Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Регистрация документов

Содержание

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………..….…4
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Регистрация документов

2.1.1. Понятие о регистрации документов…………..………………..…..…7

2.1.2. Правила регистрации документов.………………...…………..……...7

2.1.3. Формы регистрации документов…………………...……………..….16

2.1.4. Организация информационно-справочной системы………………..28

2.1.5. Индексация документов……..……………………………………......41

2.1.6. Систематизация регистрационных карточек и организация

справочных картотек………………………………………………….33

2.2. Деловой этикет ………………………………………………………....

2.3. Организационная техника……………………………………… ……...

2.4. Техника безопасности …………………………………………….….....

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………...49
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………….......67

V. ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА .................................................75

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений, немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые

увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны.

Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Понятие о регистрации документов.

Правила регистрации документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрация документов является составной частью делопроизводственного процесса. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость делопроизводственного процесса, надежность и быстроту нахождения документов, их сохранность, возможность эффективного контроля их исполнения.

В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы.

При решении вопроса о целесообразности регистрация основной

критерий — содержание документов, вид документа, его подлинность.

Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, центральных и местных государственных, партийных и других общественных организаций и направляемые им письма депутатов Верховного и местных Советов, важнейшие внутренние документы, приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности учреждения либо имеющие обобщенный характер, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, важнейшие письма вневедомственных организаций. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов, ее отсутствие — типичный недостаток организации делопроизводства.

Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Это первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и большая часть документов, не требующих исполнения.

В каждом учреждении делопроизводственная служба (канцелярия, секретарь) разрабатывает «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства» (приложение 1).

Перечень утверждает руководитель учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или же руководитель структурного подразделения, на документы которого он распространяется. В исполкоме Совета депутатов трудящихся перечень нерегистрируемых документов утверждается секретарем исполкома.

Перечень включается в инструкцию по делопроизводству как одно из ее приложений

Документы регистрируют, как правило, централизованно, т. е. все

документы входящие, исходящие и внутренние — регистрируются в одном месте. Централизация регистрационных операций позволяет сократить затраты на их осуществление, эффективно использовать технические средства, специализировать делопроизводственный персонал, улучшить информационное обеспечение руководства.

Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях I категории, а также в тех, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Это положение следует иметь в виду при организации регистрационных работ в производственных объединениях, в которых часть функций управления не централизуется. Входящие в состав таких объединений производственные единицы могут регистрировать документы самостоятельно.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществить централизованную регистрацию, важнейшую внутреннюю документацию и переписку руководства могут регистрировать в канцелярии, остальные документы — в структурных подразделениях.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую, плановую) регистрируют в ряде случаев в соответствующих подразделениях: документы по личному составу — в отделе кадров, финансовые, учетные и аналогичные им — в бухгалтерии, арбитражные и исковые — в юридическом отделе, печатные издания — в библиотеке, месячные и квартальные планы и отчеты — в плановом.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют однообразные регистрационные формы, регистрационную карточку и журналы. Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение, а исходящие и внутренние — в день подписания.

Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.

Для ускорения регистрационных работ, сокращения их трудоемкости и объема учетно-информационного аппарата целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос-ответ». При этом самостоятельно учитываются только инициативные письма (запросы), как входящие, так и исходящие. Ответы на запросы как входящие, так и исходящие письма фиксируются в регистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативным документам.

На одной карточке фиксируют данные только о двух документах — запросе и ответе. Если переписка продолжается, то все последующие письма тем же методом парией записи, т. е. попарно, регистрируют на новых карточках. Карточки и документы получают регистрационный индекс первого инициативного письма.

При регистрации документов используют справочные материалы:

- список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов;

- перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов;

- перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации;

- классификатор документов или участков (вопросов) деятельности учреждения;

- список ответственных исполнителей, которые согласно инструкции по делопроизводству или другому распорядительному акту могут подписывать документы от имени учреждения или предприятия с указанием их фамилий и номеров телефонов;

- номенклатуру дел;

- список служебных телефонов сотрудников учреждения;

- справочники адресный и административно-территориального

деления;

- другие специальные справочники; инструкцию по делопроизводству;

- перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения.

Регистрировать документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистрационные формы (журналы и карточки), формулировки регистрационных записей, делопроизводственные индексы и схемы построения справочных карточек должны быть максимально однообразны. При возможности названные элементы следует унифицировать в рамках одного или нескольких учреждений. Например, можно унифицировать структуру (рубрикацию) справочно-информационных картотек главных управлений министерств, делопроизводственные индексы предприятий системы, на которых введены типовые структуры аппарата управления и т. д.

Регистрировать документы должен опытный делопроизводственный работник, который знает делопроизводственный процесс, функции учреждения и его подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, умеет выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеет техникой машинописи.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

- учет документов,

- контроль за их исполнением;

- справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и

используемые внутри организации, так и направляемые в другие рганизации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

- рекламные письма;

- поздравительные письма и телеграммы;

- приглашения;

- программы семинаров, совещаний и конференций;

- печатные издания (книги, брошюры, журналы);

- пакеты с пометкой "лично";

- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений

государственных органов;

- информационные материалы.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости. Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

-срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Расположение реквизитов и границы зон углового бланка (формата А4)

Расположение реквизитов и границы зон продольного бланка (формат А4)

Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:

- регистрационно-контрольные карточки (РКК);

- экранные формы;

- регистрационные журналы.

В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают:

- автора (корреспондента);

- название документа;

- дату документа, проставленную организацией-автором;

- индекс документа, присвоенный организацией-автором;

- дату поступления;

- индекс поступившего документа (входящий индекс);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюцию;

- срок исполнения;

- исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

- отметку об исполнении;

- номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается

после исполнения.

Сведения об исходящих документах содержат:

- исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);

- дату документа;

- регистрационный индекс;

- корреспондента (кому адресован документ);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- количество листов;

-номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

- количество входящих, исходящих и внутренних документов;

- наличие документов, требующих строгого учета;

-принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

- возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

Журнальная форма регистрации

Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

Журнальная форма регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы,

регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы.

Например, журналы могут быть:

- входящей корреспонденции;

- исходящей корреспонденции;

- входящих распорядительных документов от руководства;

- входящих телеграмм;

- исходящей переписки с руководством и т.д.

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие графы.

В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др.

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем

постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени.

Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Карточная форма регистрации

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

- карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны.

Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная – исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. «Подвижность» карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Регистрация документов 📙 Дипломная → 🆔 17147