Информационные технологии в документационном обеспечении управления

    Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный  университет культуры и искусств

Факультет информационного  сервиса и медиатехнологий

Кафедра документоведения и издательского дела

 

 

 

 

 

Информационные технологии в  документационном обеспечении управления

Дипломная работа

по специальности  350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Казань – 2013

Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный  университет культуры и искусств

Факультет информационного сервиса и медиатехнологий

Кафедра документоведения и издательского дела

 

 

 

Информационные технологии в  документационном

обеспечении управления

Дипломная работа

по специальности  350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Работу выполнил:

студент 184 группы

Кирягина Т.

Научный руководитель:

Матеева Г.В., канд. пед. наук,

доцент

 

Допускается к защите

зав. кафедрой Дрешер Ю.Н.,

док. пед. наук, профессор

 «____» ____________ 2013 г.

 

Казань – 2013 
ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

Введение

Резкое увеличение с  конца 20 века объемов информации и  соответственно документов, как их носителей послужило внедрению  информационных технологий в обработку информации и документов различных сфер человеческой деятельности, в том числе, в документационное обеспечение управления. На сегодняшний день они используются во всех сферах деятельности человека. От того, как организации, предприятия, фирмы смогут внедрить и использовать современные информационные технологии в документационном обеспечении своей деятельности, зависит их место в будущем глобальном информационном обществе.

Тема «информационные  технологии в ДОУ» актуальна, потому что эффективность работы организации напрямую зависит от уровня развития и использования информационных технологий.

Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии может рассматриваться  как формальный показатель, позволяющий  судить о качестве и оперативности работы.

Сфера применения новых  информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств  коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения  простейших функций служебной переписки  до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей. Этим обусловлена актуальность данного исследования. 

Объект исследования – документационное обеспечение управления МОУ «Гимназия №9».

Предмет исследования – информационные технологии в документационном обеспечении управленческой деятельности МОУ «Гимназия №9».

Целью работы является изучение особенностей использования информационных технологий в документационном обеспечении управления МОУ «Гимназия №9» и выработка рекомендаций по его совершенствованию.

Для решения поставленной цели необходимо выполнение следующих задач:

— дать определение ключевым понятиям документационного обеспечения управления;

— указать основные понятия информационных технологий и их классификацию;

—  дать характеристику МОУ «Гимназия №9»;

— проанализировать документационное обеспечение управления МОУ «гимназия №9»;

— проанализировать использование информационных технологий в ДОУ МОУ «Гимназия №9»;

— разработать базу данных для МОУ «Гимназия №9».

При написании нашей  дипломной работы была проанализирована литература таких авторов, как С.Л. Кузнецов, О.И.Рысков, Н.А. Храмцовская, А.Д. Хомоненко, Е.Н. Филенко, А.М. Лобанова и др. Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления.

Дипломная работа состоит  из введения, трех глав, заключения, и списка использованной литературы. В первой главе даются определения основных понятий документационного обеспечения управления и информационных технологий в ДОУ. Вторая глава представляет собой анализ деятельности МОУ «Гимназия №9», на базе которой проводится наше дальнейшее исследование. Рассматривается роль секретаря в управлении организацией, его основные функции, а так же использование в его деятельности информационных технологий. В ходе анализа деятельности секретаря, использовались такие методы как беседа и наблюдение.

В третьей главе мы производим обзор существующего  программного обеспечения, ставим задачи для нашей новой автоматизированной системы, и реализуем наши замыслы  на практике. При этом используется метод моделирования.

В заключении подводятся итоги нашего исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Информационные технологии в ДОУ: общая характеристика

1.​1. Понятие «документационное обеспечение управления»

Эффективность деятельности различных учреждений, предприятий, организаций зависит от того, как налажена система делопроизводства.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом употребляются как синонимы. однако термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами, а термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [1].

Результатом документирования является документ.

В утвержденном в 1998 г. ГОСТ Р 51141 – 98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие  документа сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [22].

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [25]

В обществе документы  являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Любой документ, создаваемый в ходе документирования управленческой деятельности, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элементов. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Сегодня специалисты  выделяют следующие системы документов:

— организационно-правовая документация;

— плановая документация;

— распорядительная документация;

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— отчетная документация;

— договорная документация;

— документация по личному составу;

— документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

— документация по материально-техническому обеспечению;

— документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

— документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия и т.п.

Документационное обеспечение  управления предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации  – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [1].

Главное правило, которого следует придерживаться при организации  документооборота – оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени

Говоря о порядке  движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

— прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

— предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

— регистрация документов;

— организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

— обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) любой  организации, учреждения, предприятия  рассматривается сегодня как  важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ), которая подчиняется непосредственно руководителю организации.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

— совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

— сокращение документооборота;

— унификация форм документов;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

— внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций  службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. [7].

Организация документов в делопроизводстве представляет собой  совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в  делопроизводстве и их передачу архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

1.2. Проблемные вопросы документационного обеспечения управления

Современные компьютерные информационные технологии способны кардинально  изменять методическую, информационную и технологическую составляющие управленческих процессов и осуществлять их на качественно новом, более эффективном  уровне. Однако в настоящее время  все еще существует ряд объективных факторов, оказывающих сдерживающее действие на темпы их внедрения в России, к которым можно отнести следующие:

— экономическую нестабильность

— «пробелы» в законодательном обеспечении

— недостаточность образования управленческих кадров в сфере информационных технологий 

— дефицит специалистов в области информации

— недостаточное государственное финансирование научно-исследовательских и практических разработок, связанных с НТИ

— пока ещё явное отставание, по сравнению с Западом в области развития средств вычислительной техники и связи.

Наряду с перечисленными проблемами, существует еще масса  других проблем, таких как: 

— недостаточная компетентность как руководства всех уровней управления предприятием, так и рядовых работников управленческой сферы в отношении вопросов автоматизации (внедрения новых информационных систем и технологий);

— приверженность традиционному подходу в сфере управления.

И хотя многие руководители и специалисты понимают, что время  требует новых подходов к реализации большинства задач, но воплощать их на практике не торопятся. Это касается как типовых задач, так и принципиально новых задач. Еще одна проблема – анализ существующей системы управления на предприятии. Несмотря на то, что данная проблема достаточно подробно освящена в литературе и необходимость такого рода исследований уже неоднократно доказывалась отечественными и зарубежными учеными, предприятия весьма неохотно соглашаются на проведение подобной работы, причем только тогда, когда избежать ее уже нельзя [12].

Необходимо нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения ДОУ, в том  числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы  и способы документирования, электронное  документирование информацией, удовлетворение потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации. В определенной степени вопросы документирования, документального оформления взаимоотношений субъектов права устанавливаются в законодательных актах, посвященных отдельным предметным областям. В последнее время возникла тенденция сокращения и без того небольшого количества действующих нормативов. [14]

Проблемы документационной деятельности любой организации  практически одинаковы:

— потеря документов;

— задержки прохождения и исполнения;

— избыточность документооборота;

— противоречивость принимаемых решений;

— бесконтрольность исполнителей;

— невозможность восстановления истории работы с документами.

Результатом является фактическая  неуправляемость организации.

Источник причин большинства  проблем ДОУ – изначальное  противоречие между требованием  централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ).

Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет  относиться к делопроизводству не как  к жесткому и консервативному  механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Актуальными проблемами сегодня в области АС ДОУ являются:

- повышение делопроизводственной  грамотности в организациях и  на предприятиях, в первую очередь,  руководителей различного ранга  и специалистов в области информационных технологий;

- повышение компьютерной  грамотности документоведов и  делопроизводителей, поскольку их  роль в развитии информационных  технологий ДОУ ключевая;

- подготовка и принятие  предложений по унификации и  делопроизводственных процедур  и форматов документационного взаимодействия на государственном уровне [2].

1.​3. Информационные технологии: понятие, классификация, этапы развития

В современной науке  существует много различных подходов к определению термина «информационные технологии» (далее ИТ). Данный термин связан с двумя понятиями: «информация» и «технология».

Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Технология – это совокупность процессов, приемов обработки или переработки материалов, применяемых в каком-либо деле, мастерстве, искусстве, а также научное описание способов производства, совокупность знаний о способах и средствах осуществления процессов, при которых происходит качественное изменение объекта. Поэтому термин «информационные технологии» можно определить как сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов. [27]

Согласно ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 149-ФЗ от 27.07.2006 г.), информационные технологии – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов[29]. Также звучит определение информационных технологий и в ст.2 закона Республики Татарстан от 13.11.2007 г. № 58-ЗРТ «Об информационных системах и информатизации Республики Татарстан».[28]

Существуют и другие определения информационных технологий, например:

1. «ИТ – термин, относящийся  ко всем технологическим средствам,  используемым для создания, хранения, обмена и использования информации в ее различных формах (деловые данные, телефонные переговоры, фотографии, видеозаписи, мультимедийные представления, а также какие-либо иные, которые могут появиться в будущем)».

2. «ИТ – это технологии, применяемые для обработки информации».

3. «ИТ – приемы, способы и методы применения технических и программных средств при выполнении функций обработки информации»[31].

Целью ИТ является качественное формирование и использование информационных ресурсов в соответствии с потребностями  пользователя. Методами ИТ являются методы обработки данных.

В качестве средств ИТ выступают математические, технические, программные, информационные, аппаратные и др. средства.

Сегодня информационные технологии являются непрерывной составной  частью большинства видов интеллектуальной, управленческой и производственной деятельности человека и общества. Развитие информационных технологий в современных условиях основано на применении вычислительной техники и связанных с нею методов и средств автоматизации информационных процессов [31]

Классификация информационных технологий

Для того чтобы правильно  понять, оценить, грамотно разработать  и использовать информационные технологии в различных сферах жизни общества необходима их предварительная классификация.

Классификация информационных технологий зависит от критерия классификации. В качестве критерия может выступать показатель или совокупность признаков, влияющих на выбор той или иной информационной технологии.

ИТ разделяются на две большие группы: технологии с  избирательной и с полной интерактивностью.

— ИТ с избирательной интерактивностью принадлежат все технологии, обеспечивающие хранение информации в структурированном виде. Сюда входят банки и базы данных и знаний, видеотекст, телетекст, интернет и т.д. Эти технологии функционируют в избирательном интерактивном режиме и существенно облегчают доступ к огромному объему структурируемой информации. В данном случае пользователю разрешается только работать с уже существующими данными, не вводя новых.

— ИТ с полной интерактивностью содержит технологии, обеспечивающие прямой доступ к информации, хранящейся в информационных сетях или каких-либо носителях, что позволяет передавать, изменять и дополнять ее. [10]

Основными классификационными признаками компьютерных информационных технологий  являются:

— степень централизации технологического процесса;

— методы и средства обработки данных;

— обслуживаемые предметные области;

— виды обрабатываемой информации

По степени централизации  технологического процесса компьютерные информационные технологии в системах управления делятся на:

— централизованные технологии,

— децентрализованные технологии,

— комбинированные технологии.

По методам и средствам  обработки данных:

— глобальные ИТ включают модели, методы и средства использования информационных ресурсов в обществе в целом;

— базовые ИТ ориентированы на определенную область применения: производство, научные исследования, проектирование, обучение и т.д.;

— конкретные ИТ задают обработку данных в реальных задачах пользователя.

По обслуживаемым предметным областям:

— ИТ в бухгалтерском учете;

— ИТ в банковской деятельности;

— ИТ в налоговой деятельности;

— ИТ в страховой деятельности;

— ИТ в статистической деятельности и т.д. [32]

Этапы развития информационных технологий

1-й этап (до второй  половины XIX в.) – «ручные» технологии: перо, чернильница, книга, элементарные ручные средства счета. Коммуникации осуществлялись путём доставки конной почтой писем, пакетов, депеш, в европейских странах применялся  механический телеграф. Основная цель технологий - представление и передача информации в нужной форме.

2-й этап (конец XIX в. - 40-е гг. ХХ  в.) – «механические» технологии: пишущая машинка, арифмометр, телеграф, телефон, диктофон, оснащённая более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологий - представление информации в нужной форме более удобными средствами, сокращение затрат на исправление потерь и искажений.

3-й этап (40-е - 60-е гг. XX в.) – «электрические» технологии: первые ламповые ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, телетайпы (телексы), ксероксы, портативные диктофоны. Организация доставки информации в заданное время. Акцент в ИТ начинает перемещаться с формы представления информации на формирование её содержания.

4-й этап (70-е гг. - середина 80-х гг.) – «электронные» технологии, основной инструментарий - большие ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы, оснащённые широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологий смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы.

5-й этап (с середины 80-х гг.) – «компьютерные» («новые») технологии, персональный компьютер с широким спектром стандартных и заказных программных продуктов широкого назначения. Создание систем поддержки принятия решений на различных уровнях управления. Системы имеют встроенные элементы анализа и искусственного интеллекта, реализуются на персональном компьютере и используют сетевые технологии и телекоммуникации для работы в сети.

6-й этап (с середины 90-х гг.) – «Internet/Intranet» («новейшие») технологии. Широко используются в различных областях науки, техники и бизнеса распределенные системы, глобальные, региональные и локальные компьютерные сети. [33]

1.4. Информационные технологии в документационном обеспечении управления

В современных условиях компьютерные информационные технологии являются основой управленческой деятельности фирмы. Возрастание объемов информации в контуре управления, потребность в ускорении и более сложных способах ее переработки приводит к  необходимости автоматизированной обработки информации, то есть внедрения компьютерных информационных технологий. Широкое применение персональных компьютеров, обеспечивающих облегченный доступ к базам данных и базам знаний, использование интеллектуальных технологий и систем дают специалисту реальные возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки управленческих решений в современном технологическом режиме обработки информации.  
Сегодня  компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Компьютеры и программы для них – это инструментальные средства и материалы современных информационных технологий, но они сами по себе не могут производить нужную для организации информацию [3].

Основная цель компьютерной информационной технологии – получать посредством  переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления [16].

Анализ существующего программного обеспечения для предприятий показывает, что подавляющая масса программ предоставляет возможность для ввода, редактирования и хранения информации.

Для реализации эффективного компьютерного  делопроизводства необходимо организовать рабочие места.

При подходе к организации рабочего места необходимо исходить из решаемых сотрудником задач и выполняемых  им функций, для которых требуется  соответствующее техническое и  программное обеспечение. Это может  быть:

— составление и оформление документов;