Внешняя среда организации. 13

               ВВЕДЕНИЕ

     Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами.

    Внешняя среда - это совокупность активных субъектов и сил, действующих за пределами организации (предприятия) и оказывающих влияние на успех в его деятельности.

    Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Поэтому основной задачей данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.

     На организацию влияют многочисленные факторы внешней среды. В курсовой работе будут раскрыты основные факторы среды прямого и косвенного воздействия и международного окружения. Элементы внешней среды тесно взаимосвязаны и обладают рядом характеристик.

Анализ среды  нужен для определения стратегии  поведения предприятия и проведения этой стратегии в жизнь.

    Таким образом, целью данной работы является изучение внешнего окружения организации для более эффективного принятия управленческих решений, необходимых для успешной деятельности компании.

Объектом  исследования являются факторы внешней  среды организации.

       Факторам внешней окружающей  среды в системе управления  как на более раннем периоде, так и в настоящее время не уделялось достаточно внимания. Следовательно, проблема остается малоисследованной и особенно такие ее факторы, как:

• значение внешней среды для управления;
• определение внешней среды;
• взаимосвязь факторов внешней среды;
• сложность внешней среды;
• подвижность внешней среды;
• неопределенность внешней среды;
• среда прямого воздействия;
• среда косвенного воздействия;
• международное окружение.

      В новом тысячелетии наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

 1.ЗНАЧЕНИЕ И СТРУКТУРА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ.

1.1 Значение и основные характеристики внешней среды организации.

      В управленческой мысли представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х годов.

     Внешняя среда - это совокупность активных субъектов и сил , действующих за пределами организации (предприятия) и оказывающих влияние на успех в его деятельности. Это составляющие социально-экономической и политической системы государства, НТП и международное окружение, оказывающие непосредственное влияние на деятельность организации и испытывающие, в свою очередь, ее  влияние.

    Общими характеристиками внешней среды являются:

- взаимосвязанность  факторов - это уровень силы, с  которой изменение одного фактора  воздействует на другие факторы.  (Изменение цены на нефть приводит к изменению цен на бензин и, следовательно, на транспортные расходы всех организаций. Это в свою очередь приводит к повышению цен на продукты питания, а значит - к снижению уровня жизни населения и его покупательной способности).

- сложность  внешней среды - это число факторов, на которые организация обязана  реагировать (для целей своего  выживания), а также уровень вариативности  каждого из этих факторов.

- подвижность  среды - это скорость, с которой  происходят изменения в окружающей  среде. 

- неопределенность  внешней среды - обозначает относительно  ограниченный объем информации, которой располагает организация  о среде и увереннности в ее точности. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Одним из способов определения окружения  и облегчения учета его влияния  на организацию является разделение внешних факторов на две основные группы: cреду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.

Среду прямого  воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это  окружение формируют такие субъекты среды, которые непосредственно  влияют на деятельность определенной организации.

Факторы среды косвенного воздействия или  общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию так же заметно, как факторы среды прямого  воздействия. Однако менеджеру необходимо постоянно вести их учет, так как  среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия.

Способность организации реагировать и справляться  с изменениями внешней среды  является одной из наиболее важных составляющих ее успеха. 

1.2 Основные составляющие среды прямого действия.

    К основным факторам среды прямого действия относят: поставщиков, законы и государственные органы, потребителей, конкурентов.

Поставщики 

    Поставщики - это организации и отдельные лица, обеспечивающие предприятие необходимыми ресурсами (материальными, трудовыми, финансовыми, информационными, консультативными).

   С точки зрения системного подхода организация есть механизм преобразования входов в выходы. Главными разновидностями входов являются материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Поставщики обеспечивают ввод этих ресурсов. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опасным усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность.

     Всех поставщиков можно разделить на несколько групп – поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов.

     Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов, то есть здесь проявляется зависимость от цен, сроков, ритмичности, качества и т.д. Причем зависимость эта в последнее время возрастает с углублением разделения труда и развитием кооперации. Фирмы все более ориентируются на преимущественное приобретение комплектующих элементов у партнеров, а на самих фирмах выполняются лишь определенные операции, причем это характерно как для производственных, так и для фирм, работающих в сфере услуг. Поэтому можно говорить о возрастании усиления их зависимости от поставщиков и в дальнейшем. Вместе с тем, в отношениях между фирмами-покупателями и фирмами-поставщиками происходят изменения, базирующиеся на японской системе субподряда, организации эффективной системы поставок. При этом поставщикам передаются дополнительные полномочия и ответственность, как в области проектирования, так и области производства продукции, что позволяет говорить уже об управлении поставщиками.

      Капитал. Для роста и процветания фирме нужны не только поставщики материалов, но и капитала. Таких потенциальных инвесторов несколько: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица. Как правило, чем лучше дела у компании, тем выше ее возможности договориться с поставщиками на благоприятных условиях и получить нужный объем средств. Небольшие, в особенности венчурные, предприятия сегодня испытывают большие трудности с получением необходимых средств.

     Трудовые ресурсы. Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т. е. для эффективности организации как таковой. Без людей, способных эффективно использовать сложную технологию, капитал и материалы, все перечисленное имеет мало проку. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Примером служит практически каждый сектор компьютерной промышленности, и особенно это относится к фирмам, нуждающимся в высококвалифицированных техниках, опытных программистах и разработчиках систем.

    Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка талантливых менеджеров. Джордж Стейнер в своем исследовании попросил руководителей ряда фирм проранжировать по степени важности для них 71 фактор применительно к последним пяти годам. В число факторов вошли: общее руководство, финансы, маркетинг, материалы, производство и готовая продукция. По трудовым ресурсам выше других котировались два фактора: привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри фирмы. То, что повышение квалификации менеджеров оказалось по значению выше, чем прибыль, обслуживание потребителей и выплата приемлемых дивидендов акционерам, явный признак важности притока этой категории трудовых ресурсов в организацию. Поддержка талантливых управляющих — это зачастую проблема переговоров с глазу на глаз с кандидатами на должность, которым предлагаются достаточно высокая заработная плата и льготы. По большей части организации стараются также решать проблемы обеспечения нужными трудовыми ресурсами путем обучения и поддержки собственных сотрудников.

      Подписывая договор с профсоюзом, фирма по сути дела, договаривается с поставщиком рабочей силы. Распространение профсоюзов — еще одно подтверждение необходимости принимать в расчет внешние факторы при решении внутренних вопросов. Причем в различных странах взаимоотношения фирмы и профсоюза проявляются по-разному. Так, в США руководство фирм традиционно конфликтовало с профсоюзами, а в Японии они, как правило, успешно сотрудничают.

Законы  и государственные органы

     Многие законы и государственные учреждения влияют на организации. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организаций может вести свои дела и какие налоги должна платить. Как бы ни относилось руководство к этим законам, ему приходится придерживаться их или отказаться от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращении бизнеса.

     Основными законами, регулирующими деятельность организаций в Республике Беларусь, являются Гражданский Кодекс, Кодекс законов о труде. Задачи государственных органов состоят в выполнении законодательства в сфере своей компетенции (налоговое законодательство, трудовое и пр.) Иногда они вводят свои собственные требования, имеющие для предприятий обязательный характер (например, пожарная инспекция, санэпидемстанция и др.). Кроме того, есть еще местные органы управления, которые могут модифицировать общегосударственные нормы, вводить свои собственные регулирующие нормы.

    Среди направлений государственного влияния можно выделить:

- меры общего  характера, направленные на укрепление национальной экономики: повышение темпов экономического развития, уровня промышленного производства, положение национальной валюты, развитие финансовой системы и пр.;

- формирование  правовой базы, определяющей «правила»  создания, функционирования, реорганизации,  банкротства и ликвидации субъектов  хозяйствования;

- протекционизм  и прямое содействие предприятиям-изготовителям,  включая осуществление ими экспортной  деятельности. Сегодня еще сохранились особые «правила игры» для некоторых предприятий, что ставит их в заведомо неравные условия. Международная практика многократно доказывала, что протекционистские меры в отношении отечественных производителей никогда не приводят к росту их конкурентоспособности в долгосрочном периоде;

- меры ограничительного  характера: для нерезидентов (с целью защиты отечественного производителя и уменьшения экспансии зарубежного капитала) и для субъектов внутреннего рынка (цель - обеспечить социальную защиту населения, не допустить сокрытие, неоправданное занижение и неравенство в объемах получаемых доходов, обеспечить экологическую безопасность производства);

- меры стимулирующего  характера, направленные на рост  инвестиционной и инновационной  активности предприятий, повышение  конкурентоспособности продукции,  снижение ее себестоимости и  пр. Следует отметить, что эффективность этих мер иногда не достаточно высока, а порой имеет противоположный вектор влияния;

- меры, оказывающие  влияние на формирование спроса  на продукцию отечественных производителей: регулирование цен на продукцию,  квотирование (установление правительством минимальных объемов поставок того или иного товара на внутренний рынок) и т.д.

     Законодательная и нормативно правовая среда определяет правовые границы функционирования субъектов хозяйствования, обязанности и ответственность предприятий за соблюдение установленных нормативов.             Она включает:

- законы, регулирующие  правовое положение и деятельность  фирм, в  том числе иностранных;

- законы  об охране промышленной собственности,  о патентовании изобретений, регистрации  товарных знаков;

- законы, определяющие  порядок проведения процедуры  банкротства, санации и ликвидации  субъектов хозяйствования;

-социальные  нормы и нормативы, соблюдение  которых обязательно для предприятий;

- законы, регулирующие  вопросы сертификации продукции,  получения лицензий и т.п.

    Немаловажную роль играют местные органы власти в вопросах создания и функционирования свободных экономических зон, введение налоговых льгот, создания благоприятных условий функционирования бизнеса в регионе.

  Потребители

    Существование организации зависит от её способности находить потребителя результатов её деятельности и удовлетворять его запросы. По мнению многих специалистов в области менеджмента, единственно подлинная цель бизнеса - создавать потребителя. Фирма существует и тем более процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Это утверждение справедливо не только для бизнеса. Основная цель государства - оказывать услуги своим гражданам по обеспечению территориальной целостности, по обеспечению их прав и свобод и многое другое. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, иногда не очевидно в повседневных соприкосновениях с государственной бюрократией. Тем не менее, в период выборов использование рекламы и личных встреч с избирателями служит ясным указанием на то, что кандидаты рассматривают граждан как потребителей услуг государственных организаций.

     Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры зачастую значительно. Многие организации ориентируют свои структуры на крупные группы потребителей, от которых они в наибольшей мере зависят.

     Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

Конкуренты 

    Конкуренты – это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого  предприятия четко понимает, что, если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить.

Недооценка  конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к  значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители  — не единственный объект соперничества  организаций. Последние могут также  вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право  использовать определенные технические  нововведения. От реакции на конкуренцию  зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

    Вместе с тем, нужно отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.

    Одной из важнейших задач в условиях становления рыночной экономики является развитие конкурентной среды, предпосылками которой являются реформирование отношений собственности, приватизация, создание равных прав и возможностей ведения хозяйственной деятельности для всех субъектов хозяйствования, снижение административного вмешательства государства в экономические процессы, антимонопольная политика, развитие института банкротства и антикризисного управления.

    Под конкурентной средой фирмы  понимают совокупностью субъектов и факторов рынка, влияющих на отношение между производителем (продавцом) и потребителем продукции.

    Конкурентная среда рынка определяется типом конкуренции и структурой рынка, а также другими факторами развития различных организационно-правовых форм собственности субъектов рынка, характером государственного регулирования. Структура рынка  характеризуется:

- степенью  монополизации;

- уровнем  дифференциации конкурирующих продуктов;

- наличием  барьеров для входа на рынок;

- уровнем  интеграции фирм;

- степенью  диверсификации производства товаров;

- уровнем  и структурой затрат на производство и  сбыт продукции.

    Влияние на организацию такого фактора как конкуренция проявляется во многих аспектах управления. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить. Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители — не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Вместе с тем, нужно отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.

1.3 Среда косвенного действия и ее элементы.

    К  важнейшим составляющим среды косвенного действия относят:      

-состояние  экономики. Менеджер должен также  уметь оценивать то, как скажутся  на операциях организации общие  изменения состоянии экономики,  так как оно может сильно  влиять на возможности получения  организацией капитала для своих  нужд.

    Состояние мировой экономики влияет, как правило, на стоимость сырьевых ресурсов. Состояние национальной экономики определяет платежеспособность населения, цену кредитов и многое другое. 
То или иное конкретное состояние экономики может оказать положительное влияние на одни, и отрицательное влияние на другие организации. Организации, ведущие дела во многих странах, считают состояние экономики особенно сложным и важным для себя фактором внешней среды.

-социокультурные факторы. Любая организация функционирует по меньшей мере в одной культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

-технология (как состояние научно-технического  прогресса) в качестве внешнего  фактора отражает уровень научно  – технического развития, который  воздействует на организацию.  Технология, как внутренний переменный  и внешний фактор, имеющий большое  значение для организации.

        Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукцию или услугу можно производить и продавать, на скорость морального устаревания продукции, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода новые продукты и услуги ожидают потребители от данной организации.

       Скорость изменения технологий постоянно увеличивается. Принципиальное влияние на деятельность многих организаций оказывают компьютерная, лазерная, микроволновая технологии, а также робототехника, спутниковая связь, атомная энергетика, генная инженерия и многое другое.

Очевидно, что  этот фактор внешней среды жизненно важен для организаций, имеющих  дело непосредственно с высокими технологиями.

-международные  изменения. Под международными  изменениями внешней среды понимают  происходящие за пределами страны  происхождения компании события  и возможности развития бизнеса  компании в других странах.  Из международной среды появляются  новые конкуренты, покупатели и  поставщики, она же формирует  новые технологические и социальные  тенденции. Процесс глобализации  охватывает сейчас все больше  стран. Поэтому даже фирмы,  ориентирующиеся только на внутренний  рынок, вынуждены мыслить в  международном масштабе, оценивая  потенциал и угрозы внешней  международной среды.

-политические  факторы. Некоторые аспекты политической  обстановки представляют для  руководителей особое значение. Один из них – настроения  администрации, законодательных  органов и судов в отношении  бизнеса. Тесно увязанные с  социокультурными тенденциями, в демократическом обществе эти настроения влияют на такие действия правительства, как налогообложение доходов организаций, установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин, стандарты на безопасность, стандарты на чистоту окружающей среды.

     В то время как факторы внешней среды, описанные выше, в той или иной мере влияют на все организации, среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью. Последняя обусловлена уникальной совокупностью факторов, характеризующих каждую страну. Экономика, культура, количество и качество трудовых и материальных ресурсов, законы, государственные учреждения, политическая стабильность, уровень технологического развития разнятся от страны к стране. При осуществлении функций планирования, организации, стимулирования и контроля руководители должны принимать такие различия в расчет.

      Когда организация начинает вести свои дела за пределами внутреннего рынка, соответствующие процедуры подлежат модификации под те или иные конкретные факторы окружения. Как указывает группа исследователей: “фирма должна определить, в каком отношении новая среда отличается от более привычной внутри страны, и решить, как следует изменить теорию и практику управления в новых условиях”. Однако анализ факторов международной среды представляет собой трудную задачу.

     Чтобы приспособить свои услуги и продукцию к характеристикам или иного международного окружения, руководители организации должны научиться понимать факторы каждой международной среды. Если они считают, что среда другой страны аналогична внутренней, велика опасность ошибочных посылок и решений.

Рассмотрение  факторов среды, в которой функционирует  международный бизнес, сосредоточено  на четырех факторах — культуре, экономике, законодательстве, государственном регулировании и политической обстановке.

Культура. Под культурой понимается господствующая в обществе система разделяемых всеми ценностей, верований, обычаев и преобладающих установок. Каждое общество имеет свою культуру, влияние которой сказывается на стиле повседневно жизни.

Язык  — важный аспект культуры, всегда создающий  трудности для организации ведущей  свои дела за границей. В силу расхождения  значений, придаваемых сходит словам, а также проблем, связанных с  переводом, могут возникать барьеры  на пути обмена информацией. Увеличить их непроницаемость может несовпадение языковых жестов во взаимодействующих культурах.

Различия  между культурами выражаются и в  несовпадении установок по поводу власти, значения работы, роли женщины в  обществе, готовности рисковать. Исследователи  установили, что именно проблемы человека, обусловленные работой в иной культуре, обычно становятся причиной неудач. Поэтому чтобы преуспеть, организациям и руководителям следует выявлять культурные различия и соответствующим образом менять поведение в межличностных контактах, не говоря уже об изменении стиля и методов деловой практики и руководства

Экономика. Фирмы, работающие в международной среде, должны анализировать экономические условия и тенденции и наблюдая за экономикой тех стран, в которых они ведут или намереваются вести дела. Анализ среды может способствовать повышению эффективности процесса принятия решений и планирования.

К числу некоторых экономических  факторов, которые могут влиять на ведение дела за границей, относятся: уровень заработной платы, транспортные расходы, обменный курс, инфляция и  ставки банковского процента, внп, налогообложение и общий уровень экономического развития. Есть и другие, относящиеся к международной экономической среде, хотя и не имеющие чисто экономической природы факторы: численность населения, уровни грамотности и профессиональной подготовленности, качество и количество природных ресурсов, уровень развития технологии, особенности конкурентной борьбы.

Законы  и госрегулирование. Подобно тому, как организации, занимающиеся бизнесом внутри страны, зависят от внутренних законов, так и фирмы, выступающие на международных рынках, вынуждены считаться с множеством законов и регулирующих актов. Последние относятся к таким вопросам, как налогообложение, патенты, трудовые отношения, стандарты на готовую продукцию, ценообразование и представление сведений государственным учреждениям.

Политическая  обстановка. Внутренний рынок находится под влиянием политических событий и решений, аналогично этому политические факторы могут сказываться на операциях в сфере международного бизнеса. Социальная напряженность может нарушать процесс производства или ограничивать сбыт, если волнения направлены против находящегося в иностранном владении завода или вида продукции.

2. МЕТОДЫ ИЗУЧЕНИЯ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ.

1. SWOT-анализ.

    Анализ внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития важнейших, с точки зрения организации, субъектов и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать непосредственное влияние.