Виды рабочих PR-мероприятий

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное  учреждение 
высшего профессионального образования 
Дальневосточный федеральный университет 
(ДВФУ)

Школа искусства, культуры и спорта

Кафедра культурологии и искусствоведения

Реферат

«Виды рабочих PR-мероприятий»

Владивосток

2012 г.

Содержание

Введение………………………………………..……………………….3

Основные PR-мероприятия…………………………………………….4

Заключение……………………………………………………………..15

Список использованной литературы…………………………...……..16

Приложение

Введение

Связи с общественностью - «паблик рилейшнз» (РR) - во всем мире известны в качестве важного элемента деловых отношений. Сегодня мы можем говорить о РR как о новом роде деятельности, играющем важную роль в расширении границ управления, в работе правительств и государственных служб, а так же в формировании общественного мнения. РR - это неотъемлемая часть эффективного управления любой организованной формой деятельности. Общие принципы РR универсальны как в государственном, так и в коммерческом секторе, но, безусловно, у каждой из них есть специфические особенности.

Цель: исследовать мероприятия для СМИ как инструмент PR деятельности.

Задачи:

1. Изучение научной литературы и периодических печатных изданий по данной теме;
2. Изучение теоретических основ мероприятий для прессы как инструмента PR;

      Методологической и информационной базой послужили работы следующих авторов: Алешиной И. В., Блэка С., Василенко А. Б., Гундарина М. В., Джефкинса Ф., Ядина Д., Доти Д. И., Катлипа С. М., Кондратьева Э. В., Кочетковой А. В., Моисеева В. А., Чумикова А. Н., Бочарова М. П., Разумовская А.Л.

1. Основные PR-мероприятия

PR-мероприятия (формирование благоприятного общественного мнения) - комплекс мероприятий, направленных на создание хорошего отношения широких слоев общественности к организации-рекламодателю.

Основная  задача PR-мероприятий - создание организации (рекламодателю) высокого престижа, благоприятного образа, положительной оценки и доверия общественности к ее продукции. Конечной целью всего этого является стимулирование сбыта выпускаемых товаров, продукции или предлагаемых услуг.

Все многообразие PR-мероприятий можно условно классифицировать на четыре основные группы.

К классическим или традиционным PR-мероприятиям обычно относят:

• пресс-конференции;
• брифинги;
• презентации;
• пресс-туры;
• конференции;
• круглые столы;
• заочные круглые столы (участников индивидуально, не созывая всех в одно помещение);
• заявления для прессы;
• приемы;
• дни открытых дверей;
• выставки;
• спецсобытия.

На PR-мероприятиях организаторы доносят до приглашенной прессы и других участников свою точку зрения по заявленной тематике, излагают важные с их точки зрения факты и аргументацию.

Большое влияние на эффективность PR-мероприятий оказывает ведущий ( модератор). Он или она не только произносит вступительное и заключительное слово, но и ведет беседу с респондентами, предоставляя слово выступающим согласно очередности, заранее определенной сценарием мероприятия.¹ Рассмотрим, на мой взгляд наиболее масштабные PRмероприятия

Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между компанией и журналистами, так как последние получают информацию из первых рук PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней обязательно участвуют руководство или люди, максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло много вопросов к руководству компании, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция проходит с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько на первый взгляд мелких, но на самом деле весьма существенных обстоятельств.

Обстоятельства времени  проведения:

• лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник — редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница — день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;
• поскольку известно, что журналисты часто работают по ночам (поздние выпуски, записи, монтаж, тракты и т.п.), целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12:00 до 14:00, так как с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

Обстоятельства формы  проведения:

• в приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5–7 дней до открытия самой пресс-конференции;
• пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей — изложения позиции компании по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства — отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы;
• вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции;
• целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция, что оградит от неточных интерпретаций (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса;
• бесспорно, доброжелательности и активности журналистов способствует организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, шведский стол, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального PR-общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.

Брифинг — это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с попутной краткой иллюстрацией конкретных фактов. Разница между пресс-конференцией и брифингом — во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20–30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 мин, как правило, отводится выступающему, 10–20 мин — на блиц-ответы на вопросы журналистов. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, немедленно предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ.

Правила проведения пресс-конференций  и брифингов:

1. Добиться  четкого определения темы, цели  и соответствующей подготовленности (статистические данные, графики). Необходимы  содержательность и смысловая  насыщенность изложения, исчерпывающая  аргументация любой оценки, любого  вывода.

2. Подготовить  раздаточный материал очень продуманно. Он должен быть составлен так,  будто обо всем предстоящем  никто никогда и ничего не  слышал. Чем проще терминология  и понятнее суть, тем легче  достигнуть рефлексии со стороны  журналистов.

3. Продумывать  очень подробно сценарий хода  пресс-конференции, учитывая, кто  что скажет, какую роль и когда  будет играть.

4. Приветствовать  журналистов доброжелательно, но  не подобострастно. Обязательно  представление участников и оглашение  предлагаемого плана конференции.

5. Использовать  максимально короткие доклады  и демонстрацию любого наглядного  материала, поскольку журналисты  постоянно слышат новые заголовки  для своих статей и сообщений.

6. Использовать  логически последовательную аргументацию, избегая внутренних противоречий  в сообщении.

7. Запланировать  достаточно времени на вопросы  журналистов, не создавая ситуацию  фрустрации, неудовлетворенности в  связи с несбывшимися ожиданиями.

8. Отслеживать  продолжительность пресс-конференции  — максимум 40 мин, после чего  обеспечить возможность работы  журналистов с отдельными участниками.

9. Помнить,  что журналисты не верят в  альтруизм. Поэтому следует не  отрицать своих собственных бизнес-интересов,  но четко и уверенно презентовать  пользу идеи или продукта для  третьих лиц; лучший вариант  — когда ясно видна выгода  для обеих сторон одновременно.

10. Стараться  быть искренне, подчеркнуто доброжелательным  по отношению ко всем журналистам.  У журналистов существуют такие  профессионально значимые личностные  качества, как обостренное чувство  справедливости и высокоразвитое  чувство собственного достоинства.

Презентация — самостоятельная акция, которая может выступать в форме приема, представления компании, первых лиц, новой продукции компании приглашенной аудитории. Как правило, презентация компании проводится по случаю ее открытия или создания, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, услуг, нового лица компании. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. При выходе на новые рынки сбыта также организуется презентация компании в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное — тематикой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности компании, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности. Презентации устраиваются для потенциальных потребителей, покупателей, партнеров, инвесторов, обязательно приглашаются представители СМИ. Продолжительность презентации в каждом конкретном случае зависит от представляемого материала. Естественной особенностью всякой презентации является ограниченность ее продолжительности. Презентация, как и пресс-конференция, предусматривает сессию вопросов-ответов.

Проведение презентации  включает следующие этапы:

1. Определение цели и ее приоритетов  в области привлечения новых  клиентов, формирования имиджа компании, привлечения новых партнеров,  в том числе выгодных поставщиков,  инвесторов, улучшения отношений  с местными органами власти, определенными  кругами общественности.

2. Обоснование концептуализации  презентации путем формирования  идеи, определения места и сроков  проведения, состава участников  и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию  во второй половине дня, ее  продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная  часть и культурная программа  — 1,5–2 ч, ужин или фуршет  — 2 ч.

3. Разработка программы презентации.  Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в  администрации компании и владеющий  ораторским искусством и навыками  международного этикета. Как правило,  сценарий презентации следующий:

• ведущий представляет руководителей компании и важных гостей;
• показываются рекламные фильмы длительностью 7–12 мин с сюжетами, отражающими идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);
• ведущий предоставляет слово руководителям компании для кратких сообщений на 2–3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;
• отводится время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей компании и ведущих специалистов;
• ведущий предоставляет слово гостям для выступления с пожеланиями, комментариями, поздравлениями, предложениями и конструктивными замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;
• заключительная часть предполагает проведение банкета, фуршета, неформальный обмен информацией, контакты и другие формы делового PR-общения.

Прием

Деловые вопросы в PR и продвижении  решаются не только за столом переговоров, но и во время приемов. На приемах  деловым партнерам предоставляется  возможность получать дополнительную информацию, углублять и расширять  контакты. Для бизнесменов прием  — это прежде всего логичное продолжение  служебной деятельности в иных формате  и обстановке. На приемах происходит активный обмен мнениями, информацией, завязываются дружеские отношения, что очень важно в деловых  контактах.

 Следует различать  текущие и представительские  приемы, нацеленные на решение  разных задач.

1. Текущий прием осуществляется  на регулярной основе в рамках  повседневной деятельности компании. Работа с посетителями, клиентами  во время приема ведется как  руководством компании, так и  специалистами внутренних подразделений. Прием происходит в специальном помещении офиса или в отдельном уголке для приема, изолированном от посторонних лиц, оборудованном мебелью и столиками для переговоров; во время знакомства с рекламными материалами можно подать кофе. Руководство и персонал, участвующий в текущем приеме, должны четко представлять, с кем, когда, в течение какого времени состоится встреча гостей. Во время текущего приема необходимо обеспечить спокойную, с соблюдением корпоративных традиций и фирменного стиля атмосферу переговоров.

2. Представительский прием —  организационная форма PR-общения  сотрудников компании с гостями,  носящая эпизодический характер, по случаю знаменательных событий,  юбилейных дат, годовщин основания  компании или ее создания. Представительские  приемы сопровождаются встречей  высоких гостей, делегаций компаний-партнеров.  Присутствующие на приеме гости  должны быть представлены друг  другу хозяином банкета (способ  представления зависит от формы  приема, уровня и количества приглашенных). Представление гостей может происходить  разными способами: персональным  объявлением прибывающих в ходе  приема или путем вручения  каждому гостю карточки с его  именем, должностью, званием. Можно  использовать специальную «книгу  записей», в которой все желающие  могут оставить краткие пожелания,  замечания или просто автограф.

Обычно PR-специалисты практикуют следующие  формы приемов: дневные, вечерние, формальные, неформальные, прием с рассадкой  за столом и без нее. Дневные приемы: «Бокал шампанского»/«Бокал вина» и  «Завтрак».

• Прием «Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинается обычно в 12:00 и длится до 13:00. На приеме подаются, как правило, только шампанское, вино и соки, возможно, орешки, маленькие бутерброды и пирожные, во время приема не садятся. Форма одежды — повседневный костюм или платье. Данный прием отличают несложная подготовка и небольшие затраты времени, поводом могут служить годовщина компании, проводы представителя компании-партнера, открытие выставки, показ моделей, образцов.
• «Завтрак» может проводиться между 12:00 и 15:00. Средняя продолжительность — 1–1,5 ч, из них от 45 до 60 мин проводятся за столом, а от 15 мин до получаса — за кофе. «Завтрак» отличается от обеда меньшим количеством блюд, подаются одно-два блюда холодной закуски, одно горячее блюдо. Форма одежды обычно повседневная. Устраивается по случаю визита интересных и нужных людей, подписания важных контрактов или поддержания полезных связей с партнерами и представителями прессы. Ходом приема руководят ведущий или группа ведущих, хорошо осведомленных в предмете обсуждения или подписания и заинтересованных в результатах обмена мнениями.

Вечерние приемы считаются более  торжественными. К ним относятся: «Коктейль», «А-ля фуршет», «Обед», «Обед-буфет», «Ужин», «Чай», «Кофе».

• Прием «Коктейль» начинается около 17:00 и длится около 2 ч (на приглашении принято указывать время начала и окончания приема). Если сотрудники какой-либо компании прибывают на прием не вместе, то по этикету младшие сотрудники должны оказаться на месте раньше, чем их руководство. Уходить с приема следует в обратном порядке: сначала уезжает руководство, а затем, в соответствии с рангами, остальные сотрудники. В течение приема официанты разносят стоящим гостям бокалы с коктейлями. Форма одежды — повседневный костюм или платье.
• Прием «А-ля фуршет», как и «Коктейль», проводится в промежутке между 17:00 и 20:00 и длится 2 ч. «Коктейль» и «А-ля фуршет» проходят стоя, что позволяет принять большое количество гостей и обеспечивает свободу перемещения с целью максимально возможного установления деловых контактов. После приема возможен показ художественного или рекламного фильма в зависимости от преследуемых целей. Форма одежды — повседневный костюм или платье (торжественность вечернего приема может быть подчеркнута указанием в приглашении формы одежды). Рекламные фильмы — мощное PR-средство, позволяющее бесплатно распространять информацию, необходимую для компании. При их подготовке нужно тщательно продумать сценарий фильма; цель, которую преследует демонстрация фильма; продолжительность; материальное обеспечение (удобны при выезде на выставку, участии в международных симпозиумах, для показов на приемах, презентациях).
• Прием «Обед» — это самый почетный и торжественный вид приема. Начинается он, как правило, между 17:00 и 19:00. Длится 2–3 ч и более. Гости находятся за обеденным столом в течение часа, затем переходят в другое, менее официальное, помещение, куда подаются фрукты, чай, кофе. Обед проводится с рассаживанием гостей. Форма одежды — парадная.
• Прием типа «Обед-буфет» (или шведский стол) предполагает свободное рассаживание участников за маленькими столиками по четыре-шесть человек, на диванах, в креслах. Данный прием начинается между 19:00 и 20:00. Гости набирают закуски, выставленные на одном большом столе, и садятся за свободный столик. Такой прием организуется обычно в паузах между конференциями. «Обед-буфет» менее официален, чем «Обед». Форма одежды — парадная.
• Прием «Ужин» начинается в 21:00 и позднее. «Ужин» с рассаживанием гостей отличается от обеда более поздним проведением и тем, что на ужин обычно не подают суп. Может быть дан лицом, пригласившим своих партнеров в театр или на какое-либо иное вечернее мероприятие. Форма одежды указывается в приглашении.
• Прием «Чай» организуется между 17:00 и 20:00 и длится 1–1,5 ч. Накрываются один или несколько столов, подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и небольшое количество сандвичей с икрой, рыбой и сыром. Форма одежды — повседневный костюм или платье.
• Прием «Кофе» сходен с приемом «Чай». Он не начинается позже чем в 19:00. На этом приеме иногда подают горячие закуски или салат, соки, минеральную воду.²

Заключение

PR-мероприятия являются наиболее универсальным и доступным посредником между организацией и общественностью.

Эффективные взаимоотношения организации или  фирмы со СМИ предполагают налаживание  двусторонней информационной связи.

Для налаживания  связи необходимо предоставление журналистам  определенной информации о компании или фирме в формате специальных  мероприятий для СМИ.

Грамотно  организованное мероприятие для  СМИ способствует формированию (приращению) паблицитного капитала базисного субъекта PR, неправильная организация мероприятия влечет за собой отсутствие паблисити, позитивного отношения общественности и появление «упущенных возможностей», что позволяет считать гипотезу курсовой работы доказанной.

Список использованной литературы

1. Разумовская А.Л.: PRO движение. Технологии эффективного продвижения услуг, Санкт-Петербург,2009 г.,с.211-212
2. Душкина М.: PR и продвижение в маркетинге: коммуникации и воздействие, технологии и психология.Санкт-Петербург,2010 г.,с.124-152
3. http://www.evartist.narod.ru/text19/143.html, дата обращения:10.11.12.
4. http://lib.rus.ec/b/144795/read, дата обращения: 10.11.12.

Прил.№1 .Общие требования к помещению. Памятка.

Прил. № 2. План регистрационного помещения.

¹ Разумовская А.Л.: PRO движение. Технологии эффективного продвижения услуг, Санкт-Петербург,2009 г,с.211-212

² Душкина М.: PR и продвижение в маркетинге: коммуникации и воздействие, технологии и психология.Санкт-Петербург,2010 г.,с.124-152