Организация делопроизводства по обращению граждан в МКУ "Архив городского округа Дегтярск"

ВВЕДЕНИЕ

Все граждане нашей страны, в том числе и иностранные граждане и лица без гражданства имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.

Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.

        Актуальность  данной темы обусловливается  необходимостью построения государством  качественной работы с обращениями  граждан в соответствии с нормами  федерального закона. Согласно статистическим  данным предложения, заявления и  жалобы граждан, обрабатываемые  в государственных учреждениях, составляют от 50 до 75%.

Цель данной дипломной работы - проанализировать организацию делопроизводства по обращению граждан.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить организацию делопроизводства по устным и письменным обращениям граждан в РФ;
2. Раскрыть особенности делопроизводства по обращениям граждан в МКУ «Архив ГО Дегтярск»;
3. Найти проблемы и пути совершенствования делопроизводства по обращениям граждан в МКУ «Архив ГО Дегтярск».

Объектом данной дипломной работы является делопроизводство МКУ «Архив ГО Дегтярск».

Предметом данной дипломной работы является организация делопроизводства по обращениям граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск».

В этой дипломной работе была использована следующая литература:

Нормативно- правовые акты; методические материалы и электронные ресурсы.

Работа состоит из 3 глав.

В первой главе раскрыты понятие и виды обращений; нормативно- правовая основа обращений граждан в Российской Федерации; требования, предъявляемые к обращениям граждан и алгоритм обработки обращений граждан.

Во второй главе проанализированы функции, структура и цель деятельности МКУ «Архив ГО Дегтярск»; этапы обработки обращений граждан в МКУ «Архив ГО Дегтярск» и анализ обращений граждан в МКУ «Архив ГО Дегтярск».

В третьей главе раскрыты трудности, возникшие при организации делопроизводства по обращению граждан в МКУ «Архив ГО Дегтярск» и пути совершенствования.

1 Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан в Российской Федерации

1.1 Понятие и виды обращений

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Обращение граждан- направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления [11, c.88].

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов, как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы. Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие государственные или общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации, фирмы или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию различных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, организаций, фирм, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Предложение – это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем [9,c.67].

Под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.  ФЗ № 59 от 02.05.2006 « О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» дает следующее определение:

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц [2].

Термин "жалоба" в ФЗ № 59 от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» определен следующим образом: жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц . Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо общественного органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида[10]. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

В последние годы введен еще один вид обращения граждан – ходатайство, которое представляет собой обращение гражданина, подаваемое в письменном виде, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с представлением документов их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется в  случаях, установленных законодательством Российской Федерации. При этом важно, чтобы ходатайство и все прилагающиеся к нему документы были оформлены в соответствии с установленными требованиями.

В законе г. Москвы от 18.07.1997 № 25 (в ред. от 21.06. 2000 № 21) «Об обращении граждан» даны такие понятия, как коллективное обращение и его разновидность петиция.

Коллективные обращения – обращение двух или более граждан в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.

Петиция – коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса[3]. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан [15, c.127].

1.2 Нормативно- правовые основы обращений граждан в Российской Федерации

Нормативная база работы с обращениями граждан обширна. Её составляют такие нормативно-правовые акты как:

1. Конституция Российской Федерации;

Конституция РФ в ст. 33 закрепила право граждан на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. Это является важным конституционно-правовым средством защиты прав и свобод граждан и одной из организационно-правовых гарантий их охраны.

2. Федеральный закон от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, часть 1, статья 3448);

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права  на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

 Положения настоящего  Федерального закона не распространяются  на отношения, возникающие при  правовой охране результатов  интеллектуальной деятельности  и приравненных к ним средств  индивидуализации, за исключением  случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

3. Федеральный закон от 27.07.2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 3448);

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия (далее - органы местного самоуправления).

 Действие настоящего  Федерального закона распространяется  также на деятельность организаций, участвующих в предоставлении  предусмотренных частью 1 настоящей  статьи государственных и муниципальных  услуг.

 Услуги, предоставляемые  государственными и муниципальными  учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное  задание (заказ) или муниципальное  задание (заказ), подлежат включению  в реестр государственных или  муниципальных услуг и предоставляются  в электронной форме в соответствии  с настоящим Федеральным законом в том случае, если указанные услуги включены в перечень, установленный Правительством Российской Федерации. Высший исполнительный орган государственной власти субъекта Российской Федерации вправе утвердить дополнительный перечень услуг, оказываемых в субъекте Российской Федерации государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ) субъекта Российской Федерации или муниципальное задание (заказ), подлежащих включению в реестр государственных или муниципальных услуг и предоставляемых в электронной форме в соответствии с настоящим Федеральным законом.

4. Постановление Правительства Свердловской области от 29.10.2007 года № 1053-ПП «О предоставлении мер социальной поддержки заявителям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области»;

Настоящее Положение определяет условия и порядок предоставления мер социальной поддержки пользователям архивными документами, находящимися в государственной собственности Свердловской области (далее - пользователи архивными документами).

5. ФЗ № 59 от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»;

Настоящим Федеральным законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации (далее также - гражданин) закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением указанными органами, должностными лицами обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.

6. Правила подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих. (Утверждены ПП РФ от 16.08.2012 № 840);

Настоящие Правила определяют процедуру подачи и рассмотрения жалоб на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействии) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии "Росатом" и ее должностных лиц при предоставлении государственных услуг (далее - жалобы).

Действие настоящих Правил распространяется на жалобы, поданные с соблюдением требований Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

7. ФЗ № 8 от 09.02.2009 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
8. Закон Свердловской области «Об административных правонарушениях на территории Свердловской области»;

В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях настоящий Закон Свердловской области устанавливает:

• административную ответственность по вопросам, не имеющим федерального значения, в том числе административную ответственность за нарушение правил и норм, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными нормативными правовыми актами;
• перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об отдельных административных правонарушениях, предусмотренных настоящим Законом Свердловской области, а также порядок установления перечней должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об иных административных правонарушениях, предусмотренных настоящим Законом Свердловской области;
• подведомственность дел об административных правонарушениях, предусмотренных настоящим Законом Свердловской области, мировым судьям, административным комиссиям, уполномоченному исполнительному органу государственной власти Свердловской области, указанному в статье 45-2 настоящего Закона Свердловской области, комиссиям по делам несовершеннолетних и защите их прав;
• исполнительные органы государственной власти Свердловской области, устанавливающие перечни должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях в отношении видов деятельности, лицензирование которых осуществляется исполнительными органами государственной власти Свердловской области, и перечни должностных лиц, имеющих право составлять протоколы об административных правонарушениях, рассмотрение дел о которых Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях отнесено к полномочиям исполнительных органов государственной власти Свердловской области.

1.3 Требования, предъявляемые к обращениям граждан

Согласно ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» обращение гражданина может быть подано в письменном, электронном и устном видах.

Письменное обращение должно содержать:

1. наименование и (или) адрес государственного органа, иной организации (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которые направляется обращение;
2. фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы);
3. изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы);
4. личную подпись гражданина[2].

К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан (копии доверенности, решения суда, свидетельства о рождении, акта государственного органа, других документов).

К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений[18, c.198].

Письменные обращения, не соответствующие требованиям, указанным в частях первой и второй настоящей статьи, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения. После устранения нарушений граждане вправе вновь обратиться в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу) в порядке, установленном настоящим Законом.

Если обращение направлено по электронной почте, то оно в обязательном порядке должно содержать адрес электронной почты гражданина.

Устное обращение гражданина излагается во время личного приема, который ведет руководитель организации. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личность гражданина известна, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для ответа требуется время для наведения справок и т.д., гражданину отвечают письменно.

1.4 Алгоритм обработки обращений граждан

Первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок[23].

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке (Приложение 1), заполняется аннотационный лист (Приложение 2). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Например: К-187 от 12.06.97.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы[21, c.31]. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Например: К-187/1, К-187/2.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам[6, c. 58]. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан[8, c. 165].

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машинно-ориентированном варианте.

Таким образом, обращения граждан- это обобщенное наименование различных видов индивидуальных или коллективных обращений граждан в государственные органы, органы местного самоуправления, в адрес администраций предприятий, учреждений, организаций, общественных объединений, должностных лиц - заявлений, жалоб, предложений, ходатайств.

Обращения бывают: письменные, устные и электронные.

2 Особенности делопроизводства по обращениям граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск»

2.1. Функции, структура  и цель деятельности МКУ «Архив  городского округа Дегтярск»

Архивный отдел является государственным учреждением, которое относится к Администрации города Дегтярска и является одним из его отделов.

Данный муниципальный архив, подчиняется Администрации городского округа Дегтярск, а его работу координирует Управление архивами Свердловской области.

В 20 фондах сосредоточены 6727 единиц хранения за 1937-2010 гг. Наиболее интересные материалы архива, источниками комплектования которого являются 13 организаций, отложились в фондах дегтярских рудоуправления и продснаба Министерства цветной металлургии СССР, муниципальных учреждений общего, специального и дополнительного образования; на хранении находятся также документы по личному составу и документы.

Архивный отдел предоставляет гражданам города Дегтярска информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.

МКУ «Архив городского округа Дегтярск» осуществляет следующие виды деятельности:

1. Деятельность по организации отдыха и развлечений, культуры и спорта;

2. Прочая деятельность в области культуры;

3. Деятельность библиотек, архивов, учреждений клубного типа (Основной вид деятельности);

4. Предоставление персональных услуг;

5. Предоставление прочих персональных услуг (Дополнительный вид деятельности).

2.2. Порядок работы с обращениями граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск»

  Предоставление муниципальной  услуги осуществляет муниципальное  казенное учреждение «Архив городского  округа Дегтярск» (далее – Архив). Административные процедуры по  предоставлению муниципальной услуги  осуществляют специалисты Архива, также данная услуга может  быть получена заявителем в  МФЦ.

Предоставление муниципальной услуги может осуществляться в МФЦ при соблюдении одновременно следующих условий:

- муниципальная услуга  включена в перечень муниципальных  услуг, предоставление которых осуществляется  в МФЦ, утвержденный постановлением  Администрации городского округа  Дегтярск;

- между МФЦ и Администрацией  городского округа Дегтярск заключено  соглашение о взаимодействии  с учетом требований, установленных  Правительством Российской Федерации;

Организация деятельности многофункциональных центров осуществляется на основании правил, утверждаемых Правительством Российской Федерации.

Документы, необходимые для получения муниципальной услуги представляются Заявителем в МФЦ  по месту его нахождения в соответствии с условиями заключенного между многофункциональным центром и Администрацией городского округа Дегтярск соглашения о взаимодействии. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 календарных дней с момента регистрации обращения.