Информационные технологии в деятельности индивидуального предпринимателя

 

 

 

 

 

 

 

Дипломная работа

 

Информационные технологии в деятельности индивидуального предпринимателя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание 

Введение

Глава 1. Понятие делопроизводства, информационных технологий и нормативное  регулирование использования новых  информационных технологий в делопроизводстве …………………………………………………

1.1 Определение терминов  «делопроизводство» и «информационные  технологии», их взаимодействие. Информационные системы………………..

1.2 Автоматизация делопроизводства

1.3 Электронный документооборот

1.4. Нормативное регулирование использования новых информационных

1.4.1. Федеральные законы

1.4.2.Национальные (государственные) стандарты

1.4.3. Иные нормативно-методические документы

Глава 2. Основные требования к деятельности секретаря на предприятии.

 

Глава 3. Примеры использования  информационных технологий в деятельности индивидуального предпринимателя

 

Заключение

Список использованных источников и литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель в процессе ведения  хозяйственной деятельности сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями  между работниками и работодателем  и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

На сегодняшний день документ является основным способом представления  информации на любом современном  предприятии.

Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей.

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом, следует отметить, что ведение  кадровой документации в организации - один их наиболее трудоемких и сложных  участков работы, который предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением законодательно установленных правил оформления документов.

Фактически, малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом  предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации  деятельности предприятия любого размера  и профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота. Особенно актуально эта тема стала  в последнее время в связи  с развитием научно-технического прогресса, т.к. новые информационные технологии стремительно охватывают все  больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий, в том числе в деятельности индивидуальных предпринимателей.

Внесение изменений в  действовавшее ранее законодательство о бухгалтерском учете, где впервые  упоминаются индивидуальные предприниматели, требует ведения предпринимателями  бухучета в зависимости от применяемой  системы налогообложения, что сегодня  практически невозможно без применения новых информационных технологий и  знания принципов и механизмов документооборота, правил и требований делопроизводства.

Необходимость автоматизации  документооборота организаций определяет актуальность данной темы.

В данной дипломной работе рассматриваются  определения важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, основные требования к рабочему месту делопроизводителя, а также примеры использования  информационных технологий в деятельности индивидуального предпринимателя.

Глава 1 посвящена определению терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии». Также в ней дается различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в современной профессиональной литературе обычно отождествляются  такие понятия, как «система автоматизации  делопроизводства» (САД) и «система электронного документооборота» (СЭД). Также в перовой главе раскрывается такая задача, как  описание нормативных  актов (федеральных законов, национальных стандартов, прочих нормативно-методических документов), так или иначе регулирующих применение новых информационных технологий в делопроизводстве различных предприятий  и организаций.

В главе 2 описываются основные требования к организации рабочего места  секретаря-делопроизводителя, его внешнему виду и культуре речи.

Глава 3 описывает конкретные примеры использования информационных систем в деятельности индивидуального предпринимателя.

Целью дипломной работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения  новых информационных технологий в  деятельность индивидуального предпринимателя, а также рассмотрение возникающих  при этом основных проблем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие делопроизводства, информационных технологий и нормативное  регулирование использования новых  информационных технологий в делопроизводстве

1. Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

 

Для рассмотрения темы дипломной работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]

Управление можно  представить как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов. [21; с. 142-144]

При этом необходимая  информация для принятия решений  и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном  виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами  работники сферы управления затрачивают  в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]

Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:

1.  документирования (записи информации на различных  носителях по установленным правилам)

2.  организации работы  с документами, которая заключается  в организации документооборота, хранении и использовании документов  в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления  документов и работы с ними. Правила  работы с документами на конкретном предприятии представляют собой  систему делопроизводства, которая  представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых  информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях  и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы  осуществления таких процессов  и методов. [4]

В настоящее время под информационными  технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная система – это  система, предназначенная для ведения  информационной модели, чаще всего  какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система –  совокупность содержащейся в базах  данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]

Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1.  ручные информационные системы  (характеризуются отсутствием современных  технических средств переработки  информации и выполнением всех  операций человеком; например, о  деятельности менеджера в фирме,  где отсутствуют компьютеры, можно  говорить, что он работает с  ручной ИС);

2.  автоматизированные информационные  системы (АИС) (наиболее популярный  класс ИС; предполагают участие  в процессе обработки информации  и человека, и технических средств,  причем главная роль отводится  компьютеру);

3.  автоматические информационные  системы (выполняют все операции  по переработке информации без  участия человека; примером автоматических  информационных систем являются  некоторые поисковые машины Интернет  – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]

Обычно термином «информационные  системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование  в делопроизводстве новых информационных технологий? -3 глава

В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы  управления и делопроизводства, компьютер  использовался лишь как «умная пишущая  машинка». С появлением Интернета  и электронной почты, компьютер  стал также и средством связи  между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как  организация системы делопроизводства на предприятии.

В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии  имеется достаточно широкий выбор  систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

В условиях традиционного «бумажного»  делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

• изготовление и учет бумажных документов,
• их перемещение по организации и отправка;
• контроль работы с документами исполнителей;
• уничтожение / хранение документов
• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные  электронные технологии работы с  документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения  функций по работе с документами  в организации, но и, что еще более  важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых  и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.

Один из самых эффективных путей  решения проблемы управления документами  – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети. [12; 13]

Принципиальное решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих  местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном  компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории  документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может  использоваться и для организации  коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью  используется специальное программное  обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и  документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). [5]

Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».

1.2 Автоматизация  делопроизводства

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного  производства, при котором функции  управления и контроля, ранее выполнявшиеся  человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается  в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой  продукции, в создании условий для  оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию  частичную, комплексную и полную. [10; 11]

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

• установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
• внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
• автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
• автоматизированный контроль исполнения документов;
• хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

• внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
• перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
• установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
•   автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
• формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие  основные этапы:

o  традиционная технология  делопроизводства на бумажных  носителях:

·  получение документов по почте;

·  регистрация документов в журналах и на карточках;

·  ведение контрольно-сроковых картотек;

·  копирование документов и передача их в соответствии с  резолюцией исполнителям (структурным  подразделениям);

·  формирование дел  с исполненными документами;

·  передача дел на архивное хранение;

o  электронный документооборот  между организациями:

·  замена перемещения  и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

·  автоматизированная регистрация в электронных журналах;

·  внедрение сканирования поступивших бумажных документов и  дальнейшая работа с их электронными копиями;

·  использование  электронно-цифровой подписи;

·  внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

·  создание электронного архива организации;

o  электронный документооборот  в территориально-распределенной  системе организаций:

·  внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;

·  автоматизация  обмена электронными документами между  органом управления (министерством) и предприятиями, а также между  предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

·  автоматическое формирование отчетности по различным показателям  производственной деятельности;

·  автоматическое формирование отчетности по различным показателям  производственной деятельности;

·  создание и управление большими массивами архивной документации.

[21; с. 142-143]

Таким образом, мы видим, что электронный документооборот  является частью процесса автоматизации  делопроизводства.

1.3 Электронный  документооборот

Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). [4]

Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это  электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается  или не подразумевается требование о составлении такого документа  на бумажном носителе (Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации») [4]

Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный документ – это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

В Российской Федерации  на сегодняшний день не существует отдельного закона «Об электронном  документе».

Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной  власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправителем электронного документа является участник обмена электронными документами, который  составляет электронный документ, подписывает  его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного  посредника.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или  индивидуальный предприниматель, который  выполняет услуги, связанные с  обменом электронными документами  между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения  его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

Подтверждение подлинности  электронного документа осуществляется получателем электронного документа  с использованием средств проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки электронно-цифровой подписи.

Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем  электронного документа процедур, предусмотренных  средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов. [2]

Электронный документооборот  регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о  чем более подробно будет рассказано в главе 2).

Правовое регулирование  в сфере обращения электронных  документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
• на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов. [6]

Делопроизводственные  операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами  на бумажных носителях.

В настоящее время  употребляются два термина: «Система автоматизации делопроизводства»  и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в  журнале «Справочник секретаря  и офис-менеджера» говорит о различиях  между САД (системами автоматизации делопроизводства) и СЭД (системами электронного документооборота). В частности он приводит следующие различия и сходные элементы между указанными системами:

САД	СЭД
учет (регистрация) бумажных и электронных документов, но бумажный документ первичен;	прежде всего ориентированы на работу с электронными документами; первичен электронный  документ;
в базе данных хранятся как реквизиты, так и  содержание документов;	в СЭД содержательная часть документа является главной  и обязательной частью
позволяет вести контроль исполнения документов; поддержка традиционной системы делопроизводства (электронные журналы регистрации с отдельными правами доступа);	виртуальное движение документа реализуется методом  изменения прав доступа; маршруты прохождения  документов настраиваются согласно утвержденному в организации  регламенту;
возможен  быстрый поиск документов по различным  параметрам;	поиск возможен не только по одному из реквизитов, но и посредством навигации по иерархии каталогов и папок (т.к. самые важные реквизиты электронного документа  – его вид и тематика);
возможность просматривать  историю исполнения документа, но необязательна  автоматизация процесса подготовки документов;	учтены все жизненные  фазы электронного документа – от его создания до перемещения в  архив, автоматизированы все  процессы прохождения документов;
возможность создания произвольных отчетов по хранящейся в системе информации;
территориальная распределенность, позволяющая организовать «сквозное делопроизводство» между подразделениями;		наличие доверия  к электронному документу – активное использование ЭЦП (электронно-цифровой подписи);
основная  функция - автоматизация делопроизводства.		основные  функции – автоматизация производства и управление электронными документами.