Закупочная логистика. 8

ВВЕДЕНИЕ

В последние годы в сфере  товарного обращения ряда стран  произошли существенные преобразования. В хозяйственной практике стали  использоваться новые методы и технологии доставки товаров. Они базируются на концепции логистики.

Логистика (от греческого слова  «logistike», что означает искусство вычислять, рассуждать) – это наука, предмет которой заключается в организации рационального процесса продвижения товаров и услуг от поставщиков сырья к потребителям, функционирования сферы обращения продукции, товаров, услуг, управления товарными запасами и провиантом, создания инфраструктуры товародвижения.

В настоящее время существует множество видов логистики.

3 Военная логистика

4 Бизнес-логистика

4.1 Закупочная логистика

4.2 Распределительная логистика

4.3 Сбытовая логистика

4.4 Транспортная логистика

4.5 Таможенная логистика

4.6 Логистика запасов

4.7 Складская логистика

4.8 Информационная логистика

4.9 Комплексная логистика

5 Экологическая логистика

6 Бережливая логистика

7 Городская логистика

 Одной из них является  закупочная. Закупочная логистика – это деятельность по управлению материальными потоками в процессе снабжения предприятия материальных ресурсов: сырьем, материалами, комплектующими, товарами. Она занимается организацией всех видов деятельности, связанных с получением материальных ресурсов и услуг от поставщиков: закупку, доставку, приемку, временное хранения материальных ресурсов и др.

Введение

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и  временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления.

Закупочная логистика  является одной из основных логистических  подсистем и изучает процесс  движения сырья, материалов, комплектующих  и запасных частей с рынка закупок  до складов предприятия. Процесс  приобретения материальных ресурсов (товаров) в производственной деятельности обычно называют закупками, в государственном  секторе - снабжением, в розничной  торговле и складской хозяйстве - покупками. Часто этот же процесс  определяют как "логистика на входе" или "внутренняя логистика".

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия.

http://www.hanadeeva.ru/biblioteka/logistika_referet/plan_logistika/index.html

1. Сущность и содержание закупочной  логистики

Закупочная логистика  – это управление материальными  потоками в процессе обеспечения  предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и  временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления.

Материально-техническое  обеспечение – звено в производственно-коммерческой, потоково-процессной деятельности в промышленном производстве и/или эксплуатации производственных или непроизводственных объектов, содержание которой направлено на снабжение соответствующих объектов необходимыми средствами (материалами, энергией, комплектующими, запасными частями и т. п.).

Закупочная логистика  является одной из основных логистических  подсистем и изучает процесс  движения сырья, материалов, комплектующих  и запасных частей с рынка закупок  до складов предприятия. Общая схема  процессов закупочной логистики  представлена на рисунке 1. 

КАРТИНКА

Появление термина «закупочная  логистика» не случайно.

За рубежом сфера деятельности по обеспечению компании (фирмы-производителя  или торговой компании) необходимыми видами материальных ресурсов и готовой  продукции традиционно называется purchasing/procurement – закупки/управление закупками (снабжением). Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется материально-техническим снабжением (обеспечением), на предприятиях оптовой торговли – товароснабжением. Однако в последние годы эту область стали определять как закупочную логистику.

Это связано с тем, что  в настоящее время изменился  характер материально-технического обеспечения  предприятий: от жестко централизованного, фондируемого снабжения к свободной  оптовой торговле ресурсами. Многим производственным предприятиям приходится работать на ресурсно-товарных рынках в условиях нестабильной конкурентной среды, для которой характерны: неравномерная насыщенность рынка товарами вследствие промышленного спада, перепрофилирования многих производственных предприятий, традиционной для отдельных отраслей российской экономики высокой степени монополизации производства; ограниченность информации о ресурсно-товарном рынке; низкая контрактная дисциплина производителей и поставщиков товаров производственного назначения и др.

В зарубежной логистической  науке и практике также нет  единого подхода к терминологии исследуемой области. В частности, Д. Дж. Бауэрсокс и Д. Дж. Клосс указывают: снабжение включает закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады промышленных и торговых предприятий или в розничные магазины. Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в производственной деятельности обычно называют закупками, в государственном секторе – снабжением, в розничной торговле и складской хозяйстве – покупками. Часто этот же процесс определяют как «логистика на входе» или «внутренняя логистика».

Стандартное определение  общих целей функции закупок  таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления  продажи, так и после нее) и  по выгодной цене.

В соответствии с этим можно  выделить:

1. Необходимость обеспечения  непрерывного потока сырья, поставок  комплектующих и предоставления  услуг, необходимых для работы  компании. Дефицит сырья и комплектующих  может привести к остановке  производства и соответственно  к большим накладным расходам  – росту эксплуатационных затрат  в связи с постоянными расходами  и неспособностью удовлетворять  требования клиентов к срокам  доставки продукции.

2. Сведение инвестиций, связанных  с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения  непрерывного потока материальных  ресурсов и готовой продукции  является создание и хранение  крупных запасов этих ресурсов  и продукции. Запасы предполагают  использование капитала, который  нельзя еще куда-либо инвестировать.  Ежегодно стоимость текущего  запаса может составлять 20–50 % общей  стоимости активов.

3. Поддержание и повышение  качества. Производство продукции  или предоставление услуг должно  отвечать принятым требованиям,  что ведет к росту производственных  расходов до значительного уровня.

4. Поиск компетентных и  надежных поставщиков. Успех функции  закупок зависит от способности  находить поставщиков и развивать  отношения с ними, анализировать  их возможности, выбирать соответствующего  поставщика, а затем работать  с ним, постоянно совершенствуя  совместную деятельность.

5. Приобретение по возможности  многофункциональных товаров. Если в процессе закупки можно приобрести одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, компания получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

6. Соблюдение принципа  «цена–качество» в процессе закупки.  Деятельность по закупке предполагает  использование большого объема  оборотных средств, поэтому необходимы  товары и услуги с наименьшей  общей стоимостью с сохранением  должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

7. Повышение конкурентоспособности.  Компания будет конкурентоспособной,  если сможет контролировать все  расходы, связанные с закупками,  и временные параметры с тем,  чтобы избежать неприбыльной  деятельности, либо деятельности, требующей  дополнительного времени, и т.  д. Для этого необходима оптимизация  размеров затрат, изменения в  программе дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса и т. п.

8. Достижение гармоничных  отношений, эффективного сотрудничества  с другими функциональными подразделениями  компании. Закупочная деятельность  не может быть эффективной  без сотрудничества с другими  отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной  разработки и т. д.

9. Снижение административных  расходов. Если деятельность по  закупкам нерациональна, административные  расходы отдела закупок будут  слишком высокими. Состав целей  закупочной логистики зависит  от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития  и/или сложности производства, отрасли  экономики, в которой функционирует  компания, конкурентоспособности.

Достижение этих целей  в области управления закупками (закупочной логистики) требует выполнения различных стандартных операций, для чего следует рассмотреть  наиболее характерные задачи, способствующие рационализации системы закупок.

http://fsoler.com/lekczii-na-russkom/33-tema-3-zakupochnaya-logistika/352-sushhnost-i-soderzhanie-zakupochnoj-logistiki.html

Организация и управление закупочной логистики

Слайд 2.

Закупочная деятельность - это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный  с процессом управления обменом  произведенными предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене. Организация  службы закупок может происходить:Децентрализовано-закупки осуществляются каждым подразделом самостоятельно исходя из своих потребностей.Централизовано-на предприятии существует служба, специализированная на выполнении закупочных функций для потребностей всех подразделений.

Слайд ттт

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все  закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники  и. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов. 
 
Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела (рис. 1). 
 
Преимущества такого подхода: 
 
1.                 пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой; 
 
2.                 возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах. 
 
Недостатки децентрализованных закупок: 
 
1.                 решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом; 
 
2.                 недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения; 
 
3.                 ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т.п.

http://pda.coolreferat.com/%D0%A1%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%88%D0%B5%D0%BD%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D1%83%D0%BF%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%BE%D0%B9_%D0%B4%D0%B5%D1%8F%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8_%D0%BD%D0%B0_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BD%D1%86%D0%B8%D0%BF%D0%B0%D1%85_%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B8%D0%BA%D0%B8_%D0%BD%D0%B0_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%B5_%D0%9E%D0%9E%D0%9E_%D0%9A%D0%91%D0%95

Рис. 1 Децентрализованная форма  организации управления снабжением 
Как видно, задачи «что закупать» и «сколько закупать» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда. 
 
Задачи «у кого закупать» и «на каких условиях закупать» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Слайд следующий

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел  снабжения, сосредоточивающий все  функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды: 
 
1.                 объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ; 
 
2.                 координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание; 
 
3.                 устранение дублирования операций и ненужных приемов; 
 
4.                 наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг; 
 
5.                 концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля (рис. 2).

Рис. 2 Централизованная форма  организации управления снабжением 
Данный вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

СЛАЙД…Этапы процесса закупок

1. Определение потребности в материальных ресурсах

Любая закупка начинается с определения  общей потребности компании и  индивидуальных потребностей каждого  ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы  со склада либо путем перемещения  избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

2. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг

После определения внутрифирменных  потребителей и номенклатуры материальных ресурсов должны быть установлены требования по весу, размерам, параметрам поставок, а также другие спецификации на каждую позицию закупаемых материальных ресурсов. Также должны быть определены требования уровню сервиса поставщика.

3. Анализ и определение возможных источников снабжения

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает :

• поиск источников снабжения;
• оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.

Среди основных сведений, которые могут храниться как  в электронном виде, так и в  книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о :

• действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы,
• товарная классификация закупленных изделий,
• реестр поставщиков.

4. Определение цены и условий закупок

5. Подготовка и размещение заказа на закупку

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в  качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу  товара или поставка товара на оснований общего заказа.

Важным требованием любой формы  заказа на закупку должно быть наличие:

• серийного номера,
• даты заполнения,
• названия и адреса поставщиков,
• количества и описания заказанный товаров,
• требуемой даты доставки,
• указаний по отгрузке,
• условий оплаты

6. Контроль  выполнения заказа и/или экспедирование

Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки.

          Экспедирование  заказа это своего рода давление  на поставщика с тем, чтобы  он выполнял свои обязательства  по доставке товара, доставлял  его с опережением графика  или ускорил доставку в случае  отставания от графика

7. Получение и проверка товаров

Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются:

• гарантия получения заказа;
• проверка качества;
• подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов;
• отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.);
• регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

8. Обработка счета и оплата

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах  и включает номер заказа, стоимость  изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

9. Учет поступлений материальных ресурсов

После получения  заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок.

Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и  необходимы отделу закупок:

• Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.
• Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
• Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
• Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Исследование рынка закупок, принятие эффективных решений

Исследования в области закупок  подразумевают систематический  сбор, классификацию и анализ информации в качестве основы для принятия наиболее эффективных решений о закупках.

При исследованиях  рынка закупок пользуются следующими критериями оценки:

• ценность продукции или услуги с точки зрения получения прибыли (существующей или планируемой);
• рентабельность продукции;
• характеристика цены/стоимости (частота изменения цены, наличие сезонных колебаний цен, неконкурентоспособная стоимость конечной продукции, превышение стоимости сырья цены продукции);
• доступность (ограниченное число поставщиков, новых поставщиков, в дополнение к имеющимся, возможные международные источники поставок, возможность производства на предприятии или наличия внешних источников поставок);
• качество материальных ресурсов (имелись ли проблемы с качеством);
• качество информации (точность информации, наличие запаздываний информации, неоправданно высокая стоимость информации).

Исследование рынка закупок  включает следующие основные направления:

1. Закупленные сырье, продукция или услуги.

 
Исследования закупленного сырья, продукции  или услуги. Касаются в основном закупаемой специфической продукции (уникальная или дорогостоящая продукция) и построены на анализе ценности, который был впервые разработан Лоуренсом Майлсом - сотрудником компании General Electric. Анализ ценности сравнивает функцию, которую выполняют закупленные товары, с расходами в попытке найти вариант уменьшения расходов.

Областями анализа  являются:

1. Анализ методов утилизации отходов (включая переработку).
2. Оценка вариантов целесообразности производства, аренды или покупки материальных ресурсов.
3. Исследование процессов упаковки материальных ресурсов для снижения расходов.
4. Анализ существующих спецификаций материальных ресурсов, чтобы исключить закупки ненужных товаров.
5. Анализ сфер применения конкретного товара и рассмотрение возможности комплексного использования одной номенклатурной позиции для удовлетворения ряда производственных потребностей.
6. Анализ технических и экономических возможностей замены номенклатурной позиции, закупаемой в настоящее время.

2. Сырье и  товары.
3. Поставщики.
4. Система закупок.

Исследования  сырья и товаров. Направлено на составление  краткосрочных или долгосрочных прогнозов в отношении основного  закупаемого товара или изделия. Как правило, в фокусе такого анализа  находятся сырье и товары, на покупку  которых приходится основная доля оборотных  средств.

Общее изучение сырья включает анализ следующих  основных областей:

1. Текущий или будущий статус компании в качестве покупателя (описание товара, его использование в настоящее время и прогноз будущих потребностей, поставщики, цена, условия, ежегодное потребление, вид перевозки и текущие контракты).
2. Альтернативы производственного процесса (технология изготовления товара, использованное сырье, обеспеченность трудовыми ресурсами, расходы, фактор времени и др.).
3. Использование товаров (потребность, наличие возможных товаров-заменителей и стоимость замены).
4. Удовлетворение потребности (объем запаса и источники потребности, предполагаемое изменение).
5. Снабжение (возможности, каналы распределения, сильные и слабые стороны поставщиков, прогнозы технологических изменений, политические и экологические тенденции).
6. Цены (факторы, определяющие цену, расходы на производство и доставку, положения о тарифах и импорте, цены поставщиков и потребителей промышленной продукции).
7. Стратегии по сокращению расходов и/или обеспечению снабжения (прогноз снабжения, планы по снижению затрат, вопросы импорта, хеджирования, анализ ценности, контрактная деятельность).

Исследование  поставщика. В этой области основной акцент делается на источнике закупок. Выделяют следующие направления  исследований:

1. Анализ финансового положения поставщика. Изучение финансового состояния существующих или потенциальных поставщиков для оценки финансовых рисков и их воздействия на компанию-покупателя. Такой анализ обычно проводится в финансовом отделе компании, но в некоторых случаях его проведение возлагается на отдел закупок.
2. Анализ производственных возможностей. Уточняются его возможности и ограничения производственной деятельности.
3. Поиск новых источников снабжения.
4. Анализ расходов, связанных с дистрибуцией. Исследуется выполнение этапов процесса доставки товаров от места производства до пункта, в котором компания приобретает на них право собственности, рассчитываются затраты для оценки эффективности каналов распределения.
5. Анализ производственных расходов. Исследуются расходы поставщика при производстве товара (прямые затраты на сырье, затраты труда, расходы на разработку, оборудование,
6. Исследование дисциплины и качества. Систематическое исследование того, как реально поставщики относятся к компании-покупателю и как они соблюдают условия договора.
7. Оценка деятельности поставщика. Сбор и анализ информации о том, насколько хорошо выполняется работа данным поставщиком, с тем чтобы более осмысленно принимать решения об источниках повторных закупок и дать рекомендации об изменениях.
8. Оценка стратегии продаж поставщика. Изучение целей поставщика я средств, которыми он пользуется для достижения этих целей, с тем, чтобы предвидеть его действия и разработать стратегию закупок для обеспечения продолжительного снабжения необходимыми товарами по наименьшей цене.

Исследование  системы закупок.

Анализ системы  закупок можно определить как  изучение систем и процедур с особым акцентом на управление сырьем.

Такое исследование, как правило, включает следующие  области:

1. Общие заказы. Исследование сферы применения обобщенных контрактов для обеспечения большей эффективности закупок и снижения административных расходов.
2. Формирование индекса цены. Рассчитывается для сырья, комплектующих и товаров для осуществления ремонта и содержания оборудования.
3. Ценовые скидки. Определяется экономическая целесообразность использования имеющихся скидок в оплате.
4. Котировки. Моделируются котировки по одному товару разных поставщиков и определяются сочетания поставок, ведущие к максимальной экономии.
5. Себестоимость. Выявляются расходы, связанные с приобретением товара, административные расходы и расходы, связанные с хранением товара.
6. Процедура оплаты. Исследование и улучшение системы оплаты счетов поставщика.
7. Системы контроля поставщика. Установка компьютерной системы, которая регулярно запрашивает и собирает информацию от поставщиков о статусе выполнения текущего заказа. Такая информация приводит к контролю выполнения заказа, размещенного у поставщика.
8. Метод оценки деятельности покупателя и отдела закупок. Выработка системы, с помощью которой реальный результат общих усилий по закупке можно сравнить с заранее определенным критерием.
9. Метод оценки деятельности поставщика. Разработка системы рейтинга, насколько хорошо поставщики выполняют свои обязанности. Полученные сведения важны для принятия решения о перекупке товара и в качестве основы для обеспечения обратной связи с поставщиком по тем вопросам, где необходимо усовершенствование.

Исследование  рынка закупок вносит существенный вклад в данную деятельность, так  как регулирует способность компании успешно решать будущую неопределенность с сырьем и материалами и повышать эффективность закупок.

Правовые основы закупок

Грамотное ведение  закупочных операций требует отдельных  знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как  основы закупок, поставки товаров и  оплаты.

Основные элементы контракта:

1. Предложение и принятие предложения (двусторонняя сделка). В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные. Редкое применение устных контрактов связано с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство прав в судебных инстанциях;
2. Финансовые условия, т.е. контракт становится юридически правомочным только когда в нем оговорены финансовые условия;
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени;
4. законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

Условия контракта. Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. Четко выраженные условия – те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия – те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла. Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка. Эта сумма не является штрафом  и обычно устанавливается заранее в разумных пределах. Штрафы – действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д. Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие – форс-мажор.

 Рисунок Структура контракта, соответствующего законодательству РФ, обычно включает:

наименование продавца, покупателя, на основании чего действует;