Министерство  образования и науки Российской федерации

Бузулукский гуманитарно-технологический институт

(филиал) государственного образовательного  учреждения

Высшего профессионального образование –

«Оренбургский государственный университет» 
 

Факультет промышленности и транспорта 

Кафедра физики, информатики, математики 
 
 
 

                                                       Оценка: ___________

                                                       «____»________2009г. 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине «Информатика» 

ТЕМА:

Проектирование  БД для начисления стипендии в ВУЗе 

БГТИ (филиал) ГОУ ВПО ОГУ 050501.65.5.2.09.11 ПЗ 
 

Пояснительная записка

на 27 листах 
 
 
 

                                                 Студентка группы: 08ПО

                                                 ____________Агишева А.А

                                                 Руководитель:

                                                 __________ Литвинова С.А. 
 
 
 
 

Бузулук 2009

 

Кафедра физики, информатики, математики

                                               Утверждаю

                                               Зав. кафедрой

                                               ____________ Степунина  О.А. 

                                               «__» _______________2009г.  
 
 

Задание на курсовую работу 

    Студентке Агишевой Альмире Айратовне

1. Тема работы: Проектирование БД для начисления стипендии в ВУЗе
2. Срок сдачи студентом законченной работы 12.12.2009г.
3. Перечень подлежащих разработке в работе вопросов:

       1) Изучить теоретические основы  рассматриваемого вопроса. 

    2) Разработать структуру базовых таблиц (не менее трех) базы данных, удовлетворяющих требованиям целостности, непротиворечивости и неизбыточности.

    3) Создать структуры базовых таблиц, и наполнить их содержимым состоящим более чем из 15 записей. При создании структуры таблиц целесообразно задавать ключевые (уникальные) поля.

    4) Создать запросы (результирующие таблицы):

4.1. запросы на выборку, содержащие условие или условия отбора (выборка нужных полей из одной или нескольких базовых таблиц);

4.2. запросы сортировки;

4.3. запросы с параметрами;

4.4. запросы, содержащие вычисляемые поля;

4.5. итоговые запросы.

    5) Создать удобные подчиненные формы на основе таблиц для ввода, редактирования и отображения данных.

    6) Создать удобные отчеты на основе созданных запросов.

    7) Создать главную кнопочную форму (меню) для навигации по БД.

4. Перечень графического материала: рисунки

 
 
 
 

Дата  выдачи задания: 31.10.2009г.

Руководитель: __________ Литвинова С.А.

Задание приняла к исполнению: 31.10.2009г.

__________Агишева А.А 

 

Содержание 
 
 

 

 

      Введение

     В настоящее время  жизнь человека настолько насыщена различного рода информацией, что для  ее обработки требуется создание огромного количества хранилищ информации различного назначения.

     Современные информационные системы характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

     Основой информационной системы является база данных.

     Целью любой информационной системы является обработка данных об объектах реального мира.

     В широком смысле слова база данных – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

     Microsoft Access создана на основе реляционной модели базы данных и предназначена для создания быстрых, эффективных баз данных, применяемых в быту и бизнесе. Кроме того, она способна подключаться к другим базам данных, создавая для вас широкий фронт работы с данными, независимо от того, где они находятся.

     База  данных - это файл, включающий набор объектов, определенных в следующем списке:

     Таблица – это фундаментальная структура базы данных, где они сохраняются в виде записей (рядов) и полей (столбцов).

     Запрос используется для изменения, просмотра и анализа данных. Объекты - формы и отчеты часто используют запросы как источник записей.

     Форма используется для различных целей, и не обязательно для представления данных из таблицы или запроса. Форму можно использовать для вывода данных как средство перемещения по элементам данных или как окно диалога для приема информации от пользователя.

     Отчет – это способ представления данных в печатной форме и виде, определяемом пользователем. Отчеты полностью настраиваемы. Однако можно воспользоваться предопределенными отчетами, предоставляемыми Access.

     Цель  курсовой работы – дать представление о современных информационных технологиях обработки данных. Задачей работы является развитие практических навыков работы с системой управления базами данных (СУБД) MS Access.

     Актуальность  темы выражается в том, что умея работать с Microsoft Access, можно хранить и обрабатывать  большие объемы информации, причем накопление может быть не только текстовых и графических документов, но и страниц глобальной сети HTML, звуковых и видео-файлов. Все эти возможности реализуются с помощью баз данных.

 

     

     Раздел 1. Теоретическая часть

      1.1 Запросы. Общее представление

 

     Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос.

     Запросы являются важным инструментом в любых  системах управления базами данных. Они  используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

     В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

• Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.
• Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.
• Запросы на изменение – эти запросы позволяют создавать новые таблицы базы данных из итоговых таблиц запросов или вносить значительные изменения в уже имеющиеся таблицы. С их помощью возможно добавлять в таблицу новые записи иди удалять ненужные, а также вносить необходимые изменения при помощи выражений, встроенных в саму конструкцию запроса.
• Запросы с параметрами — это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

      Конструктор запросов позволяет создавать новые  и изменять существующие запросы, поэтому  он является основным способом при  создании запросов в MC Access.

     При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу. Этот бланк состоит из двух, областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к которым адресован  запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использованы в запросе.

Рисунок 1 – Бланк запросов по образцу 

     Назначение  строк в бланке Конструктора запросов:

     1-я  строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля — источника данных или вычисляемого выражения;

     2-я  строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы — источника данных;

     3-я  строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует;

     4-я  строка Вывод на экран содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля;

     5-я  строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу.

     Запросы могут быть созданы на основе одной  или нескольких таблиц. Многотабличные запросы позволяют получить информацию из нескольких предварительно связанных между собой таблиц.

      1.2 Запросы на выборку

 

     При работе с базой данных очень часто  возникает необходимость вычленить  из всей массы хранимой информации, только интересующую. В таких случаях  создается запрос на выборку. Это  средство формирует результирующую таблицу, содержащую только необходимые по условию запроса данные из указанных базовых таблиц. Его создание в Access, как и для всех других объектов, возможно в автоматическом режиме, в ручном режиме и с помощью мастера.

     В ручном режиме необходимо выбрать таблицы базы данных, на основании которых будет построен запрос. Это делается с помощью окна Добавление таблицы, содержащего список всех имеющихся в базе таблиц. Необходимо выделить нужную таблицу и нажимать кнопку Добавить. Окно с перечнем полей соответствующей таблицы появится в верхней половине бланка запроса. Какие именно таблицы добавлять при создании запроса, решает разработчик базы данных. Главное требование - они должны содержать все необходимые для работы будущего запроса поля.

     

     Рисунок 2 – Добавление таблицы 

     Бланк запроса по образцу разделен на две  панели. В верхней части расположены  списки полей добавленных таблиц, в нижней части находятся строки, определяющие структуру результирующей таблицы.

     

     Рисунок 3 – Макет запроса на выборку 

     Строку  Поле можно заполнить либо с помощью  выпадающего списка, расположенного в поле выбора, либо простым перетягиванием его названия из верхней части  окна. В обоих случаях имя поля появится в строке Поле, и произойдет автоматическое заполнение строки Имя  таблицы. Эти действия можно выполнить в обратном порядке. Сначала выбрав из выпадающего списка Имя таблицы, а затем выбрав соответствующее Поле (в списке будут перечислены только поля содержащиеся в выбранной таблице). Каждая колонка бланка соответствует одному полю результирующей таблицы. Разместите поля в порядке, удобном для работы и визуального восприятия.

     Строка  Сортировка позволяет выбрать режим  вывода значений в результирующей таблице. Доступны три варианта:

• По возрастанию – запись с меньшим значением поля выводится перед большим значением. В алфавитном виде записи сортируются от А до Я и от A до Z.
• По убыванию – запись с большим значением поля выводится перед меньшим значением. В алфавитном виде записи сортируются от Я до А и от Z до A.
• Отсутствует – сортировка не производится и записи выводятся в порядке их следования в соответствующей таблице.

     Флаг  Вывод на экран позволяет скрыть от работающего с запросом некоторые  поля. Это возможно, когда один и  тот же запрос используется и как  запрос и как источник информации для других объектов, например форм. Или когда необходимо выполнить сортировку или отбор по конфиденциальному полю, значения которого нельзя отображать в этом запросе. Поэтому для скрытия поля просто снимите соответствующий флажок.

     Условие отбора позволяет указать тот критерий, по которому записи будут выбираться для включения в итоговую таблицу. Для каждого поля можно создать свое условие отбора. Тогда запись будет считаться удовлетворяющей запросу, если все значения соответствующих полей с указанным условием отбора, будут удовлетворять этим условиям.

       Для проверки работоспособности  запроса, нужно запустить его на выполнение с помощью кнопки Запуск панели инструментов в верхней части окна программы. На экране появится результирующая таблица, заполненная записями, удовлетворяющими данному запросу. Для возврата обратно к режиму конструктора воспользуйтесь кнопкой Вид.

       Для сохранения запроса необходимо нажать кнопку Сохранить, на панели инструментов. В окне Сохранение указать имя запроса, под которым он будет сохранен на вкладке Запросы, главного окна базы данных. Затем закрыть окно запроса и запустить его на выполнение из главного окна. Запрос на выборку готов.

      1.3 Перекрестные запросы

 

     Перекрестный  запрос суммируют данные из одной или нескольких связанных таблиц и формируют новую электронную таблицу. Весьма полезны для задач анализа данных или создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих таблиц. Для создания перекрестного запроса, отображающего, например, таблицу оценок студентов по предметам, следует, вначале создать новый запрос в режиме конструктора. Затем нужно в макет запроса добавить таблицы, в которых содержатся исходные данные запроса: Студенты, Успеваемость и Предметы.

       После этого необходимо выполнить команду Запрос | Перекрестный, в результате чего в макете запроса среди параметров появится строка Перекрестная таблица, в которой для полей запроса можно с помощью разворачивающегося списка выбрать одно из следующих значений:

• Заголовки строк – выбирается для поля запроса, значения которого нужно использовать в качестве заголовков строк. В качестве заголовков строк необходимо определить хотя бы одно поле, при этом в строке Групповые операции необходимо выбрать значение Группировка, одну из итоговых функций или Выражение.
• Заголовки столбцов – выбирается для поля запроса, значения которого нужно использовать в качестве заголовков столбцов. С этой целью используется только одно поле, требования к которому аналогичны требованиям к полю, в котором установлено значение Заголовки Строк.
• Значение – выбирается для поля запроса, в котором вычисляется итоговое значение, отображаемое в "ячейках" перекрестного запроса. Такое поле должно быть единственным, при этом в строке Групповые операции для него необходимо выбрать одну из итоговых функций или задать выражение, в котором используются итоговые функции.
• (не отображается) – выбирается для того поля, значения которого не должны отображаться в перекрестном запросе.

      1.4 Запросы с параметром

 

     Запросы с параметром - повторно применяют уже существующие запросы, внося при этом незначительные изменения в заданные ранее условия отбора. При выполнении запроса с параметрами, Access отображает специальное диалоговое окно, позволяющее пользователю ввести новое условие отбора. Поэтому такие запросы иногда еще называют параметризованными. Фактически запросы с параметрами не являются отдельными запросами, поскольку такие функции можно добавить к запросам на выборку, перекрестным запросам или запросам на изменение.

     Запрос  в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами.

     Чтобы определить параметр запроса, нужно ввести в строку Условие отбора  для нужного столбца вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки, например [Поставщик]. Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.

      1.5 Запросы на изменение

 

     Как правило, при  работе с таблицами используется запрос на выборку. Однако во многих случаях необходимо с помощью запросов выполнять различные изменения в БД, а именно: создавать новые таблицы, обновлять, добавлять и удалять записи в существующих таблицах. Для этого используются так называемые запросы на изменение, которые можно разделить, соответственно, на следующие категории:

• создание таблицы,
• обновление,
• добавление,
• удаление

 

      Запросы на обновление

      Запросы на обновление используются главным  образом для того, чтобы внести изменения сразу в большое количество записей с помощью одного запроса. Классическим примером такого запроса является изменение цены в таблице "Товары"  на некоторый постоянный коэффициент, например можно увеличить цену одной из категорий товара на 20%.  

      Запрос на создание таблицы

     В том случае, когда при многократном выполнении запроса на выборку происходит отбор одних и тех же данных, то их целесообразно оформить в виде новой таблицы с помощью запроса  на создание таблицы. Такой запрос будет  особенно эффективным, если процесс получения данных достаточно трудоемок, т.е. когда приходится выполнять большое количество вычислений или работать с большими объемами информации. 

      Запрос  на удаление

     Наряду  с добавлением записей, часто  возникает необходимость в удалении записей из таблицы при выполнении запроса. Например, в случае с отчисленными студентами при каждом новом выполнении запроса ДобавлениеОтчислен будут добавляться уже скопированные ранее записи, т.к. условием для запроса является только наличие признака "о" в поле Состояние. Поэтому удобным дополнением к запросу на добавление является запрос на удаление, с помощью которого в данном случае можно после добавления в таблицу СтудентыОтчислен удалить всех отчисленных студентов из таблицы Студенты. 

     Запрос  на добавление

      Запрос на добавление добавляет набор записей (строк) из одной или нескольких исходных таблиц (или запросов) в одну или  несколько результирующих таблиц. Обычно исходные таблицы и конечная таблица  находятся в одной и той  же базе данных, но это не обязательно. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить новые данные вручную, их можно добавить в соответствующую таблицу имеющейся базы данных. Можно также использовать запросы на добавление при выполнении следующих действий.

      Добавление  полей на основании условий отбора. Например, необходимо добавить имена  и адреса клиентов с очень крупными заказами.

      Добавление  записей, когда некоторых полей  одной таблицы не существует в  другой. Допустим, в таблице «Заказчики» пользователя имеется 11 полей, тогда как в таблице «Клиенты» другой базы данных из этих 11 полей имеется только 9. Можно использовать запрос на добавление только тех данных, которые находятся в соответствующих друг другу полях, а остальные игнорировать.

      1.6 Отчеты

 

     Отчеты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство. При создании отчетов можно использовать средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования. В качестве исходных данных для отчета используются таблицы или запросы.

     Автоотчеты  готовятся с помощью средств  автоматизации. Существуют два вида автоотчётов: в столбец и ленточный.

     Аналогично  созданию форм, создание отчетов можно  выполнять как с помощью мастера, так и с помощью конструктора. Как правило, мастер используется для создания основной части отчета, т.е. структуры, а конструктор применяется для усовершенствования внешнего вида отчета.

     Для создания отчета необходимо в окне БД в меню Создание выбрать требуемый режим создания нового отчета. Мастер отчётов создаёт структуру отчёта в режиме диалога с разработчиком.

     При создании отчета с помощью мастера  необходимо выбрать команду Мастер отчетов.

     При работе с Мастером отчётов необходимо выполнить следующие этапы:

• Выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется, выбор полей, отражаемых в отчёте.
• Выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки) – вид представления данных в отчете.
• Выбор полей и методов сортировки – определяется порядок сортировки записей, отображаемых в отчете.
• Выбор вида макета, который будет использоваться при печати отчета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.), а также ориентация страницы (книжная или альбомная).
• Выбор стиля оформления  отчета (из предложенного списка).
• Сохранение отчёта под заданным именем.

     После того как с помощью мастера  создана структура отчета, для  внесения изменений, связанных с  его оформлением, следует установить режим конструктора. Приёмы редактирования структуры отчётов те же, что и для форм.

     В режиме конструктора любой отчет представляет собой набор следующих разделов: заголовок (печатается только вверху первой страницы), области данных, примечание (отображается в конце последней страницы), верхний и нижний колонтитулы (для печати номеров страниц и полного количества страниц).

      1.7 Формы

 

     Формы позволяют вводить, редактировать  данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам и выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

     Форма создается на основе таблицы или  на основе запроса. Возможен и комбинированный подход.  Автоформы готовятся с помощью средств автоматизации.

     Существуют  три вида автоформ:

     В столбец – отображает все поля одной записи;

     Ленточная – отображают одновременно группу записей;

     Табличные – создаётся форма в виде таблицы, на которой она основана.

     Чтобы создать форму, необходимо в окне БД выбрать в меню категорию и  воспользоваться командой Мастер форм.

     Мастер  форм создаёт структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Для создания формы с помощью мастера необходимо выполнить следующие действия:

• открыть окно БД;
• щёлкнуть на вкладке Создание;
• щёлкнуть на кнопке Другие формы, Мастер форм. Появится экран мастера форм.

     На  первом этапе работы Мастера необходимо выбрать таблицы и поля, которые войдут в будущую таблицу. Поля выбираются с помощью соответствующих кнопок.

     На  втором этапе выбирается внешний  вид формы (в столбец, ленточный, табличный и выровненный).

     На  третьем этапе выбирается стиль  оформления формы (каждому стилю  соответствует свой рисунок).

     На  последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.

     После создания основной части формы с  помощью мастера, в режиме конструктора можно сделать «косметические» изменения для усовершенствования внешнего вида формы (например, изменить расположение полей на форме).