Управление коммуникативными процессами в государственных структурах

Государственное казенное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российская таможенная академия»

Кафедра управления

Р Е Ф Е Р А  Т

по дисциплине «Управление коммуникативными процессами»

на тему «Управление коммуникативными процессами в государственных структурах»

Выполнил: студент 5-го курса заочной  формы обучения факультета таможенного дела, группа Т082ЗС ДС-04 И.В. Сизов

Проверил: ______________________________

(инициалы, фамилия преподавателя)

_______________________________________

(уч. степень, уч. звание)

Оценка:   

Подпись   

«    »  ____________  2013 г.

Люберцы

2013 
Содержание

Введение

Коммуникативные процессы выполняют в социокультурной  среде ключевую роль, так как именно в ходе коммуникативных процессов  создаются разделяемые индивидами представления, символы, мнения, которые  могут воплощаться в образцах поведения, ценностях, нормах. Коммуникативные процессы – это среда для передачи культурного опыта в знаках, поведении, ритуалах и т. д. Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя людьми и более. Цель коммуникационного процесса – добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Основным свойством  современного информационного общества является то, что информация, ее распространение  и потребление являются неотъемлемыми  компонентами развития современного общества, она лежит в основе процессов самоорганизации и организации, саморегулирования и регулирования, самоуправления и управления.

Уже не раз высказывалось  мнение о том, что управлять огромным государством можно с помощью  грамотно построенной коммуникации между властью и обществом, а  пример СССР только подтверждает эти слова. Несомненно, на современном этапе развития общественных отношений, для роста и повышения правовой грамотности заинтересованного круга лиц и всего общества в целом государственным структурам просто необходимо иметь подразделения, занимающиеся коммуникацией с обществом, или же «связями с общественностью» (PR – Public Relations, Паблик Рилейшнз). Опираясь на службы по связям с общественностью, государственная власть в более полной мере использует свои информационные, коммуникативные возможности, обеспечивает не дискретные (прерывные) сигналы обратной связи, а устойчивую, планомерную и репрезентативную информационно-коммуникативную деятельность, определяющую эффективность всего управленческого процесса.

1. Понятие коммуникационного процесса в государственных структурах.

Одной из главных целей  реформы государственного управления и государственной службы является принципиальное изменение характера  взаимоотношений федеральных, региональных и муниципальных органов с  населением: гражданами, специальными группами, предприятиями, фирмами. Это изменение предполагает переход от административного и силового давления к управлению на основе правовых и финансовых механизмов, принципов взаимовыгодного сотрудничества и создания условий для свободной деятельности людей.

Фактически это означает необходимость переориентации государственной  службы по следующим важнейшим критериям:

• отношение аппарата государственной службы к гражданину как субъекту, а не как к послушному объекту управления,
• уважение и близость аппарата к гражданам и их организациям, стремление к контактам, сотрудничеству, координации усилий, отказ (за исключением необходимых случаев) от принуждения,
• контроль за деятельностью государственного аппарата не только со стороны вышестоящих организаций, но и «снизу» — со стороны населения.¹

PR в системе государственного управления – это деятельность, характеризующаяся системным взаимодействием органов власти, частного сектора, институтов гражданского общества, многообразных социальных, профессиональных групп и слоёв, общественных объединений по поводу реализации общественных интересов, производства, распределения и использования общественных ресурсов и благ с учетом волеизъявления народа или населения определенных территорий.²

Право граждан на информацию является одним из важнейших политических и личных прав. Конституция Российской Федерации, принятая в 1993 году, устанавливает, что органы государственной власти и их должностные лица обязаны обеспечить каждому человеку и гражданину возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы. Реализация права граждан на информацию, обеспечение свободного доступа к имеющей общественное значение информации, информационная открытость органов власти являются важнейшими условиями и критериями функционирования правового государства. Именно реализация права граждан на информацию обеспечивает реальное, а не только формальное участие граждан в жизни государства.

Для равноправного, партнерского сотрудничества граждан и их объединений со структурами власти, первые должны обладать реальными ресурсами власти, испытывать доверие к институтам власти, обладать желанием и умением сотрудничать в решении волнующих их проблем и вопросов с властными структурами.

Применительно к России решающим фактором становления такого типа отношений между обществом и государством является изменение природы государства, превращение его в правовое государство, в котором закон, Конституция ограничивают всевластие государства, задают строго определенные рамки его компетенции, ставят государственные структуры на службу обществу и гражданам. Такое государство не только признает права личности, объединений граждан, но и гарантирует их защиту.

Конституция, законы могут  выполняться и стать реальной силой, определяющей в равной мере поведение людей и деятельность институтов власти, только в том случае, если в их основе лежит национальное согласие об основных ценностях и путях развития страны.

Вторая характеристика государства, самым прямым и непосредственным образом определяющая характер его связи с общественностью, - это уровень демократичности.

Даже авторитарные и  тоталитарные режимы нуждаются в  легитимности, а потому занимаются налаживанием связей с общественностью. Другое дело, какого типа эти связи. Только подлинно демократические режимы нуждаются в равноправном диалоге со своими гражданами, то есть в двустороннем сбалансированном типе связей с общественностью.³

Информационно-коммуникативное  измерение системы государственного управления раскрывает его в качестве социального целого, звенья и институты которого предназначены для выработки, получения и переработки информации, способной вызывать требуемые социальные реакции со стороны разнообразных существенных субъектов, в том числе и населения в целом. Впервые в теории такой взгляд был представлен К.Дойчем в книге “Нервы управления (1965 г.). С этой точки зрения механизмы управления государством выступают как средства переработки информационных потоков, процесс принятия решения - как взаимодействие информационных подсистем, а субъекты управления предстают в качестве разнообразных носителей информации: информационных элит (дейтократии), технобюрократии, коммуникантов, реципиентов и проч. Само же государство при таком подходе превращается в субъекта информационного менеджмента, а его развитие и совершенствование управленческих функций неразрывно связывается с определенным упорядочением информации и специфической организацией социальных контактов субъектов.

При анализе информационно-коммуникативных  процессов принято различать их специфические содержательные аспекты. Так, самое информация - и ее обращение в управленческом цикле - характеризует организационно-технологические аспекты обмена сигналами и сообщениями между субъектами управления и применяемых ими средств такого взаимодействия. Отметим в связи с этим, что абсолютизация такого рода связей и компонентов порождает многообразные технократические теории к оценки деятельности государства и общества в целом, например, концепция техницистского государства Х.Шельски, идей А.Гульднера и т.д.). В то же время коммуникация представляет собой контактную форму социальной связи субъектов, которая выражает потребность последних в получении информации и возникает при ее передаче и потреблении ими. В этом смысле коммуникация раскрывается как процесс преобразования сообщений в субъективные образы и знания, их истолкования и восприятия людьми в языковом и символическом виде, как форма отношения людей к информации, включающая и другие аспекты, характеризующие собственно социальное содержание информационных связей,.

Таким образом информационно-коммуникативное  содержание государственного управления характеризует ее как сложную  социотехническую структуру, связывающую  воедино и обеспечивающую выполнение всех его основных функции: планирования организации, мотивации, контроля и др. Информационно-коммуникативные связи являют собой ту соединительную ткань, которая интегрирует в единое целое все уровни и компоненты макросоциального управления, укрепляя антиэнтропийные свойства государства придавая ему способность к самоорганизации и саморазвитию. При этом степень интенсивности информационного обмена и коммуникативных связей самым существенным образом влияют на характер деятельности и организацию государственного управления, расширение или сужение полномочий объектов, способность управленческой системы к преодолению своих критических состояний, а также и на другие его свойства и качества. Все это позволяет толковать информационно-коммуникативные связи и как важнейшую предпосылку (ресурс) функционирования системы государственного управления, и ос важнейшую функцию и одновременно - результат активности государства на информационном рынке⁴.

Существенны противоречия служб «паблик рилейшнз» в  органах власти и управления, где  под «связями с общественностью» подчас понимается пропаганда успехов администрации, где сама программа деятельности строится, исходя из личных пристрастий и предложений главы администрации. Таким образом, можно зафиксировать, что особенности работы служб «паблик рилейшнз» в органах власти и в политических структурах выявляются в характеристике субъекта и средств деятельности, в специфике эффектов, достигаемых в результате этой деятельности. Наконец, несколько важнейших предпосылок своеобразия «паблик рилейшнз», связанных с двуединой направленностью связей с общественностью: они равно активно действуют в сфере внутрикорпоративных отношений («фирменный менеджмент»), так и в сфере межкорпоративных отношений.

Здесь кроется разгадка многих отличительных черт «паблик  рилейшнз» в органах государственного управления: будучи чиновником, работник службы действует под одномоментным влиянием разных факторов. С одной стороны, как государственный служащий, он следует предписаниям, вытекающим из закона о государственной службе и нормативов своего учреждения. А, с другой стороны, он выступает представителем профессии, которая предполагает небанальные, подчас неожиданные приемы и формы общения, своеобразные, часто основанные на интуитивных решениях, действия. Добиться сбалансированного соотношения этих векторов поведения бывает очень непросто.

Специфика «связей с  общественностью» в органах государственного управления и в политике предопределяется также типом системного включения  «паблик рилейшнз» в экономическую, политическую, правовую деятельность. Совершенно очевидно, что работники служб по связям с общественностью модифицируют привычные, традиционные технологии в зависимости о того, кто в данный момент является их партнером: финансовая корпорация или политическая партия, профессиональный союз или конфессиональное объединение, молодежная ассоциация или союз ветеранов.

С другой стороны, системность  включения обеспечивается устойчивостью, последовательностью, непрерывностью контактов, адекватностью избранных  технологий, способностью реализовать принцип «гибкой технологии», обеспечить переналадку всего механизма связей с общественностью в процессе социально-экономических и политических изменений.

Демократические преобразования в обществе, изменение политической системы, реформирование государственной службы ставят властные структуры России перед дилеммой: либо они преобразуются под велением времени, либо отторгаются обществом. Отчуждаются от людей и потому оказываются неспособными решать чисто управленческие задачи. Потребность в контакте с гражданами, общественными организациями, средствами массовой информации столь велика, что службы «паблик рилейшнз» в наши дни становятся органичным элементом всей системы государственного управления, политической структуры общества⁵.

2. Задачи и функции PR-службы в государственных органах

Обозначим некоторые  основные задачи, которые необходимо выполнять для эффективной деятельности информационных и PR-служб органов  государственной власти.

Информационная политика органов государственной власти должна быть основана на реальных программах или проектах, встроенных в продуманную стратегию. Более того, необходима жесткая привязка информационных и PR-кампаний к государственной политике в данном направлении. В связи с этим неизбежно встает проблема ясного понимания специалистами PR-служб этих компаний государственных интересов. Информационную политику необходимо рассматривать как «систему идей, установок, целей, методов средств, с помощью которых государство осуществляет регулирование отношений между гражданским обществом и информационной системой государства»⁶.

Информационная политика должна основываться на четкой программе  органов государственной, что поможет  в дальнейшем при формировании ясных  целей и задач.

Не менее важной задачей  информационных и PR-служб является мониторинг и концентрация информационных потоков, а также тщательный внутриведомственный/межведомственный контроль за полнотой и достоверностью сообщаемой СМИ информации. Основным же является создание специальных инструментов влияния на информационные потоки, способных выполнять задачи целенаправленного воздействия на общественное мнение. Такими инструментами могут быть, например, тематические отраслевые полосы в ведущих периодических печатных СМИ, проведение тематических PR-акций и кампаний, основными целями которых является:

• эффективное взаимодействие субъектов и объектов коммуникаций;
• мониторинг информационного пространства для принятия оптимального управленческого решения;
• создание и поддержание имиджа;
• формирование необходимого общественного мнения;
• прогнозирование ситуации с целью упреждения конфликтов.

Для успешной деятельности PR-службы органов государственной  власти необходим комплекс политико-правовых, организационных, финансово-экономических  и информационных мер. Для урегулирования деятельности PR-службы необходимо издание «Положения о службе по связям с общественностью». Для примера ниже представлены материалы из Положения «О службе информации и общественных связей» Федерального агентства Министерства Обороны РФ, в котором определены основные функции PR-службы и ее основные задачи:

• планирование, организация и проведение информационных мероприятий, направленных на достижение взаимопонимания и взаимодействия государственной структуры с ее подразделениями и обществом;
• доведение до общественности и СМИ объективных сведений о жизни и деятельности организации;
• координация информационно-коммуникативной деятельности всех подразделений, а также взаимодействие с информационными структурами других органов государственной власти и местного самоуправления;
• изучение, анализ и систематическое информирование руководства государственной структуры о позиции СМИ и общества по вопросам ее жизнедеятельности, организация и осуществление работы по созданию ее позитивного имиджа;
• планирование и проведение интервью, пресс-конференций, брифингов и иных информационных мероприятий с участием руководства организации;
• подготовка в установленном порядке и распространение в СМИ официальных заявлений и сообщений, планирование и организация выступлений руководства в СМИ, глобальной информационной сети «Интернет», а также организация их оперативного реагирования на выступления СМИ по вопросам, касающимся государственной организации;
• организация и непосредственное осуществление освещения в СМИ, и Интернете официальных визитов, рабочих поездок, встреч, а также других открытых мероприятий руководства государственной организации;
• организация и проведение мониторинга информационных потоков в СМИ и Интернете по вопросам, касающимся государственной организации, а также выявление угроз информационной безопасности в сфере массовой информации, в том числе фактов разглашения информации ограниченного распространения;
• организация работы сайта в Интернете, в интересах информационного обеспечения государственной организации;
• организация и проведение фото- и видеосъемок официальных мероприятий с участием представителей руководства государственной организации, ведение фото- и видеоархивов; участие в подготовке, выпуске и распространении фото- и видеопродукции о государственной организации;
• подбор, расстановка, подготовка и переподготовка кадров органов информационного обеспечения;
• формирование и ведение баз данных, необходимых для решения задач, возложенных на службу информации и общественных связей.⁷

Для более полного  отражения понятия связи с  общественностью в государственных  структурах можно провести сравнения  и выявить отличия от связей с  общественностью в других сферах по пяти основаниям: по целям, ресурсам, ответственности, мотивам, окружению. Рассмотрим некоторые из них.

Различия по целям. Конечной целью налаживания связей с общественностью для коммерческих структур является удержание (расширение) спроса на предлагаемые фирмой товары и услуги, изменение их качества, номенклатуры в соответствии с запросами покупателя. Фирма преследует, прежде всего, свои частные интересы, для чего согласовывает их с интересами общественности.

Деятельность PR-служб  структур государственной власти связана  с представлением государственных  интересов. Соответственно, адресатом выступает не индивид-потребитель товара (услуг), а гражданин, ассоциированный в какую-либо организацию, или индивидуальный политический субъект. Государственные интересы носят всеобщий характер. С помощью PR представляются и согласуются интересы различного уровня, а значит, и механизм их согласования не может быть одинаков.

По отношению к коммерческой фирме покупатель выступает как  совершенно равноправный партнер (хочу - покупаю, хочу - нет). С помощью PR или  каким-либо иным образом фирма не может заставить покупателя действовать так, как ей хочется, не может навязать ему свою волю (случаи со скрытой рекламой, действующей на подсознание - всего лишь некоторое отступление от правила). С другой стороны, и покупатель напрямую не может воздействовать на фирму. Его участие в процессе управления лишь косвенное. Фирма с помощью PR представляет ту часть своих интересов и в той мере открыта, в которой она считает нужным.

Участие граждан в  управлении, как непосредственное, так и опосредованное (через систему  выборного представительства своих интересов) является неотъемлемым атрибутом демократического общества. В демократическом обществе государственная структура (в отличие от фирмы) не может произвольно устанавливать свои «правила игры» в отношениях с общественностью, не может быть открыта в той мере, в какой она считает для себя нужным, не может принимать любое управленческое решение «в одиночку», не сотрудничая тем или иным образом с гражданами и их объединениями. В этом отношении возможности граждан и их объединений с помощью PR оказывать воздействие на структуры власти намного больше, чем в случаях с коммерческой фирмой.

С другой стороны, властные ресурсы граждан, их объединений  несопоставимы с ресурсами государства - некоторое исключение составляют лишь действительно демократические общества либерального образца. Таким образом, позиции граждан и их объединений в PR-взаимодействии со структурами власти реально могут оказаться намного слабее, чем во взаимодействии с коммерческой фирмой. Государство, его структуры располагают гораздо большими возможностями давления на граждан, в том числе, и с помощью PR, чем коммерческая фирма. Вместо равноправного диалога здесь гораздо чаще может иметь место продвижение со стороны структур власти нужных ей установок и моделей поведения. В зависимости от того, как решается этот вопрос, в чем видится смысл деятельности PR службы можно типологизировать и характер связей с общественностью.

Соответствующим образом  меняется и технология взаимодействия гражданина и власти с помощью PR, понятие эффективности PR. Как говорил известный философ и политолог Эдгар Ален, самой эффективной является такая власть, которая получает одобрение свободного человека, точнее, свободное одобрение свободного человека. Способствование свободному одобрению гражданами действий и политики структур власти, обеспечение поддержки властей конкретными действиями граждан и является главной целью, критерием эффективности работы PR служб в демократическом обществе^.

Получаемая посредством  связей с общественностью поддержка при односторонней, несбалансированной связи включает лишь:

а) легитимацию существующего  режима и конкретных структур власти, политических лидеров;

б) поддержку соответствующих  акций, действий властей, не обязательно  связанная с осмыслением их истинной сути, основанная скорее на вере, авторитете власти (лидера).

При двусторонней сбалансированной связи характер поддержки принципиально  меняется и включает доступ к информации, высокий уровень открытости властных структур. Цель этой открытости состоит  в способствовании понимания гражданином действий и политики властей, возможности обсудить эти действия и политику, занять в отношении их определенную позицию, соответствующую пониманию гражданином собственных интересов, интересов общества и государства.

Различия по ресурсам. Отношения в коммерческой сфере строятся на договорной основе, в качестве основополагающего фактора выступают финансовые возможности предприятия, что позволяет им использовать и инструменты рекламы для достижения поставленных целей. Государственные органы обладают большими информационными ресурсами, а в отношении финансовых, человеческих, технических ресурсов часто возникают проблемы из-за их недостаточности. Но государственные органы, взаимодействуя с общественностью, могут воспользоваться принудительными рычагами.

Различия по ответственности. Ответственность в коммерческой сфере связана с внутренней составляющей компании - непродуманная PR-кампания может привести к разорению. В государственном секторе ответственность носит внешний характер, то есть государство в своих действиях и решениях ответственно перед обществом, что с одной стороны говорит о более размытых требованиях, но с другой стороны эту размытость компенсирует необходимость следовать закону, который более тщательно регулирует государственную сферу, чем коммерческую.

Различия в  окружении. Для государственного управления характерен особый стиль отношений с общественностью и средствами массовой информации, определяемый обоснованным стремлением общественности знать через СМИ все, что происходит в государственных учреждениях. Большое влияние на государственную деятельность оказывает взаимодействие с общественными организациями и осуществление лоббистской деятельности. Решения коммерческих предприятий менее часто и не так регулярно обсуждаются в прессе, более того пресса оказывает меньшее влияние на принятие коммерческих решений. Чаще всего интерес у СМИ к частному бизнесу возникает в период кризиса или исключительных обстоятельствах, поэтому частный сектор вынужден использовать различные PR - технологии по усилению новостей компании. Также СМИ ожидают, что предприниматели будут взаимодействовать с ними на коммерческой основе⁸.

3. Модели связи государства с общественностью

В зависимости от существующих в государстве типа властных отношений  выделяются три модели связей с общественностью: властвования и подчинения, переходная и управленческая.

Модель властвования и подчинения.

В государстве тоталитарного  типа интеракции государства с обществом  строятся по принципу властвования и  подчинения. В качестве общественности выступают «подданные», имеющие лишь одно право - выражать солидарность с правящим режимом. Личность и создаваемые личностями общественные объединения рассматриваются как потенциальный источник влияния в обществе, конкурирующем с государством. Инициативные действия, совершаемые населением, расцениваются государственными органами как посягательство на государственные интересы⁹.

Анализируя советские  формы государственного PR, обнаруживаются различные формы идеологического воздействия в виде агитации и пропаганды. Советские PR были частью общей идеологического обеспечения партийно-административного руководства. Вербальные коммуникации с обществом в системе идейно-политической пропаганды носили название «устная агитация». Сюда входили беседы лекторов и политинформаторов, тематические вечера, вечера вопросов и ответов, выступления агитбригад, дискуссии, единые политдни, «ленинские пятницы».

Средства визуальной коммуникации именовались «наглядной агитацией» - это плакаты, лозунги, транспаранты, схемы, диаграммы, фото стенды, доски почета, стенные газеты, украшавшие места общественного скопления. «Специальные события» назывались «долговременными пропагандистскими акциями». Ими могли быть различные кампании и трудовые соревнования, рейды, фестивали, юбилеи, походы по местам боевой и трудовой славы и так далее. Все это широко освещалось СМИ - «коллективными пропагандистами, агитаторами и организаторами».

Существовавшие в советский  период общественные организации типа профсоюзов, комсомола, женских, ветеранских, молодежных организаций, а также иные объединения и ассоциации не были, в точном смысле этого слова, общественными - это была часть государственного аппарата, его особая, специфическая, строго зарегулированная составляющая¹⁰. Несмотря на чаще всего формальный характер общественных инициатив, нередко они поддерживались искренним участием социально активных людей, с большим запросом оптимизма и альтруизма. С их помощью образовывались постоянные общественные связи, а жесткие конструкции приобретали видимость реальных механизмов диалога с государственными структурами, социальными группами.

Подобная модель связей с общественностью, где политические отношения складываются как отношения  «властвования» и «подвластности», практически неотделима от политической агитации и пропаганды.

Переходная  модель.

Строительство в России демократии актуализировало потребность  создания диалога государства и  формирующего гражданского общества. Этому содействовали три основные причины. Во-первых, государство, как  политический институт демократического общества, стремится найти такой способ управления, при котором объект и субъект управления не были бы антагонистически разделены, а выступали бы как взаимозависимые субъекты общественных отношений.

Во-вторых, формирующееся  гражданское общество, со своей стороны, также старается увеличить свои прерогативы за счет различных институтов регулирования и испытывает потребность в эффективных технологиях взаимодействия с государством и с различными группами общественности - отечественной, международной и так далее.

В-третьих, в политическом поведении российских граждан очевидны черты агрессивности и радикализма, подчас принимающие антиобщественные формы. Следовательно, высока степень  конфликтности и велика потребность  как государства, так и общества в коррелирующих механизмах взаимодействия - таких как компромисс, переговоры, солидарное разрешение конфликта.

В современной российской действительности формируются отношения  государства и общества как управляющих  и управляемых. PR приобретает в этих условиях иное качество, прежде всего под воздействием того, что государство выступает как структура, имеющая своей главной целью не власть, а управление - регулирование упорядочение социальных, экономических и прочих взаимоотношений людей. Поэтому стратегия коммуникаций общества и государства основывается на принципиально новом понятии - взаимодействии.

Данное взаимодействие сталкивается с рядом проблем:

1. Государство обладает мощными институализированными формами и структурами принуждения, а гражданское общество лишь формируется и находится почти в постоянной зависимости от государства - его правовой защиты, экономической и финансовой поддержки.
2. Государство далеко не всегда оказывается способным на позитивный политический диалог и демонстрирует агрессивные волюнтаристские поползновения.
3. Гражданское общество, прежде всего в лице его экстремистски настроенных объединений, для достижения приоритетных политических целей может использовать средства, принципиально несогласующиеся с нормами кодифицированного права.
4. В условиях демократии государство основывается в своей работе на критерии законности.