Закупівля консультацій

     Більша  кількість проектів працює з зовнішніми постачальниками і співпрацює з  ними командами, із зрозумілими цілями і очікуваними результатами. Коли в процесі закупівлі учасники проекту і постачальники працюють як команда, вони виграють, а проект виграє вдвічі. Коли проект отримує товари і послуги від зовнішніх постачальників , повинні бути виконані процеси від заказу до закриття контракту. Команда управління проектом повинна звернутися за підтримкою до спеціалістів в області контрактів та закупок якщо це необхідно.

     Так як закупівля – це придбання в  постачальників робіт, товарів  або  послуг за найвигіднішою ціною, то і  в нашому випадку ми повинні шукати найвигіднішого постачальника з  най вигіднішими умовами для  нас.

     Закупівля консультацій в Україні не виділяється в окремий розділ і належить до послуг.

     Слід  зазначити, що часто виникає плутанина  з термінами»постачання» і «закупівля», але слід пам’ятати, що закупівлю здійснює команда матеріально-технічного забезпечення проекту, а постачання – постачальник.

     Домовленості між покупцем та постачальником набувають юридичної сили після підписання контракту.

     Контракт  – це юридична угода між двома  або більше сторонами, що зобов’язує їх виконувати роботи або поставляти товари й послуги відповідно до застережених умов.

     Так як контракт може бути укладений як в усній формі та к і письмовій, то для нашого проекту доречнішим буде письмовий документ, підписаний сторонами, до якого будуть входити пункти про штрафні санкції за недотримання умов договору.

     Ціллю даної контрактної угоди є контроль над дотриманням формальних вимог до контракту й, після підписання угоди, керування контрактом під час життєвого циклу проекту.

     Різні види контрактів відповідають різним видам закупівель. Приблизний вид  контракту, конкретні положення  і умови контракту визначають ступінь ризику, який приймає як покупець, так і продавець.

     Для даного проекту більш підходящим є контракт з фіксованою ціною. Цей  вид передбачає загальну фіксовану  чітко описаного продукту. Контракти  з фіксованою ціною можуть передбачати заохочення за досягнення  або поліпшення певних параметрів проекту, наприклад за термін виконання.

     Закупки в проекті музично-розважального  центру «Клуб-Кабаре» частково розподілені  між директором, адміністратором, менеджером по закупкам та бригадиром монтажно-будівельної бригади. Менеджер по закупкам та адміністратор відповідають за складання списку необхідних закупок (крім тих , що використовує робоча бригада). Директор повинен затвердити цей список, а менеджер по закупкам виконати необхідні закупки. Бригадир відповідає за закупку необхідних матеріалів для будівельних робіт та узгоджує закупки з директором.

     Закупки, які пов’язані зі спеціальним обладнанням та продуктами харчування будуть здійснюватись тендерним засобом. Інші господарчі та будівельні закупки здійснюються вільним вибором (шопінгом).

     Цикл  закупок та поставок складається  з етапів, які включають вибір  постачальників, розміщення замовлень та контроль за поставками.

     Вибір та оцінка постачальників ураховується на основі порівняльного списку цін  і умов поставки для зареєстрованих і погоджених комерційних пропозицій від можливих постачальників, а також  на основі додаткової інформації про компанію.

     Постачальник  при одержанні повідомлення про  виконання замовником зобов’язань по оплаті, відповідно до договору, відправляє повідомлення у, якому зазначені строки, у які він готовий зробити відвантаження (поставку спец.обладнання і продукти харчування), відповідно до умов поставки за договором, при підтвердженні виконання зобов’язань по оплаті зі своєї сторони.

     Контроль  виконання умов договору

• відстеження місцезнаходження вантажу у процесі доставки;
• реєстрація відступу від контрольних дат за умови поставки, відповідно до договору.

      Відстеження місцезнаходження вантажу в процесі  доставки відстежує менеджер по закупкам, а також контролює місцезнаходження  і стан вантажу у процесі його доставки аж до кінцевого пункту, відповідно до договору. Контроль починає проводитися після одержання замовником повідомлення, що вантаж відвантажений зі складу постачальника. Виконавець фіксує всі відступи від контрольних дат за договором і всі факти порушення його аунктів і умов.

      Реєстрація  відступів від контрольних дат, відповідно до договору, і факти порушення його пунктів та умов, відзначених менеджером по закупках. Відповідним чином реєструється, щоб щоб служити як матеріал для подальшого виставлення претензій постачальнику.

      Коли  продавець закінчить всю за контрактом, менеджер проекту відповідає за забезпечення того, щоб контракт був правильно закритий. 
 
 
 
 

      Управління  закупками музично-розважального  центру «Клуб Кабаре» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Література

1. Бушуев С.Д., Морозов В.В. Управления закупками в проектах в 2-х томах, 1999 г. Украинская  ассоциация управления проектами.
2. Шапиро В.Д. Управления проектами СПб, 1996 г.