Унификация текста документа

Содержание

Введение

Унификация текста документа

Принципы  унификации документов.

Анализ  методов и принципов унификации документов

Заключение

Список использованных источников

Введение

В настоящее  время унификации текста документа  уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».По официальному определению унификация – это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация текста документа

В ходе развития общества установилась неразрывная  связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».

В Федеральном  законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия  «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.¹

Это же определение  дано и в государственном стандарте  на термины и определения «Делопроизводство  и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.²

Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены  законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует  из определения, информация, зафиксированная  на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем  проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных  сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и  анализа, а также материалом для  справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и  как предмет труда, и как результат  труда.

Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

• регламентации  деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

• передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ  возник прежде всего, чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую  силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить  подлинным доказательством заключенной  в них информации. Юридическая  сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и  граждан), которые руководствуются  документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа–это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления³.

Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.

Процессы  унификация оправданы и экономически, и юридически. Экономически оправданы, потому что тем самым облегчается  процесс составления и обработки  документа, становится возможной и  машинная обработка, например, благодаря  унификации по концу первой фразы  делового письма можно определить его  тему и степень важности. Юридически оправданы, потому что с помощью  проверенных практикой формулировок смысл передается точно. В случае конфликта стороны могут использовать эти формулировки в качестве бесспорных аргументов.

Унификация документов заключается  в установленииединообразиясостава  и форм документов, фиксирующих осуществлениеоднотипных  функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количестваприменяемых  документов, типизации их форм, повышениякачества,снижения трудоемкости их обработки, достижения информационнойсовместимости различных  систем документации по одноименным  исмежным функциям управления, более  эффективного использованиявычислительной  техники.

Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией истандартизацией документов, координацию работ и контрольосуществляет головная организация по координации  внедрения иведения УСД и ОКТЭИ. На отраслевом уровне эту работу ведетголовная  организация по внедрению и ведению  УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию  документов следуетрассматривать как один из факторов повышения производительноститруда. Унификация документов - это выбор  рациональныхструктур их построения, приведение документов единообразию на основеустановления рационального  количества их форм и типизация их построения.

Принципы унификации документов.

Основными принципами унификации являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца  документов для конкретной системы  документации и установлении  наего основе состава реквизитов  для данной системы документации, отдельныхвидов документов, конкретного  документа и т. д.;

- единообразие форм документов  и правил их построения, составления,оформления. Обеспечивается путем максимальной  типизации и трафаретизациидокументов, унификации расположения данных  на поле документа, выработкитехнологий  и условных сокращений;

- комплексность унификации. При  ее проведении должны предусматриваться  всетребования к документу на  всех стадиях его создания, заполнения, обработкии хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические  возможностичеловека и параметры  технических средств;

- информативность. Означает включение  в документы только тех реквизитов,которые  нужны для решения конкретных  задач, для поиска и подтвержденияюридической  силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствованияметодов  управления, например, в направлении  повсеместного примененияоргтехники;

- стабильность требований к  документам (установленыгосударственными  иотраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за  счет обоснованного включения  документов всистему документации, широкого применения бланков,  рациональной компоновкиформ документов, установления оптимального объема  реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанноготекста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаютсяряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при которомпостоянная информация располагается в левой части  листа, а переменнаявносится в документ в процессе его составления в  правую часть листа. Вунифицированной системе документации на организационно- распорядительныедокументы анкетным методом смоделированы приказы  по  приему, переводу,увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкет:упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаютсяпредпосылки для копирования  информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный  по определенномупринципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, апеременная - на пересечении  соответствующих граф и строк. Обладает большойинформационной емкостью, позволяет  строго классифицировать, кодироватьинформацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД поОРД  представлены: штатное расписание, графикотпусков, кадровые приказы.

При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификацииотносятся  следующие методы:

• установление состава форм документа;
• создание типовых форм;
• построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),
• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

• унификация структуры документа;
• создание общих синтаксических правил построения документа;
• унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод  выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и  действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части  текста.

Анализ методов и принципов  унификации документов

В наше время  уровень стандартизации и унификации постоянно повышается. За последние  десять лет стандарты пересматривались трижды, а последние два изменения  разделены всего двумя годами (Государственная система стандартизации (ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-92, ГОСТ Р 1.5-92. - М., 1994.).

В настоящее  время при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

В ГОСТе  детально описывается каждый реквизит.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным  законом "О Государственном гербе  Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб  субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов  Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках  организаций в соответствии с  уставом (положением об организации).

Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

Код формы  документа проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в  том случае, если оно является автором  документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные  данные об организации включают в  себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и  др.).

Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа  является дата его подписания или  утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более  организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в  документе.

Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ.

Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. При адресовании  документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже.

Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа  должностным лицом гриф утверждения  документа должен состоять из слова  УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии  и даты утверждения

Текст документа  составляют на государственном языке  Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.

Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта  должны быть выражены именем существительным  в именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и  строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать  одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без  констатирующей; письма, заявления - просьбу  без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании  документов других организаций или  ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст  излагают от первого лица единственного  числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого  лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола  излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности  организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также  содержащих описание, оценку фактов или  выводы (акт, справка), используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части  оборотной стороны последнего листа  подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части  лицевой стороны копии отправляемого  документа.

Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

Оттиск  печати заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих  заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении  соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют  заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа  краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором  будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и  другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные  границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее  реквизитов.

В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков - угловой (рисунок  А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08. Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки  для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки  реквизитов равно удалены от  границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается  от левой границы зоны расположения  реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий  бланк;

- бланк  письма;

- бланк  конкретного вида документа.

Общий бланк  используют для изготовления любых  видов документов, кроме письма.

Общий бланк  в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.