МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

КАФЕДРА ПОЛИТИЧЕСКОЙ ИСТОРИИ 
 
 
 
 
 
 
 
 

Задачи  комплексного совершенствования ИОУ  в условиях новых информационных технологий.

Государственный надзор и отраслевой контроль за внедрением УСД. 

(реферат) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка 4 курса гр.1473 ЗО

Д.А. Михайлова

Проверил:

к.э.н., профессор

Е.П.Жданов 
 
 
 
 

БАРНАУЛ 2011

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ГЛАВА 1. ЗАДАЧИ КОМПЛЕКСНОГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИОУ В УСЛОВИЯХ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ………………………………………………………………...3

Глава 2. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАДЗОР И ОТРАСЛЕВОЙ КОНТРОЛЬ ЗА ВНЕДРЕНИЕМ УСД……………………………………………..………….10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………….……………15

Список  литературы………………………………………………………17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 1. Задачи комплексного совершенствования  ИОУ в условиях новых информационных технологий 

     Процесс реализации нововведений в управлении всегда будет связан с использованием компьютерной техники и информационно-коммуникационных технологий. В этом проявляется одно из важнейших свойств информатизации - ее универсализм и всепроникающая способность как инструментария, обеспечивающего процессы в деле совершенствования управления и  поддержки систем управления на высоком  уровне эффективности.

     Использование современных информационных технологий в деятельности любой современной  организации является необходимым  условием повышения эффективности  ее работы. Именно сейчас, на современном  этапе исторического развития российского  общества, использование средств  и систем информатизации в управлении является хотя и не единственным, но одним из главных рычагов достижения целей, которые стоят перед организациями. В связи с этим актуальными  для изучения представляются вопросы  информационно-коммуникационных технологий, используемых в современных организациях. Выработка, прием, хранение и передача информации позволяет быть максимально  результативным процессу управления организацией.

     Цель  информационного обеспечения любой  организации состоит в том, чтобы  на базе собранных исходных данных получить обработанную, агрегированную информацию, которая должна служить  основой для принятия управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения ряда частных задач, таких  как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями организации и  их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, анализ, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д. При современных потоках информации эффективное решение этих задач невозможно без использования средств вычислительной техники и новых информационных технологий.

     защиты  информации.

     Информация  и процессы информационного обеспечения, с нею связанные, в настоящее  время становятся основным условием функционирования политико-административной системы и принятия решений на любом уровне. Подтверждением этому  является появление и глубокое проникновение  во все социальные институты, прежде всего в органы государственной  власти, новых информационных технологий управления. "Новые" в данном случае означает принципиально отличающиеся от используемых ранее.

     Информационные  технологии – это система научных  и инженерных знаний, а также методов  и средств, которые используются для создания, сбора, передачи, хранения и обработки информации. Новые  информационные технологии позволяют  использовать при работе с информацией  компьютерную технику и телекоммуникационные средства связи. Внедрение новых  информационных технологий существенно  изменяет содержание различных видов  деятельности, прежде всего управленческой, повышает эффективность управления, выводит на новый, более высокий  уровень информационное обеспечение  процессов принятия решений органами государственной власти.

     Применение  новых информационных технологий позволяет  выявить скрытые информационные структуры, представить слабо структурированные  компоненты управления в семиотической (знаковой) форме, а при формировании управленческой информации – из потока данных исключить данные, не выполняющие  вышеуказанные функции, а используемые исключительно вследствие стереотипов  мышления и по традиции.

     Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного  обеспечения решения стратегических и оперативных задач социального  и экономического развития Российской Федерации.

Основными задачами государственной политики в сфере информатизации являются:

• обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;
• формирование и защита государственных информационных ресурсов;
• создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации;
• создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе государственных информационных ресурсов;
• обеспечение национальной безопасности в сфере информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях информатизации;
• содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения;
• формирование и осуществление единой научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;
• поддержка проектов и программ информатизации;
• создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;
• развитие законодательства в сфере информационных процессов, информатизации и защиты информации.

         Специфической проблемой в развитии информационного обеспечения управления, носящей психологический характер, является необходимость последовательного перехода первых руководителей к обоснованному использованию в собственной практике управления возможностей современных информационных, аналитических, экспертных технологий. На начальном этапе это могла бы быть работа с электронной почтой, поисковыми, справочными, правовыми системами, подготовка презентационных материалов для выступлений. От преодоления сложившихся традиций работы первых руководителей с информацией в существенной мере будет зависеть уровень культуры и эффективности управленческой деятельности в организациях.

         Доминирующие тенденции развития информационных технологий ориентированы на многопрофильность и структурную сложность управляемых предприятий. Для эффективной и конкурентоспособной деятельности требуется информационно связать и объединить все подразделения на качественно новом управленческом уровне. Сделать это позволяют новые, современные информационные технологии. Рассмотрим наиболее известные из них.

         Видеотехнология – это технология использования изображений. Такой технологии может предшествовать визуализация, т.е. представление данных в виде изображений. Быстрый рост объемов обработки данных требует поиска новых способов представления полученной информации. Организация видеоконференций связана с технологией проведения совещания между удаленными пользователями на базе использования их движущихся изображений. Технические средства при этом работают в реальном времени.

          Мультимедиатехнология (мультисреда) основана на комплексном представлении данных любого типа. Такая технология обеспечивает совместную обработку символов, текста, таблиц, графиков, изображений, документов, звука, речи, что создает мультисреду. Изображение может быть выдано на экран с текстовым и звуковым сопровождением. Использование мультимедиатехнологии особенно эффективно в обучающих системах. Это связано с тем, что при активной работе в мультисреде пользователь запоминает 75 % воспринимаемой информации. В то время как из услышанной информации запоминается лишь 25 %.

         Нейрокомпьютерные технологии используют взаимодействующие друг с другом специальные нейрокомпоненты на базе микропроцессоров. Такой подход основан на моделировании поведения нервных клеток (нейронов). Нейротехнология применяется в создании искусственного интеллекта для решения сложных задач: распознавание образов, управление кредитными рисками, прогноз фондовых ситуаций, определение стоимости недвижимости с учетом качества зданий, их состояния, окружающей установки и среды, автоматическое распознавание чеков и др. Компонентами нейротехнологий являются нейронные компьютеры и процессоры, а также нейронные сети, как класс алгоритмов, обеспечивающих решение сложных задач, Нейросети обладают способностью самообучения, имеют высокое быстродействие, так как обработка информации в них осуществляется многими компонентами, функционирующими параллельно.

          Объектно-ориентированная технология основана на выявлении и установлении компьютерных систем на стадии проектирования и программирования. В качестве объектов в ней выступают пользователи, программы, клиенты, документы, файлы, таблицы, базы данных и т.д. Такие подходы характерны тем, что в них используются процедуры и данные, которые заменяются понятием "Объект". Объект – это предмет, событие, явление, который выполняет определенные функции и является источником или потребителем информации. Использование объектно-ориентированных технологий позволяет иметь более эффективные решения в системах управления.

           Технология управления знаниями позволяет создать не просто автоматизированную систему с единым информационным пространством, а среду, в которой знания одного работника становились бы достоянием всех. Такой вариант необходим при решении особенно сложных комплексных задач в процессе подготовки и принятия решений в специально созданной среде. Управление знаниями осуществляется с использованием базы знаний, которая является организованной совокупностью, по какой-либо предметной области. Базы знаний применяются при решении задач искусственного интеллекта, например, в экспертных системах. База знаний включает набор данных, знаний (их моделей), правил логического вывода для работы со знаниями.

       Интернет-технология основана на объединении информационных сетей в глобальную информационную структуру. Иными словами Интернет – это глобальная международная ассоциация информационных сетей, которая имеет информационные центры, обслуживающие пользователей: они представляют документацию. Распространяют программы, тексты книг, иллюстрации, коммуникационный сервис, электронную почту, службу новостей, передают файлы и т.д. Технология Интернет используется в образовательных, научных целях, в бизнесе. Через Интернет многочисленные фирмы предоставляют разнообразные виды сервиса: свои базы данных и базы знаний, рекламу продукции и услуг, консультации и другие виды помощи. Интернет стал важнейшим элементом информационной инфраструктуры мирового сообщества. Темпы распространения Интернет носят взрывной характер, на российском рынке общедоступных телекоммуникационных сетей он вытесняет всех конкурентов.                

         Международная компьютерная сеть Интернет сегодня представляет собой самую демократичную и быстрорастущую систему доступа к электорату. С точки зрения западных и некоторых отечественных экспертов,  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 2. Государственный  надзор и отраслевой контроль за внедрением УСД.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация форм документов.

     Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

     Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих  документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных  на аппарат управления функций.

     Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих  документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы  документации.

     Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций  неодинаково, так как зависит  от конкретной деятельности того или  иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Помимо  общих для всех учреждений и предприятий  функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые  используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как  с отраслевыми, так и с функциональными  системами. С одной стороны, она  представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней  находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

     Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности  их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

     Таким образом, унифицированные системы  документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

     • единообразия построения форм документов;

     • регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

     • исключения из документов дублируемых  данных, добиваясь однократности  ввода информации в процессе решения  управленческой задачи;

     • сокращения количества традиционно  включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

     • единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь  сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и  в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

     • определения совокупности реквизитов и показателей для каждого  вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных  на компьютерную обработку, но пригодных  и к восприятию человеком;

     • установления единых правил составления  и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях  наличия специфических особенностей.

     Основная  цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой  даст значительный экономический эффект.

          Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:
• внедрение разработанных ОКТЭИ;
• ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

     Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

     - Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ);

     - межгосударственные и государственные  стандарты РФ на унифицированные  системы документации (УСД);

     - Типовые методические указания  по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;

     - Основные положения Единой системы  классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации и унифицированных  систем документации в РФ;

     - другие руководящие документы  Госстандарта РФ;

     - общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации. Большое значение для  проведения унификации документов  имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.

     Организационное  и  методическое руководство унификацией и стандартизацией документов,  координацию работ и контроль осуществляет

головная  организация по внедрению и ведению  УСД и ОКТЭИ в отрасли.

          Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти. 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет  важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

     В связи с усложнением структуры  и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость  упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций  управления.

     В рамках работ по совершенствованию  организационных структур и методов  управления, улучшению системы правового  регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий  по упорядочению социальной и технико-экономической  информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

     Совершенствование информационной деятельности предполагает прежде всего ее рационализацию, т. е. унификацию и стандартизацию форм документов, разработку систем кодирования, внедрение классификаторов технико-экономической информации. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

     Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и  формы собственности. Вместе с тем в процессе хозяйственной деятельности на предприятиях создаются собственные внутриорганизационные унифицированные формы документов, которые в силу своего повсеместного применения имеют большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники  при обработке информации, использование  небумажных носителей и другие объективные  факторы приводят специалистов к  выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифици 
   рованная- система   организационно-распорядительной   документации. 
   Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов. 
   1997.
2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен 
   тации. Унифицированная система организационно-распорядительной 
   документации. Требования к оформлению документов» с датой введе 
   ния с 1 апреля 2000 года.
3. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание 
   юридической силы документам на машинном носителе и машинограм 
   ме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные по 
   ложения. - М., Издательство стандартов, 1984.
4. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре 
   деления. - М., Издательство стандартов, 1983.
5. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., 
   Издательство стандартов, 1994.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. 
   Основные положения: Общие требования к документам и службам до 
   кументационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
7. ГОСТ Р 1.5-92. государственная система стандартизации Российской 
   Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформле 
   нию. 1992.
8. М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. Курс делопроизводства: Документаци- 
   онное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибир 
   ское соглашение, 2001.