Учет командировочных расходов в пределах России и за границей
Пермский финансово-экономический колледж – филиал
Федерального государственного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
«Финансовая академия при Правительстве РФ»
Реферат
по дисциплине «Бухгалтерский учет»
Учет командировочных расходов
в пределах России и за границей
Пермь, 2009 г.
Содержание
Введение…………………………………………………………
1. Определение служебной командировки и ее основные положения………………………4
2. Учет командировочных
расходов в пределах России…………
2.1 Новое в учете командировочных
расходов в России…………………......
3. Учет командировочных
расходов за границей…………………………
3.1 Новое в учете командировочных
расходов за границей…………………………
Заключение……………………………………………………
Список используемой литературы……………………………………………...
Введение
Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которыми являются сотрудники организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике.
Выдаваемые из кассы организации денежные средства расходуются строго на определенные цели: приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), канцелярских принадлежностей, оплата мелких ремонтных работ, командировочные и представительские расходы – в соответствии с приказом руководителя организации.
И очень часто на практике применяется такой вид расхода наличных денег через подотчетное лицо (ПЛ), который устанавливается руководителем организации, как командировочные расходы. Такие расходы присутствуют у каждой организации. Поэтому бухгалтерам компаний необходимо правильно вести учет таких расходов, от этого зависит правильность авансового и годового отчета.
Служебная командировка может проводится как в пределах России, та к и за ее пределами – за границей.
Цель данного реферата – рассказать, как происходит учет командировочных расходов в России и за границей.
Задачи:
- дать определение служебной командировки и ее общие положения;
- охарактеризовать учет командировочных расходов в пределах России;
- охарактеризовать учет командировочных расходов за границей;
- рассказать о нововведениях в учете командировочных расходов.
1. Определение служебной командировки и ее общие положения
При осуществлении учреждениями основной и предпринимательской (приносящей доход) деятельности нередко возникает необходимость направления работника для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой проживает и выполняет функции, закрепленные договором.
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) является служебной командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Ранее организации, направлявшие работников в командировки, вынуждны были руководствоваться Инструкцией Минфина СССР, Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам, ВЦСПС № 62 от 07.04.88 «О служебных командировках в пределах СССР».
Сейчас, особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. С 25 октября 2008г. (с учетом даты опубликования и общих правил вступления законодательных актов в силу) действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.
В новом Положении определение командировки дополнено. Командировкой также признается поездка работника, направляемого в обособленное подразделение командирующей организации, находящегося вне места постоянной работы.
Некоторые особенности оплаты и документального оформления командировок на уровне федерального законодательства установлены для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Вместе с тем для целей налогообложения установлены определенные ограничения (в частности, по размеру суточных, принимаемых к налоговому учету по налогам на прибыль (до 2009г.), по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ).
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего командированными являются представители управленческих служб, но при определенных условиях в командировку могут направляться рабочие и обслуживающий персонал.
В отношении некоторых групп работников трудовым законодательством установлены ограничения в части направления в командировку. Например, беременные женщины; работники в возрасте до 18 лет; работники в период ученического договора; женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет; матерей и отцов, воспитывающих детей без супруга в возрасте до пяти лет; работников, имеющих детей-инвалидов; работников, осуществляющих уход за больными членами семьи.
Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям организаций. Перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным нормативным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдаче ему командировочного удостоверения.
Выполнение работником своих обязанностей во время служебной командировки связано с расходованием наличных денежных средств – как на оплату расходов, непосредственно связанных с командировкой (оплата проезда и проживания в месте, куда работник командирован), так и при осуществлении затрат, обусловленных выполнением служебного задания (приобретение объектов основных средств, материально-производственных запасов и т.д.) Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем, характерной практически для всех организаций – как занятых в различных сферах предпринимательской деятельности, так и в бюджетных учреждениях.
Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зависит от срока командировки и места назначения: командировки на территории РФ; командировки в государства СНГ; командировка за рубеж.
Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные и нерабочие дни производится в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ.
Конкретные размеры оплаты за работу в выходные и праздничной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в ординарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Заработная плата пересылается командированному работнику, по его просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которым он командирован.
2. Учет командировочных расходов в пределах России
При возникновении необходимости направления работника в командировку, руководитель организации издает приказ о направлении работника в командировку. Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которая выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается:
- Ф.И.О. работника;
- срок командировки;
- место командировки;
- цель командировки.
Кроме того, в командировочном удостоверении должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы.
В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации командированному работнику возмещаются все фактически произведенные и документально им подтвержденные им расходы.
Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке при наличии приложенных оправдательных документов:
- расходы по найму жилого
помещения, в том числе и плата
за бронирование мест в
- расходы по проезду к месту командировки и обратно, в том числе плата за пользование и поездах постельными принадлежностями;
- расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
- суточные за время пребывания в командировке, в том числе и за время нахождения в пути;
- различные страховые и комиссионные сборы;
- сборы за услуги аэропортов, вокзалов и трансагенств;
- расходы на провоз багажа.
Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», установлены ограничения по предельным размерам выплат, производимых за счет бюджетных средств:
- расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;
- расходов на выплату суточных – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
- расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами но не выше стоимости проезда.
При этом оплата перечисленных видов расходов в более высоких размерах исключается. Постановлением Правительства РФ установлено, что расходы, превышающие установленные размеры, а также иные, связанные со служебными командировками расходы возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской деятельности и иной приносящей доход деятельности.
Для расчета размера суточных существенное значение имеет порядок определения длительности командировки. Отдельными пунктами Постановления РФ №729 данные вопросы урегулированы следующим образом:
- срок командировки
- днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;
- при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки;
- в случае если станция,
пристань или аэропорт находятс
- аналогично определяется
день приезда работника в
- при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность к месту постоянного места жительства, суточные не выплачиваются;
- вопрос о целесообразности
ежедневного возвращения
- если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
При предъявлении авансовых отчетов командировочные расходы в полном объеме включают в состав производственных расходов по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При выдаче денег под отчет из кассы организации по расходному кассовому ордеру производится запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».
Если сумма расходов по авансовому отчету превышает сумму, ранее выданную под отчет, то разница выдается из кассы на основании расходного кассового ордера. Неиспользованные суммы выданных авансов сдаются подотчетным лицом в кассу организации в течение трех дней с момента прибытия из командировки вместе с авансовым отчетом (не считая дней невыхода на работу по уважительным причинам). При этом составляется запись по счетам:
- Д-т сч.50 «Касса» - К-т сч.70 «Расчеты с подотчетными лицами».
В случае несвоевременного возвращении в кассу неиспользованного аванса на командировочные расходы сумма подлежит удержанию на основании приказа (распоряжения) руководителя. Эта операция отражается следующим образом:
- Д-т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т сч.71 «Расчты с подотчетными лицами» - на сумму неисполненного аванса.
На сумму, подлежащую удержанию из причитающейся работнику оплаты труда, на основании заявления работника производится записью:
- Д-т сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если работник не представил в бухгалтерию авансовый отчет по ранее выданному авансу, ему не может быть выдана сумма под отчет на следующие расходы.
2.1 Новое в учете командировочных расходов в пределах России
С 25.10.08 вступило в действие постановление Правительства РФ №749 от 13.10.08 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвердившее одноименное Положения. Рассмотрим, какие требования к организациям были введены этим новым документом.
В настоящее время срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Цель командировки ранее фиксировавшаяся в командировочном удостоверении, теперь должна быть указана в служебном задании, которое утверждается работодателем.
Отныне не нормативными актами, а решениями организации определяются размеры возмещения расходов командированным работникам, включая размеры суточных и расходов по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути.
В новом Положении важным дополнением является расширение перечня расходов, возмещаемых командированному лицу. Ранее можно было возмещать расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачивать суточные. Сейчас наряду с перечисленными расходами работнику возмещаются и иные расходы, произведенные им с разрешения руководителя организации.
После вступления в силу нового Положения работникам возмещается не только расходы по проезду к месту командировки на территории России и обратно, но и расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.
Если раньше командированному работнику оплачивались расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, то сейчас ему оплачиваются и расходы по проезду от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.
Перечень возмещаемых работнику расходов по приезду дополнен также страховыми взносами на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте.
Отныне не нормативными актами, а решениями организации (коллективным договором, локальными нормативными актами) определяются размеры возмещения расходов командированным работникам, включая размеры суточных и расходов по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути.
Возмещение за наем жилого помещения в случае, если работник остается в месте командировки при наличии у него возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного места жительства, ранее согласно Инструкции №62 производились «по своему желанию». Согласно новому нормативному документу такие расходы возмещаются, если работник остается на месте командировки «по согласованию с руководителем организации».
В случае временной нетрудоспособности расходы работнику после 25.10.08 также возмещаются работнику, но период возмещения не ограничен каким-либо сроком. Кроме того, отсутствует указание на то, что дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
3. Учет командировочных расходов за границей
Валютные операции между резидентами по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории России, а также по погашению неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, разрешены законодательством о валютном регулировании и валютном контроле (тс. 9 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ « О валютном регулировании и валютном контроле», письмо ЦБ РФ от 30.07.07 №36-3/1381).
Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом руководителя организации. (форма № Т-9 или № Т-9а), в котором указываются: Ф.И.О., место, цель и срок командировки. Указать цель командировки необходимо, чтобы определить ее характер – производственный или непроизводственный – для правильного отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Отчет о проделанной в загранкомандировке работе представляется в том случае, если это предусматривается внутренними документами организации. Если местом командирования является страна СНГ, то работнику может выдаваться командировочное удостоверение, при командировании в страны дальнего зарубежья командировочное не оформляется. Факт пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметка контрольно-пропускных пунктов о пересечении границы в загранпаспорте командируемого.
При направлении работника в загранкомандировку ему выдается под отчет сумма в валюте той страны, куда он направляется, на оплату расходов по проезду к месту командировки и обратно, расходов по найму жилья и выплачиваются суточные за все дни пребывания в командировке. Суточные выплачиваются за все дни пребывания в командировке. Суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая праздничные и выходные дни. При этом день отъезда оплачивается по нормам, установленным для этой страны, куда направляется сотрудник. А день приезда по норме, установленной для командировок по России. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты расходов определен Банком России.
При направлении работника в командировку на территорию двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.
Аванс выдается учетом норм командировочных расходов, установленных приказом (распоряжением) руководителя организации, но не ниже норм, определенных законодательством.
Нормы суточных и расходов по найму жилья на территории иностранных государств, в том числе на территории СНГ, и порядок их применения устанавливаются соответствующими постановлениями Правительства РФ и письмами Минфина России. Эти нормы периодически уточняются, поэтому важно своевременно проследить их изменение. Организации могут сами определить в коллективных договорах максимальный размер суточных при зарубежных командировках и не облагать выплаты в пределах этого лимита ЕСН и НДФЛ.
При отсутствии на валютном счете необходимой иностранной валюты для оплаты командировочных расходов организация может купить ее через уполномоченные банки. Покупка наличной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.
Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты расходов по загранкомандировкам определен Банком России.
Основанием для снятия наличной иностранной валюты с текущих валютных счетов является заявка организации, представленная в уполномоченный банк. Основанием для оформления указанной заявки служат: приказ (распоряжение) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц), устанавливаемой организацией; приказ о направлении работника в командировку.
После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия командируемых лиц за пределы РФ, банк выдает запрашиваемую сумму иностранной валюты с одновременной выдачей справок по установленной форме на имя каждого командируемого лица, выезжающего за пределы РФ. Справка служит основанием для вывоза из РФ наличной иностранной валюты в соответствии с действующим порядком и является бланком строгой отчетности, учитывается и хранится в кассе организации до выдачи ее командируемому лицу в том же порядке, что для учета и хранения бланков строгой отчетности. Для их учета необходимо вести журнал учета справок установленной формы.
При возвращении из загранкомандировки работник в течении трех дней обязын предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчет на бланке типовой формы (форма № АО-1).
К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие факт пребывания работника в загранкомандировке и произведенные расходы:
- командировочное удостоверение или копия загранпаспорта с соответствующими отметками о местах пребывания в ходе служебной командировки. Командировочное удостоверение или копия загранпаспорта (при командировках в дальнее зарубежье) являются основанием для выплаты работнику суточных, т.к. именно этими документами подтверждается факт пребывания работника в командировке в местах и в сроки, определенные приказом руководителя;
- проездные документы (железнодорожные и авиабилеты, автобусные билеты международных линий и т.д.), которые являются основанием для установления фактического времени пребывания в служебной командировке и определение размера суточных, а также компенсаций расходов по проезду к месту командировки и обратно;
- счета гостиниц, подтверждающие фактически произведенные расходы по найму жилья;
- другие документы, подтверждающие произведенные в ходе командировки расходы (за хранение груза, провоз багажа, прописку паспорта и др.).
- Учет коммерческих расходов
- Учет коммерческих расходов при импорте товаров
- Учет консигнационная операция
- Учет корпоративных облигаций
- Учет косвенных расходов
- Учет кредитных операции
- Учет кредитных операций
- Учет кассовых операций в иностранной валюте
- Учет кассовых операций в коммерческих банках
- Учет кассовых операций в программе
- Учет кассовых операций и денежных документов
- Учет кассовых операций и денежных документов
- Учёт кассы на предприятии
- Учёт командировочных расходов
