Автоматизация бухгалтерского учета. 2

                                              ОГЛАВЛЕНИЕ

введение.

В целях ускорения процесса товародвижения, сокращения времени предоставления услуг в торговле и повышения качества обслуживания населения в рыночной экономике на первый план выдвигается задача механизации и автоматизации труда в торговле, особенно в розничной. Применение техники и автоматизации труда в торговле дает возможность доводить товары, продукты и услуги  до потребителя в более короткий срок, с полным сохранением потребительских свойств товаров и услуг.

Механизация производства —  это  замена ручных средств труда различными машинами и механизмами с использованием  для их действия различных видов энергии как правило электрической, это тележки, механизмы (грузоподъемники, электролебедки для облегчения погрузки и разгрузки  товаров в отраслях торговли или производства или процессах трудовой деятельности. Механизация производства охватывает также и сферу умственного труда, например использование вычислительной, печатной и множительной техники в управлении торговли (администрация, плановые отделы и бухгалтерия).

Автоматизация производства —    это    дальнейший процесс в развитии механизации производства. При автоматизации производства функции управления и контроля, а также производства ранее выполнявшиеся человеком, передаются специальным автоматизированным станкам, приборам и автоматическим устройствам. Автоматизация производства основа развития современной промышленности, генеральное направление деятельности всех крупных кампаний и организаций.   Большое значение имеет и автоматизация управленческих работ, под которым понимается применение специальных математических расчетов и методов, автоматических устройств и технических средств вычислительной техники при решении задач управления в различных звеньях народного хозяйства, в том числе и в сфере торговли.    Комплексная автоматизация торговых и управленческих производств придает значительное конкурентное преимущество организации и является важнейшим фактором его успеха и процветания в рыночной экономике.

Механизация и автоматизация труда в розничной торговле имеет также и большое социально-экономическое значение в связи с сокращением трудоемких работ и малоквалифицированного ручного труда.

Повышение уровня механизации ведет к облегчению труда торговых работников, снижению издержек обращения, повышению оборачиваемости товаров, сокращению товарных потерь, уменьшению трудовых затрат и времени на обработку бухгалтерских и других торговых документов, снижению времени простоя автотранспорта, повышению коэффициента использования торговых и складских помещений магазинов, совершенствованию качества обслуживания покупателей и сокращению их времени, затрачиваемого на приобретение товаров.

Техническая оснащенность магазинов торгово-технологическим оборудованием непрерывно совершенствуется, внедряются современные высокопроизводительные технические средства. Эти новшества создают новые условия для улучшения организации труда в магазинах и применения современных методов продажи товаров.

Для доставки и подготовки товаров к продаже торговые предприятия стали использовать более производительное, более многофункциональное фасовочное, упаковочное и этикетировочное оборудование, электронные контрольно-кассовые машины, отличающиеся быстротой и четкостью выполнения расчетно-кассовых операций, позволяющие повысить скорость и качество расчетов с покупателями, стали внедрять автоматизированные системы учета и документооборота в складах, торговых залах и отделах по подготовке и обработке экономических и бухгалтерских учетных  документов.

Благодаря увеличению выпуска товаров в потребительской упаковке создаются благоприятные предпосылки для внедрения тары-оборудования. Это дает возможность максимально механизировать погрузочно-разгрузочные работы, сократить простои автотранспорта, уменьшить количество технологических операций, а также автоматизировать процесс учета на этих участках работы.

Уровень технической оснащенности торговых предприятий зависит от размеров магазинов, их мощности и финансовых возможностей. Приспособленные здания магазинов, которые часто не соответствуют современным технико-технологическим требованиям, не позволяют полностью использовать новое, высокопроизводительное оборудование. Это может быть связано с неудачной планировкой торговых залов и кладовых, недостаточной шириной коридоров и дверных проемов и некоторыми другими причинами. Строительство современных типовых магазинов, технологические планировки которых соответствуют строительным нормам и правилам, позволяет внедрять прогрессивные торгово-технологические процессы, новую торговую технику и эффективно ее эксплуатировать.

В розничных предприятиях проводят следующие виды механизации и автоматизации:

• одного вида работ (частичная механизация);

• основных операций,

• комплексную.

Можно выделить три ступени комплексной механизации и автоматизации:

• комплексная механизация отдельного технологического процесса,

• комплексная механизация и автоматизация всех процессов в магазине,

• комплексная механизация и автоматизация всей технологии товародвижения от поставщика до расчета с покупателем.

Внедрение комплексной механизации в магазинах во многом зависит от того, насколько полно на стадии проектирования  учтены  требования торгово-технологического процесса и предусмотрены условия для применения техники.

Торгово-технологический  процесс  торговых предприятий включает ряд последовательных операций, осуществляемых в процессе движения товаров с момента их поступления до реализации потребителем. Это находит отражение в его структурной  схеме. С позиций  механизации торгово-технологического процесса можно выделить три структурные схемы,  разработанные в зависимости от методов обслуживания покупателей и степени готовности товаров к продаже.

Первая схема предусматривает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству и продажу.

Вторая схема   включает операции по разгрузке товаров с автотранспорта,  приемку их по количеству и качеству, хранение и продажу.

Третья схема распространена более других. Она заключается в разгрузке товаров с автотранспорта, приемке их по количеству и качеству, хранении, подготовке к продаже и продаже. Последняя схема включает все операции, поскольку требует подготовки товаров к продаже непосредственно в магазине.

Наиболее перспективна первая схема, требующая поступления в магазин предварительно расфасованных, упакованных и этикетированных товаров В этом случае сокращаются операции на транспортирование, хранение и фасовку и больше внимания уделяется основному процессу — продаже товаров. Наличие упакованных товаров позволяет осуществлять пакетирование, что создает благоприятные предпосылки для индустриализации транспортировки товаров и ускорения оборачиваемости.

Применение при транспортировке тары-оборудования позволяет после приемки товаров по количеству и качеству направлять их без перевалки непосредственно в торговый зал для продажи

Продажа товаров методом самообслуживания требует переноса операций по нарезке продуктов, их упаковке и этикетировке за пределы торгового зала — в фасовочные цеха, на оптовые базы или производственные предприятия, что дает возможность применять в них высокопроизводительные машины и оборудование, обеспечивающие ритмичность работы и более высокую производительность труда фасовщиков.

В торговле могут  найти широкое применение в первую очередь торговые автоматы для продажи штучных продовольственных товаров в упаковке: в бутылках и банках , молочные и консервированные продукты, напитки и минеральные воды,  соки,  в пачках и коробках — конфеты, вафли, печенье, сахар и другие кондитерские изделия, сырки, чай, табачные изделия, пирожные,  торты,  мороженое. Могут также продаваться поштучно хлебобулочные изделия,  бутерброды, колбаса, фрукты (особенно цитрусовые), некоторые виды овощей.

Имеется потребность в более широкой номенклатуре торговых автоматов для продажи жидких товаров в стаканах, таких как газированная вода, чай, кофе, какао, соки и другие напитки. Ассортимент товаров, реализуемых через автоматы, может значительно расшириться до открытия и после закрытия продовольственных магазинов, что особенно удобно для покупателей.

В будущем могут  найти применение, особенно в местах массового спроса (у вокзалов, автостанций, на автострадах), кафе-автоматы и магазины-автоматы, оборудованные сложными многотоварными автоматами-манипуляторами с устройствами для приготовления и продажи блюд или реализации готовых к потреблению товаров

Одно из перспективных направлений технического прогресса в торговле — применение торговых автоматов, которые способствуют расширению ассортимента, увеличению объема продажи товаров и повышению качества торгового обслуживания. Через торговые автоматы целесообразно продавать товары частого спроса в местах работы, учебы и отдыха. С их помощью можно обеспечить торговое обслуживание населения в любое время суток. Они дают возможность продлить процесс продажи отдельных товаров после окончания работы магазинов, чем в немалой степени способствуют снижению издержек обращения, ускорению товарооборачиваемости и повышению рентабельности. Уже сейчас большинство из нас пользуются для пополнения баланса сотовой связи автоматами по оплате услуг поставщиков сотовой связи «Mega-Com», «Beeline» и др. Через банкоматы люди снимают деньги с расчетного счета  в банке и т.д.

Автоматизация торговли в перспективе получит значительное распространение, прежде всего по товарам и услугам массового и устойчивого спроса, имеющих небольшие размеры и невысокую цену.

Практически все продовольственные товары могут реализовываться через торговые автоматы. Местом установки могут быть торговые залы магазинов, залы ожидания авто-, аэро- и железнодорожных вокзалов, фойе кинотеатров, здания учебных заведений, а также открытые площадки на центральных улицах, площадях, в парках, скверах и других местах массового отдыха. Крайне необходимы они для обслуживания работников предприятий с многосменным производственным циклом.

Оценка эффективности новой техники имеет не только экономический, но и социальный аспект. Основным результатом ее внедрения является число уменьшенных тяжелых физических и непопулярных ручных работ и высвобожденных при этом работников, уменьшение неквалифицированной рутинной ежедневной монотонной работы в бухгалтерском учете таких как ввод и разноска торговых  документов в различные бухгалтерские счета, реестры, книги и т.д. Без таких работ невозможно обойтись в бухгалтерском  учете, но их можно и нужно механизировать и автоматизировать.  Это освобождает от выполнения этих неквалифицированных работ бухгалтерских работников и предоставляет им время для проведения более эффективного планирования и анализа деятельности торгового предприятия в целом. А это играет очень важную роль в рыночной экономике где постоянно идет конкурентная  борьба и в которой выживают только те предприятия которые выполняют все быстрее , качественнее и с меньшими трудовыми и материальными и финансовыми ресурсами. В бухгалтерском  учете все это можно достичь путем внедрения автоматизированной компьютерной программы «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана».

Глава 1. Торговля как отрасль экономики Кыргызстана.

Одним из главных и определяющих элементов рыночной экономики является свободная торговля. Особенно она важна в начальный этап зарождения , перехода, становления и укрепления рыночных элементов хозяйствования. Все новые современные страны Содружества Независимых Государств (СНГ), свой начальный этап перехода от плановой экономики к новой рыночной модели производственных отношений начинали с торговли. Этот путь переходила и Кыргызская Республика. С началом рыночной экономики торговля стала играть все большую и большую роль в экономике нового суверенного Кыргызстана.                                                                                                                                     

Сегодня торговля является одной из крупнейших отраслей экономики нашей страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением одними из самых важнейших потребностей каждого кыргызстанца (это еда, одежда, бытовые товары первой необходимости и т.д.).

Все жители нашей страны хорошо знают такие гигантские рынки – предприятия, которые являются крупнейшими не только в масштабе Кыргызской Республики, но и в масштабе всего Центрально-Азиатского региона , как оптово-розничный рынок Дордой в г. Бишкек, Кара-Суйский базар в южном Ошском регионе, Ошский и Аламединский базары и другие многочисленные торговые дома и организации такие как Дордой-Плаза, торговый дом Караван и др. На этих рынках и торговых домах непосредственно заняты десятки тысяч людей, которые сами создали свои рабочие места и самостоятельно ведут свой бизнес. Вокруг этих крупнейших рынков и торговых домов образовались целые сети вспомогательных и обслуживающих инфраструктур, таких как общественное питание, транспортные услуги, охранные фирмы и компании, организации по погрузке, разгрузке и упаковке товаров,  организации по рекламе и продвижению товаров и услуг торговых организаций и др. А это тоже тысячи и тысячи рабочих мест. Отрасль торговли не ограничивается только этими крупнейшими рынками и торговыми домами. Торговлю как отрасль экономики создают также такие крупные торговые предприятия как сети магазинов «Народный», «7 дней», «Триада» и другие , а также десятки и сотни других магазинов, и тысячи небольших торговых павильонов, киосков и прилавков, где ежедневно сотни тысяч кыргызстанцев покупают многочисленные товары первой необходимости, начиная со спичек и кончая холодильниками и стиральными машинами.

В этих торговых организациях и торговых точках также заняты десятки тысяч человек. И вокруг них тоже возникли и успешно работают сотни небольших инфраструктурных обслуживающих кампаний и фирм, предоставляющих различные товары и услуги как этим многочисленным магазинам, лоткам и павильонам так и их покупателям в виде услуг общественного транспорта, пунктов быстрого питания, услуг упаковки и доставки товаров, и т.д. На них тоже заняты тысячи людей.  

С учетом выше сказанного, принимая во внимание количество работников торговых предприятий, занятых непосредственно в сфере торговли, и в инфраструктурных отраслях, непосредственно связанных с торговыми организациями,  а также принимая во внимание количество членов их семей,  можно сказать, что с торговлей как объектом или отраслью экономики напрямую связаны жизнь многих и многих сотен тысяч кыргызстанцев. И торговые предприятия как участники экономического процесса, играют благодаря своей численности и своему охвату вовлеченных напрямую, а также через  вспомогательные или обслуживающие инфраструктуры деятельности жителей Кыргызской Республики играет значительную роль в общей экономике страны.

Торговля как отрасль экономики подвержена влиянию множества факторов и она охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, которые требуют ежедневного повседневного и ежечасного а порой и ежесекундного оперативного решения. Динамическая конкурентная рыночная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговых предприятиях. В современных условиях рыночной экономики организационная структура управления торговыми предприятиями является стратегическим фактором конкуренции и успеха. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливают необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей как в научном так и чисто в практическом отношении.

Возможными направлениями повышения эффективности деятельности предприятия является полная или комплексная автоматизация всей деятельности предприятия или же частичная автоматизация отдельных процессов, являющихся наиболее проблемными или узкими местами для данной организации.

Целью данного дипломного проекта является анализ, рассмотрение  и использование программ автоматизации учета торговых предприятий путем внедрения компьютерной программы «1С Бухгалтерия». 

1.3.   схемы  автоматизации торговых предприятий

С развитием современных методов учета, автоматизация розничной торговли начала предоставлять новейшие способы учета и планирования. Прежде всего, можно выделить гибкую систему централизованного управления ценами практически на всех торговых местах, что позволит избежать неразберихи и так называемой пересортицы. Еще совсем недавно розничная торговля, в основном, велась только в денежном учете. В случае если даже продавец вел тетрадку количественного учета, могла возникнуть неувязка подсчета данных и подсчета остатков. Бывалые товароведы до сих пор не могут забыть, сколько нервов было потрачено при проведении ревизии по данным «тетрадочным записям». В основном, отыскать откуда тянется ниточка недостачи, бывает очень трудно и все списывают на несчастных продавцов, хотя результатом такой недостачи может стать обыкновенная ошибка в записях или неверно заполненный ценник.

Автоматизация розничной торговли поможет решить эти и многие другие проблемы. Когда продавец не может каким-либо образом влиять на изменение цены продукта, а данные по продажам автоматическим способом приходят на главный компьютер не только в суммовом, но и в количественном эквиваленте, то какие-либо противоправные действия с ценами со стороны продавца полностью исключены. Впрочем, на сегодняшний день появилась возможность персональной оценки работы продавцов, особенно там, где они выступают в роли продавцов-консультантов по анализу результатов продаж.

С помощью проведения анализа данных по продажам руководитель может спланировать осуществление следующих закупок и просчитать приблизительную сумму будущего дохода. Благодаря тому, что были введены современные цифровые технологии, существенно упрощается проблема ревизионного контроля. На сегодняшний день ревизию могут провести буквально за несколько часов. Для этого необходимо только просканировать штрих коды на ценниках всех находящихся на точке товаров, и компьютер автоматически определит их цены, посчитает количество и подобьет баланс по торговой точке. Все это – автоматизация розничной торговли. Из поступивших в офис данных сразу начнут формироваться документы по продажам. Кроме этого, с помощью цифровых технологий возникает возможность более тесного контакта с клиентом.

Анализируя все эти преимущества, без сомнения, многие руководители торговых организаций не откажутся от установки на собственных точках системы автоматизация розничной торговли на базе средств цифровых технологий. Но на сегодняшний день у многих сложилось стойкое представление о том, что данные технологии очень дорогое и не всем доступное нововведение, к тому же – требующее специальной подготовки сотрудников. Но на фоне конкуренции в торговле, автоматизация розничной торговли является наиболее важным стимулом успеха, который может позволить компании гибко планировать расходы и экономить средства, а также привлекать новых клиентов.

Схема работы магазина

Для надежной автоматизации магазина, предлагается  следующая схема работы:

Рабочие места кассиров объединены в одну локально вычислительную сеть (ЛВС). Работа кассиров ведется в единой информационной базе, таким образом, обеспечивается учет остатков товаров в реальном времени. Обмен с бэк офисной системой осуществляется в режиме «оффлайн», т.е. периодически. Плюсом такого способа является независимость работы двух систем, например бэк офисная система может располагаться в другом месте или бэк офисная система может в данный момент настраивается, в ней могут выполняться регламентные работы, а продажи в магазине при этом не останавливаются. Как правило, каждый день перед началом рабочей смены, происходит выгрузка данных о товарах и остатках во фронт офисную систему, после окончания рабочего дня происходит выгрузка данных о продажах в бэк офисную систему. Выгрузка данных в бухгалтерскую систему происходит по мере необходимости.

Общее название "фронт-офисные системы" (от англ. front - впереди, передний) обозначает семейство программно-аппаратных средств, которые призваны обеспечивать работу "переднего края" офиса или торгового предприятия - его взаимодействие с клиентами (покупателями). Это торговые залы магазина. Соответственно, существует и системы "бэк-офисные" (от back - сзади, задний), поддерживающие работу "тыловой" части - склада, товароведов и менеджеров, бухгалтерии. Вообще говоря, зарубежная терминология для этого класса автоматизированных систем неспроста навевает военно-фронтовые аналогии - частенько торговый зал становится "полем боя" (правда, теперь, в отличие от недавнего прошлого, не с покупателем, а за него), на котором необходимы торговая разведка (сбор информации), тщательный анализ ситуации, маневренность и высокая техническая оснащенность.

Торговое оборудование магазина

Программы «1С» работают с широким ассортиментом торгового оборудования магазина.

Рабочее место кассира

Сканер штрих – кода

Электронные весы

Терминалы сбора данных и Принтеры штрих-кодов