Выставки как инструмент маркетинга

Выставки как инструмент маркетинга

Большинство всех экспонентов и  посетителей рассматривают свое участие в выставках как неотъемлемую часть маркетинга. Маркетинг по средствам  выставок означает рационализацию. Выставки открывают множество возможностей, являются необходимым исходным пунктом для предпринимательской деятельности, ориентированной на спрос. При этом выявляются рыночные процессы, виды и масштабы имеющие место изменений, а также темпы и направления будущего развития.

Выставки являются совершенно особым, оригинальным орудием маркетинга: своеобразным посредником, коммуникативным средством со свойственными ему возможностями. Этот инструмент маркетинга отличается от газетных объявлений, рекламных писем, проспектов, каталогов. Если последние дают лишь абстрактное представление, то на выставке "живьем" представлено само изделие; можно в натуральном виде увидеть, как действуют станки, приборы. Подобная профессионально-техническая наглядность дополняется незамедлительным и непосредственным предоставлением всей интересующей информации. К этим преимуществам еще добавьте также личное общение партнеров по рынку, которое положит начало установлению между покупателем и продавцом столь ценных долгосрочных доверительных отношений.

Выставки, как способ маркетинга, представляют более четкие требования: тщательное изучение, анализирование целевой направленности и выбор соответствующей выставки, умение компетентно вести общение с посетителями, налаживание контактов и их поддержание по окончанию выставки.

Установление цели участия в выставке

Участие в выставке может означать гораздо больше, чем просто покупка  или продажа товаров. Участие  в ярмарках является неотъемлемой составной  частью стратегии маркетинга, то есть маркетингового конгломерата (Marketing-Mix). Участие в выставке позволяет осуществить самые разнообразные цели.

В частности, экспоненты могут:

• Ознакомиться с новинками
• Заложить основу для торговли (заключить сделку по окончанию выставки)
• Проводить исследования рынка и обмениваться мнениями
• Выявлять тенденции развития
• Расширить сеть представителей
• Заложить основы сотрудничества
• Наблюдать за конкурентностью
• Наладить контакт с новыми кругами покупателей
• Поддержать и развить контакты с покупателями
• Усовершенствовать и пополнить картотеку своих клиентов
• Прочитать тематические доклады о своей фирме
• Провести саморекламу, утвердить свой имидж

Посетители же за короткий срок и  без особых затрат имеют возможность:

• Получить более полное представление о рынке
• Оценить сложившуюся конъюнктурную ситуацию
• Провести сравнение цен и способов/путей доставки
• Найти новые виды продукции и ознакомиться с новыми областями применения уже существующей продукции
• Посетить тематические семинары
• Расширить личные деловые контакты
• Сделать заказы
• Оценить свои возможности для будущего участия на выставке в качестве экспонентов.

Говоря о роли выставок в маркетинговом  конгломерате (Marketing-Mix), нельзя не упомянуть  о затратах. Расходы на участие  в выставах в равной степени несут  как иностранные экспоненты, так  и иностранные посетители, причем небольшая часть приходится на дорожные расходы. Вот почему и участникам, и посетителям следует заблаговременно ознакомится с выбором критериев для участия в выставке.

Рекомендации по участию  в выставках

Содержание раздела:

1. Выставки как инструмент маркетинга

2. Сервисное обслуживание

3. Продукция и рынок: Ваши цели и задачи

4. Все о рынке

5. Участие в выставке

http://www.chelbis.ru/servise/consult/vistavki-instrum-market/vistavki-kak-instrum-market/

Выставочный маркетинг: концепция и конструктор

Содержание и основные тезисы:    

I.  Тенденции развития выставочного бизнеса в России.

• Что такое выставочный маркетинг?
• Три направления выставочного маркетинга. 
• Интернет-маркетинг. Виртуальные выставки.

    II.  Психология выставки.

Иерархия потребностей  Абрахама Маслоу.    

III.  Step by step Участника выставки.

• Определение целесообразности участия в выставке.
• Практические рекомендации.

    IV. Выставка  глазами Организатора.  

Концепция. Время. Место. Детали.       

V.  Выставка как инструмент ускорения бизнеса.

Вместо заключения.  

I. Тенденции развития выставочного бизнеса в России

Выставочный бизнес в России находится  стадии интенсивного развития.

Для справки: 
В настоящее время в России активно работают около 100 выставочных объединений, постоянно возрастает количество предприятий – участников выставок. Около 10% фирм (80 000 предприятий) ежегодно участвует более чем в 10 выставках. Количество участников выставок в РФ с 1996 по 2004 год выросло почти в три раза.  Динамика роста выставочного бизнеса составляет  приблизительно 15% в год.  
Параллельно все большее количество российских предприятий стремится представить свою продукцию на зарубежных выставках. В 1996 году впервые после начала перестройки Россия приняла участие в выставке «Зеленая неделя» (Берлин), где представляла маленький стенд с буклетами. В 1997 году на выставке «Зеленая неделя» Россию представляло 8 предприятий. В 2002 году Российские предприятия представляли свою продукцию более чем на 120 крупнейших зарубежных выставках. Например, в выставке SMM (Гамбург) участвовало 27 российских фирм, в выставке SIAL-2002 (Париж) – 25 российских фирм, в выставке «Зеленая неделя» – 15 фирм только из Санкт-Петербурга. 
Динамика развития выставочного бизнеса требует от российских фирм формирования собственной выставочной политики, квалифицированного выставочного менеджмента и маркетинга. С каждым годом эта проблема становится все актуальнее: предприятия, тратящие немалые средства в представление своей продукции на выставках и не получающие адекватной эффективности, готовы вкладывать деньги в качественный выставочный маркетинг. 
 
Что такое выставочный маркетинг?  
Выставка – это интегрированное коммуникативное средство, объединяющее в себе и маркетинг, и рекламу, и PR. Фактически, выставка – это «срез» экономической и политической ситуации в стране, это – модель нашей жизни. Поэтому «выставочный маркетинг» - очень емкое, многофункциональное понятие. Рассматривая модель выставки в упрощенном виде, можно условно выделить три основных направления выставочного маркетинга.

1. Маркетинг как информационная составляющая выставочной концепции предприятия: разработка календарных планов выставок, выбор конкретных выставок, ведение баз данных и т.д. (информационный маркетинг) 
Проблема получения достоверной информации о выставках и оптимального выбора выставок не просто остается актуальной, она усложняется вследствие усиления информационных потоков и развития выставочных процессов.  
Сейчас только по России проводится около 2000 выставок в год, всего в мире – более 11000. 
Как сделать правильный выбор? 
Область маркетингового анализа сужается при решении практической задачи. Например, выбранная отрасль существенно сужает область поиска. Следующим этапом является анализ статистики по предыдущим выставкам (площадь, количество участников и посетителей), определение рейтинга выставки. Специалист по выставочному маркетингу, в отличие от других сотрудников предприятия, знает, где получить эти данные, и как их сопоставить. Далее необходимо «наложить» полученные данные на общую маркетинговую политику предприятия. Например, если продукция предприятия неконкурентоспособна за границей – можно вычеркнуть зарубежные выставки из рассмотрения.  
Если рынок уже занят конкурентами – можно либо пытаться бороться с ними на выставочном «поле брани», либо выбрать выставки в тех регионах, где конкурентов мало, а спрос на продукцию есть. Третий вариант – выставиться в Москве, поскольку столичные выставки традиционно посещаемы регионалами. 
Чем шире выбор – тем сложнее маркетинговая задача, и общие рекомендации вряд ли помогут ее решению. Очевидная закономерность только одна: зарубежную выставку следует выбирать по ее рейтингу, ее «престижности», а региональную – по инвестиционному «портрету» региона (наличие конкурентов, наличие потенциальных покупателей, платежеспособность региона).

2. Маркетинг как методика определения целесообразности участия и инструмент подготовки к выставке (организационный маркетинг)  
Не секрет, что на многих российских предприятиях отдел маркетинга либо представлен одним человеком (который имеет статус «директора по маркетингу», но не имеет реальных полномочий), либо насильственным образом «прикреплен» к одному из «смежных» отделов: сбыта, снабжения, рекламы…  
Эта неприятная ситуация быстро меняется, когда предприятие начинает активно участвовать в выставках. Желание продвигать свою продукцию и активная выставочная политика требуют решения ряда достаточно сложных задач: формирование концепции участия в выставках, разработка программы мероприятий по рекламе и PR, выбор места, разработка дизайна, заказ выставочного стенда и раздаточных материалов, составление сметы. 
Когда руководство предприятия осознает весь спектр проблем, связанных с участием в выставочно-ярмарочной деятельности, специалист по выставочному маркетингу становится единственным, самым главным и ценным сотрудником. Еще раз прогнозировать потребность Российских предприятий в ста сорока тысячах специалистах по выставочному маркетингу.

3. Маркетинг как техника работы на выставке (оперативный маркетинг) 
Выставка – это не только инструмент позиционирования предприятия и продвижения его продукции, но и уникальная возможность проведения маркетинговых исследований. 
В этом смысле выставка предоставляет уникальные возможности по сбору и анализу информации: отношение посетителей к предприятию и его продукции, предпочтения и критические замечания потенциальных потребителей, восприятие посетителями выставочного стенда и раздаточных материалов, анализ продукции конкурентов, анализ выставочной политики конкурентов (в том числе – ее слабые места), анализ общих тенденций рынка.  
Целесообразно подшить все собранные материалы (анкеты, визитки, фотографии, прайс-листы конкурентов) в одну папку, а после выставки провести анализ, который станет основой формирования концепции эффективного участия в следующей выставке. 
Существуют и дополнительные возможности. В мире известны ситуации, когда квалифицированные специалисты, владеющие и увлеченные выставочным маркетингом, досконально проанализировав ряд выставок, создают собственные авторские теории, публикуют статьи и учебники, получают ученые степени. Рынок выставочного бизнеса настолько молод, что в нем нет ничего невозможного!

Современный выставочный маркетинг 
Маркетинг, как наука об изучении рынка, не меняется, меняются только его инструменты. С развитием Интернет-технологий, именно они становятся одним из мощнейших инструментов маркетинга. Используя Интернет-маркетинг и виртуальные выставки в России, необходимо помнить о следующих фактах:  
• Население России составляет около 145 миллионов человек. 
•  Количество пользователей Интернет в России составляет менее 10% от численности населения, половина из которых приходится на Москву и Санкт-Петербурга.

Интернет-маркетинг сегодня 
К сожалению, Интернет-маркетинг в России еще не является достаточно удобным и качественным инструментом. Например, выставочный маркетинг представлен сотней с небольшим порталов, каждый из которых по-своему несовершенен.  
Краткая информация о нескольких лидирующих выставочных порталах:

Виртуальные выставки в России

Виртуальные выставки – модная тема в России, привлекающая к себе все больше внимания (на сегодняшний день их существует более 800).  
Разрабатывая виртуальную выставку, необходимо помнить о двух важных аспектах.  
Во-первых, посетителями этой выставки будет не более 3 – 5 % населения России, поэтому создавать такую выставку целесообразно или с расчетом на зарубежных посетителей, или как инвестиционный проект.  
Во-вторых, виртуальные выставки можно условно разделить на 3 типа: «Интернет-магазин», построенный на продажах через Интернет и почти ничего общего с выставкой не имеющий; «Информационный каталог», построенный по принципу телефонного справочника; и, наконец, виртуальная выставка, сделанная по аналогии с настоящей, предполагающая и показ продукции, и покупку, и общение с поставщиками...

Выставочный маркетинг завтра

Перспективность выставочного маркетинга и рост потребности  в квалифицированных кадрах очевиден: огромный производственный и интеллектуальный потенциал России слишком долго  был исключен из мировой экономики. Одним из ключевых звеньев в процессе интеграции является участие России в международных выставках и, соответственно, развитие выставочного менеджмента и маркетинг. В ближайшие годы выставочный маркетинг в России (и потребность в специалистах по маркетингу) будет расти пропорционально общему развитию российского выставочного бизнеса (примерно на 15% в год).  
«Классические» формы и инструменты маркетинга будут актуальны всегда, но параллельно ожидается интенсификация использования Интернет.  
Согласно концепции развития телекоммуникаций России, количество пользователей Интернет на 2010 год составит 26 миллионов человек (около 18% от общего населения, то есть вырастет в два раза).  
Очевидно, что будущее выставочного маркетинга – за формализацией рынка выставочного бизнеса, созданием единой маркетинговой сети и объединением с мировыми ресурсами.  

II. Психология выставки 

Выставки  владеют даром переносить человека в другой мир. Сводить под одной  крышей все лучшее, что есть в  отрасли или области личного  интереса. Как правило, 75% посетителей  собираются прийти на следующую выставку.  
Почему тогда так трудно привлечь посетителей?  
При том, что на выставках посетители чаще всего хотят «посмотреть что новенького», многие, и специалисты, и потребители, также описывают свое участие как «выходной», шанс «вырваться из офиса», или даже «развлечение».В 80-е, когда бюджеты были свободнее, а бизнес не начал «реструктуризацию и оптимизацию размера», это отношение понималось как намерение посетителей лишь «убить время», и ничего более. Однако, в теперешнем динамичном и более жестком мире это вряд ли справедливо. Так что же происходит?

Чтобы понять мотивацию посетителя с точки  зрения психологии, нам поможет взглянуть  на выставки широко известная модель человеческих мотиваций Абрахама Маслоу – «Иерархия потребностей», 1954. 
По Маслоу, человек имеет иерархию потребностей, и каждая из них должна удовлетворяться, чтобы мы могли подняться на новый, более высокий, уровень мотивации. 
Он описывает их как: 
• Физиологические: голод и жажда; 
• Защищенности: чувствовать себя в безопасности; 
• Любви и принадлежности: иметь связь с другими, быть принятым, принадлежать кому-то; 
• Признания: достигать чего-то, быть компетентным, получать одобрение;  
• Познания: знать, понимать и исследовать; 
• Эстетические: гармония, порядок и красота; 
• Самореализации: найти самовыражение, реализовать свой потенциал. 
Рассмотрим каждую из них и увидим, как современный выставочный формат удовлетворяет – или не удовлетворяет – каждому уровню.

Физиологические 
Физиологические потребности являются самыми базовыми. Это приводит к пониманию того, почему организацию питания посетители критикуют чаще всего. Сегодня большинство магазинов на главных улицах понимают, что кафетерий, где покупатели могут восстановить силы и обсудить то, что они видели или хотят увидеть, означает для них более продолжительные сеансы покупок и большие расходы. Эти зоны в магазине также помогают создать у клиента общее приятное воспоминание. Это важно при построении решимости и верности будущего посетителя Часто именно сюда стремятся посетители, чтобы прийти в себя, особенно если зона питания расположена рядом со входом.

Защищенности 
Выставки «небезопасны» в том смысле, что посетители чувствуют себя дезориентированными, уязвимыми и растерявшимися. Расстановка табличек и понятных указателей убеждают посетителей, что они находятся в нужном месте. Это верно даже для повторных посетителей, поскольку память о прошлой выставке может и ослабеть. Общий план выставки, планировка залов и входа с тех пор почти наверняка изменились. Приход на выставку после долгого путешествия часто является стрессом, и лишь немногие выставки правильно обставляют вход – психологический момент входа и уход от «внешнего мира». Дискомфорт на входе может длиться дольше, поскольку посетитель проходит через регистрацию и секьюрити.

Любви и принадлежности 
Посетители хотят принадлежать – вы можете увидеть иллюстрацию этого в нашем исследовании, когда мы определим, что у посетителей есть общая черта посещать своих существующих поставщиков до того, как искать новых; или встречаться с людьми, с которыми они привыкли работать, или записываться на участие в семинарах с людьми, которых знают. Даже на автомобильных и велосипедных выставках вы увидите, что посетители идут смотреть или опробовать те экспонаты, которые у них есть или когда-то были. Это дает нам ощущение себя в огромной окружающей среде. Мы также знаем, что многие посетители, пришедшие первый раз, много времени отводят изучению темы выставки еще до прихода туда, чтобы быть способными «не ударить в грязь лицом» в окружении экспертов.

Признания  
Система персон-карт, используемых на выставках, часто ранжирует посетителей по покупательной способности. Хотя многие посетители могут и не знать, что, например, «голубой бэйдж означает отсутствие права на закупку», они, однако, прекрасно почувствуют, что персонал смотрит поверх их голов и просит их отойти в сторону, уступая дорогу «красным бэйджам», представляющим «крупного баера». Это не влияет на самооценку. Помните, что отдельный посетитель может иметь за выставочный день до несколько сотен контактов, от короткого пересечения взглядов до долгих обсуждений.

Познания  
Хотя содержание выставки обычно прекрасно организовано, навигация по ней может вызывать трудности и фрустрации, особенно для нового посетителя, а особенно когда первичные физиологические потребности, голод и жажда, тянут внимание на себя. Усталость и стресс приводят к тому, что даже лучший путеводитель по выставке может оказаться для посетителя непостижимым.

Эстетические 
Многие выставки вместо красоты предлагают шум, толпу и неудобство. Порядок и симметрия воплощаются в типовые белые разборные стенды и практичную планировку. Часто любые «разбавляющие элементы», такие как цветы, из экономии выбрасываются из бюджета, создавая выставки, которые выглядят, и, что важнее, ощущаются, уродливыми и холодными.

Самореализации  
Становясь богаче, мы все сильнее ощущаем позыв к самореализации. Когда основные потребности удовлетворены, выставка – идеальный способ свести людей с общим интересом и общей целью – прекрасная новая возможность в мире, где быстро отказывают традиционные средства общения.

Вывод  
Выставка или шоу, или любое мероприятие, имеют уникальную возможность вовлекать человека комплексно – его ум, его тело и даже его дух. Внимание к этим психологическим потребностям поможет необычному средству связи привлечь и сохранить аудиторию, нужную ему, чтобы выжить и успешно жить дальше. 

III. Step by step Участника выставки 

Нелюбовь некоторых отечественных  компаний к выставкам, объясняемая  их низкой эффективностью, не мешает выставочно-ярмарочной отрасли испытывать настоящий бум. Как считают выставочные операторы, причина возникающих у клиентов проблем кроется в неумении владеть этим маркетинговым инструментом. 
 
Выставки могут быть рассчитаны на партнеров, специалистов и пр. (то есть business to business) и на конечного покупателя (business to consumer). Последние обычно именуются ярмарками и проводятся главным образом в регионах. Чтобы добиться наибольшей отдачи от участия, нужно представлять, каких результатов вы ожидаете от этих мероприятий и соответствуют ли они целям компании. 

 
Прежде всего выставки несут в  себе информационную составляющую, то есть формируют и поддерживают имидж  компании, ее продукции. Кроме того, они дают прекрасную возможность  для общения с клиентами, партнерами и потребителями. 

 
Еще одна составляющая - собственное  позиционирование. Это инструмент, с помощью которого компания определяет свое место на рынке.  
Благодаря всем этим возможностям сейчас нет более доступного механизма продвижения товара, чем выставки. Затраты на участие в выставке намного меньше, чем на размещение рекламы в СМИ.

 
По данным Международного Союза  выставок и ярмарок, на Москву приходится более четверти организуемых в стране экспозиций.  
На московских специализированных выставках все большая часть экспонентов приходится на региональные компании, пытающиеся выйти на перспективный столичный рынок. Крупные компании здесь себя уже зарекомендовали и присутствуют на всех ярмарках-выставках только для поддержания имиджа. А для малых предприятий такие форумы могут иметь большое значение в продвижении продукции. Но участие, например, в «Продэкспо», в отличие от небольших выставок, не всем компаниям по карману. 

 
Региональные выставки, напротив, интересны  московским компаниям для выхода на локальные рынки. Ведь если в интересующем производителя регионе отсутствует полноценная дистрибьюторская сеть, значение местных выставок сложно переоценить.

 
Выбор выставочного формата зависит от бизнес-стратегии. Если это крупная компания с развитой дистрибьюторской сетью, то для нее выставки с имиджевой составляющей эффективнее. Они позволяют проводить и собственное исследование рынка. Если задача компании - ознакомить со своей продукцией большее число конечных потребителей, то нужно выбирать ярмарки. 

 
Застраховать себя от участия в заведомо неэффективной выставке компания может только самостоятельно.  
Для начала нужно обязательно навести справки об организаторе: значится ли он в составе Международного Союза выставок и ярмарок, специализированных справочниках, отмечен ли профессиональными наградами. В интернете можно посмотреть сайт компании, полистать каталоги предыдущих выставок, узнать, какие СМИ постоянно работают с выставкой, - все это определяет лицо компании», - рассказывает Филоненко.

 
Следующий шаг - выбор выставки, отвечающей целям компании. Существует два основных параметра выбора: конкуренты и клиенты. Если в выставке участвуют все конкуренты компании, то для нее это весомый аргумент, чтобы внести эту выставку в свои планы. Если же конкуренция на предстоящем мероприятии незначительная, но ожидаются или даже участвуют потенциальные клиенты, это тоже серьезный повод экспонироваться.  

 
Стоит также внимательно проанализировать результаты работы прошедшей выставки с точки зрения рекламной кампании этого мероприятия, готовности организатора развивать международное сотрудничество и выводить экспонентов на другие рынки. Имеет смысл поинтересоваться и статистикой посещаемости.

 
Чтобы участие в выставке было успешным, нужно уметь правильно представить  фирменную продукцию. В центре внимания должен быть новый продукт, который идет на продвижение. Если нечем выделиться среди конкурентов, то какой смысл выставляться? Экспонируемая продукция должна соответствовать и уровню выставки, и запросам клиентов.

 
Однако не достаточно привезти на выставку конкурентоспособный товар. Чтобы клиенты могли без труда найти вас, важно месторасположение стенда в павильоне. Считается, что лучшие по проходимости посетительского потока места - около входа и на пересечении проходов-коридоров. Они бронируются в первую очередь. Но оживленный людской поток необходим далеко не всем. Если продукция рассчитана на массового потребителя, то проходное место будет кстати. Но если экспозиция адресована специалистам и немногочисленным потенциальным партнерам, то стенд у входа будет привлекать многих случайных посетителей. 
Чтобы избежать подобных случаев, стоит поинтересоваться у организаторов предполагаемым числом посетителей. Выбор удачного месторасположения может принести положительные плоды даже тогда, когда вы их совсем не ждете: метры  вблизи конференц-зала и в окружении экспонентов из другой отрасли - привлекли много новых посетителей. 

 
Не меньше внимания нужно уделять  «лицу» компании - стенду. Сейчас многие компании, регулярно участвующие в выставках, задумываются о создании постоянного фирменного экспостиля. Немало участников выставок перемещают свои выставочные стенды с одной экспозиции на другую. Получается некий выставочный бренд, по которому постоянные посетители могут узнать компанию.  
 
Залогом успешного участия в выставке считается и правильный подбор персонала, работающего на стенде. Профессиональных выставочников-стендистов в России готовит единственный вуз - Академия народного хозяйства при Правительстве РФ. Поэтому квалифицированных кадров не хватает. На выставках экспонируются в основном производственники, у которых есть люди, занимающиеся сбытом. Точных рекомендаций, кого из сотрудников привлекать к работе на стенде быть не может: все зависит от компании, ее продукции. На выставке может работать и коммерческий директор, владеющий цифрами, и технолог, способный объяснить преимущества конкретной продукции. Все сотрудники вне зависимости от занимаемой должности должны пройти корпоративный инструктаж по поводу того, о чем нужно, можно и о чем нельзя говорить с посетителями.  

  
Затраты на участие в выставке складываются из нескольких составляющих. В обязательный минимум для участника входит аренда площади, оборудования, мебели и оргтехники, стоимость собственного стенда и полиграфии. Дополнительных расходов требуют организация промоакций, выпуск рекламной продукции (баннеров, воздушных шаров и проч.) и сувениров (футболок, кепок, ручек, календарей...). При проведении выставки в другой стране или другом городе нужно учитывать расходы на проезд, гостиницу и доставку груза. Отдельными статьями расходов считаются аренда телефонов, факсов, интернета, специальных витрин или холодильного оборудования для скоропортящихся товаров, оплата услуг охранников, электриков, грузчиков, уборщиц и пр. Наиболее затратная часть «обязательной программы» - аренда площадей. Стоимость квадратного метра зависит от уровня выставки и места ее проведения - от за 1 кв. м на региональной выставке до 0-500 за 1 кв. м на престижной столичной.  
 
Подводить окончательные итоги участия компании в той или иной выставке можно через два-три месяца после ее окончания. Окончательный этап - обработка полученных контактов. Согласно исследованиям Международного выставочного союза после выставки требуется 1-3 звонка, чтобы привести клиента в состояние готовности к сотрудничеству. Однако, чтобы получить высокую эффективность, звонки нужно сделать обязательно. А сколько партнеров может появиться и на какой срок, зависит исключительно от участника. Впрочем, заинтересовавшись вашей продукцией на выставке, противоположная сторона может первой сделать шаг навстречу. 

Определение целесообразности участия в выставке 
Для определения фирмой целесообразности участия в выставке - особенно при наличии крупного стенда - разумно предварительно получить ответы на контрольные вопросы. При этом полезно иметь в виду, что формирование списка участников наиболее престижных выставок иногда начинается за 6-10 месяцев до их начала. 
Контрольные вопросы: 
1. Увеличивается или уменьшается год от года общая площадь экспозиции? Как это объясняет Оргкомитет?  
2. К какому типу относится данная выставка? 
3. Сколько лет уже проводится выставка? Что нового будет на предстоящей выставке? Или она организуется впервые? 
4. В удобное ли время проводится выставка? Не проводится ли более крупная и аналогичная выставка в столице или соседнем городе? Сможет ли фирма-экспонент принять участие в двух выставках? Какая выставка и почему является конкурентом этой? 
5. Не совпадает ли время проведения выставки с какими-то праздниками или крупными событиями, которые явно отвлекут представителей властей, СМИ и часть посетителей? 
6. В известном/престижном ли для Клиентов фирмы-экспонента месте проводится выставка? 
7. Каковы были характерные размеры стендов на прошедшей выставке? 
Иногда эту информацию можно узнать из каталога и/или на сайте выставки. Обычно, чем больше доля крупных стендов - тем более престижной считается выставка... 
8. Проводится ли заметная в профессиональной среде рекламная кампания предстоящей выставки? 
Не запрещается запросить у Оргкомитета план рекламной кампании выставки с номерами журналов и газет, в которых уже вышла реклама, с сеткой выхода аудио- и видеороликов на радио и телевидении, графиком прямой почтовой рассылки, списком сайтов в Internet и т.п. 
9. Кто из лидеров рынка участвовал в прошедших выставках и продолжает участвовать? Участвуют ли конкуренты фирмы-экспонента в этой выставке? Если не участвуют - то почему?.. 
10. Посещают ли данную выставку:

• руководители отрасли, крупные чиновники?
• иностранные делегации?
• руководители города?
• руководители региона, государства?

11. Проходят ли семинары, конференции,  круглые столы и мастер-классы? Их проводят известные в отрасли  специалисты? 
12. Предусматриваются ли на выставке дни (часы) "только для специалистов"? 
13. Как характеризуют уже прошедшую выставку бывшие участники по истечении некоторого времени и после подведения итогов? С какими проблемами они столкнулись? (Сервис? Низкая посещаемость специалистами? Проблемы с Оргкомитетом?) 
14. Кто (по уровню занимаемой должности, специальности) посетители прошедших выставок? 
Ряд Оргкомитетов представляют подобные данные, но с ними нужно быть осторожными и желательно проверить эту информацию непосредственно у участников прошедшей выставки. На Западе особым доверием пользуются ярмарки и выставки, сведения о которых контролируются специальными организациями статистического контроля. 
15. Что писала (и писала ли) специализированная пресса по итогам прошедшей выставки? Что можно найти на сайтах? Не опубликованы ли хвалебные рецензии лишь в изданиях, принявших участие в выставке "по бартеру"? 
Часто общеделовая пресса не может обнаружить на очередной выставке "ничего нового", поэтому целесообразнее изучать именно специализированные издания. 
16. Возможно ли достижение поставленных перед планируемой выставкой целей другими средствами? Сколько стоило бы их достижение иными средствами?