Управление проектами. 3

Общепринятые методики управления проектами, стандарты и  ключевые термины содержатся в Руководстве  по управлению проектами "Project Management Body of Knowledge" (PMBOK), которое, по существу, является сводом профессиональных знаний по управлению проектами. Само понятие "проект" широко используется в повседневной жизни. В теории управления проектами этот термин является ключевым, и в руководстве PMBOK приведено следующее определение: "проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов" ( [1], с.5).

При этом, "термин "временное" означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или осознано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте, и он прекращается" ( [1], с.5).

Проекты могут различаться своими целями, масштабом, протяженностью во времени, сферой деятельности и т.д. Но у всех проектов обязательно определена конкретная цель, и она является уникальной; выделены ресурсы и существуют временные рамки для достижения цели.

Отличие проекта от повседневной операционной деятельности состоит  в наличии у проекта уникальной цели и временных ограничений. Повседневные операции выполняются постоянно, имеют повторяющийся характер, в то время как " проекты являются временными и уникальными" ( [1], с.6).

"Конечные цели проекта  и операционной деятельности  отличаются коренным образом.  Задача проекта - достижение поставленной  цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект отличается тем, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться" ( [1], с.7).

"Проекты  являются средством организации  операций, которые не могут быть  проведены в рамках обычной  деятельности организации. Таким  образом, проекты часто используются  в качестве средства выполнения  стратегического плана организации". ( [1], с.7)

Под управлением проектом понимается деятельность, направленная на эффективное достижение целей  проекта в установленные строки, в рамках утвержденного бюджета, с заданным качеством.

"Управление проектами - это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, мониторинга и управления, завершения." ( [1], с.8).

"В управление проектом  входит ( [1],  с.8):

  • Определение требований
  • Установка четких и достижимых целей
  • Уравновешивание противоречащих требований по качеству, содержанию времени и стоимости
  • Коррекция характеристик, планов и подхода в соответствии с мнением и ожиданиями различных участников проекта".

Итак, управление проектом состоит в планировании, организации  и управлении задачами и ресурсами  для достижения цели проекта и  контроле стратегии реализации проекта.

Управление  проектами - это область менеджмента, охватывающая те сферы производственной деятельности, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемого результата.

В качестве субъектов  управления в системе управления проектами (СУП) рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие  при выработке и принятии управленческих решений. К ним относятся:

  • управленческий аппарат заказчика проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли заказчика (например, инвестор, функциональный заказчик, генеральный заказчик и др.);
  • управленческий аппарат исполнителя (или исполнителей) проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли исполнителя (например, генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчик, субподрядчик, поставщик и др.);
  • команды проектов (группы управления, рабочие группы) - специализированные организационные структуры, создаваемые на время выполнения проектов и включающие управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителями для выполнения проектов.

В качестве объекта управления рассматриваются:

  • портфель проектов - совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности;
  • программа - группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения. Управление проектами, объединенными в рамках одной программы, обычно требует координации. Программы обычно включают в себя элемент непрерывной деятельности;
  • проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями к качеству результата в течение заданного времени и при установленном бюджете;
  • стадии жизненного цикла программ и проектов - набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта. Жизненные циклы проектов в различных областях деятельности могут существенно различаться.

Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях  жизненного цикла проекта и могут  быть классифицированы по двум следующим  основаниям - по области применения (области знаний) и по целевому результату (фазы управления).

К областям знаний в проекте относится управление содержанием и границами проекта, управление проектом по временным и стоимостным параметрам, управление качеством, отклонениями и др.

Под фазой процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из следующих результатов:

  • санкционирование начала проекта или очередной стадии его жизненного цикла - инициализация;
  • определение наилучшего способа действий для достижения целей стадии жизненного цикла проекта с учетом складывающейся обстановки - планирование;
  • реализация плана стадии жизненного цикла проекта (от выдачи задания до получения результата) - выполнение;
  • выявление фактов отклонения фактического выполнения стадии жизненного цикла проекта от запланированного и принятие корректирующих действий - контроль;
  • завершение и закрытие проекта или стадии жизненного цикла проекта - завершение.

 
Рисунок 9.1 - Процессы управления проектами

9.1 Определение  проекта

О различных  трактовках понятия "проект"

Понятие "проект" в  разных моделях и стандартах трактуется с разных позиций. Например, в процессной модели (ISO 9000, 10006) проект рассматривается как процесс. А в рамках "менеджерской" (организационно-деятельностной) модели (ICB IPMA) "проект" как понятие определяется через "предприятие", "усилие" и "деятельность".  

Проект - это:

  • предприятие, которое характеризуется принципиальной уникальностью условий его деятельности, таких как цели (задачи), время, затраты и качественные характеристики и другие условия, и отличается от других подобных предприятий специфической проектной организацией;
  • предпринимаемое усилие, организующее человеческие, материальные и финансовые ресурсы в неизвестный путь в рамках уникального предмета работы, заданной спецификации, с ограничениями на затраты и время, с тем чтобы следование стандартному жизненному циклу проекта приводило к осуществлению успешных изменений, определенных посредством количественных и качественных целей и задач;
  • уникальный набор скоординированных действий с определенным началом и завершением, осуществляемых индивидуумом или организацией для решения специфических задач с определенным расписанием, затратами и параметрами выполнения.

[IСB - IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee. - Bremen: Eigenverlag, 1999 -p.23.]

Проект – это уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам.

[ISO/TR 10006: 1997 (Е). Quality Management – Guidelines to quality in project management - p. 1.]

Проект – это временное предприятие (усилие), осуществляемое (предпринятое) для создания уникального продукта или услуги.

[A Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMI Standards Committee. 2000 Edition, 2000 - p.4.]

ПроектПроект – это уникальная совокупность взаимосвязанных действий (работ) с определенными датами начала и окончания, предназначенных для успешного достижения общей цели.

[AIPM - Australian Institute for Project Management, National Competence Standard for Project Management - Guidelines 1996 - p. 18.]

Проект – это уникальная совокупность скоординированных действий (работ) с определенными точками начала и окончания, предпринятая индивидуумом или организацией для достижения определенных целей с установленными сроками, затратами и параметрами выполнения.

[British Standard BS 6079-1:2000. Project management - Part 1: Guide to Project management- p.2]


Итак, проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т.д.

Проект обладает определенными свойствами.

  1. Проект всегда имеет четко определенную цель, которая выражается в получении некоторого результата. Достижение этого результата означает успешное завершение и окончание проекта. Например, для проекта строительства здания результатом является само здание, принятое в эксплуатацию.
  2. Проект имеет четко очерченное начало, которое совпадает с началом первой работы, направленной на достижение поставленной цели. Начало может задаваться директивно, либо рассчитываться в результате составления плана работ по проекту.
  3. Проект имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последней работы, направленной на получение заданного результата. Как и начало, конец проекта может задаваться директивно, или рассчитываться при составлении плана работ. Например, для проекта строительства здания конец проекта совпадает с датой акта сдачи/приемки его в эксплуатацию.
  4. Проект исполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта, менеджеры, исполнители. Помимо основной команды в нем могут участвовать сторонние исполнители, команды и организации, которые привлекаются на временной основе для выполнения отдельных работ.
  5. При реализации проекта используются материальные ресурсы. Их номенклатура и количество определяются характером проекта и входящих в него работ. Так при строительстве дома используются песок, щебень, цемент, кирпич и т.п.
  6. Проект имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда реализующей его команды и прочих расходов, связанных с особенностями конкретных видов работ.
  7. Проект имеет ограничения трех видов.
    • Ограничения по бюджету устанавливают предельную стоимость всего проекта или отдельных видов работ.
    • Ограничения по времени задают предельные сроки окончания либо всего проекта, либо некоторых работ. Например, тестовые испытания должны проводиться в присутствии представителя заказчика, который будет присутствовать в заданный период времени.
    • Ограничения по ресурсам определяются ограниченным составом команды или графиками поступления материальных ресурсов.

Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментами его начала и завершения. Он делится на четыре фазы.

  1. Концептуальная фаза. Включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта.
  2. Фаза разработки проекта. Включает определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками.
  3. Фаза выполнения проекта. Включает работы по реализации проекта, в том числе строительство, маркетинг, обучение персонала и т.п.
  4. Фаза завершения проекта. Включает в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.

Результат проекта – это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д. Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управляемыми  параметрами проекта являются:

  1. объемы и виды работ;
  2. стоимость, издержки, расходы по проекту;
  3. временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;
  4. ресурсы, требуемые для осуществления проекта, в том числе человеческие или трудовые, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;
  5. качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее.

Задачами  управления проекта являются:

  1. определение цели проекта и проведение его обоснования;
  2. создание структуры проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);
  3. определение необходимых объемов и источников финансирования;
  4. подбор команды исполнителей, подготовка и заключение контрактов со сторонними исполнителями;
  5. определение сроков выполнения проекта:
  6. составление графика его реализации:
  7. расчет необходимых для проекта материальных ресурсов, заключение контрактов с поставщиками;
  8. расчет сметы и бюджета проекта:
  9. планирование и учет рисков;
  10. обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Управление  проектом – это процесс планирования, организации и управления работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

Управление проектом состоит из трех основных этапов:

  1. формирование плана проекта,
  2. контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция,
  3. завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана  по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки/сдачи выполненных работ.

В настоящее время  для автоматизированного управления проектами используется методология  сетевого планирования и управления, разработанная в 1956 г. специалистами фирм "Дюпон" и "Ремингтон Ред" М.Уолкером и Д.Келли для проекта по модернизации заводов фирмы "Дюпон". Впечатляющим результатом ее использования является проектирование корпорацией "Локхид" ракетной системы "Поларис" для оснащения подводных лодок ВМС США. В результате применения методов сетевого планирования работы были выполнены на два года раньше намеченного срока! Одним из примеров успешного применения этого метода в России является восстановление храма Христа Спасителя в Москве.

Сетевое планирование и управление состоит из структурного и календарного планирования и оперативного управления.

Структурное планирование заключается в разбиении проекта на этапы и работы, оценки их длительности, определении последовательности их выполнения. Результатом структурного планирования является сетевой график работ, который используется для оптимизации проекта по длительности.

Календарное планирование заключается в составлении временной диаграммы работ и распределении между работами трудовых ресурсов (исполнителей). Результатом календарного планирования является диаграмма Ганта, графически отображающая периоды выполнения работ на оси времени. На этом этапе может выполняться оптимизация ресурсов и бюджета проекта.

Оперативное управление состоит в регулярном сопоставлении фактического графика работ с плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об изменении первоначального структурного или календарного плана.

9.2 Этапы  проекта

Упорядоченный подход к  сбору информации по проекту, необходимой  для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта, обеспечивают пять типовых этапов, приводимых ниже.

  1. ЭТАП 1: разработка технического задания
  2. ЭТАП 2: расстановка приоритетов
  3. ЭТАП 3: структурирование работ по этапам
  4. ЭТАП 4: совмещение структуры распределения работы по этапам (СРРПЭ) с организацией
  5. ЭТАП 5: кодирование СРРПЭ для информационной системы

Этап 1: разработка технического задания

Разработка технического задания на проект. Техническое задание - это определение конечного результата или цели вашего проекта - товара или услуги для вашего заказчика. Основной целью здесь является как можно более четкое определение промежуточных результатов работы для конечного пользователя и концентрация (в единое целое) планов проекта.

Исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. По мнению 60% респондентов-управляющих проектами, основной проблемой является отсутствие четких целей.

В ходе работы с более, чем 1400 управляющими проектами в США и Канаде было установлено, что около 50% проблем планирования связаны с нечетким техническим заданием и постановкой целей.

ТЗ должно разрабатываться  под руководством управляющего проектом и клиента. Управляющий проектом должен согласовывать с заказчиком цели, промежуточные результаты работы на каждой стадии проекта, технические требования и т.д. Так, например, промежуточным результатом на ранней стадии проекта может быть разработка документации; на второй стадии - три образца продукта; на третьей - значительное количество товаров для выпуска на рынок и, наконец, продвижение товара на рынке и обучение персонала.

Техническое задание - это  документ, который будет соответственно оформлен и использован владельцем проекта и участниками проекта для планирования и измерения успеха проекта. ТЗ объясняет, какую продукцию вы поставите своему клиенту по завершении проекта. ТЗ вашего проекта должно представлять намеченные результаты в конкретном и поддающемся измерению виде.

Использование перечня контрольных вопросов проекта

Для того чтобы убедиться  в правильности ТЗ, можно использовать следующий контрольный перечень вопросов:

  1. Цели проекта. Первым этапом в определении ТЗ является определение основных целей для удовлетворения потребностей клиента. Например, в результате анализа рынка компания, занимающаяся компьютерными программами, решает разработать программу, способную автоматически переводить с английского на русский. Проект должен быть выполнен за три года при затратах, не превышающих $1,5 млн.
  2. Промежуточные результаты работы. Следующим этапом является определение промежуточных результатов работы на протяжении всего жизненного цикла проекта. Так, например, промежуточным результатом работы на самой ранней стадии разработки проекта может быть список спецификаций. На следующем этапе это может быть испытание образцов. Последним этапом может быть окончательное испытание и одобренная программа. Промежуточные этапы работы обычно включают время, количество и/или оценки затрат.
  3. Контрольные точки. График контрольных точек отражает только основные сегменты работы; он показывает первую, приблизительную оценку затрат времени, стоимости и необходимых ресурсов для проекта. Этот график составляется с использованием промежуточных результатов работы, как основы для определения основных сегментов работы и конечной даты.
  4. Технические требования. Обычно товар или услуга для того, что бы хорошо работать, должны отвечать техническим требованиям. Например, техническим требованием к ПК может быть способность работать от сети переменного тока в 120 вольт или от постоянного тока в 240 вольт без адаптеров.
  5. Ограничения и исключения. Следует четко определить границы ТЗ. Примером такого ограничения является сбор данных клиентом, а не подрядчиком; какой нужно построить дом, а не то, как он вписывается в пейзаж, или какие приборы, обеспечивающие охрану и безопасность, нужно установить; какие программы нужно ввести, а не какую подготовку дать персоналу.
  6. Проверка выполнения работы совместно с заказчиком. Контрольный список вопросов ТЗ проекта заканчивается совместной с заказчиком проверкой выполнения работы. Получает ли заказчик в виде промежуточных результатов то, что он хочет? Указывает ли определение проекта ключевые достижения, сметы, сроки и требования к выполнению работ? Рассматриваются ли вопросы ограничений и исключений? Обсуждение всех этих вопросов крайне необходимо во избежание недопонимания.

Разработка  ТЗ проекта

Цель проекта - построить высококачественный дом по индивидуальному проекту за пять месяцев, не превышая затрат в $ 150 000. Промежуточные результаты работы

  1. Постройка дома площадью 2200 квадратных футов, с 2 ванными, тремя спальнями.
  2. Постройка отдельно стоящего, облицованного камнем гаража.
  3. В кухне установить плиту, духовой шкаф, микроволновую печь и посудомоечную машину.
  4. Высокоэффективный газовый камин с программируемым термостатом.

Контрольные точки:

  1. Получить разрешения - 5 марта.
  2. Заложить фундамент - 14 марта.
  3. Внутренние работы. Установка рам, внутренняя отделка, слесарные работы, монтаж, электропроводка, прохождение инженерно-технического контроля - 25 мая.
  4. Итоговый контроль - 7 июня.

Технические требования:

  1. Дом должен соответствовать местным строительным нормам.
  2. Все окна и двери должны соответствовать стандартам NFRC class 40 energy ratings.
  3. Внешняя облицовка стен должна соответствовать стандарту "R" factor of 21.
  4. Покрытие потолка должно соответствовать стандарту "R" factor of 38.
  5. Покрытие пола должно соответствовать стандарту "R" factor of 25.
  6. Гараж должен быть построен на две большие машины и один 20-футовый Winnebago.
  7. Конструкция должна соответствовать нормам сейсмической устойчивости.

Ограничения и исключения:

  1. Дом должен быть построен по спецификациям и оригинальным чертежам, предоставленным заказчиком.
  2. Владелец сам отвечает за благоустройство участка.
  3. В кухонное оборудование не включен холодильник.
  4. Не включена установка кондиционера, но предусмотрена возможность его установки.
  5. Подрядчик сохраняет права на использование внешних услуг.
  6. Подрядчик отвечает за субподрядные работы.
  7. Время работы: понедельник - пятница с 8.00 до 18.00.

Проверка  выполнения работ заказчиком: - Джон и Джоан Смит.

Этап 2: расстановка  приоритетов

Одной из основных задач  управляющего проектом является управление соотношением между временем, стоимостью и результативностью.

Матрица приоритетов  проекта

 

Время

Результаты

Стоимость

Ограничить

  

*

  

Улучшить

*

    

Принять

    

*


Этап 3: структурирование работ по этапам

Основные  группы в структуре распределения  работы по этапам (СРРПЭ)

Работу над проектом можно разделить на более мелкие элементы. Результат этого поэтапного процесса называется структурой распределения работы по этапам (СРРПЭ).

 
Рисунок 9.2 - Иерархическое деление  СРРПЭ

Разработка  СРРПЭ

 
Рисунок 9.3 - Разработка СРРПЭ

Структура распределения процесса работы по этапам

Каждый набор работ  в СРРПЭ:

  1. Определяет, какая работа будет выполняться (что).
  2. Указывает время выполнения набора работ (как долго).
  3. Определяет смету с учетом времени на выполнение набора работ (стоимость).
  4. Определяет ресурсы, необходимые для выполнения набора работ (сколько).
  5. Определяет контрольные пункты для измерения хода выполнения.

Этап 4: совмещение СРРПЭ с организацией

Для определения подразделений организации, ответственных за выполнение конкретных работ строится схема организационной структуры (СОС).

Целями СОС являются:

  • обеспечение основы для оценки выполнения работ подразделениями;
  • определение отделов, отвечающих за выполнение работ;
  • привязка подразделений к счетам контроля за издержками.

Обычные пакеты прикладных программ позволяют управляющим  проектом выбирать СРРПЭ или СОС.

Таблица 9.1 - Упорядочение по СРРПЭ

 

Смета прямых расходов

1.1.3 Жесткий диск

1660

    

    1.1.3.1 Двигатель

  

10

  

          Закупка

    

10

    1.1.3.2 Микросхема

  

1000

  

          Дизайн

    

300

          Производство

    

400

          Испытания

    

120

          Программное обеспечение

    

180

    1.1.3.3 Крепежная рама

      

          Производство

  

50

  

    1.1.3.4 Головка чтения/записи

  

600

  

          Дизайн

    

300

          Производство

    

200

          Испытания

    

100

Управление проектами. 3 📙 Реферат → 🆔 286972

Управление проектами. 3 📙 Реферат → 🆔 286972