Унифицированная система документации. 2

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Алтайская государственная академия культуры и искусств»

 

Факультет информационных ресурсов и  дизайна

Кафедра менеджмента информационных ресурсов и библиосоциальной работы

 

 

 

 

 

 

Понятие «Унифицированная система документации»

 

Реферат по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

 

 

 

 

Выполнила:  Лузянина Г. А.,

студентка 5 курса,

гр. МИР 083з

Проверил: Маслов М. С., к.с. н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Барнаул, 2013

 

Понятие «Унифицированная система  документации»

Унифицированная система документации (УСД) – система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

    Унификация  документов   заключается   в    установлении    единообразия состава  и  форм  управленческих  документов,  фиксирующих     осуществление однотипных управленческих функций и задач.

   Унификация документов  проводится  в  целях  сокращения  количества применяемых  документов,   типизации   их    форм,    повышения    качества, снижения   трудоемкости     их    обработки,    достижения    информационной совместимости  различных   систем    документации    по    одноименным  и смежным   функциям     управления,    более    эффективного    использования вычислительной техники.

      Работа по унификации включает:

.  разработку   УСД,    которая     осуществляется     министерствами     и

   ведомствами,  ответственными       за       соответствующие       системы

   документации;

.   внедрение   межотраслевых        (межведомственных)        УСД        в

   республиканских и отраслевых  УСД:

. внедрение разработанных ОКТЭИ;

.  ведение  УСД   и   ОКТЭИ   с     целью     поддержания     достоверности   информации и их дальнейшее  развитие;

.   разработку   комплексов      отраслевых      унифицированных       форм документов, отражающих  специфику   отрасли и не  вошедших  в УСД,   а также их государственную регистрацию;

.   разработку    отраслевых      классификаторов     технико-экономической  информации, отражающих специфику отрасли.

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами коммерческих и некоммерческих организаций (законы, указы, распоряжения, постановления и др.)

Составление, изготовление и оформление документов требуют много времени, труда и материальных затрат. При  решении однотипных управленческих функций появляется неоправданное  многообразие документов, которые фиксируют  выполнение идентичных управленческих действий. Чтобы уменьшить количество, разнообразие состава и форм и снизить трудоемкость обработки документов, проводится их унификация.

Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные  системы документации (УДС). В ГОСТ 51141 – 98 это понятие определяется как «УДС – система документации, созданная по единым правилам требования, содержащая информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности». Каждый документ включает конкретный состав реквизитов. Многие из них, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми и поэтому  становятся объектами унификации.

В настоящее время разработано  и действует около 20 общероссийских унифицированных систем документации. Например:

- унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной            бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система  учетной  и отчетной бухгалтерской документации  предприятий;

- унифицированная система документации  по труду;

- унифицированная система документации  Пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой  документации и др.

Определение, назначение и состав УДС устанавливаются ГОСТами. На каждую систему издается ГОСТ. Например: ГОСТ Р 6.30 – 97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др. Унифицированные формы документов, созданные в разных системах и используемые в управлении различного уровня, проектируются на основе ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

Стандартизация – это юридическое  закрепление проведенной унификации, т. е. возведение в норму оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов в виде государственных  стандартов (ГОСТ).

Унификация и стандартизация документов связаны, так как,  требования унификации получают правовое закрепление стандартизацией.

Кроме стандартов, разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации (нормативные  документы, содержащие систематизированный  свод наименований объектов, и присвоенные  им коды); они обеспечивают автоматизированную обработку данных.

В зависимости от области применения делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

По содержанию они подразделяются на три группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях. Например: общероссийский классификатор продукции (ОКП); общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др.;
3. Классификаторы информации о населении и кадрах: общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.

С помощью этих документов осуществляется работа по классификации и кодированию  технико-экономической и социальной информации.

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), изданная в 1990 г., является наиболее полным межотраслевым  документом по организации документного обеспечения управления.

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в системе государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. На основании положений ГСДОУ разрабатываются и издаются стандарты, инструкции по документному обеспечению управления и др. методические и нормативные материалы.

Таким образом, основным общегосударственными и нормативно – методическими  документами по организационно - документному обеспечению управления, действующими сегодня, являются следующие:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
2. ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированная Система Документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

 

          Основными принципами унификации  документов являются:

- унификация  от общего  к  частному.  Заключается   в  построении  формуляра-образца  документов для конкретной системы   документации  и  установлении  на его основе состава реквизитов для  данной  системы  документации,  отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

-  единообразие  форм  документов  и  правил  их  построения,   составления,

оформления. Обеспечивается путем  максимальной  типизации  и  трафаретизации документов, унификации расположения  данных  на  поле  документа,  выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность  унификации. При ее проведении  должны  предусматриваться  все требования к документу на всех стадиях его создания,  заполнения,  обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможности человека и параметры технических средств;

- информативность.  Означает включение в  документы   только  тех  реквизитов, которые нужны для решения  конкретных  задач,  для  поиска  и  подтверждения юридической силы документа;

- сокращение  числа видов документов. Достигается  за  счет  совершенствования методов  управления,  например,  в  направлении   повсеместного   применения оргтехники;

- стабильность  требований  к  документам  (установлены  государственными  и отраслевыми стандартами);

- сопряжение  с действующими системами классификации  и  кодирования  технико-экономической  информации;

- экономичность.  Достигается за счет обоснованного   включения  документов  в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной  компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

 Существует  3  способа   унификации  текстов:  трафарет,  анкета   и

таблица.

Трафарет - это способ  фиксации  постоянной  информации  в виде  связанного текста с пробелами для переменной информации. В  форме  трафарета  создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета -  способ   представления   унифицированного   текста,   при   котором постоянная информация  располагается  в  левой  части  листа,  а  переменная вносится в документ в процессе его  составления  в  правую  часть  листа.  В унифицированной системе  документации  на  организационно – распорядительные документы  анкетным  методом  смоделированы  приказы  по  приему,  переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства  анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы;  создаются

предпосылки для копирования информации.

      Таблица -  разорванный текст,  расположенный   по   определенному

принципу: постоянная информация расположена  в заголовках граф и боковике,  а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк.  Обладает  большой информационной  емкостью,  позволяет  строго  классифицировать,   кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен  в  машинописи.

Эффект от  унификации  и  стандартизации  управленческих  документов  бывает косвенным  (  повышение  качества  управления,  эффективности  использования оргтехники,  ускорении  оборачиваемости  финансовых  средств)  и  прямым   (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на  заработную  плату)  при работе с  документами,  расхода  материалов  на  их  изготовление,  удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

         Стандартизация – это деятельность  по установлению норм, правил  и

характеристик в целях обеспечения:

    - безопасности продукции, работ  и услуг; жизни и здоровья;

    - технической и информационной  совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией;

    - экономии всех видов ресурсов.

          Все ГОСТы, действующие на территории  нашей страны объединены в

единую  государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

      В целях сокращения количества  применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

      УДС – совокупность взаимосвязанных  унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

      В основе создания УСД лежит  метод унификация – установление

единообразия  состава и форм управленческих документов создаваемых при

решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются

классификаторы  технико-экономической с социальной информации,

обеспечивающих  интегративную автоматизированную обработку данных.

      Государственная система документированного  обеспечения управления

(ГСДОУ)  – это совокупность принципов  и правил устанавливающих единые

требования  в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

      Основная цель ГСДОУ упорядочивание  документа оборота организации

сокращения  количества и повышение  количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

      Основные положения ГСДОУ охватывают  вопросы документирования

управленческой  деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

      Различают следующие виды документов:

    - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и

      средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

    - По происхождению (служебные  и личные документы).

    - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

    - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные,

      временные).

    - По месту составления (внутренние  и внешние).

    - По наименованию (проказы, указы,  отчеты).

    - По стадиям создания (выписки,  отпуск, оригиналы).

      При составлении документов используются  следующий состав реквизитов:

      01 – герб РФ

      02 – герб субъекта РФ

      03 – эмблема организации или  товарный знак

      04 – код организации

      05 – код формы документа

      06 – наименование организации

      07 – справочные данные об организации

      08 – наименование вида документа

      09 – дата документа

      10 – регистрационный номер документа

      11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

      12 – место составления или  издания документа

      13 – гриф ограничения доступа  к документу

      14 – адресат

      15 – гриф утверждения документа

      16 – резолюция

      17 – заголовок к тексту

      18 – отметка о контроле

      19 – текст документа

      20 – отметка о наличии приложения

      21 – подпись

      22 – гриф согласования документа

      23 – визы согласования документа

      24 – печать

      25 – отметка о замирении копии

      26 – отметка об исполнителе

      27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело

      28 – отметка о поступлении  документа в организацию

      29 – отметка для автоматического  поиска документа.

 

    1. – помещают на бланках документа  в соответствии с положением  о

       государственном гербе РФ.

    2. – помешают на бланках документа  в соответствии с правовыми  актами

       субъектов РФ.

    3. – эмблему организации или  товарный знак помещают на  бланках

       организаций в соответствии с  уставом (Положение об организации)  если

       на бланке уже есть герб  РФ или герб субъекта РФ, то  эмблему не

       воспроизводят.

    4. – код организации расставляют  по общероссийскому классификатору

       предприятий.

    5. – код формы документа расставляют  по общероссийскому классификатору

       управления документации.

    6. – наименование организации  должно соответствовать наименованию,

       закрепленному учредительному документу.  Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.

    7. – справочные данные об организации  включают: почтовый адрес,

номер телефона и другие сведения по решению организации (номера            факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в

интернете).

    8. – наименование вида документа  составляемого или изданного  в

 организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам

документов  предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется

 заглавными  буквами и пишется на всех  документах кроме писем.

    9. – датой документа является  дата его подписания или утверждения.

 Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности:

 день, месяц, год.

   10. – регистрационный номер документа  состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять.

   11. – ссылка на регистрационный  номер включает регистрационный  номер и дату, на который дается ответ.

   12. – указывают в том случае  если затруднено его определение  по

 реквизитам.

   13. – гриф ограничения доступа  для служебного пользования (СЕКРЕТНО),

конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется  без кавычек в правом     углу.

   14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в

 именительном падеже, должность в дательном падеже.

   15. – гриф утверждения документа  расставляется в правом верхнем  углу

 документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа  должностным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

   16. – резолюция  пишется руководителем  непосредственно на документе  и

включает:

    - фамилию исполнителя (кому поручается)

    - содержание поручения (конкретные  действия)

    - срок исполнения

    - подпись руководителя и дата  подписания.

17. –  заголовок к тексту включает  краткое содержание документа.  Заголовок

согласуется наименованием вида документа и  может отвечать на вопросы: о

чем, о  ком или кого, чего.

18. –  отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением,

осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе

«контроль».

19. –  текст документа обычно состоит  из двух частей. В первой части

указывается причины, основания, цели составления  документа. Во второй

выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание

документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную

часть.

20. –  если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его

наименования, количество листов и экземпляров. При  наличии нескольких

приложений  то они нумеруются.

21. –  подпись включает наименование  должности лица подписавшего  документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22. –  гриф согласования документа  состоит из слова «СОГЛАСОВАННО»,

должности лица, с которым согласовывается  документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).

23. –  визы согласования документа  включает подпись визирующего,  ее

расшифровки, дату, при необходимости должность  визирующего.

24. –  печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25. –  отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата заверения.  Для заверения более важных документов расставляется печать.

26. –  отметка об исполнителе включает  фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.

27. –  отметка об исполнении документа  и направление его в дело  включает

следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует

документ, свидетельствующий об исполнении или  при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.

28. –  отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый

номер и  дату поступления документа. Отметку  о поступлении документа в

организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

29. –  отметка для автоматического  поиска может включать имя  файла и другие данные о документе.

Каждый  документ имеет индивидуальный набор  реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие  реквизиты обязательны для отдельных  видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование вида документа) или длительное время (например: наименование организации, справочные данные об организации).

Однако  многие реквизиты не могут быть постоянными и все время меняются полностью или частично (например: дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная  часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная  часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25— 29).

Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен.

Однако  нельзя пренебрегать заголовочной и  особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.

      При печатании документов используют 8 стандартных положений

табулятора:

   0. – от границы левого поля  для печатании реквизитов «Заголовок  к