Система управления документооборотом организации

Федеральное агентство по образованию  РФ

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента 

и бизнес-процессов 
 

                                          Допустить дипломника к защите ГАК

                                                            «   » декабря 2009г.

                                                 Научный руководитель – д.э.н., доцент ___________ В.Н. Дейнега

                                                                               ^{подпись} 
 
 
 
 
 
 
 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА 
 

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ОРГАНИЗАЦИИ

(НА ПРИМЕРЕ КУБАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА) 
 
 

Работу выполнила ______________ Вакулина Алла Ивановна

                                       ^{подпись                             Фамилия Имя Отчество}

Группа 1 факультет управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Нормоконтролер  преподаватель ________  ________ Мотова Диана Борисовна

                            ^{должность, учен. степень    подпись            Дата                                         Ф.И.О.} 
 
 
 
 
 
 
 

Краснодар 2009

РЕФЕРАТ 
 

      Дипломная работа состоит из 109 с., 2 табл., 13 рис., 55 списка использованных источников, 6 приложений.

      Основные  понятия, использованные в дипломной  работе: документооборот, этапы документооборота, регистрация документов, номенклатура дел, формирование дел, автоматизированные системы.

      Цель  дипломной работы - анализ системы управления документооборота Кубанского государственного университета (далее КубГУ, университет) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

      Объект  исследования - документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

      Предмет исследования - система управления документооборотом КубГУ.

      Достижение  поставленной цели предусматривает постановку следующих задач:

• проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ДОУ в высшем учебном заведении;
• мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота;
• выявление особенностей СУ документооборотом в КубГУ;
• исследование системы документооборота на факультете управления и психологии;
• разработка базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления.

    В результате проведенного анализа были выявлены недостатки в управлении документооборотом КубГУ и факультета управления и психологии. На основе исследования были предложены рекомендации по совершенствованию управления документооборота.

   Журнал  успеваемости внедрен в работу деканата (акт № __ от 20.11. 2009г.). 
СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение……………………………………………………………………….…….4

1 Система документооборота организации…………………………………...…...9

1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами....9

1.2 Контроль исполнения документов...………………...………………………...20

1.3 Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления…24

1.4 Архивное хранение …………………………………………………………….28

2 Сравнительная  характеристика систем документационного обеспечения ..... 34

2.1 Правила ведения  документооборота в государственном  образовательном учреждении…………………………………………………………..…………..…34

2.2 Анализ автоматизированных систем, применяемых в КубГУ..……………...39

2.3 Проблемы, возникающие при внедрении автоматизированных систем управления документооборотом ………………………………………………….50

2.4 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота…....57

3 Методы совершенствования  систем управления документооборотом  в КубГУ……………………………………………………………………………….66

3.1 Обоснование необходимости создания единой документационной базы….66

3.2 Использование  электронной подписи в работе  с документами.....................75

3.3 Методика разработки базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления ………………………………………………………………………....81

Заключение…………………………………………………………………………94

Список использованных источников…………………………………………......98

Приложение А  Приказ ректора…………………………….. .....…………..…....103

Приложение Б  Приказ по студентам………………………………………..…...104

Приложение В  Распоряжение по факультету .....………………….…………....105

Приложение Г  Распоряжение по студентам…… …………………………........106

Приложение Д  Номенклатура дел деканата……………………………….........107

Приложение Е  Способы защиты информации .....……………………………..109

ВВЕДЕНИЕ 
 

      Значение  документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть  служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени [1].

      Современное управление государственным предприятием  - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

      Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует применения новых форм их обработки, новых информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

      Наше  время, насыщенное информационными  технологиями, предъявляет новые требования к разработке документов и к работе служб, ответственных за их создание, обращение и хранение. Компьютер и современное программное обеспечение позволяет не только быстро разрабатывать и качественно оформить документ, но и предоставляет невиданные ранее возможности по учету, контролю за исполнением документов, их передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску нужной информации. Современному руководителю не нужно ждать, пока секретарь-делопроизводитель найдет отметку нужного документа по журналу входящей документации, затем перелистает соответствующую папку, чтобы найти сам документ. Все эти функции могут быть полностью автоматизированы, что позволяет весьма повысить скорость обращения к документу, сократить время на подготовку принятия решения и, соответственно, обеспечить эффективность управления [2].

      К сожалению, опыт и история не раз  показывали, что прогресс не приводит к устранению проблем: он просто заменяет одни проблемы другими. В полной мере это относится и к новым компьютерным технологиям. С их внедрением возникают не только новые перспективы, но и новые "подводные камни", дополнительные источники потенциального риска. Например, появляются неслыханные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки и неквалифицированных действий пользователя. Тем не менее, прогресс остановить невозможно. Нам просто предстоит учиться жить в этом новом мире - использовать его возможности и избегать его опасностей [3].

      Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

      Проблема  управления документооборотом состоит  в несоответствии уровня и качества автоматизации возросшему потоку документов и увеличению времени на их обработку.

      Актуальность  исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.

      Во-первых, совершенно очевидно, что традиционная схема управления документооборотом  уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в век новейших информационных технологий. Постоянно возрастающий объём документооборота значительно затрудняет работу с поиском, обработкой, хранением, исполнением, контролем документов и поручений.

      Во-вторых, в связи с расширением интернет-услуг и усилением государственной поддержки, на первый план выходит автоматизация документооборот. В послании Президента к Федеральному Собранию Российской Федерации Дмитрий Медведев затронул вопрос о расширении предоставление государственных услуг населению посредствам интернет [4].

      В-третьих, эффективное управление документооборотом  требует перевода значительной части документов в электронный вид, что обеспечивает удобное хранение, поиск и передачу электронных документов и требует гораздо меньше ресурсов и времени, чем это необходимо для бумажных документов.

      В-четвертых, электронный документооборот всё  чаще встречается в работе российских организаций и это является следствием федеральной целевой программы "Электронная Россия", которую проводит Правительство Российской Федерации. Она провозгласила своей целью перевод в электронную форму большей части документооборота государственных структур.

      Степень разработки проблемы. Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что во многих организациях остро стоит проблема организации документооборота. Документы дублируются, теряются или передаются получателям с опозданием. Техническая отсталость технологии управления документооборотом во многих случаях приводит к тому, что в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Как замечает по этому поводу М.В. Ларин, «наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему органы власти» [2]. Решение данной проблемы предложено в трудах Кузнецовой Т.В.[27], Кузнецова С.Л.[25], Куперштейна В.И.[26], Гайдуковой Л.Н.[11] и других авторов.

      В работах этих и других авторов  особый акцент делается на раскрытии:

• проектирования рациональной организации делопроизводства;
• роли и значения документа в управленческом процессе;
• автоматизация традиционных технологий документационного обеспечения;
• принципов автоматизации делопроизводства.

      Однако  анализ вышеуказанных источников показал, что авторы недостаточно осветили технологию внедрения систем автоматизации  документационного обеспечения управления в организации и проблемы, возникающие при этом.

      Это и определило объект и предмет  исследования, а также его цель и задачи.

      Целью исследования является анализ системы управления документооборота Кубанского государственного университета (далее КубГУ, университет) и разработка системы документационного обеспечения управления, основанной на дополнительной автоматизации.

      Объектом  исследования является документационные системы управления документооборотом, применяемые в современной организации.

      Предметом исследования является система управления документооборотом КубГУ.

      Достижение  поставленной цели предусматривает  постановку и решение следующих задач:

• проанализировать использование различных типов автоматизированных систем ДОУ в высшем учебном заведении;
• мониторинг нормативно-правового обеспечения документооборота;
• выявление особенностей системы управления документооборотом в КубГУ;
• исследование системы документооборота на факультете управления и психологии;
• разработка базы данных для подготовки специалистов по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления.

      Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления документооборотом в организации, федеральные законы "Об информации, информатизации и защите информации" и  "Об электронной цифровой подписи", постановления Правительства РФ, а также труды ученых ВНИИДАД.

      Эмпирическую  базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, материалы                    Кубанского государственного университета, а также сайт Гильдии управляющих документацией.

      Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список из 50 использованных источников, а также приложений.

      В первом разделе рассматриваются основные характеристики системы документооборота в организации, правила ведения документооборота, требования, предъявляемые к документообороту организации, системы контроля организации и правила работы с архивами.

      Во  втором разделе проводится сравнительная  характеристика систем документационного  обеспечения управления, применяемых в КубГУ, анализ документооборота на факультете управления и психологии и рассматриваются особенности ведения документооборота в государственном учебном заведении.

      В третьем разделе рассматривается  программа совершенствования систем документационного обеспечения  управления на основе дополнительной автоматизации.  
 
 
 
 

1. Система документооборота организации

      1.1 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами  
 

      Основными документами организации являются входящие, исходящие и внутренние документы. От правильной организации обработки этих документов зависит эффективность принятия управленческих решений.

      Работа  с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:

      а) доставку и прием документов;

      б) первичную обработку документов;

      в) предварительное рассмотрение документов;

      г) рассмотрение документов руководством предприятия;

      д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

      е) осуществление контроля за исполнением документов;

      ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

      з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

      Доставка  документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ.

      Последующая первичная обработка входящей деловой  корреспонденции включает:

• проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;
• проверку правильности ее адресования;
• вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей). Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов. Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организациям при первичной обработке документов не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении документов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машинную обработку без вскрытия упаковки;
• распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;
• простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);
• заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т. п.) (регистрация документов).

      После этого зарегистрированная деловая  корреспонденция передается на предварительное  рассмотрение. Более подробно обработка входящих документов показана на рисунке 1.1.

      По  результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется через секретариат на рассмотрение руководителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолюции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.

      Следует отметить, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя.

      Обработка и передача документов ответственным  исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время).  

Рисунок 1.1 – Схема работы  с входящими  документами 

      При необходимости безотлагательного (оперативного) исполнения поступившего документа  допускается ознакомление ответственного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством предприятия.

      После регистрации содержания резолюций  и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние  также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

      Следует отметить, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом подлинник документа передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Следующим этапом является прием исполненных документов и помещение их в дела. Исполненные документы принимаются от должностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

      Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей  отметкой за подписью ответственного исполнителя. Помещение документа в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (подшивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической (научной и иной) ценности.

      Работа  с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

      а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

      б) регистрацию документов;

      в) подготовку документов к отправке;

      г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

      д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

      е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение). Боле подробно этапы работы с исходящими документами показана на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Схема работы с исходящими документами 

      Рассмотрим  особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

      Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

      Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа). Это означает, что исходящий документ должен:

      а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

      б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

      в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе. Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

      г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

      д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

      е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

      Исходящие документы, оформленные с соблюдением  перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.