Виды и методы диагностики СУ

Введение

Экономические преобразования в России, возбудившие обновление всех областей жизни и становление новейших рыночных взаимоотношений, призывают к коренному пересмотру стиля и методов управления организациями, ведущими коммерческое занятие. Это в главную очередь определено трансформацией целевой установки организаций. Если в свое время важнейшей задачей менеджера каждого уровня было снабжение своевременного выполнения плана, то сейчас в ситуациях острой конкурентной войны главной задачей является битва за выживание и обеспечение стабильного поступательного развития деловой организации целиком.

Актуальность анализа диагностики системы управления организацией заключается в том, что модификация целевых предписаний развития деловых организаций в нынешних условиях вызвало улучшения не только стиля и методов управления, а также самих систем управления. Система управления предприятиями в данное время обязана обладать гибкостью производства, учитывать основательную конкуренцию на рынке товаров, учитывать требования к степени качества обслуживания потребителей и фактор неясности внешней среды. Для осуществления этих условий имеется беспристрастная необходимость в исследованиях и анализе имеющегося положения. Разнообразные нововведения выражают себя на предприятиях в форме организационного улучшения системы управления. Базой организационных нововведений предназначается исследование деятельности организаций.

В связи с этим появилась необходимость основательного исследования систем управления организациями. Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на формирование и совершенствование управления в соответствии с постоянно трансформирующимися внешними и внутренними условиями.

Совершенствование управления - это особо нужный элемент развития всякой организации. Но улучшать управление можно различно - применяя опыт или решая наиболее актуальные проблемы, которые несомненно замедляют развитие, т.е. подлинным считается лишь то, что дает практически полезные итоги (прагматический подход). Тем не менее наибольший эффект может дать лишь научный подход, который предполагает исследование объективных тенденций развития, рассмотрение причин и факторов возникновения проблем, распознавание «слабых сигналов» модификации обстановки.

Диагностика системы управления - это основной фактор научного подхода к улучшению управления. Нынешними приемами и методами исследования в назначенной мере обязан владеть любой менеджер. А для этого необходимо осваивать данные методы. Высокое значение имеет и осознание специфики управления как предмета исследования, как особенного вида деятельности, который соединен с искусством воздействия на людей. В условиях динамичности нынешнего производства и социального устройства управление обязано постоянно развиваться. В наше время это невозможно обеспечить без исследования путей и вероятностей такого развития, без выбора альтернативных назначений. Исследование управления реализовывается в каждодневном занятии менеджеров и персонала в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, и т. д. Необходимость в диагностики систем управления продиктована довольно значительным кругом проблем, с которыми случается сталкиваться различным организациям. От верного решения таких проблем зависит успех работы данных организаций.

Поэтому цель данной работы - рассмотреть технологии, виды и методы диагностики систем управления, тем самым получив ответы на многие вопросы, касающиеся этой темы, полностью разобраться в ней и сделать правильные выводы.

1. Виды и методы диагностики СУ.

Виды диагностики СУ могут быть различными, в частности:

А) по широте охвата объекта - общая и специальная;

Б) по времени - кратко-, средне- и долгосрочная;

В) по началу времени рассмотрения объекта - предварительная и основная.

Совместная диагностика распространяется на целую СУ. Она может проводиться как экспресс и полномасштабное диагностирование.

Экспресс-диагностика является предварительной и осуществляется с целью установления важнейших проблем, «узловых» узких мест в системе и составления основных дальнейших назначений работ по улучшению. Нередко она проводится с притягиванием исследователей консультантов при инициативном участии и взаимодействии с руководителями высшего и среднего звена управления.

Полномасштабная диагностика - это наиболее детальное, важнейшее диагностирование всей СУ, в процессе которого принимаются аргументированные решения по уточнению и назначениям разрешения проблем.

Специальную диагностику относят к одной из составных частей СУ (подсистеме, субподсистеме, и т.д.). Она бывает предварительной (например, на основании экспресс-метода) и основной, т.е. детальной.

Среди основных работ диагностики СУ или ее доле можно отметить:

- исследование ретроспективного, существующего и ожидаемого состояния;

- определение сильных и слабых сторон;

- установление возможных направлений совершенствования;

- определение и решение основных вопросов организации дальнейших работ исследования СУ.

2. Определение приоритетности проблем и их причин

Выявленные проблемы по глубине их разрешения подразделяют на несколько групп:

1. проблемы, требующие только корректировки;
2. проблемы коренного совершенствования и развития СУ;
3. проблемы творческого характера, предусматривающие разрешение противоречий совершенно нового типа (например, необходимость создания нового управленческого механизма управления качеством).

В зависимости от отнесения проблем к той или иной группе осуществляется их решение. Главное в диагностическом анализе - определение причинных взаимосвязей между фактами и событиями.

Для высокой результативности диагностики очень важна классифицируемая информация. Использовать тот или иной классификационный признак следует в зависимости от целей анализа.

Среди ряда возможных для использования классификационных признаков собираемой информации следует отметить:

А) события, в зависимости от которых информация может быть подразделена по времени, частоте, причинам, последствиям, направлениям;

Б) элементы СУ (так, информация по составу кадров управления подразделяется по их должностям, возрасту, образованию, квалификации, полу, стажу работы, заработной плате и т.п.);

В) общие функции управления, классифицируя информацию по прогнозированию, планированию, организации, координации и т.д.

Кроме того, для диагностического анализа очень важно выбрать показатели и базу для сравнения. В качестве такой базы в соответствии с целью и конкретным анализируемым объектом могут быть приняты эталонные данные, аналоги, нормативы, показатели конкурентов, лучшие мировые достижения, отечественные или международные стандарты и т.п. В некоторых случаях такие данные определяются соответствующим расчетом. Например, текучесть кадров 5% в одних случаях может быть принята за идеальную величину, а в других - неприемлемую. То же можно сказать о нормах управляемости. Во многом это зависит от конкретных условий, специфики объектов управления и ситуации. Здесь также существенную роль играют знания и опыт диагностов, осуществляющих анализ, и которые должны с достаточной точностью определить отклонения происходящих фактических процессов оттребуемых и их причины. Именно при наличии таких причин и, возникших вследствие этого отклонений, возникают проблемы в управлении. Обычно таких проблем выявляется значительно больше, чем возможностей их разрешить. Следовательно, проблемы необходимо ранжировать по приоритетности, что можно осуществить с помощью метода приоритета проблем.

Приоритетность проблем определяется для того, чтобы выявить их взаимовлияние, важность и срочность. Отбор приоритетных проблем для их разрешения в первую очередь не позволяет распылять силы и средства на решение маловажных проблем, тесно не связанных с другими.

3. Методика диагностики СУ

Диагностика СУ, как правило, требует по сравнению с детальным анализом и работами по проектированию кратчайших сроков ее проведения. Обычно эти сроки ограничены тремя - десятью днями. Естественно, что за такой период довольно трудно собрать и обработать полный объем информации для детального анализа и выявления всех проблем и причин их возникновения и взаимосвязей. В определенной мере уменьшение этих трудностей обеспечивает наличие и использование диагностами методик диагностирования соответствующих целям и объектам исследования. Наиболее приемлем для таких методик системный подход.

При диагностике СУ важно определить состав конкретных исходных элементов и подсистем, подлежащих диагностическому анализу.

В общем плане любая методика диагностики СУ должна основываться на базисных работах и включать:

определение критериев диагностики;

учет внешней и внутренней среды диагностируемой системы;

выявление проблем, установление недостатков («узких» мест) в СУ и причин их возникновения;

разработку направлений разрешения проблемы и устранение недостатков в СУ.

При проведении диагностических работ исследователь обязан комплексно освоить положение дел в организации в ретроспективе, в данное время и в будущем. Чем значительнее аналитический период ретроспективы и полнее прогноз, тем более результативным оказывается итог диагностики: наиболее глубоко раскрываются сильные и слабые стороны системы, устанавливаются причины их проявления и тенденции формирования.

В связи с этим работы могут реализовываться в следующем порядке:

-   провести экспресс-диагностику;

-   выполнить оценку внешней среды (общего и оперативного круга);

- провести динамическое и оперативное рассмотрение главных технико-экономических показателей занятий организации (выручки от осуществления, себестоимости, количества персонала, производительности, дохода от реализации, фондоотдачи, стоимости важнейших производственных фондов, прибыльности и т.д.);

 - провести диагностику производственных планов, выделяя такие мероприятия, которые не исполнены в срок или осуществлялись с нарушениями (например, сроков, ограничений по ресурсам и т.д.), а также установить основания нарушений и их воздействие на итоги деятельности целой системы;

 - обнаружить и проанализировать сильные и слабые стороны управляющей подсистемы - СУ, причины и последствия их возникновения;

-  запланировать назначения и разработать мероприятия по разрешению вопросов.

При проведении анализа нужно устанавливать комплексные, а не отдельные не соединенные между собой проблемы и выдвигать предположения их решения. Особенный интерес обязан уделяться решению кадровых проблем.

В соответствии с целями исследования СУ проводится не только всеобщая, а также специальная диагностика, изучающая отдельные элементы и подсистемы системы.

Пример одной из применяемых технологических схем проведения диагностики СУ см. в Приложении А.

Бесспорно, диагностику СУ обязаны проводить как высококвалифицированные опытные рабочие диагностируемой организации, так и притягиваемые внешние исследователи. В связи с этим со стороны изучаемой организации нужна искренняя, достоверная и полная информация. Для этого необходим близкий контакт, и в главную очередь с руководителями высшего звена управления, также с руководителями и рабочими иных степеней управления. Это все очень значимо.

3.1 Комплексно-комбинированные  методы исследования СУ

Параметрический метод.

Среди ряда методов, применяемых при исследовании СУ, параметрический метод можно причислить к наиболее объективным. Он формируется на численном и качественном изображении исследуемых свойств СУ (предмета исследования) и определении взаимосвязей между параметрами внутри управляющей и управляемой подсистем, и между ними. Это разрешает при помощи заблаговременно выбранной номенклатуры параметров на базе фактических данных численно оценить изучаемый предмет. В связи с этим зависимости между параметрами бывают как функциональными (проявляются определенно и верно в любом отдельно рассматриваемом случае) так и корреляционными (определяются на основании корреляционного метода).

Каждая СУ располагает рядом специфических свойств, разрешающих отличить ее от прочих. Свойство СУ - беспристрастная особенность системы, обнаруживающаяся при ее формировании и функционировании.

Свойств у системы может быть бессчетное множество, и в соответствии с условиями и обстоятельствами они могут все время обнаруживаться.

Свойства будущей СУ основываются и учитываются при составлении задания на проектирование и при самом проектировании. При основании новой системы данные свойства осуществляются и конкретизируются. В процессе эксплуатации совершается проявление и поддержание свойств СУ, и чем труднее СУ, тем более трудным комплексом свойств она располагает, тем труднее формы их проявления.

Свойства бывают простыми и сложными. Простым свойством называют, например, количество управленческого персонала. Примером сложного свойства служит производительность труда управленцев, которая охватывает объем осуществляемых функций и количество персонала.

Каждое свойство системы можно характеризовать словесно, количественно, графически, в виде таблицы, функции, т.е. с помощью его признаков.

Признак продукции - это качественная или численная характеристика свойств системы. Примером качественных признаков служат тип ОСУ, метод управления, метод оценки СУ, способ расчета числа персонала и т.д. Немаловажным значением среди качественных признаков владеют альтернативные признаки, которые обладают лишь двумя взаимоисключающими вариантами, к примеру, присутствие или отсутствие погрешностей в работе персонала. Кроме качественных альтернативных признаков свойств СУ бывают признаки многовариантные.

Для непредвзятой оценки каждой системы ее свойства нужно охарактеризовать количественно. Количественно свойства предмета исследования характеризуют параметры.

Неофициальным случаем параметра СУ служит показатель, т.е. количественная характеристика свойств системы, помещающихся в ее состав и анализируемая применительно к обусловленным условиям ее формирования и функционирования. Соответственно, параметр системы подобает воспринимать как наиболее обширное понятие, т.к. он может охарактеризовать всякие свойства системы.

Большинство показателей являются функциями параметров. Так, электровооруженность труда зависит от потребленной электроэнергии, рациональности ее использования, численности персонала. Нормативная численность персонала любого подразделения и есть функция трудоемкости управленческих функций, квалификации и других параметров.

Качественные признаки также влияют на вид функциональной зависимости показателей СУ от ее параметров. Например, способ резервирования выполняемых функций управления оказывает воздействие на вид зависимости показателей надежности СУ. Используемый метод разделения функций управления в подразделении, выражающийся в качественном признаке, оказывает значительное влияние на зависимость уровня качества выполняемых функций персонала от имеющегося в наличии профессионального состава (экономистов, инженеров и т.д.) - структурного параметра СУ. Помимо структурных имеются геометрические и иные параметры.

В параметрическом методе параметры выглядят одной из основных базовых характеристик как элементов СУ, так и целиком всей системы. Они воссоздают взаимосвязи элементов, состояния и тенденции их формирования с качественной и с количественной стороны.

Качественные и количественные признаки СУ близко взаимосвязаны между собой и с ее показателями (см. Приложение Б).

          Методы факторного и корреляционного анализа

Факторный анализ является долей многомерного статистического анализа, который входит в математико-статистические методы. Смысл метода факторного анализа содержится в выделении из ряда исследуемых факторов, влияющих на изучаемый предмет, меньшего их количества, но отражающих наиболее существенные свойства изучаемого явления.

Фактор при применении такого метода играть роль обычно независимой переменной, зачастую именуемую причиной, и находящуюся в логической зависимости с результатом изучаемого явления и его определяющую.

Так, применяемая компьютерная техника и ее программное обеспечение выглядят важнейшим фактором продуктивности труда работников управления (бухгалтеров, экономистов и др.). Модифицирующиеся факторы трудовых расходов и продуктивности труда воздействуют на изменение объемов выпуска продукции. Факторы, характеризующие число работающих и среднее число часов работы в месяц одного работника, определяют месячный фонд рабочего времени.

Фактор может быть единичным, т.е. воздействующим на результат одной переменной. В факторном анализе выделяют, помимо единичных, комплексные (нередко называемые общими) факторы, т.е. те, которые определяются одновременно несколькими переменными. При этом комплексный фактор, соединенный со всеми переменными, называют генеральным.

В отличие от корреляционного анализа рассматриваемый метод не требует подразделять все переменные на зависимые и независимые, т.к. в нем все переменные величины, определяющие явление, рассматриваются как равноправные. Исходя из этого нужно учитывать, что некоторые из переменных величин могут быть в некоторый период времени стабильными, т.е. не изменяющимися.

Например, прирост объемов выпуска продукции при неизменности числа работающих в анализируемые периоды времени и при повышающейся производительности труда есть следствие изменения только одного фактора - производительности труда.

Отбор факторов, воздействующих на изучаемый объект, осуществляется, как правило, на основе их классификации, теоретического обоснования и путем их качественного анализа. При этом необходимо учитывать взаимодействие факторов между собой. Число факторов должно быть в максимальной мере практически целесообразным для дальнейшего изучения и влияния на объект исследования.

Это требование вытекает из необходимости абстрагироваться от маловажных факторов. Для каждого выбранного фактора следует предусматривать возможность его количественной оценки, что потребуется в дальнейшем при определении корреляционных зависимостей между ними, и влияния их на объект исследования.

Метод факторного анализа обширно применяется при анализе воздействия всевозможных факторов (труда, использования оборудования, использования производственных мощностей в целом, использования сырья и материалов, организации производства, технологии и др.) на объемы производства, качество выпускаемой продукции, фонд заработной платы, итоги хозяйственной деятельности и развитие предприятия в целом.

Корреляционный метод - это один из экономико-математических методов исследования, разрешающий установить количественную взаимосвязь между некоторыми явлениями исследуемой системы. Его именуют зачастую взаимосвязанным.

Корреляционная зависимость в отличие от функциональной проявляется лишь в общем, среднем случае, т.е. в массе случаев - наблюдений. Так, корреляция является вероятностной зависимостью между явлениями, при которой средний уровень параметров одного из них изменяется в зависимости от прочих. Корреляция между двумя явлениями несет название парной, и между несколькими - множественной.

При применении корреляционного метода выделяют функцию, т.е. изучаемый результирующий показатель и факторные признаки, от каковых зависит результирующий, - аргументы. Такая классификация проводится на основе качественного анализа, т.е. все возможные переменные подразделяют на зависимые и независимые от исследуемого явления.

Корреляционные связи в зависимых переменных не могут быть жесткими и носят характер неполных связей. Если в случае увеличении (или уменьшении) аргумента результирующий показатель (функция) также увеличивается (или соответственно уменьшается), то корреляционная связь называется прямой (положительной), а если наоборот - обратной (отрицательной). При отсутствии какой-либо зависимости функции от аргумента, корреляционная связь отсутствует.

Теснота корреляционной взаимосвязи при линейной зависимости оценивается коэффициентами корреляции, при нелинейной зависимости - корреляционным отношением.

Метод функционально-стоимостного анализа

Новые экономические отношения и качественно иная система менеджмента призывают к использованию наиболее современных методов исследования СУ. К одному из них можно отнести метод ФСА, который, по признанию ряда ученых, способен быть адекватным современным требованиям при проведении исследовательских работ в сфере управления. Следует отметить, что в основе данного метода лежит одновременный способ использования при функционально-стоимостном анализе изделий промышленности.

По своей сути метод ФСА СУ играть роль совокупности приемов и способов технико-экономического изучения функций управления. Он основывается на их трудоемкостно-стоимостной оценке, обеспечивающей вероятность избрания наиболее экономичных способов исполнения анализированных функций с целью поиска путей улучшения управляющей подсистемы и уменьшения затрат на нее. По своему возможному применению это универсальный способ, потенциально пригодный для использования на разнообразных стадиях и этапах исследования как СУ, так и производственной системы.

Объектами исследования в рамках СУ могут быть все подсистемы (общие линейные, целевые, функциональные, обеспечивающие) и их элементы (кадры управления, технические средства управления, информация, методы управления, технология управления, функции управления, организационная структура управления, управленческие решения).

Функционально-стоимостный анализ управления проводится:

- при исследовании СУ функционирующего предприятия;

- разработке СУ вновь образовываемого предприятия;

- исследовании и разработке проекта формирования организации, ее делении и объединении с другими;

- совершенствовании СУ объединений организаций;

- исследованиях, связанных со заменой организационно-правовой формы организации.

В ряде случаев объектом анализа может быть не вся СУ, а только ее отдельные подсистемы, подразделения или элементы.

Для понимания сущности метода ФСА следует остановиться на некоторых терминах и их определениях.

Существенной категорией метода является функция управления, понимаемая как сравнительно обособленная направленность управленческой деятельности, позволяющая реализовывать управляющее влияние. Некоторые функции управления осуществляют менеджеры разного уровня управления, специалисты и технические исполнители управления сходных профессий для выработки, обоснования и принятия управленческих решений.

Все функции управления декомпозируются, т.е. разбиваются на подфункции управления - управленческие процедуры, а процедуры, в свою очередь, на операции. Управленческую процедуру в таком случае можно понимать как долю управления, каковая предусматривает содержание и порядок реализации управленческих операций, характеризует исполнителя операций, место осуществления, применяемые технические средства, расходы времени на любую операцию и нужную информацию для исполнения всех операций. Управленческая операция - это составная часть управленческой процедуры, осуществляемая менеджером, специалистом или техническим исполнителем для формирования, обоснования или принятия решений по управлению.

При проведении ФСА СУ можно использовать:

          - функциональный подход, рассчитывающий на исследование функций управления (выявление, определение, выводы с предложениями) для обеспечения наиболее глубокого и действенного их исполнения;

- стоимостной подход к установлению какой-либо осуществляемой функции управления;

- системный подход, обозначающий исследование управления как системы во взаимодействии всех ее элементов и подсистем между собой, а также с внешней средой;

-   общенациональный подход к оценке итогов функционирования СУ и расходов на ее обеспечение;

-   принцип соответствия уровня полезности и значительности функций управления величине расходов и уровню качества их реализации;

-  принцип коллективного творчества для розыска и формирования наиболее действенных вариантов улучшения управления производством.

Особую методологическую роль в ФСА играет функциональный подход, который является ключевым и исходным в его понимании и осуществлении.

Цель применения функционально-стоимостного анализа СУ:

- уменьшение расходов на реализацию функций управления при сохранении или увеличении уровня их качества;

- увеличение производительности труда персонала управления;

- увеличение результативности организации, достижение оптимального соотношения между результатами функционирования управляющей подсистемы и у всей социально-экономической системы организации и расходами на содержание СУ;

- улучшение употребления материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

- улучшение использования производственных фондов;

- урезание или ликвидацию дефектов и брака в работе;

- ликвидацию «узких» мест и несоразмерностей в СУ и производственной системе.

4. Социологические исследования

Социологическое исследование применяется к управлению организацией. Его можно представить как научное исследование СУ с применением теоретических и эмпирических процедур, разрешающее узнать и оценить:

А) новые знания в сфере социального управления;

Б) нужды и перспективные наклонности имеющихся и вероятных потребителей своей продукции и услуг;

В) суть и истинное занятие персонала организации, их увлечения, исповедуемые ценности, осознание имеющихся проблем в управленческой работе и взгляды на них, и к обнаруженным особенностям и тенденциям созревания;

Г) вероятности применения приобретенных при изучении новых познаний в теории и практике управления.

В рамках подобных исследований проводят еще и установление увлечений, ценных ориентиров и потенциалов персонала поставщиков сырья, материалов и комплектующих изделий и субподрядчиков. Несомненно, при проведении социологических исследовательских работ обнаруживается и решается обширный круг проблем, связанных с совместными отношениями потребителей, персонала своего предприятия, субподрядчиков и т.д.

Социологические исследования СУ, как и многие другие, могут быть сгруппированы по установленным признакам:

по отношению к теории и практике - теоретические, теоретико-прикладные, прикладные;

по отношению к внутренней и внешней среде системы - внутренние, внешние;

по времени проведения - ретроспективные, реально-временные, прогнозы;

по систематичности проведения - регулярные, эпизодические, разовые;

по познавательности целей и глубине изучения - пилотажные (зондажные, обращенные на предварительное исследование малоизученных социальных объектов), описательные (более совершенные, чем пилотажные), аналитические (обеспечивающие приобретение новых теоретических познаний, осознание механизмов социальных явлений в управлении, обнаружение причин, следствий, прочих взаимосвязей);