Язык и стиль распорядительных документов

Нижегородский государственный университет

им. Н.И. Лобачевского

Юридический факультет

Заочное отделение

Реферат

по дисциплине: Русский язык и культура речи

на тему: Язык и стиль распорядительных документов

Работу выполнила:

студентка группы

Слушатели 11-21

Г.А. Апутина

Преподаватель:

Голованова В.Ф.

Нижний Новгород

2010
Оглавление

Введение

1.              Основные понятия

1.1.              Официально-Деловой стиль речи

1.2.              Способы классификации документов.

1.3.              Распорядительные документы

2.              Правила оформления документов

2.1. Решение

2.2. Приказ

2.3. Служебная записка

2.4.  Протокол

Заключение

Список используемой литературы

Введение

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Вопросы культуры речи в профессиональной сфере стали особенно актуальны в настоящее время. Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них - грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка, знание правил оформления распорядительных документов.

Целью данной работы является изучение языка и стиля распорядительных документов.

Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

      Анализ понятия документ

      Изучение распорядительных документов

      Рассмотрение правил оформления на отдельных видах распорядительных документов

Для решения целей и задач реферата использовался метод изучения и анализа научно - и учебно-методической литературы по проблеме исследования.

1.    Основные понятия

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.[1] Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

В начале рассмотрим что же такое деловой стиль речи и его основные особенности.

1.1.         Официально-Деловой стиль речи

Деловой  стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической деятельности[2].

Среди книжных стилей  деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт:

1)       В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта делового стиля – это языковые штампы, или так называемые клише (франц. clich). От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться (например, за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);

2)     Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);

3)     Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);

4)     Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);

5)     Преобладание имен существительных;

6)     Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);

7)     Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);

8)     Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;

9)     Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);

10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);

11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;

12) Использование прямого порядка слов в предложениях; точность, исключающая двоякое понимание;

13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;

14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

16) Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);

17) Повествовательный характер изложения (нейтральный тон),  использование  номинативных предложений с перечислением. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

18) Слабая индивидуализация стиля;

19) Достоверность и объективность;

20) Безупречность в юридическом отношении. Т.е. должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

21) Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе  устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Итак, деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

1.2.         Способы классификации документов.

Существует несколько способов классификации документов официально-делового стиля:

1.                  По месту составления: внутренние и внешние документы. Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

2.                  По содержанию: простые и сложные. Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные - двух и более. Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

3.                  По форме: индивидуальные и типовые. Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

4.                  По срокам исполнения: срочные и бессрочные. В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

5.                  По происхождению: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

6.                  По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.

Дубликат - это копия , имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.

Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.

7.                  По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.

К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;

к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения.

Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно - информационным.

1.3.         Распорядительные документы

Распорядительные документы – документы, содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Традиционно распорядительным документом – локальным нормативно - правовым актом, определяющим и документально фиксирующим процедуры управления документацией организации, - является положение о документационном обеспечении управления (положение об управлении документацией, инструкция по делопроизводству). Если в организации отсутствует такой локальный нормативно-правовой акт, как положение о ДОУ, или существующее положение (инструкция по делопроизводству) не обеспечивает решения задач по проектированию и внедрению систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде, разработку нового положения должен возложить на себя руководитель службы ДОУ.

С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.

Основная задача документов такого вида – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль документации этого типа отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.

К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Вид документа, издаваемый организацией для фиксации распорядительного действия, определяется несколькими факторами: уровнем органа управления или власти; компетенцией (полномочиями должностного лица); порядком принятия управленческого решения (коллегиально или на основе принципа единоначалия).

2.      Правила оформления документов

Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере нескольких основных видов распорядительных документов.

2.1. Решение

Решение – это способ, образ экономических действий государства, регионов, предприятий, фирм, который избирают в результате анализа вариантов, исходя из поставленных целей и с учетом наличия ограниченных ресурсов. Проект решения вырабатывается системными аналитиками, а утверждение решения после рассмотрения производится коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Ключевым словом текста решения является глагол РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ), например: «Коллегия РЕШИЛА…» или «Совет директоров РЕШИЛ…».

Образец решения

2.2. Приказ

Приказ – наиболее рас­пространенный документ в деятельности организаций и предприятий.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями организа­ций и предприятий, действующих на основе принципа единонача­лия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Приказ – это исходящее от руководителя задание подчиненному, предписывающее, чтобы в определенных условиях последний совершил определенное действие или от него воздержался.

Приказы бывают общими и конкретными, письменными и устными, формальными и неформальными.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу (кадровые). Приказы по основной деятельности издаются по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финан­сирования, кредитования, совершенствования структуры и орга­низации работы предприятия и т. п. В приказах по личному составу фиксируются взаимоотношения работодателя и работни­ка (работников).

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

Расположение реквизитов в бланке приказа может быть про­дольным или угловым. Выбор зависит от организации.

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: «Об организации Института современных технологий управления»; «Об увеличении уставного капитала общества».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций.

В п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 установлено, что текст документа «может содержать одну заключительную часть (напри­мер, приказы - распорядительную часть без констатирующей)».

Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца. В федеральных органах исполнительной власти – строчными, вразрядку: приказываю.

Текст приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядитель­ной части начинается с указания исполнителя. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме («осуществить», «обеспечить», «подготовить», «отгрузить» и т. д.). Срок исполнения можно либо указывать в каждом пункте приказа, либо давать отдельным пунктом для всех предписываемых действий. Каждый пункт приказа сле­дует формулировать в последовательности ответов на вопросы: кому (должность, фамилия и инициалы исполнителя), что и к какому сроку сделать. Например:

1. Главному бухгалтеру Морозовой Р.Т. подготовить авансовый отчет к 15.11.2010.

Или:

3. Начальнику отдела кадров Иванову И.П. подготовить предложения по организации повышения квалификации работников организации.

Срок исполнения - 19.12.2010.

В последнем пункте приказа называют должностное лицо, на которое возложен контроль исполнения: Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела снабжения Петрова Л.П.

2.3. Служебная записка

Служебная записка – документ, используемый, как правило, для ведения в организации внутренней переписки. Относится к типу инструктивно-методических документов.

Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.

Образец служебной записки

2.4. Протокол

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.

Различают два типа протоколов: простые (или краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

Протокол составляется по следующей форме:

1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середине строки заглавными буквами.

2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).

3. Дата заседания.

4. Вводная часть протокола включает в себя сведения о председате­ле (или лице, председательствующем на заседании), секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня.

Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже.

5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола).

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола. Выпис­ка – это копия части документа, следовательно, выписки нужно оформ­лять по тем же правилам, что и копии документов. В выписке должны быть воспроизведены реквизиты организации или органа, дата, номер протокола, место составления, а также сведения о председателе и секретаре. Из основной части протокола в выписку переносятся разделы «Слушали» и «Решили» («По­становили»). Подписями председателя и секретаря выписка не удосто­веряется. Для придания юридической силы выписке из протокола ис­пользуется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. Если выписка из документа выдается для представления в другую орга­низацию, она заверяется печатью организации. Например:

Образец выписки из протокола

6. Подписи. Протокол должны подписывать председатель и секретарь совещания, собрания или заседания.

Заключение

              Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам.

Современный документ – это сложноструктурированный объект. Текст документа - это не просто набор предложений, это набор текстов, каждый из которых имеет законченную форму и вполне определенное содержание.

Типы документов различаются спецификой  своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире.

Список используемой литературы

Нормативно-правовые источники

1.                  Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 17.07.2009, с изм. от 18.07.2009).

2.                  Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ

3.                  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Книги, учебные пособия

4.                  Максимова В.И. Русский язык и культура речи. – М, 2002.

5.                  Румянцева С.А. Положение о документационном обеспечении управления (управление документацией). Цели, задачи и методика разработки / Справочник секретаря и офис менеджера. – М., 2009.

6.                  Смольников Р.И. Оформление распорядительных документов. – М., 2007.

7.                  Черняк В.Д. Русский язык и культура речи. – СПб.: Изд-во РГПУ им А.И.Герцена, 2005.

8.                  Штрейкер Н.Ю. Русский язык и культура речи. – М., 2003.

Интернет-ресурсы

9.                  http://bse.sci-lib.com/ - электронная версия Большой советской энциклопедии

18

[1] Большая советская энциклопедия

[2] Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»