Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     СОДЕРЖАНИЕ

     ВВЕДЕНИЕ 

     Наличие персонала одно из условий, позволяющих любой организации осуществлять свою деятельность. «Независимо от того компания это или фирма, завод или учреждение, на каком-то этапе существования их руководителям приходится сталкиваться с проблемой подбора работников, оформления с ними трудовых отношений. Для решения таких задач организации любого масштаба и любой организационно-правовой формы важно иметь в своем составе специализированную структуру - службу кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося работой с кадрами» [50, С.6].

     Ведение кадрового делопроизводства, как и многие другие направления деятельности учреждения, обязательно должны документироваться. При этом кадровая документация играет большую роль не только для всей организации в целом, но и для каждого сотрудника в отдельности. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

     «В  Российской Федерации трудовые отношения  между работником и работодателем  должны, как это вытекает из требований закона, оформляться документально. Действующее в нашей стране законодательство требует от работодателя оформления большого объема документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками» [65, С.4]. Успешное функционирование современной организации сложно представить без специально выделенного структурного подразделения, занимающегося подбором персонала для организации, документированием трудовых отношений, комплектованием кадровых документов, их хранением и многим другим, связанным с обработкой кадровых документов.

     Значение  кадровых документов очень высоко, так как в них зафиксированы  сведения, позволяющие сотруднику воспользоваться  правом на труд, образование, выплату  пенсии и др. Следовательно, создание, оформление и работа с кадровой документацией должна строго регламентироваться законами, постановлениями, инструкциями и другими актами, в которых закреплены нормы трудового права.

     Документирование трудовых отношений в надлежащей форме имеет большое значение для каждого сотрудника не только в период его работы, но и после увольнения. Очень часто необходимость в юридическом подтверждении обстоятельств возникает у работника уже после того, как он уволился из организации. Отсутствие необходимых документов может привести к потере для работника возможность получения льгот и преимуществ, как во время работы, так и после выхода на пенсию. Поэтому особое значение имеет профессионализм и подготовка специалистов, работающих с кадровой документацией.

     Во  многих крупных организациях создаются  специальные структурные подразделения – службы кадров, которые непосредственно занимаются трудовыми отношениями и их документированием. Но в учреждениях, где штат сотрудников не так уж и велик, работой с кадровой документацией занимается отдельно выделенный работник, точнее сказать сотрудник, совмещающий несколько должностей. Собственно такая ситуация сложилась и в Государственном учреждении – Управления Пенсионного фонда РФ по Спасскому району Нижегородской области (далее - Управление), в котором ответственным за кадровое делопроизводство является ведущий специалист-эксперт (юрисконсульт). Этим сотрудником выполняется множество функций, включая ведения кадрового делопроизводства, поэтому за отсутствием возможности глубокого изучения документирования трудовых отношений и работы с кадровой документацией тема «Совершенствование кадрового делопроизводства организации (на примере ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области)» приобретает особое значение.

     Существует  много работ по кадровому делопроизводству в целом, но нет их четкого разделения по формам собственности организаций.

     Актуальность  работы заключается в том, что в ней рассматривается деятельность конкретного государственного учреждения. Таким образом, работа с одной стороны, дает представление о состоянии кадрового делопроизводства в ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области а с другой дает практические рекомендации по его совершенствованию в соответствии с новыми изменениями в законодательных и нормативно- методических документах.

     Целью исследования является анализ кадрового делопроизводства конкретной организации (ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области) и его оптимизация.

     В соответствии с целью были определены задачи дипломной работы:

     1. Исследовать историю, современные задачи, функции и структуру организации.

     2. Рассмотреть организационно-распорядительные и информационно-справочные документы.

     3. Проанализировать документацию в рамках трудовых отношений в Управлении, включая организационно-распорядительную, информационно-справочную, отдельные виды кадровых документов, касающиеся различного рода направлений кадровой деятельности организации (прием на работу, переводы, предоставление отпуска, поощрение, взыскание, командировка, увольнение).

     4. Провести анализ организации работы с кадровой документацией на всех её этапах, включающих в себя контроль исполнения документов, систематизацию кадровых документов длительного и постоянного сроков хранения, формирование дел, хранение документов по личному составу, проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к архивному хранению.

     5. Внести предложения по оптимизации кадрового делопроизводства Управления.

     Для достижения поставленных задач в  работе использовались следующие  методы:

     - методы опроса и наблюдения. Метод опроса проводился в виде интервью. В качестве интервьюеров выступали (или были опрошены) юрисконсульт, начальник Управления, начальники отделов и руководитель группы.  В качестве метода исследования использовалось структурированное наблюдение, представляющее собой общий обзор документов, работы с ними и деятельность юрисконсульта. Формой регистрации выступал дневник, где результаты фиксировались в свободной форме;

     - метод сравнения использовался для соотнесения поставленной системы кадрового делопроизводства в Управлении с требованиями к организации данной системы, представленными в законодательных и нормативно-методических актах;

     - метод анализа предполагает выявление ошибок при оформлении документов, работы с ними, постановки кадрового делопроизводства, а также при работе юрисконсульта на основании законодательных и нормативно-методических актов;

     - метод систематизации применялся в качестве разделения документов и сопутствующих кадровому делопроизводству явлений и их группировка по определенным признакам.

     Объектом  исследования является трудовые отношения между работником и работодателем в Управлении.

     Предметом – кадровое делопроизводство в ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области. В соответствии с определением ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [23, С.3].

     Практическая  значимость темы заключается в том, что все рассмотренные в работе вопросы можно применять в кадровой деятельности Управления. В работе выделена отдельная глава, в которой представлены способы оптимизации кадрового делопроизводства. Так для оптимизации документирования трудовых отношений и работы с кадровой деятельности были разработаны следующие виды документов:

     Организационные:

     - Положение Управления.

     - Должностная инструкция юрисконсульта.

     - Должностная инструкция секретаря.

     - Структура и штатная численность.

     - Положение «О правилах обработки,  хранения и передачи персональных  данных работника»

- Положение  об экспертной комиссии.

     Документ  текущего кадрового делопроизводства:

     - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих к хранению.

     Также были разработаны журналы и книги регистрации и учета.

     Все эти документы, журналы и книги  после разработки были успешно внедрены и в настоящее время применяются в Управлении. Для постановки верного кадрового делопроизводства была введена новая должность секретаря, автоматизирована его деятельность, а также налажен документооборот в целом.

     Работа  прошла апробацию в виде докладов на конференции:

1. Козлова, М.А. Новый порядок регистрации командированных работников / М.А. Козлова // Материалы региональной студенческой научно – практической конференции «Российский студент - гражданин, личность, исследователь» 18 марта 2010 г. - Нижний Новгород: НГТУ, 2010. – С. 324-325.
2. Козлова, М.А. Рационализация контроля исполнения документов в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации / М.А. Козлова // Материалы региональной студенческой научно – практической конференции «Российский студент- гражданин, личность, исследователь» 18 марта 2010 г. - Нижний Новгород: НГТУ, 2010. – С. 325-326.
3. Козлова, М.А. Проект регламентации кадрового делопроизводства на основе Федерального закона «О документировании отношений в сфере труда» / М.А. Козлова // Материалы всероссийской студенческой научно – практической конференции «Российский студент - гражданин, личность, исследователь» 17 марта 2011 г. - Нижний Новгород: НГТУ, 2011. – С. 238-239.

     Структура и основное содержание работы. Во введении обосновывается актуальность работы, определяются цель и задачи исследования, обуславливаются предмет и объект исследования, проводится анализ источников и литературы, представляются методы исследования.

     В первой главе исследуется история, современные задачи и структура организации.

     Во  второй главе анализируются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы Управления.

       В третьей главе исследуются все этапы документирования трудовых отношений: оформление приема на работу; оформление переводов; оформление отпусков; документирование командировок; документирование поощрений и взысканий; документирование увольнений; порядок оформления трудовых книжек в ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области.

     Четвертая глава включает анализ организации работы  с кадровой документацией в Управлении. Здесь представлены все этапы работы с кадровыми документами: регистрация кадровых документов; контроль исполнения документов; систематизация кадровых документов длительного и постоянного сроков хранения, формирование дел; организация хранения документов по личному составу; экспертиза ценности документов; подготовка документов к архивному хранению.

     В пятой главе представляется оптимизация кадрового делопроизводства Управления. Здесь были разработаны необходимые кадровые документы, журналы и книги, которые теперь применяются в Управлении, что способствует совершенствованию кадрового делопроизводства.

     В заключении подводятся итоги исследования и результат внедрения разработанных  документов, журналов и книг, программного обеспечения.

     В приложении представлены организационная  структура Управления, организационно-распорядительные и информационно-справочные документы, документы, регламентирующие трудовые отношения, формы журналов и книг по учету кадровой деятельности и документации, а также документы, разработанные для оптимизации кадрового делопроизводства.

     Источниками исследования являются разные по содержанию документы, которые условно можно  разделить на несколько групп:

     Опубликованные: высшие законодательные акты, регламентирующие деятельность специалиста по кадрам; нормативно – методические акты по документированию и работе с кадровыми документами; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

     Неопубликованные: положение Управления; инструкция по делопроизводству; методические рекомендации по ведение кадрового делопроизводства; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; коллективный договор и другие документы текущего делопроизводства.

     Как уже говорилось выше, в работе использовались различные по содержанию источники. И первоочередным в этом списке является Конституция Российской Федерации [1]. Статья 7, пункт 2 данного документа устанавливает охрану труда и гарантированный минимальный размер оплаты труда, государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты.

     Статья 37 Конституции РФ регулирует трудовые отношения. В ней указывается, что труд в России свободен, принудительный труд запрещен. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы. Признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения, включая право на забастовку. Также указывается, что каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.

     Основным  законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации [2]. В нем находится определение базового понятия в трудовых отношениях социальное партнерство. В соответствии со ст. 25 ТК «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представительстве» [2, С.16].

     Специалист  по кадрам строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст. 24, таких как: равноправие сторон, уважение и учет интересов сторон, заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях, полномочность представителей сторон, реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами и т.д. [2, С.16].

     В ТК отражены и многие специфические  вопросы документирования трудовых отношений. Особую значимость для специалиста  по кадрам имеет ст. 14 – исчисление сроков. В ней указано, что «прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, который определено окончание трудовых отношений» [2, С.16].

     Для специалиста по кадрам в ст. 65 перечислены  документы, предъявляемые при поступлении  на работу.

     Кроме того Трудовой кодекс устанавливает: обязательность применения ряда правовых актов: правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и т.д.; документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников; сроки исчисления документов (ст. 14 ТК РФ); конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст.68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работников об увольнении (ст. 79,80) и др.

     В Гражданском кодексе Российской Федерации (ГК) [3] закреплены нормы трудовых отношений. Права каждого сотрудника, как гражданина, должны быть защищены. И для осуществления этого принципа служит глава 2 ГК, в которой рассматриваются все ситуации для предотвращения нарушения прав граждан. Глава 7 предусматривает оказание различных услуг, в том числе и их документирование. Особое значение имеет ст. 420 ГК, регулирующая заключение договора, в частности гражданско-правового договора.

     В Федеральном законе «О государственном гербе» [4] мотивируются условия применения государственного герба. «Государственный герб воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти» [4, С. 4].

     Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» [5] предусматривает обязательность ведения унифицированных форм первичной учетной документации. Согласно ст. 9 «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации» [5, С.9].

     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации» [6] включает все основные понятия по данной теме, рассматривает способы пользования информационных ресуров, технологии и средства обеспечения информационных систем, способы защиты информации. Как видно, это весьма важно - управление кадров работает с человеческими ресурсами и многие сведения о них разглашать не вправе.

     Федеральный закон «О персональных данных» [7] регулирует порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц), а также осуществляется «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну» [7, С.2].

     Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» [8] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Следовательно, он является значимым для деятельности отдела кадров, так как регулирует вопросы хранения документов по личному составу.

     Постановление Правительства Российской Федерации «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения  печатей и бланков  с воспроизведением государственного герба» [9] устанавливает общегосударственные правила применения печатей и бланков с государственным гербом.

     Постановление Правительства Российской Федерации «О первичных  учетных документах» [10], разработанный на основе Федерального закона «О бухгалтерском учете». Это Постановление предусматривает «разработку и утверждение альбома унифицированных форм первичных учетной документации и их электронных версий, предусмотрев при этом» [10, С.1].

     Альбом  унифицированных  форм первичной учетной  документации по учету труда и его оплаты [26] представляет собой отдельно выделенный нормативно-методический акт, требования которого также использовались при написании дипломной работы.

     Альбом  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплате содержит перечень унифицированных форм первичной учетной документации. Особенно важен раздел по учету кадров, так как он включает такие документы, как приказы о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора о поощрении, личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков. Эти формы обязательны для использования их организациями, поэтому были рассмотрены в данной работе. Альбом унифицированных форм является очень полезным документом, так как дает обязательные для применения формы документов.

     В Постановлении Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» [11] главным образом утверждается новая форма трудовой книжки и вкладышей к ней, которые обязательны для применения во всех организациях.

     Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовление трудовой книжки и  обеспечение ими  работодателей [30] подробно регламентируется вся работа с трудовыми книжками, даются рекомендации по хранению трудовых книжек, говорится  о принципах обеспечения всех работодателях трудовыми книжками.

     В инструкции по заполнению трудовых книжек [31] предлагаются поэтапные рекомендации по занесению соответствующих записей в разделы трудовой книжки. С помощью этой инструкции становится намного проще оформлять все данные о трудовом стаже.

     В работе были использованы нормативные  акты обработки и хранения унифицированных  форм и документов по личному составу.

     Постановление Госкомстата Российской Федерации «Об  утверждении порядка  применения унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [13] представляет собой ограничения в применении унифицированных форм, перечисляются изменения, которые могут вноситься в унифицированные формы и правила их оформления.

     В Постановлении Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» [14] представляются формы необходимых документов в области трудовых отношений.

     Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций [15] включает рекомендации по проведению инструктажа, оформлению соответствующих документов.

     Основополагающим  методическим документом при ведении  делопроизводства являются правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [28]. В правилах представлены все вопросы документирования и работы с документами.

     В работе использовались основные правила работы архивов организации [29]. Основные правила работы архивов организаций – главный нормативный документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них даны требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и организации текущего хранения документов.

     В работе применялись государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

     ОК  – 011 – 93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) [20] охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению.

     ОК - 016 – 94 Общероссийский классификатор профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) [21]   предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации [21, С.2].

     В работе применялись и ГОСТы. ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения» [25] содержит стандартизированные термины с определениями по делопроизводству (документированию и организации работы с документами) и архивному делу (организации документов Архивного фонда РФ, обеспечения сохранности документов и т.д.). Данный ГОСТ является основой документационного обеспечения управления, именно на нем базируются все последующие стандарты в данной области.