Аудит учета расчетов с покупателями и заказчиками

     ВВЕДЕНИЕ 

     Предприятия постоянно ведут расчеты с  покупателями - за купленные ими  товары, с заказчиками - за выполненные работы и оказанные услуги.

     В условиях нестабильной рыночной экономики  риск неоплаты или несвоевременной  оплаты счетов увеличивается, это приводит к появлению дебиторской и кредиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово - хозяйственной деятельности неизбежна и должна находиться в рамках допустимых значений. Развитие рыночных отношений повышает ответственность и самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих решений по обеспечении эффективности расчетов с дебиторами и кредиторами. Значительное превышение дебиторской задолженности над кредиторской может привести к так называемому техническому банкротству. Это связано со значительным отвлечением средств предприятия из оборота и невозможностью гасить вовремя задолженность перед кредиторами. На основании этого необходимо проводить мониторинг и анализ состояния расчетов. Для проведения анализа используются данные бухгалтерского учета и отчетности, поэтому немаловажную роль играет правильная организация на предприятии бухгалтерского учета расчетных операций, которая требует своевременного и полного отражения хозяйственных операций по расчетам в первичных документах и учетных регистрах.

     Актуальность  выбранной темы исследования заключается  в том, что в настоящее время  большое внимание уделяется расчетам с покупателями и заказчиками. Это обусловлено тем, что постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Одним из наиболее распространённых видов расчётов как раз и являются расчёты с покупателями и заказчиками за сырьё, материалы, товары и предоставляемые услуги.

     Цель  выпускной квалификационной   работы -  исследования  теоретических основ учета расчетов с покупателями и заказчиками,  разработка методики аудиторской проверки расчетов с покупателями и заказчиками и комплекса мер по совершенствованию организации учета  расчетов с покупателями и заказчиками в ОГУ «Любинский лесхоз».

     Для достижения поставленной цели необходимо реализовать ряд задач:

• рассмотреть документальное оформление и формы расчётов с покупателями и заказчиками;
• исследовать ведение учета расчетов с покупателями и заказчиками;
• ознакомится с организацией учета расчетов с покупателями и заказчиками в ОГУ «Любинский лесхоз»;
• разработать методику аудиторского исследования  и мероприятия по совершенствованию организации учета расчетов с покупателями и заказчиками на ОГУ «Любинский лесхоз».

     Предмет исследования организации учета и контроля расчетов с покупателями и заказчиками на предприятии ОГУ «Любинский лесхоз». Объектом исследования является  финансово – хозяйственная деятельность ОГУ «Любинский лесхоз».

     Методологической  основой для работы послужили систематизация нормативно – правовой базы и анализ ее содержания в целях раскрытия темы, а так же сбор и обработка практического материала деятельности предприятия  - объекта исследования. Информационная база исследования это законодательные и нормативные акты РФ, научная и учебная литература, материалы периодической печати, внутренние нормативные документы предприятия, данные текущего бухгалтерского учёта и отчетности, первичная документация организации. Для написания выпускной квалификационной работы было использовано следующие программы: Microsoft Office Word; профессиональная бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия Проф. 8.0»; СПС «Консультант плюс».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ 

1. Документальное  оформление расчетов с покупателями и заказчиками

     Порядок и сроки продажи товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

     Движение  товара от поставщика к потребителю  оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в организации может выступать как приходным, так и расходным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

     Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

     При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

     При получении товара представитель  от покупателя или заказчика должен предоставить доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

     Доверенность  от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна [1, с185].

     Счет  фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров  велик. Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с покупателями и заказчиками.

     Счет-фактура  является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных  продавцом товаров (работ, услуг), имущественных  прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой. Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

     Покупатель обязан составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги продаж,

       Счета-фактуры не составляются налогоплательщиками по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения).

       В счете-фактуре должны быть указаны:

     1) порядковый номер и дата выписки  счета-фактуры;

     2) наименование, адрес и идентификационные  номера налогоплательщика и покупателя;

     3) наименование и адрес грузоотправителя  и грузополучателя;

     4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

     5) наименование поставляемых (отгруженных)  товаров (описание выполненных  работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

     6) количество (объем) поставляемых (отгруженных)  по счету-фактуре товаров (работ,  услуг), исходя из принятых по  нему единиц измерения (при  возможности их указания);

     7) цена (тариф) за единицу измерения  (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

     8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все  количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

     9) сумма акциза по подакцизным  товарам;

     10) налоговая ставка;

       Счет-фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя [2, c 277].

       В случае если по условиям  сделки обязательство выражено  в иностранной валюте, то суммы,  указываемые в счете-фактуре,  могут быть выражены в иностранной валюте.

     Покупатели  и продавцы оформляют счета-фактуры, ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу  покупок и книгу продаж, а также  оформляют дополнительные листы  книги покупок и дополнительные листы книги продаж по формам.

     Бланк счета-фактуры может быть изготовлен типографическим способом. Если в процессе изготовления изменяется внешняя форма счета-фактуры, то при этом должны быть сохранны количество строк и граф и последовательность их расположения.

     Счет-фактура составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается покупателю не позднее 10 дней со дня отгрузки продукции или получения аванса. Второй остается у организации продувшей эту продукцию.

     Покупатели  ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.

       Покупатели ведут учет счетов-фактур  по мере их поступления от  продавцов, а продавцы ведут  учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке.

       Журналы учета полученных и  выставленных счетов-фактур должны  быть прошнурованы, а их страницы  пронумерованы.

     Продавцы  ведут книгу продаж, предназначенную  для регистрации счетов-фактур (контрольных лент контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) населению).

     В книге продаж регистрируются выписанные и (или) выставленные счета-фактуры  во всех случаях, когда возникает  обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость, в том числе при отгрузке (передаче) товаров (выполнении работ, оказании услуг), имущественных прав, при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг). Счета-фактуры, выданные продавцами при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав организациям и индивидуальным предпринимателям за наличный расчет, подлежат регистрации в книге продаж. При необходимости внесения изменений в книгу продаж регистрация счета-фактуры производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений.

     Дополнительные  листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью.

       Регистрация счетов-фактур в книге  продаж производится в хронологическом  порядке в том налоговом периоде,  в котором возникает налоговое  обязательство.

     В случае частичной оплаты за отгруженные  товары (выполненные работы, оказанные  услуги), переданные имущественные права при принятии учетной политики по мере поступления денежных средств регистрация продавцом счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этим отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам), переданным имущественным правам и пометкой по каждой сумме «частичная оплата».

     Контроль  над правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

     Книга продаж хранится у поставщика в течение  полных 5 лет с даты последней  записи. Допускается ведение книги продаж в электронном виде. В этом случае по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. 
 

     1.2 Формы расчётов с покупателями  и заказчиками 

     В расчетах с покупателями и заказчиками  может применяться как наличная, так и безналичная форма расчетов. Расчеты наличными производиться в пределах 100 000 рублей по одной сделке. Расчеты с участием граждан, когда последние не связанные с предпринимательской деятельностью, могут производиться наличными без ограничения суммы [12, c 10].

     В безналичном порядке расчеты должны производиться только через банки и иные кредитные организации, в которых организациям открыты соответствующие счета, если иное не предусмотрено законом. 

       При расчете с предприятиями  организация может применять чековую форму расчетов, при которой чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя (покупатель) банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю (поставщик). Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Покупатель (чекодатель) не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате. Плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека. Порядок возложения убытков, возникших вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, регулируется законодательством. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности и учитываются в банках на забалансовом счете № 006 «Бланки строгой отчетности».

     За  поставленную продукцию расчеты  могут так же вестись с помощью  платежных требований, которые являются расчетными документами, содержащими требование поставщика по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежное требование составляется на бланке установленной формы. Кроме основных реквизитов, общих для всех расчётных документов (наименование расчетного документа номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки; вид платежа, его назначение, сумму и т.д.), в платежном требовании указывается:

     а) условие оплаты;

     б) срок для акцепта;

     в) дата отсылки (вручения) плательщику;

     г) наименование товара;

     д) дата поставки товара и другие реквизиты.

     Платежные требования бывают двух видов: с акцептом и без акцепта плательщика. В платежном требовании, оплачиваемом с акцептом плательщика, в поле «Условие оплаты» получатель средств проставляет «с акцептом». Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по основному договору. При этом срок для акцепта должен быть не менее пяти рабочих дней. Покупатель в течение срока, установленного для акцепта, представляет в банк соответствующий документ об акцепте платежного требования либо отказе полностью или частично от его акцепта.

     Покупатель  может предоставить исполняющему банку  право оплачивать платежные требования, предъявленные к его счету  любыми или указанными покупателем кредиторами (получателями средств), при неполучении от плательщика документа об акцепте или отказе от акцепта (полном или частичном) платежного требования в течение срока, установленного для акцепта.

     В платежном требовании на без акцептное списание денежных средств со счетов плательщиков на основании законодательства в поле «Условие оплаты» получатель средств проставляет «без акцепта», а также делает ссылку на закон (с указанием его номера, даты принятия и соответствующей статьи), на основании которого осуществляется взыскание. При отсутствии указания «без акцепта» платежные требования подлежат оплате плательщиком в порядке предварительного акцепта со сроком для акцепта 5 рабочих дней.

     Расчеты с использованием аккредитива. Суть аккредитива - в особом договорном порядке расчетов между поставщиком и покупателем. Поставщик получит деньги лишь, после того как выполнены заранее оговоренные условия и наступит событие, которое и будет служить сигналом к зачислению денег на его счет. Эти условия и «сигнальное» событие стороны определяют заранее по взаимному согласию и точно фиксируют их в договоре поставки.

     Покупатель  формирует эти условию и «сигнальное» событие в заявлении на открытие аккредитива в своем банке. В  соответствии с заявлением и договором банка покупателя перечисляет денежные средства в банк, обсуживающий поставщика. Но непосредственно на счет поставщика эти средства не зачисляются. Он получит их лишь после того, как представит в свой банк документы, доказывающие, что условия аккредитива выполненные «сигнальное» событие наступило. Что является такими документами, стороны за ранее определяют в договоре поставки. Это могут быть как, например, железнодорожная накладная, подтверждающая факт отгрузки готовой продукции, так и акт заключения (независимого эксперта) о соответствии фактического качества отправленной готовой продукции договорному.

     Расчеты по аккредитиву регулируются №3 главы 46 Гражданского кодекса РФ. Кроме  того, могут применяться Унифицированные  правила и обычаи для документарных аккредитивов. Но надо помнить, что эти правила на территории РФ рассматриваются всего лишь как обычаи делового оборота и применяются в части, не противоречащей ТК РФ.

     К расчетам по аккредитивам во всем мире применяется следующая терминология: банк покупателя называется банком-эмитентом; покупатель (плательщик) - приказодателем или клиентом банка-эмитента; поставщик (получатель) - бенефициаром; банк поставщика - исполняющим банком.

     Существуют  несколько видов аккредитивов. Покрытый и не покрытый аккредитивы затрагивают интересы только покупателя и не как не касаются поставщика.

     Аккредитив  считается покрытым, когда денежные средства списываются с расчетного счета покупателя (или представляются ему в кредит) и депонируются банком для последующих платежей поставщику. В результате оборотные средства покупателя отвлекаются на довольно длительный срок. По этому более выгодно использовать для расчетов не покрытый (гарантированный) аккредитив. В этом случае банк поставщика спишет денежные средства прямо с открытого у него счета банка покупателя. Средства же самого покупателя будут оставаться в обороте до момента расчета с поставщиком. Но прибегать к расчетом в форме не покрытого аккредитива можно лишь в том случае, когда банк покупателя и банк поставщика имеют корреспондентские отношения друг с другом. Кроме того, покупатель должен числиться на хорошем счету у банка - в качестве добросовестного и честного клиента.

     У непокрытого (гарантированного) аккредитива  есть и недостаток - плата банку  за непокрытый аккредитив значительно превышает плату за покрытый.

     Безотзывный и отзывной аккредитив представляют собой интерес, прежде всего для  поставщика. При отзывном аккредитиве  банк покупателя может в любой  момент без уведомления поставщика изменить условие провидения расчетов или же и вовсе отменить их. Соответственно в случае без отзывного аккредитива для изменений условий расчетом или отмены платежа требуется согласие поставщика.

     Схема аккредитивной формы расчетов:

     -    заключение договора - контракта с указанием аккредитивной формы расчетов;

     - заявление на открытие аккредитива (сумма, срок, условия использования его поставщиком);

     -    выписка из расчетного счета об открытии аккредитива;

     извещение об открытии аккредитива, его условия;

     -    сообщение поставщику условий аккредитива;

     -    отгрузка готовой продукции по условиям аккредитива;

     -  поставщик предоставил платежные документы на оплату за счет аккредитива;

     -    извещение об использование аккредитива;

     -    выписка из расчетного счета - зачислен платеж;

     -    выписка со счета аккредитива об использовании аккредитива.

     Порядок бухгалтерского учета операций по аккредитиву  напрямую зависит от того, на каких  условиях открывается аккредитив, а  так же от вида аккредитива.

     Предприятие - поставщик может получить денежные средства по аккредитиву, представив в банк четыре экземпляра реестра счетов и предусмотренных условиями аккредитива документами.

     Отметим, что аккредитив в равной степени  учитывает интересы обеих сторон договора. И в этом его основное преимущество перед другими формами безналичных расчетов. Кроме того, использование аккредитива для расчетов уменьшает риски, как поставщика готовой продукции, так и покупателя. При этом сохраняется высокая степень оперативности расчетов. Особенно удобно использовать аккредитивную форму расчетов, если поставщик и покупатель имеют счета в одном банке. Тогда расходы по аккредитиву будут минимальны.

     Расчёты векселями это одним из способов расчетов. Расчеты по векселям товарным или финансовым.

     Бухгалтерский учет товарных векселей, применяемых при расчетах между организациями за поставленные товары (продукцию), выполненные работы и оказанные услуги, осуществляется на основании письма Минфина РФ № 142.Товарный вексель подтверждает обязательства покупателя оплатить задолженность при наступлении определенного срока. За предоставленную отсрочку платежа векселедатель уплачивает проценты по векселю.

     Организация, выдавшая простой вексель (векселедатель) или подписавшая переводной вексель, учитывает его на дату подписания на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Векселя выданные» в сумме, указанной в векселе, в корреспонденции с дебетом счетов учета материальных ценностей или издержек производства (обращения) в части работ, услуг.

     У организации-получателя денег по векселю (векселедержателя) при получении  его сумма, указанная в векселе, отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет  «Векселя полученные» в корреспонденции  с кредитом счета 46 «Реализация продукции (работ, услуг)», а разность между суммой, указанной в векселе, и суммой задолженности за поставленные товары (продукцию), выполненные работы и оказанные услуги, в счет оплаты которых получен вексель, отражается по кредиту счета 80 «Прибыли и убытки», субсчет «Доходы по векселям».

     Получение денежных средств у организации-векселедержателя в счет оплаты векселя отражается по дебету счетов учета денежных средств  и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Векселя полученные». Если организация-векселедержатель ведет налоговый учет по моменту оплаты за реализованный товар, работы, услуги, то она считает продукцию, по которой был получен вексель, реализованной на дату погашения векселя.

     В случае передачи векселедержателем  векселя до окончания срока платежа по нему поступление средств отражается по дебету счетов учета денежных или других средств, иного имущества (в зависимости от конкретного содержания хозяйственной операции) и кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Векселя полученные».

     Если  сумма фактически поступивших денежных или иных средств, иного имущества  меньше той, которую организация  должна получить по векселю, указанная  разница относится векселедержателем в дебет счетов учета собственных средств в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Векселя полученные».