Бухгалтерский учет и аудит подотчетных лиц
ВВЕДЕНИЕ
Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации. Цели, на которые выдаются денежные средства, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:
- приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;
- оплатой мелкого ремонта
- расходами на командировки
по территории Российской
- представительскими расходами.
Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением ЦБ РФ от 22.09.1993 года № 40 (в ред. от 26.02.96 года).
Согласно данному документу:
- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
- лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня своего возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- новая выдача средств
- передача выданных подотчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность использовать наличные денежные для расчета за приобретенный товар в других организаций или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Тема расчетов организаций с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат организаций, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учета замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учете и налогообложении.
Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определенную значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.
Однако опыт проведения аудиторских проверок организаций показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учета и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.
Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием в организации денежных средств и, с другой стороны, позволяет организаций избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
Именно с этих позиций тема выпускной квалификационной работы на сегодняшний день актуальна и требует детального изучения.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение порядка учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям на примере конкретного предприятия.
Для реализации поставленной цели должны быть решены следующие задачи:
- рассмотрение теоретических
аспектов учета и аудита
- изучение нормативно-правовое регулирования операций с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям;
- установление цели, задачи
и изучение информационного
- рассмотрение синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям на примере предприятия;
- разработка методики
аудиторской проверки расчетов
с подотчетными лицами и с
персоналом по прочим
- формирование выводов и предложений по совершенствованию учета и контроля расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.
Объект исследования представляет собой процесс учета расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Предметом исследования является учет и аудит расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Объектом наблюдения выступает Обособленное подразделение № 766 федерального казенного предприятия «Управление торговли Сибирского военного округа» (далее Обособленное подразделение № 766). Период исследования - 01.01.2009 года по 31.12.2009 года.
Выпускная квалификационная работа состоит из трех глав. В первой главе рассмотрены теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в Российской Федерации. Рассмотрено понятие подотчетных лиц, сущность расчетных отношений, представлена нормативно-законодательная база расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Определены цель, задачи и источники информации по аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.
Во второй главе на
примере предприятия «
Третья глава посвящена аудиту расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям. Изучено планирование аудита и разработана методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям в Обособленном подразделении № 766. По окончании аудита выдвинуты рекомендации по совершенствованию расчетных операций с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям, на основании обнаруженных ошибок и исправлений на данном объекте учета.
При написании выпускной квалификационной работы широко использовались нормативные и законодательные акты по учету расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА И АУДИТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
И ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ
1.1. Сущность расчетных отношений с подотчетными лицами
и с персоналом по прочим операциям
Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (подотчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.
Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки
по территории Российской
- представительские расходы.
Статус подотчетного лица предусматривает, с одной стороны, право организации требовать возмещения денежных затрат и нанесенного ей ущерба по вине такого лица, и с другой - право лица требовать от организации возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными организацией приобретать материальные ценности для нее.
В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности, как подотчетного лица, так и организации перед таким лицом. Предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества организации, переданного работнику подотчет. Приобретение статуса подотчетного лица может входить в служебные обязанности работника.
При направлении работника в служебную командировку статус подотчетного лица специально не предоставляется:
- он приобретает его автоматически при получении денежного аванса из кассы организации на основании распоряжения руководителя;
- статус подотчетного лица прекращается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от организации денежным средствам.
В случае если целью командировки являются расчеты за получение ценностей, с работником заключается договор на материальную ответственность. На практике чаще бывают ситуации, когда в командировку для приобретения ценностей направляется материально-ответственное лицо.
Удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Подобные расходы называют представительскими.
Представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации.
К представительским расходам относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется определить порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности организации.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
В командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данной организацией в трудовых соглашениях, то есть те, для которых она является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом.
Если руководитель организации направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в совокупный доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а, следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.
Когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.
Для упорядочения учета командировок и устранения конфликтов с проверяющими органами при отнесении затрат на командировки к расходам целесообразно внутренним распорядительным документом установить перечень лиц, которые являются не работниками организации, а членами его руководящих органов, и могут быть направлены в служебную командировку. Таким документом может быть приказ об учете операций с подотчетными лицами.
Срок командировки работников определяется руководителями организаций. Он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях с письменного разрешения руководства.
Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
Следует отметить, что на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в общеустановленном порядке.
В случае, когда по распоряжению руководителя организации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией организаций.
За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы). Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Командированному работнику
В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т. п. не возмещаются.
Расходы по проезду возмещаются командированному работнику в размере:
- стоимости проезда воздушным,
железнодорожным, водным и
- оплаты услуг по
- расходов за пользование в
поездах постельными
Оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.
Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.
Суточные и расходы по найму жилого помещения (как при представлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам:
- оплата суточных – 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;
- оплата найма жилого помещения - по фактическим документально подтвержденным расходам, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.
Минфину России предоставлено право, корректировать эти нормы, с учетом изменения индекса цен.
С 1 января 2008 г. вступили в силу изменения в ст. 217 Налогового кодекса РФ (Федеральный закон от 24 июля 2007 года № 216-ФЗ), согласно которым при оплате командированному сотруднику расходов на командировку в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные в размере, не превышающем 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке и 700 рублей для командировок по РФ. В настоящее время Налоговый кодекс РФ такие ограничения не устанавливает.
Руководители организаций могут повышать размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм, предусмотренных законодательством:
- в бюджетных учреждениях - за счет экономии по сметам на их содержание;
- в организациях, финансируемых
из специальных фондов и
- в пределах имеющихся средств;
- в других организациях
и на предприятиях - за счет
прибыли, остающейся в их распо
Коммерческим организациям дано право возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем определенные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.
Разработка внутренних нормативов при оплате организацией командировочных в повышенном размере является необходимой, поскольку такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при рассмотрении авансовых отчетов. Решение об установлении нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем организации и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.), имеющим законную силу для бухгалтерии.
Оформление командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 года № 812 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (в ред. 24.12.2008 года № 1019).
По зарубежным командировкам
работнику возмещаются
- по получению загранпаспорта;
- по получению виз;
- по прописке загранпаспорта;
- по покупке в банке
валюты страны командировки
- по найму жилого
помещения, подтвержденные
- на провоз багажа;
- суточные за каждый
день пребывания в
Документально подтвержденные расходы по найму жилья, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.
Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платежного средства) по соотношению рубля с национальной валютой в данном государстве.
С 1 января 2005 года размеры суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Приложением к Приказу Минфина России от 02.08.2004 года № 64н (в ред. от 09.12.2008 года № 139н).
За день до выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда, в валюте, если граница пересекается в день отъезда, дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте).
Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней суточные выплачиваются, начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.
При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов следует учитывать, что за рубежом отели обычно предоставляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются из суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем организации, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.
Порядок, установленный для оплаты проезда к месту загранкомандировки и обратно, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.
Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.
Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым пользуется работник).
Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы.
Возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или не возмещение их целиком рассматривается как нарушение законодательства о труде.
Расчеты с персоналом по прочим операциям предполагают:
- расчеты по предоставленным займам;
- расчеты по возмещению материального ущерба;
- расчеты по проданным товарам в кредит и т.д.
Такие расчеты производятся в соответствии с заключенными договорами, с согласия работника организации.
1.2. Нормативное регулирование учета расчетов
с подотчетными лицами и с персоналом
по прочим операциям
Основными нормативными и законодательными актами, регулирующих учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям являются:
1) Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 года № 197-ФЗ (в ред. от 10.11.2009 года).
Согласно данному
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Определены также возмещаемые работнику расходы.
В случае направления в служебные командировки работодатель обязан возмещать работникам, а также работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
- Бухгалтерский учёт и аудит продаж продукции (работ, услуг, прочих активов) на предприятии
- Бухгалтерский учет и аудит прочих доходов и расходов
- Бухгалтерский учет и аудит расчетных операций
- Бухгалтерский учет и аудит расчетных операций (на примере ООО ТПК «Заволжье»)
- Бухгалтерский учет и аудит расчетов по кредитам и займам
- Бухгалтерский учет и аудит расчетов по кредитам и займам в ООО Холдинг «Вера-НН»
- Бухгалтерский учет и аудит расчетов по оплате труда
- Бухгалтерский учет и аудит основных средств в территориальном управлении
- Бухгалтерский учет и аудит основных средств на предприятии
- Бухгалтерский учёт и аудит основных средств на предприятии ООО «Уралпромтех»
- Бухгалтерский учёт и аудит основных средств на предприятии ООО «Уралпромтех»
- Бухгалтерский учет и аудит основных средств на примере АО «Квант»
- Бухгалтерский учет и аудит основных средств на примере АО «Квант»
- Бухгалтерский учет и аудит основных средств (на примере СХПК «Россия» Новоалександровского района)
