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа  утверждена Постановлением Госкомстата  РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении  унифицированной формы первичной  учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет» [15].

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном  экземпляре. И предоставляется для  последующей обработки в бухгалтерию  вместе с документами, подтверждающими  произведенные расходы.

Пример заполнения авансового отчета приведен в Прил. 1.

1.4. Инвентаризация наличных денежных  средств. Отражение ее результатов  в учете.

Для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и отчетности организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств (Письмо Минфина России от 03.06.2010 N 07-02-12/13). Общие  правила ее проведения установлены  Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее - Указания № 49) [16].

Инвентаризация проводится с целью выявления фактического наличия имущества, а также проверки полноты отражения в учете  обязательств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются постоянно  действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается приказом руководителя. Согласно Указаниям № 49 [16, п. 2.6] инвентаризационные комиссии призваны обеспечивать:

- полноту и точность  внесения в описи данных о  фактических остатках основных  средств, запасов, товаров, денежных  средств, другого имущества и  финансовых обязательств;

- правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации.

Обязанность по созданию условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия имущества  в установленные сроки, возложена  на руководителя учреждения.