Особенности учета и выдачи подотчетных сумм

Введение

В соответствии с Российским законодательством  каждая организация обязана вести  бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных операций. Одной из главных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о хозяйственных  процессах и финансовых результатах  деятельности предприятия.

Организации, кредитные учреждения, биржи вступают в договорные отношения по использованию  имущества, денежных средств, осуществлению  инвестиций. Все участники сделок заинтересованы в том, чтобы получать и использовать достоверную информацию о своих партнерах для принятия обоснованных решений.

Администрации важно оперативно контролировать ход  хозяйственных процессов, эффективно управлять имуществом, предупреждать  негативные явления, увеличивать доходы и снижать расходы, что обусловливает  необходимость своевременного получения  качественной информации о функционировании различных подразделений и филиалов организации.

Денежные  средства являются наиболее подвижными и легко реализуемыми активами организации. Денежные операции носят массовый характер, затрагивают практически все  сферы хозяйственной деятельности организации и являются наиболее уязвимыми с точки зрения нарушений. Поэтому руководителю каждой организации  важно четко представлять, как  правильно должен быть поставлен  бухгалтерский учет денежных средств  и операций с ними. В связи с этим в современных условиях совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значение бухгалтерского учета и экономического анализа хозяйственной деятельности.

В нашей жизни еще очень широко распространены расчеты наличными  деньгами, а иногда без них просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. 

Несмотря  на то, что практически любая организация  достаточно часто осуществляет операции, связанные с подотчетными суммами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами, при отражении  подобных операций в учете, остается достаточно большим.

Всем выше изложенным определяется важность и  актуальность выбранной для написания  настоящей выпускной квалификационной работы темы: «Особенности учета, выдачи и списания подотчетных сумм».

Основная  цель работы: рассмотрение особенностей выдачи и учета денежных средств  под отчет. Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

- в соответствии с действующим законодательством изучить правовые основы, определяющие выдачу под отчет денежных средств;

- на основании действующих в настоящее время правил и положений рассмотреть порядок документального оформления и бухгалтерского учета наличного денежного обращения при расчетах с подотчетными лицами;

- рассмотреть случаи выдачи денежных средств под отчет;

- посмотреть  порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными суммами;

- рассмотреть возможные нарушения в области выдачи и учета  подотчетных сумм и предусмотренные штрафные санкции;

- выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

При подготовке к выполнению выпускной квалификационной работы были изучены и использованы законодательные и нормативные  акты Российской Федерации (РФ) в области бухгалтерского учета, учебная и методическая литература, периодические издания и практические материалы исследуемой организации.

Глава 1 Особенности выдачи и учета подотчетных сумм

1. Правовые основы, определяющие выдачу под отчет денежных средств

В настоящее время основным документом, регламентирующим порядок выдачи под  отчет денежных средств, является Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12 октября 2011 г. Согласно пункта 4.1 данного документа выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам, форма которых утверждена Постановлением государственного комитета РФ по статистике¹ (Госкомстат РФ).

При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача  наличных денег под отчет на  расходы, связанные со служебными  командировками, производится в  пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели;

- согласно пункту 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения данных лиц из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

¹ Постановление от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых  операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36).

Исходя  из требований Положения о порядке ведения кассовых операций

в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

- перечень  лиц, имеющих право получать  денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные  суммы;

- порядок  представления и утверждения  авансовых отчетов.

Наличие данного приказа не только облегчит повседневную жизнь бухгалтера, но и поможет при налоговых проверках, так как наличные расчеты всегда вызывают повышенный интерес со стороны  проверяющих органов. Представители налоговых органов могут квалифицировать отсутствие такого приказа как нарушение пункта 4.4 Порядка ведения кассовых операций со всеми вытекающими отсюда последствиями. Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

2. Документальное оформление выдачи наличных денежных средств подотчет

Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах по форме АО-1², утвержденной постановлением Госкомстата РФ. Согласно пункту 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение

² Постановление от 1 августа 2001 г. N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

руководителем и окончательный  расчет по авансовому отчету осуществляются

руководителем и окончательный  расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Итак, работники, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется  авансовый отчет.

1.2.1 Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета  расчетов с подотчетными лицами. Бланк  авансового отчета представляет собой  двусторонний документ. Подотчетные  лица приводят сведения о себе на лицевой  стороне авансового отчета и заполняют  графы 1 – 6 на оборотной стороне  авансового отчета о фактически израсходованных  суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств, и заполняются  графы 7 – 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.

1.2.2 Первичные документы

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

По  истечении установленного срока  сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый  отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы.

  При покупках за наличный расчет  в организациях розничной торговли  продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать  у продавца) два документа –  кассовый чек и товарный чек  (накладную).

Кассовый  чек должен содержать следующие  реквизиты:

- наименование  организации, выдавшей чек;

- идентификационный  номер организации-налогоплательщика  (ИНН);

- заводской  номер контрольно-кассовой машины (ККМ);

- порядковый  номер чека;

- дату и  время покупки (оказания услуги);

- стоимость  покупки (услуги).

Вместо  кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной  межведомственной экспертной комиссией  по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных  формой бланка реквизитов.

Товарный  чек (накладная) должен содержать следующие  реквизиты:

- наименование  документа;

- дату составления  документа;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- название  и измерители приобретенного  товара в натуральном и денежном  выражении;

- должность  и личную подпись ответственного  лица (продавца);

- штамп (печать) продавца.

Счет-фактура  должна отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (РФ) и выписывается по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011г. «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов.

При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а  покупатель вправе потребовать у  продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Покупки за наличный расчет собственного имущества  граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи  личного имущества. В договорах  должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких  договоров. Выплата денег по таким  договорам производится непосредственно  гражданам-продавцам только через  бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального  оформления таких хозяйственных  операций.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим  основным требованиям:

-подтверждающие документы подаются в оригинале;

-по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;

-по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

3. Выдача под отчет безналичных денег

В последнее время становится все  более популярным безналичный способ выдачи денег под отчет. Он особенно удобен в случае выдачи средств командированному лицу. При этом варианте деньги не выдаются, а перечисляются на карточный  счет. И затем свои командировочные  расходы сотрудник сможет оплачивать либо с использованием банковской пластиковой  карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета  при помощи такой карты через  банкомат.

4. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

 Подотчетные  суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

 Аналитический  учет по счету 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" ведется  по каждой сумме, выданной под  отчет.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  корреспондирует со следующими счетами  бухгалтерского учета (таблица 1).

Таблица 1

Корреспонденция счета 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

В Таблице 2 представлены основные проводки по со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Таблица 2

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет, то есть по каждому подотчетному лицу отдельно.

5. Случаи выдачи денежных средств под отчет

Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы организации только на определенные цели.

В каких же случаях у организации  возникает необходимость отношений  с подотчетными лицами?

Во-первых, на хозяйственные нужды;

Во-вторых, организация выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку;

В третьих  наличные денежные средства могут выдаваться сотруднику на представительские расходы.

1. Выдача подотчетных сумм на хозяйственные расходы

Под расходами на хозяйственные нужды  обычно понимаются затраты по приобретению:

- канцелярских и почтовых;

- хозяйственных принадлежностей;

- материальных ценностей;

- денежных документов, комплектов бланков бухгалтерской отчетности;

- технической и экономической  литературы;

- бензина на автомобильно-заправочных станциях;

- продуктов питания;

- оплата мелкого ремонта и т. п.

Приобретение товарно-материальных ценностей в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

2. Выдача подотчетных сумм на командировку

"...Служебная командировка - поездка работника по распоряжению  работодателя на определенный  срок для выполнения служебного  поручения вне места постоянной  работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется  в пути или имеет разъездной  характер, служебными командировками  не признаются..."³

В случае направления работника  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

³ Извлечение из документа: "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012).

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Направление работников в  командировку должно быть оформлено  первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты». К числу таких документов относятся:

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)⁴;

- приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а)⁴;

- командировочное удостоверение (форма № Т-10)⁴.

Срок  командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути. Срок командировки работников в министерства, ведомства  Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени  нахождения в пути.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне  выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Командированному сотруднику возмещаются  все произведенные им и документально  подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.

⁴ Постановление от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Суточные  выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Особенности порядка направления  работников в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

Пунктом 10 Положения установлено, что суточные - это дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства.

В соответствии с пунктом 17 Положения порядок и размеры возмещения суточных должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о командировках.

Поэтому в каждой конкретной организации вопрос о размере  суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно.

В то же время нормативные  размеры расходов на выплату суточных, учитываемые или не учитываемые  для целей налогообложения, определяются Налоговым кодексом Российской Федерации.

Для того чтобы суточные можно было учесть в целях налогообложения  прибыли, но при этом они не облагались НДФЛ, их максимальный размер не должен превышать 700 рублей за каждый день командировки на территории Российской Федерации и 2500 рублей за границей. При этом указанный размер должен быть установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

В течение трех дней после возвращения  из командировки работник обязан представить  в бухгалтерию авансовый отчет  об израсходованных в связи с  командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование  постельными принадлежностями в  поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

1.5.3 Представительские расходы организации

Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием  представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий, должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

К представительским расходам относятся  расходы налогоплательщика на официальный  прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в  переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших  на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий⁵.

К представительским расходам не относятся  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения  заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.