Унификация служебных документов

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования «Сибирская Государственная  Геодезическая Академия»

(ФГБОУ  ВПО «СГГА»)

Реферат

по дисциплине культура речи и деловое общение

на тему:

Унификация  служебных документов 
 
                                                                                  Выполнила работу:  Новикова                

Факультет ИКиГис

Группа ЭН-12

Проверил  старший

преподаватель

Новосибирск 2013

Содержание: 
 
1.Поняти служебного документа 
2.Понятие унификации 
3.Виды унификации 

Введение

Жизнь людей немыслима без языка, без речи. Слово - важнейшее средство коммуникации, способ обмена информацией, инструмент воздействия на сознание и поступки другого человека. Речевая  способность является составной  частью общей культуры человека. Вне  речи невозможно представить ни одной  сферы человеческой деятельности и  духовной культуры человечества. Речевая  деятельность традиционно определяется как фундаментальная, обладающая богатейшими  возможностями развития личности, сознания, всех познавательных процессов. К сожалению, языковая культура общества в настоящее  время ужасающе низка.

Выход из кризисной языковой ситуации не может произойти автоматически  и предполагает не только самые решительные  меры со стороны общества, но и существенную перестройку отношения людей  к слову, формирование языковой и  речевой культуры.

Уровень культуры во многом зависит  от степени владения родным языком и речью, от умения общаться, уважая партнера. Особенно это актуально  для людей, не имеющих филологического  образования, а их подавляющее большинство.

Данная работа выполняется в  рамках курса “Русский язык и культура речи”. Работа раскрывает такой важный вопрос как: унификация языка служебных документов.

Методологию работы составляют основные методы анализа и синтеза текстов, в то время как базой для  работы послужила учебная литература по данному предмету.

1.Понятие служебного  документа 
Слово "документ" происходит от латинского documentum,что означает "поучительный пример, способ доказательства". В русский язык слово "документ" вошло в обиход в петровскую эпоху; документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения или  предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Документы используют для  передачи информации во времени и  на расстояние. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с  помощью соответствующих документов:

планирование - посредством подготовки различных планов;

учет - в виде составления и обработки  статистической, бухгалтерской и  оперативно-технической документации;

инструктирование - в виде издания  инструкций, методических указаний;

контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д.

Документация, будучи тесно связанной  со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа  и средства реализации возложенных  на него функций.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.

Юридическое значение документов чрезвычайно  важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения  права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя  правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически  любой документ - наделяются юридической  функцией в случаях использования  их в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Современный служебный документ - это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики языка слов. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа или во внетекстовых формах передачи информации - чертежах, схемах, диаграммах и т. д., выполняет вторичную, ориентирующую функцию.

2.Понятие унификации

Под унификацией текстов служебных  документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации  структуры, содержания и стиля изложения  служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается:

а) сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных  документов;

б) наиболее целесообразное и оправданное  применение в текстах устоявшихся  семантических конструкций и  терминологии;

в) максимальная универсализация представления  документированной информации;

г) совершенство структуры служебных  документов.

В конечном счете на этой основе достигается оптимизация восприятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и сокращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предоставленной в их распоряжение документированной информации.

В качестве других относительно самостоятельных  задач, решаемых в процессе работы по унификации текстов служебных документов, можно указать:

а) упорядочение состава служебных  документов предприятия (в том числе  по их видам), фиксирующих осуществление  однотипных управленческих действий;

б) создание и применение универсальных  текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения  управления предприятием.

В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения  постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из нее решений и  действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение  в заголовке к тексту служебного документа. Переменная информация, в  свою очередь, конкретизирует тему служебного документа, отраженную в заголовке  к тексту.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно.

1. Унификация структуры текста  посредством выбора последовательности  расположения компонентов текста  в соответствии с назначением  служебного документа.

2. Унификация стилистических средств  выражения текста служебного  документа.

3. Разработка предварительного  варианта унифицированного текста.

4. Разработка окончательного варианта  унифицированного текста (связного  текста, трафарета, анкеты, таблицы  или их сочетания).

В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа  необходимо обеспечить неукоснительное  соблюдение нескольких принципиально  важных требований. Каковы же эти требования, и в чем состоит их сущность?

Как следует из содержания Методических рекомендаций, текст унифицированного служебного документа должен отвечать трем важнейшим требованиям:

а) ясность;

б) информативность (информационная емкость);

в) убедительность.

Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения  сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается  правильным (с учетом вида и функционального  назначения служебного документа) расположением  элементов каждого предложения  в составе текста (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных  оборотов), а также придаточных  предложений.

Важен также и выбор формы  предложений, которые в зависимости  от особенностей построения могут быть односоставными, двусоставными или  сложными. Точность изложения достигается  правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и  взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.

Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных (сведений), представляющих с учетом вида и функционального  назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его  адресата (получателя), а с другой стороны, их умелой группировкой и компоновкой  в абзацы и отдельные предложения.

Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и  достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель служебного документа имел возможность выработать в минимальные  сроки наиболее эффективное управленческое решение.

Убедительность унифицированного текста достигается, во-первых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа  соответствующей аргументации в  форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем усиления и концентрации использованной ранее  аргументации в заключительной части  текста (в предложениях и выводах).

При этом исключительное значение обретает качество используемых в тексте служебного документа аргументов: они, как представляется, должны в первую очередь служить  объективному отражению позиции  автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность и  предвзятость. Следовательно, при разработке текста служебного документа следует  побеспокоиться не только собственно о подборе соответствующих фактов, но и о форме и способах их изложения, с тем чтобы произвести на адресата должное (читай - убеждающее) впечатление.

Несколько слов о правовом обеспечении  унификации текстов служебных документов. В качестве основы для выполнения указанной работы в настоящее  время применяются нормативно-методические документы в области ДОУ, в  том числе:

а) государственный стандарт РФ (далее - ГОСТ) и отраслевой стандарт РФ (далее - ОСТ), а также внутренние стандарты  предприятий (организаций, учреждений) в области ДОУ;

б) общероссийские классификаторы технико-экономической  и социальной информации (далее - ОКТЭИ, ОКСИ);

в) государственная система документационного  обеспечения управления (далее - ГСДОУ);

г) унифицированные системы документации (далее - УСД) и, в частности, унифицированная  система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД);

д) ведомственные правила и методические рекомендации органов государственной  власти (федеральных, субъектов Федерации  и местных);

е) учредительные документы предприятий (организаций, учреждений) (соответствующие  разделы положений, уставов);

ж) организационно-распорядительная документация предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ, в частности  инструкции по делопроизводству;

з) табели форм документов, номенклатуры дел предприятий (организаций, учреждений).

При этом в качестве объекта унификации могут выступать как отдельные  служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому (функциональному) признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.

Прежде всего следует в точности определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия (организации, учреждения), или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.

Необходимо также установить хронологические  рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Опять-таки в данном случае это могут быть трудовые договоры, заключенные с  работниками предприятия за весь период его функционирования либо только за истекший год (квартал и т.п.). Разумеется, что и для выполнения работы по унификации также должен быть установлен конкретный и при этом обоснованный срок.

Исключительное значение имеет  и целевая установка. Важно с  самого начала работы четко представлять, к какому результату должна привести эта работа, что именно получит "на выходе" ее исполнитель и какую  пользу, соответственно, сможет извлечь  из нее заказчик.

Наконец, заказчику и исполнителю  необходимо иметь ясное представление  о средствах и методах технологии выполнения предстоящей работы. При этом следует исходить из того, что практическая унификация текста обычно производится путем последовательного выявления типовых (повторяющихся) служебных ситуаций, возникающих в процессе заключения трудовых договоров (в данном примере), и установления возможно более точного соответствия между документируемыми в тексте трудового договора условиями (содержательной стороной документа) и формой представления соответствующей информации.

Основными рабочими (промежуточными) материалами, отражающими ход выполнения работы по унификации текста служебного документа, являются карта документа  и аннотация документа.

В нашем случае карта документа  включает перечень и характерные  особенности реквизитов, используемых при подготовке трудового договора: название документа, дата документа, указание на место составления документа, основной текст документа (включающий несколько пунктов), реквизиты и  подписи сторон по договору.

В свою очередь, аннотация документа  содержит краткую характеристику целевого (функционального) назначения трудового  договора, а также его структуры  и содержания (с учетом категории  работника, с которым заключен трудовой договор).

Очевидно, что карта и аннотация, составленные на договор с работником, выполняющим свои трудовые функции  на общих основаниях (на условиях постоянной занятости в течение полного  рабочего дня), будут определенным образом  отличаться от аналогичных документов, составленных по результатам изучения трудовых договоров с надомниками, сезонными работниками или с  работниками по совместительству.

Уточним, что для обеспечения  наибольшей достоверности результатов  работы по унификации текстов в процессе изучения последних целесообразно  не ограничиваться минимальным количеством  служебных документов. С другой стороны, это количество должно устанавливаться, исходя из сроков, отведенных на выполнение работы.

На основе анализа сведений о  документе, содержащихся в карте  и аннотации:

а) производится предварительная структуризация унифицированного текста;

б) осуществляется предварительная  унификация стилистических средств  выражения унифицированного текста;

в) составляется модель унифицированного текста, т.е. его предварительный  вариант (версия или версии), требующий  последующей доработки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.

С целью выработки основного  варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:

а) выбирается окончательная форма  стилистического выражения текста;

б) выделяются постоянная и переменная информация;

в) определяется оптимальная форма  представления текста служебного документа.

В конечном счете унифицированный текст, как отмечалось ранее, может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называемого интегрированного текста (связный текст - таблица, трафарет - анкета и т.п.).

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа (форма служебного документа) помещается в Альбом унифицированных  форм документов предприятия и (или) в Банк унифицированных форм электронных  документов.

В дальнейшем составленная форма применяется  в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соответствующих видов документов, например, специалист по кадрам использует в повседневной работе, помимо унифицированных  текстов трудового договора, формы  приказов по персоналу.

Отметим в заключение, что содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава периодически выводятся устаревшие (недействующие) формы, разрабатываются и включаются в состав вновь утвержденные формы, а также корректируются действующие унифицированные формы.

3.Основные виды унификации

Традиционная линейная запись связной  речи

Тексты документов c линейной записью  речи представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных  предложений, соответствующих по стилю  изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных документов - это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение  объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных  бланков значительно сокращает  время, затрачиваемое на составление  документов.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Пример текста-трафарета:

Справка N________

Выдана ____________________________в том, что _________________

Справка дана для представления ______________________

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

Справка N 141

Выдана Александрову В.П. в том, что он проживает по Зеленоградской улице, 7, кв. 41 и имеет сына 1986 года рождения.

Справка дана для представления  по месту работы.

Анкета - способ пространственной организации  текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих  строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. Тексты анкеты можно рассматривать  как регламентированную диалогическую речь.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова  синтаксическая организация речи; анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос - ответ, два связанных  по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как  правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали.

Пример:

Фамилия________________

Имя____________________

Отчество_______________

Год и место рождения____ и т.д.

Таблица - способ пространственной организации  текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие  графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном  выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или  смешанным способом.

Следует отметить, что в одном  документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может  предварять анкету и т. д. Форма, в  которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный  текст воспринимается почти в 10 раз  интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над  принятием конкретного управленческого  решения; кроме того, работая над  составлением документа, его автор  получает возможность сосредоточить  свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

строгое соответствие между составом информации и видом документа;

использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые  предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений  единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных  документов осуществляется на основании  государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре  и т.д.; образцы общей формы  документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к  языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме  для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают  состав реквизитов, необходимый для  обеспечения юридической состоятельности  будущего документа (для каждого  вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в  организации.

Композиционная стройность документа  определяется не только последовательностью  изложения содержания и расположением  материала. Во многом она зависит  от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать  одному вопросу. Независимо от того, простой  документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между  собой сведений.

Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Составитель  его обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной  части общие положения.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными  деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами  или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и  т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем  основной части документа, усложняет  его состав.

Библиографический список 
1. Введенская Л. А., Павлова Л. Г. Риторика и культура речи. - Ростов-н/Д: «Феникс», 2003.

2. Водина Н. С., Иванова А. Ю. и др. Культура устной и письменной речи делового человека : практикум для самообразования. - М. : Флинта. Наука, 1997.

3. Гойхман О.Я. Русский язык и культура речи. - М., 2003.

4. Головин Б. Н. Основы культуры  речи. - М., 1988.

5. Граудин Л. К. Культура русской  речи : учебник для вузов. - М. : Норма-Инфра, 1998.

6. Граудина Л. К., Цукович В. А., Катлинская Л. П. Грамматическая правильность русской речи. - М., 1976.