Анализ финансового состояния предприятия ЗАО НТФ "Медтехника"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение………………………………………………………………………..5

1. Контроль в системе управления, его необходимость и значение.
1. Значимость контроля в процессе управления…………………………7
2. Виды и этапы контроля………………………………………………...10

2.      Анализ контрольной деятельности ЗАО НТФ «Медтехника»

1. История становления и развития ЗАО НТФ «Медтехника»………...15
2. Организационное и нормативно-правовое обеспечение работы отдела…………………………………………………………………………..20
3. Функциональные обязанности сотрудников отдела…………………25
4. Особенности процесса контроля различных типов………………….29

2.4.1 Контроль исполнения  Стратегического плана………………………..30

2. Контроль  исполнения бюджета………………………………………40
3. Контроль  исполнения  приказов, распоряжений, обращений граждан………………………………………………………………………..47

3. Основные  направления совершенствования  контрольной деятельности…………………………………………………………………50

3.1.    Проблемы, характерные  для всех видов контроля…………………..51

3.2.    Основные недостатки и проблемы процесса контроля в ЗАО НТФ "Медтехника".

3.2.1 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" сталкиваются при контроле выполнения стратегического плана………………………………53

3.2.2 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" сталкиваются при контроле выполнения бюджета………………………………………………57   

3.2.3 Проблемы, с которыми в ЗАО НТФ "Медтехника" при контроле обращений и запросов………………………………………………………...59

3.3.    Пути совершенствования контрольной деятельности……………….60

Заключение…………………………………………………………………...66

Библиографический список………………………………………………..71

Приложение…………………………………………………………………..73

 

         Введение

 

 Разработка  управленческого решения и дальнейший контроль его исполнения - одни из наиболее важных управленческих процессов. От их эффективности в значительной степени зависит успех дела.

Только профессиональный менеджер владеет эффективными технологиями выработки, принятия, реализации управленческих решений, без которых эффективное  управление организацией в сложной  экономической обстановке, практически, невозможно.  

Каждый профессиональный менеджер должен понимать, что прежде, чем начинать какое-либо дело, необходимо определить цель своих действий. Причем необходимо определить цель на долговременную перспективу - стратегическую и для  каждого конкретного действия - тактическую.

Цели должны быть конкретными  и измеримыми. То есть, для каждой цели должен существовать критерий, который  позволил бы оценить степень достижения цели.  

Если такого критерия нет, то невозможна реализация одной  из основных функций управления - контроля. И в этом смысле цель, степень достижения которой можно количественно измерить, всегда лучше цели, сформулированной лишь словесно (вербально).

Контроль  является одной из важнейших функций  управления. Он охватывает весь процесс  управления, начиная с непосредственного создания организации и до самой последней стадии оценки конечных результатов деятельности.

Контрольные мероприятия помогают выявить различные  отклонения, возникающие в деятельности организации, определить их причины  и устранить их до того, как они смогут серьезно повлиять на эффективность функционирования организации.

Контрольная деятельность имеет огромное значение для всех организаций, независимо от особенностей. И чем большее количество целей стоит перед организацией, чем большее количество задач она призвана решать и чем сложнее ее структура, тем большее значение для эффективности ее функционирования приобретает контроль.

Исходя  из этого, ЗАО НТФ «Медтехника», имеющая  пять направлений деятельности и  стоящая 38 лет на службе здравоохранения, является одной из тех организаций, для которых особенно важно осуществление эффективного контроля. Следовательно, организация контроля исполнения решений в Фирме является одной из актуальных тем для обсуждения, особенно в настоящее время.

Объектом  исследования можно выделить деятельность закрытого акционерного общества фирмы  «Медтехника». Предметом исследования – контрольную деятельность.

Исходя  из этого, основной целью исследования будет являться анализ и совершенствование  контрольной деятельности по исполнению решений руководства фирмы и выработка предложений по повышению ее эффективности.

Согласно поставленной цели определены следующие задачи:

1. Изучить и определить  теоретические и методологические  основы организации контрольной  деятельности на основе научной, нормативной и юридической литературы.

2. Рассмотреть и проанализировать  сложившуюся систему контроля  исполнения решений в ЗАО НТФ  «Медтехника».

3. Выработать рекомендации  по повышению эффективности контрольной  деятельности в ЗАО НТФ «Медтехника».

Основными методами, используемыми  при работе являются методы системного анализа, структурно-функционального  анализа, включенное наблюдение – ознакомление с аспектами контрольной деятельности на практике, анализ документов, метод  классификации.

Работа проводилась  на основе практических материалов, научных, нормативных и юридических источниках литературы.

1. Контроль в системе управления, его необходимость и значение

1. Значимость контроля в процессе управления

 

Контроль как одна из функций  руководства представляет собой неотъемлемую составную часть процесса управления.

Контроль — это  процесс, обеспечивающий достижение целей  организации. Он необходим для обнаружения  и разрешения возникающих проблем  раньше, чем они станут слишком  серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль — это  очень важная и сложная функция  управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать  в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть элемент  процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Для чего необходим контроль? Консультант-психолог по управлению Н.М. Власова считает, что:

1. При контроле исчезает неопределенность. Даже самые тщательно разработанные планы и программы не могут учесть все, что нужно. Контроль требуется для корректировки деятельности органов местного самоуправления и устранения неопределенности;

2. Контроль помогает предвидеть кризисные ситуации. Ошибки и проблемы, возникающие в процессе работы, переплетаются, если их вовремя не исправить. С помощью контроля можно фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации;

3. Контроль выявляет не только ошибки, но и успехи. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны¹.

Финские ученые назначение контроля сформулировали следующим образом:

• констатация и оценка достигнутых результатов деятельности и соответствующие выводы;
• констатация и оценка людей, содействовавших достижению результатов деятельности, и результатов, получение которых связано с поддержанием контактов и развитием, а также соответствующие выводы;
• констатация и оценка осуществления и эффективности мероприятий, содержавшихся в решениях и планах деятельности;
• многосторонняя констатация и оценка успешности ситуационного управления, а также соответствующие выводы;
• формирование обратной связи в целях оценки, поощрения и информирования².

При осуществлении контроля оценивается  и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так  и соответствие  принятых ранее  решений реализовавшему развитию ситуации принятия решений.

Объекты, предмет и субъекты контроля

Различают объекты, предмет и субъекты контроля.

Объект контроля — то, что контролируется (экономические и социальные процессы, законы, постановления, обращения граждан). В системе управления социально-экономическими процессами объектами контроля являются объединения, предприятия, трудовые коллективы.

Предмет контроля — состояние и поведение объектов управления. Они характеризуются качественными, количественными, структурными, пространственными и временными параметрами. Предметом контроля таких объектов, как объединения, предприятия и их отдельные элементы или части, служит их деятельность в соответствии с установленными законами, нормами, решениями, поручениями, т. е. определенное состояние объекта контроля на определенную дату.

Субъекты контроля — человек, группа людей или организация — так же многочисленны и разнообразны, как и его объекты. Отдельный человек, выступающий субъектом контроля, — это, например, глава администрации, руководитель подразделения, тот или иной специалист и др. Групповыми субъектами контроля могут быть представительный орган местного самоуправления, его постоянные комиссии, администрация, ее отделы, управления и т.д.

Цели и задачи контроля

Цели контроля заключаются в проверке предпосылок, в соответствии с которыми принимаются решения и программы, в проверке хода их выполнения, в обеспечении целей управления в соответствии с принятыми решениями.

Основная задача контроля состоит в выявлении фактического состояния какого-либо процесса, сопоставлении его с намеченными целями, оценке ситуации и предложении при необходимости корректирующих мер. Наиболее эффективен контроль в том случае, если с его помощью заблаговременно выявляются причины отклонений, предупреждаются срывы, обнаруживаются неиспользованные возможности и резервы.

Задачи контроля могут быть частными и общими. Частные распространяются только на какую-то одну из сторон объекта (финансовая деятельность, достоверность отчетных данных, соблюдение закона и т. д.). Общие — на все стороны деятельности контролируемых объектов³.

2. Виды, этапы контроля

 

По назначению и направленности контроль можно разделить на два  вида: внутренний и внешний.

Внутренний — это внутриведомственный, внутрипроизводственный, внутриорганизационный (внутрифирменный). При внутреннем контроле субъект и объект (контролирующие и контролируемые органы и организации) объединены в одну систему. Этот вид контроля служит обеспечению надлежащего функционирования и управления самого органа или организации. Это внутрислужебная, внутриуправленческая функция, контроль вышестоящего органа за нижестоящим.

Внешний контроль преследует иную цель — защиту граждан, организаций, государства и общества от всевозможных негативных последствий, которые могут наступить в результате несоблюдения установленных правил осуществления той или иной деятельности и невыполнения субъектами общественных отношений возложенных на них обязанностей. Внешний контроль призван служить обеспечению безопасности субъектов общественных отношений, защите их прав, свобод и законных интересов, безопасности и защите законных интересов государства и общества в целом. В силу особой важности и значимости указанных целей именно внешний контроль составляет основное содержание контрольной деятельности государственных и негосударственных структур.

Среди общих методов контроля них выделяются:

• предварительный;
• направляющий (текущий);
• фильтрующий;
• заключительный⁴.

Предварительный контроль используется до начала какой-либо операции. Его инструменты — договоры, стандарты, должностные инструкции, служебные правила всякого рода, регламенты. Предварительно контролируются ресурсы — человеческие, материальные, финансовые.

В ходе направляющего (текущего) контроля измеряются фактические результаты работы, осуществляется обратная связь с исполнителями, корректируются отклонения.

Фильтрующий контроль применяется на определенном этапе работы. Контролируется выполнение промежуточных целей и соотнесение фактических результатов с намеченными.

Заключительный контроль фиксирует итоговые результаты. При этом оцениваются движение к цели и отклонения, определяются санкции (вознаграждение или наказание), делается анализ для предотвращения ошибок в дальнейшем, обеспечивается мотивация исполнителей на будущее.

В зависимости от задач используются линейный, функциональный и операционный контроль.

При линейном контролируется весь объект в целом. Так, генеральный директор ЗАО НТФ «Медтехника» контролирует состояние и деятельность всех предприятий в целом.

При функциональном контролируется не весь объект, а только часть его (например, начальником службы, отдела).

Контроль только одной какой-либо характеристики состояния и деятельности предприятия называют операционным.

Суть контроля отражают содержательная, организационная и технологическая характеристики.

Содержательная характеристика призвана ответить на вопрос: что делается в процессе контроля?

Организационная: кем и в каком порядке делается?

Технологическая: как делается?

Этапы контроля

В процессе контроля есть три четко  различимых этапа:

1. Установление желаемого результата исполнения.
2. Измерение фактического результата исполнения.
3. Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов исполнения и выработка мер корректирующего воздействия.

На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля — это установка стандартов, правил, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

Второй этап — измерение  фактических результатов — является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с  заданными стандартами, руководитель получает возможность определить, какие  действия необходимо предпринимать.

На третьем этапе происходит сравнение показателей фактического состояния, с заданными стандартами, где определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

После определения и  оценки всех параметров мерами корректирующего  воздействия могут быть изменения  некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Контрольная функция по своему содержанию включает в себя три элемента. Первый — получение необходимой информации, второй — анализ и оценка информации, третий — реагирование на выявленные отклонения от установленных правил и требований.

Все эти три элемента контрольной  деятельности регламентированы нормативно-правовыми актами и реализуются в соответствии с установлениями этих актов (на их основе и в соответствующем порядке).

В качестве синонима понятия «контрольная деятельность» в нормативных правовых актах и управленческой практике широко используется понятие «контроль». С учетом этого, данное понятие будет широко употребляться и в настоящей работе. Понятие «контроль» трудно отличить от понятия «надзор». Чаще их рассматривают как тождественные. Но в законодательных актах они иногда употребляются в одном ряду как различные. Так, в постановлении Правительства РФ от 13 августа 1998 г. № 950 оба рассматриваемых понятия употреблены в одном ряду: «Надзор и контроль за соблюдением собственниками гидротехнических сооружений норм и правил эксплуатации гидротехнических сооружений». Но какое-либо различие в этих понятиях по приведенному правовому акту не просматривается⁵.

Контрольная деятельность имеет непосредственную и конечную цели. Непосредственной целью контроля является предупреждение и пресечение нарушений установленных правил деятельности или поведения субъектов общественных отношений, а также требований (стандартов) по качеству изготавливаемой продукции или оказываемых услуг. Конечная цель контроля совпадает с теми целями, которые преследует само правовое регулирование деятельности, поведения и стандартов.

Конечные цели контрольной деятельности определяют ее общее значение. Оно заключается в обеспечении наиболее важных интересов людей, организаций, государства и общества в целом.

 

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    2. Анализ контрольной деятельности ЗАО НТФ «Медтехника»

2.1 История ЗАО НТФ «Медтехника»

 

Закрытое акционерное  общество научно-техническая фирма  «Медтехника», (в дальнейшем фирма «Медтехника»), имеет свою историю. Фирма «Медтехника» зарегистрирована в 1991 году и является правопреемником производственно-торгового объединения «Медтехника», входящего в государственную систему здравоохранения с 1965 года.

Производственно-торговое объединение «Медтехника» было создано в системе государственного здравоохранения для медико-технического обслуживания клиентов Сибирского региона, а именно оно было поставщиком оборудования для больниц и поликлиник необходимого оборудования – хирургических кабинетов, поставки оборудования для других медицинских специалистов – лор-врачей, окулистов, гинекологического оборудования, стоматологического оборудования, реанимационного оборудования,  медицинской мебели,  а также расходных материалов.

 

Комплексное медико-техническое обслуживание клиентов Сибирского региона, вне зависимости от смены экономических и политических условий на протяжении 36 лет отличает фирму «Медтехника» как гаранта надежности и стабильности.

Комплексность    была заложена в Новосибирскую «Медтехнику» с самого ее «рождения»: в состав будущей научно-технической фирмы изначально входили мастерская по ремонту медицинской техники, управление и специализированный магазин. Производственные площади в первое время приходилось арендовать, а количество работающих едва насчитывало 45 человек. Объем товарной продукции тоже был невелик – чуть больше 77 тысяч рублей.

 

Вот несколько дат  из истории ее развития.

1878 год  -  Ремонтная  мастерская преобразована в завод  «Медтехника».

1985 год  -  Создана  метрологическая служба здравоохранения. «Медтехника» стала ее    базовой организацией.

1987 год  -  Образовано  производственно-торговое объединение  «Медтехника». «Медтехника» переехала  в новое специально построенное  здание.

1990 год   -  ПТО  «Медтехника» стала арендным предприятием.

1991 год  -  Фирма вновь  поменяла свой правовой статус  и стала акционерным обществом.

1994 год  -  Фирма зарегистрирована  как ЗАО НТФ «Медтехника».

1994 год  -  Создан  конструкторский отдел и в  конце года появились первые  образцы электронной техники, изготовленные собственным производством.

1995 год  -  Создана  служба защиты экономических  интересов Фирмы.

1996 год  -  Получены  первые федеральные и местные  лицензии на все виды деятельности  Фирмы.

 

Сегодня фирма «Медтехника» крупнейшее предприятие, обеспечивающее поставки и сервисное обслуживание медицинской техники на территории Сибири.

Кроме поставок техники  фирма осуществляет следующие виды деятельности:

1. Оказание консультативно-методической  помощи по вопросам приобретения  медицинской техники и ее эксплуатации, участие в разработке целевых программ технического оснащения здравоохранения.

2. Проведение экспертизы  проектов вновь вводимых или  реконструируемых зданий, отделений  и отдельных помещений.

             3. Выдача специалистами фирмы рекомендаций по оснащению медицинским оборудованием.

4. Реализация всего  спектра медицинских приборов  и аппаратов как отечественных,  так и  зарубежных производителей: медицинской и офисной мебели, расходного материала, медикаментов, дезинфекционных средств, бесперебойного аварийного питания и многого другого. ЗАО НТФ «Медтехника» является официальным представителем в сибирском регионе компаний Siemens, Draeger и др. и производит поставку, монтаж и сервисное обслуживание медицинской техники вышеупомянутых фирм.

5. Монтаж и пуско-наладка всех  поставляемых фирмой видов отечественного  и импортного оборудования по  желанию клиента. Наличие сертифицированных  инженеров позволяет в момент  пуско-наладки произвести обучение  навыкам работы медиков на  рабочем месте.

             6. Собственное производство, на котором  выпускается медицинская мебель  и вспомогательное оборудование, ряд уникальных изделий. Наличие  производственных мощностей позволяет  фирме «Медтехника» не только  выполнять нестандартные заказы  по запросу клиента, но и осуществлять выпуск серийной электронной техники.

7. Оказание слухопротезной  помощи. «Центр слухопротезирования»  компании производит исследование  остроты слуха, подбор слухового  аппарата, выпускает индивидуальные  внутриушные вкладыши  вкладыши для населения различных возрастных категорий, имеющих различную степень потери слуха. В 1996 году нашей фирмой было приобретено уникальное оборудование фирмы Siemens, Германия, позволяющее производить подбор аппарата и его настройку, в том числе, без присутствия пациента по ранее записанной аудиограмме.

 

 За последнее время  усилиями специалистов фирмы  оснащены вновь вводимые и  реконструируемые объекты на  территории Новосибирской области  и регионов Сибири (Кемеровская  область, Алтайский край, Республика Якутия, Томская область и др.). Постоянными клиентами по приобретению оборудования, использованию сервисных услуг, консультаций, экспертных оценок являются лечебные учреждения Западной и Восточной Сибири, Крайнего Севера и Дальнего Востока. Тесное сотрудничество с Сибирской Академией медицинских наук, обширная, постоянно пополняемая информационная база позволяют учитывать специфику отдельно взятого лечебного учреждения по профилю деятельности при проработке конкретных задач, которые ставит перед собой администрация лечебного учреждения.

 

Миссия фирмы отражает саму суть – для чего существует наша организация: Мы помогаем медицине делать людей здоровыми.

 

Целью и задачей организации  являются получение прибыли путем  производства и реализации медицинской  техники, а также выполнения ряда других не менее важных изложенных выше функций.

В соответствии с этим,  организационная структура, сформированная на сегодняшний день, призвана служить  оперативному решению всех поставленных перед фирмой задач (рисунок 1).

Как видно из представленной схемы отдел общего делопроизводства находится в непосредственном подчинении генерального директора фирмы, откуда следует его важность в организационной структуре всей фирмы.

 

Рисунок 1 - Организационная структура ЗАО НТФ «Медтехника» и место в ней отдела общего делопроизводства.

 

2.2 Организационное и нормативно-правовое обеспечение работы отдела

Эффективность деятельности ЗАО НТФ «Медтехника» во многом зависит  от организационной структуры управления, а эффективность системы управления зависит, в свою очередь, от организации контрольной деятельности.

Каждому руководителю приходится контролировать ход выполнения множества  управленческих решений на различных  уровнях управления.       Руководитель более высокого уровня должен уметь выбрать ряд главных обобщающих критериев, с помощью которых он, не затрачивая много времени и сил, сможет с достаточной степенью точности оценивать степень реализации управленческого решения. Если же руководитель попытается контролировать ход работ, вникая во все детали, во все мелочи, он будет завален информацией, среди которой трудно найти главную.

Поскольку вся власть и ответственность за функции  контроля над отношениями закреплены за одним лицом (руководителем), а  он физически не в состоянии осуществлять его в полном объёме, руководитель вынужден делегировать часть своих полномочий подчинённым. Именно это и формирует вертикальные (линейные) иерархические структуры. Специализация управленческих функций и формы их координации порождают жёсткий рисунок функциональной структуры современной организации. В созданной таким образом управленческой иерархии каждый работник имеет собственного руководителя и все, кроме рядовых исполнителей, имеют подчинённых. Отсюда вытекает специфика двойственной формальной позиции любого руководителя, которая накладывает существенный отпечаток на образ его поведения.

Хорошо организованный контроль представляет собой обратную связь, без которой немыслим процесс  управления. Поэтому в аппаратах  управления сейчас начинают создавать особые организационно-аналитические подразделения, одной из функций которых является осуществление контроля за выполнением принятых решений, приказов, постановлений, распоряжений⁶.