Значение коммуникации в управлении организацией

Частное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального  Образования

БАЛТИЙСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ

ИНСТИТУТ

КАФЕДРА СОЦИАЛЬНОЙ ПСИХОЛОГИИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Реферат

По  дисциплине Деловая этика и этикет

 Тема:

Значение  коммуникации в управлении организацией

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила Юркевич Екатерина Владимировна

студентка II курса заочной формы обучения

специальность – менеджмент

факультет «Управления»

Проверила К.псх., доц. Кукулите Т.Г..

 

Санкт-Петербург

2013г.

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение            3

Коммуникационный Процесс В  Организации     4

Типы Коммуникаций Типы Коммуникаций.     5

Повышение Эффективности Организационной  Коммуникации  8

Противоречия, Конфликты И Компромиссы     9

Доверие В Организациях        10

Выво д           17

Список литературы         18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Для эффективного управления деятельностью в организации  большое значение имеет прием, переработка  и передача информации, поэтому очень  многое зависит от построения коммуникативной  структуры, коммуникативной связи  в социальной группе.

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом.

А одним  из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных  решений, и доводит принятые решения  до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться  ошибочными, люди могут неверно  понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

В данной работе мы определим значение коммуникации в управлении организацией.

 

 

1. Коммуникационный Процесс В Организации

 

Коммуникационный  процесс — это обмен информацией  между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.

В процессах  коммуникации, т. е. в процессах взаимодействия между людьми (процессах обмена информации и передачи сведений), участвуют руководители и работники организации.

Коммуникации  бывают: между организацией и внешней  средой, между подразделениями организации, между работниками подразделений  по уровням производства и управления, формальные и неформальные (рис. 1).

 

 
   Рис. 1. Формирование коммуникаций в организации

 

Организационные отношения включают внутренние и  внешние связи – коммуникации, которые рассматриваются как  процесс и как явление (рис. 64).

 

 
   Рис. 2.Сущность коммуникации.

Коммуникационный  процесс в организации или  группе реализуется через следующие  функции: 
   – информативную – передачу истинных или ложных сведений, играющих роль при принятии решений; 
   – мотивационную – побуждение работников к исполнению и улучшению работы; 
   – контрольную – отслеживание поведения работников различными способами; 
   – экспрессивную – способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний и отношению к происходящему, удовлетворение социальных потребностей. 

2. Типы Коммуникаций Типы Коммуникаций.

 

Внутриличностная  коммуникация – возникающая внутри самого индивида (его мысли и чувства создают послание, а мозг обрабатывает его).

Межличностная коммуникация – с другим человеком.

Коммуникации  в малой группе – каждый индивидуум может быть услышан, так как имеет равный шанс для обсуждения, но возникает вероятность недопонимания. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же.

Общественная  коммуникация – это послание выступающего в аудитории, при большой группе. Каналы те же, что и при межличностном общении или в малой группе, возможно, необходимы ораторские данные.

Внутренне оперативная коммуникация – состоит из структурированной коммуникации в пределах организации, направленной на достижения ее цели. Структура подразумевает, что коммуникация представляет собой часть деятельности организации.

Внешнеоперативная коммуникация – связана с межорганизационной деятельностью, осуществляется с внешними институтами.

Личностная  коммуникация – случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

 

Формы и  методы коммуникаций. 
   Традиционно выделяют две формы коммуникации:

• вербальную (в качестве символа используются слова) – устную (методы: конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы) и письменную (методы: письма, отчеты, записки, правила и процедуры, электронная почта);
• невербальную – передача информации при помощи движения тела человека (методы: поведение человека, гримасы, взгляд, интонация, тембр голоса, поза, жесты).

 

Характеристика методов коммуникаций приведена в табл. 7. 
  
   Таблица 7 
   Характеристика методов коммуникаций 
 

 

Направления коммуникаций. В организации существует три основных потока информации: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. 
   

Элементы  коммуникаций. 
   

Источники – сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование – перевод идей источника в  систематический набор символов на язык, выражающий цели источника.

Передача  сигнала – принятие информации получателем  от отправителя, которая зависит от используемого канала.

Расшифровка-прием  – приемник расшифровывает сигнал в зависимости от предыдущего  опыта и рекомендации: чем ближе  сигнал к цели, тем эффективнее  коммуникация.

Канал –  передаточный механизм от источника  к приемнику – это устное обращение  друг к другу, телефон, групповые собрания.

Обратная  связь – позволяет определить, насколько эффективно осуществлена коммуникация.

Помехи  и барьеры – факторы, нарушающие качество сигнала: отвлечения, неправильная интерпретация, статусное различие между руководителем и подчиненным. 

3. Повышение Эффективности Организационной  Коммуникации

 

Качество  организационной коммуникации оказывает  непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников. Сегодня  значение коммуникаций возрастает в  связи с повышением уровня информатизации. Эффективность внутриорганизационной  коммуникации зависит от факторов, которые подразделяются на две группы: 

• индивидуальные – это все те, что связаны с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене. Поэтому необходимо преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации: развивать коммуникационные навыки своих сотрудников (активное слушание и предоставление обратной информации), технических навыков коммуникации (владение электронной почтой, пользования факсом, писать меморандумы – формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому), формировать культуру (поощрять открытые коммуникации);
• организационные – организационная структура, информационная перегруженность, фильтрация и неадекватное техническое оснащение. Ухудшают коммуникации: большое количество иерархических уровней, неравенство в статусе сотрудников, психологические барьеры, информационная перегруженность (если сотрудникам предоставляется большее количество информации, чем необходимо для выполнения работы). 
  

4.Противоречия, Конфликты И Компромиссы   

 

Ступени противоречия: различие, поляризация, столкновение, антагонизм.

Противоречие  имеет организационную основу, конфликт – психологическую.

Конфликты подразделяются на естественные и искусственные (интрига). 

Изменение или перевод противоречий с одной  ступени на другую (вплоть до полного  согласия) осуществляется за счет создания и (или) предотвращения конфликтов.

Приемы  предотвращения конфликтов: не обращать внимания на несущественные или случайные  ошибки, признавать и слушать друг друга, находить общие точки зрения и решения, критиковать действия, а не личность, честно и открыто  дискутировать, улыбаться, постоянно учиться.

Приемы  создания конфликтов: собирать и предавать  гласности компрометирующие документы, настаивать на своей власти и исключительности, не обращать внимания на частные предложения  и мнения, перечислять подчиненным  их старые ошибки и обиды, перекладывать  на других свои ошибки, применять напускную  строгость и грубость, афишировать свой большой опыт. 

5. Доверие В Организациях

 

При определении  направлений изучения рассматриваемой  проблемы важно исходить из того, что  доверие человека к каким-либо явлениям, действиям, событиям зависит, с одной  стороны, от его субъективных представлений  о добросовестности, искренности  и справедливости, а с другой –  от сложившихся в обществе стереотипов, структуры социально-экономических  ценностей на данном историческом этапе развития.

С философско-социологической  точки зрения проблему доверия можно  рассматривать как процесс формирования различных социальных групп со свойственным им групповым восприятием честности, добросовестности, ответственности, пониманием справедливости, адекватности процессов  и явлений сложившимся представлениям о правомерности происходящего, соответствия устремлений и представлений  результатам прилагаемых усилий. Существуют некие базовые характеристики доверия, которые неизменны для  любой социальной группы и могут  считаться общечеловеческими ценностями. Вместе с тем каждая социальная группа так или иначе привносит свое понимание этих ценностей и трансформирует категорию доверия, исходя из собственного восприятия действительности. Поэтому  любые изменения в обществе, адекватные представлениям людей об общечеловеческих ценностях, будут пользоваться доверием подавляющего большинства населения  и, следовательно, получат поддержку. В то же время ценности, ориентированные  на групповые интересы, неизбежно  будут подвергаться ранжированию по условиям доверия у различных  групп населения. В данном случае следует говорить о социологическом  типе ранжирования системы доверия.

В практике международных исследований и оценок ранжирование социально-экономических  систем по критерию доверия осуществляется с помощью индекса доверия, под  которым понимается степень надежности институциональной среды. Например, определяется доверие инвесторов к  государственным и частным структурам, к соблюдению принятых законов и правил.

Известны  крупномасштабные обследования, в ходе которых система показателей  оценивалась по 6-балльной шкале. Оценке «один» соответствовала максимальная напряженность проблем, оценке «шесть»  – отсутствие каких-либо сложностей.

Не менее  важен и не менее сложен для  исследования психологический аспект проблемы доверия. Доверие как психологическое  состояние личности может возникать  при слиянии воедино ряда факторов: интересов данного индивидуума, его установок, эмоциональных реакций, предыдущего собственного опыта  или опыта предшествующих поколений, адаптивных способностей личности, уровня интеллектуального развития и т. д. В последнее время все большее значение приобретают ценностные ориентации, так или иначе связанные с социальным опытом данной личности, половозрастными характеристиками, мотивацией поведения и т. п. Доверие возникает, когда человек уверен в правильности и адекватности процессов и явлений своим ценностным установкам, которые во многом зависят от его социального положения в обществе. Иными словами, чем выше его социальный статус и больше перспектив для самореализации, тем выше степень доверия к происходящим процессам.

Экономическое содержание категории доверия носит  наиболее конкретный и прикладной характер. Доверие в экономике можно  рассматривать на различных уровнях. В наиболее агрегированном виде доверие  может быть рассмотрено на микро– и макроуровне, т. е. на уровне отдельной организации и экономики в целом.

Повышение уровня доверия в организациях зависит  от создания условий для положительного решения ключевых вопросов качества трудовой жизни, под которым понимается определенная совокупность потребностей работника и степень их удовлетворения. Ниже приводятся показатели качества трудовой жизни, опубликованные исследовательской  корпорацией «Институт труда Америки» (табл. 8).

Таблица 8 
   Характеристика показателей качества трудовой жизни 
 

Механизм  доверия в процессе социально-экономических  отношений так или иначе основывается на психологии доверия каждого индивидуума  и группы людей, что вызывает необходимость  более полного познания природы  доверия как психологической  категории. Источники формирования и укрепления отношений доверия  в организации представлены на рис. 7.

 

 
   Рис. 7. Источники формирования и укрепления отношений доверия в организации.

В каждой организации  доверие должно предопределять взаимоотношения  между коллективом работников и  высшим управленческим персоналом для  эффективной реализации установленных  целей. Доверие в коллективе способствует успешной совместной работе, позволяет  сообща решать сложные вопросы, обмениваться мнениями, разрабатывать конструктивные решения. Поддержка работниками  высших руководителей создает благоприятные условия для решения стратегических задач, формирования планов, принятия и проведения в жизнь инвестиционных решений и др.

Необходимыми  предпосылками доверия работников к руководителям являются характеристики и оценки, представленные в табл. 9. 
  
   Таблица 9 
   Характеристики и оценки доверия работников к руководителям организаций 
 

Доверие работников порождает слаженность в работе коллектива, ускоряет процесс принятия и реализации решений, усиливает  конкурентоспособность организации.

Существенным  элементом укрепления доверия является такой важнейший элемент системы  управления, как обратная связь, которая  позволяет оценить правильность посылаемой руководителями информации, ее восприятие работниками. Доверие в коллективе снижает текучесть кадров, тем самым сокращая административно-управленческие расходы на наем рабочей силы, подготовку и переподготовку персонала.

Доверие должно стать основополагающим принципом  взаимоотношений между различными структурными подразделениями организации. Тем самым устраняется один из основных недостатков традиционных структур управления, когда возникают  противоречия между различными подразделениями, препятствующие обмену информацией  между ними и согласованию усилий по решению общих задач. Доверие  подразделений друг к другу дает возможность гибко реагировать  на требования рынка, адаптироваться к  изменяющейся внешней среде. Оно  способствует созданию временных коллективов  для выполнения отдельных проектов, состоящих из работников различных  подразделений. Важнейшей составляющей на микроуровне является также доверие  высших управляющих друг к другу, так как это способствует быстрой  выработке решений, взаимозаменяемости, нацеленности на реализацию общих задач в организации.

В условиях расширения экономических связей и  укрепления договорных отношений чрезвычайно  важно доверие организаций к  партнерам по деловым связям. То и дело возникают ситуации, когда  предприниматели не доверяют чиновникам, а работники предприятий – своим руководителям.

Доверительные отношения наиболее вероятны там, где  цели и задачи, основные принципы и  нормы организации или группы четко сформулированы и общеприняты. Зачастую для того чтобы достичь  общей цели, группы должны отказаться от традиционного соперничества  между собой. Это не означает, что  люди должны иметь одни и те же интересы, а только то, что у них всегда есть то общее, что позволяет наладить взаимовыгодное сотрудничество.

Для обеспечения  доверия в организации наиболее эффективным является стиль управления, ориентированный на межличностные  отношения. Как показывает опыт успешно функционирующих организаций, такой стиль на практике означает соблюдение следующих условий:

1. Внимание к подчиненным. Руководитель считается с нуждами и предпочтениями подчиненных, обращается с ними вежливо и доброжелательно и не принимает к ним жестких мер наказания. Такого руководителя часто называют «ориентированным на работающих» в противоположность «ориентированным на работу» или «ориентированным на задание».
2. Консультативное принятие решений. Руководитель спрашивает у подчиненных их мнение, прежде чем принимает решения. Такой руководитель является демократичным руководителем (в противоположность одностороннему, авторитарному или деспотичному).
3. Делегирование полномочий. Руководитель делегирует полномочия подчиненным и позволяет им свободно распределять работу вместо того, чтобы вести жесткое и скрытое наблюдение. В целом ряде организаций внедрены методы управления, обеспечивающие регулярные и постоянные контакты между сотрудниками на всех уровнях. К ним относятся расположение офисов руководителей на заводе или в зонах обслуживания; «политика открытых дверей», когда возможны встречи сотрудников с руководителями высокого ранга; регулярные контакты между руководителями и членами организации. Такая политика направлена на создание атмосферы взаимного доверия, взаимопонимания, в которой работники чувствуют, что они могут свободно выражать свои идеи, мнения, проблемы и тревоги

Вывод    

Организационные коммуникации – это  процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации  и отдельным индивидам и институтам за ее пределами. Она служит инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали, позволяет  получить необходимую информацию. Коммуникации важны для руководителей, так  как они большую часть своего времени тратят на коммуникацию и  мастерство коммуникации, необходимые  для выражения действенности  авторитета. 
   Цель коммуникации – достижение от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Организации без коммуникации не существует. Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению уровня удовлетворенности работников трудом и показателей деятельности самой организации. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Бороздина Г.В.  Психология делового общения:  Учебник.-  2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 295 с. - (Высшее образование).
2. Данилов А. Социология и эволюция власти // Проблемы теории и практики управления. 2008. 1.
3. Егоршин А.П., Распопов В.П., Шашкова Н.В. Этика деловых отношений / Нижний Новгород: НИМБ, 2008. - 402 с.
4. Кузнецов И.Н. Деловая этика и деловой этикет / Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 256 с.
5. Ладатко Л.В. Этика и культура управления / Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. - 320 с.