Создание компьютерной системы учёта товара для ИП «Попов В.В.»

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Без чего не обойтись современному обществу? Конечно же без продуктов питания, красивой и модной одежды, умных гаджетов, бытовой техники, предметов декора и красоты. А предоставляет их обществу сфера торговли. Она неразрывно связана с историей человечества и видоизменилась с натурального обмена (допустим обмена золота на специи во времена Колумба) и до трейдерских торговых операциях на Нью-Йоркской фондовой бирже (NYSE).

Большая часть мелкого, а так же среднего бизнеса в Российской Федерации так или иначе связаны с торговлей. Торговля одеждой – это достаточно развитая сфера и представлена, как мелкими базарными отделами, так и крупными брендированными огромными отделами  в торговых центрах. Так или иначе, они работают по одному принципу – принципу перепродажи, покупая товар за одну стоимость и продавая его за другую. Размер наценки зависит от многих факторов:

• конкуренции;
• себестоимости одежды;
• суммы аренды за торговую точку;
• места положения отдела;
• размера кредитных обязательств.

Стандартная наценка – не менее 135%.

Главной особенностью мелких торговых отделов является то, что деятельность отделов часто не автоматизирована, что влечёт за собой сложность управления складом (все данные по нему хранятся в «амбарной» книге), следовать букве закона при возврате товара (допустим клиент может вернуть товар в отдел без чека, но вот продавец достаточно долго будет искать дату продажи и стоимость вещи), а так же может провоцировать мелкое или крупное воровство в отделе (достаточно сложно учитывать продажи за день).

Целью дипломного проекта является создание компьютерной системы учёта товара для ИП «Попов В.В.».

 

ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1 Формализованное описание предметной области

1.1.1 Описание общих параметров системы

ИП Попов В.В. образовано в ноябре 2011 года семейной парой. Основной деятельностью компании является торговля одеждой высокого качества с доступной ценой.

В своей деятельности компания руководствуется законодательством РФ и уставом компании. Компания арендует торговый отдел в ТЦ «Браво» площадью 30 кв. м. и небольшой склад в этом же ТЦ.

 Компания  имеет необходимые лицензии на  осуществление торговой деятельности.

Основным направлением деятельности компании является торговля, осуществление которой возможно путем приобретения товара у поставщика с последующей его реализацией через торговый отдел.

Основные товары можно разбить на три группы:

• верхняя женская одежда;
• повседневная женская одежда;
• аксессуары;
• обувь.

Основные задачи, стоящие перед организацией это:

• получение прибыли;
• обеспечение клиентов качественной одеждой, по доступной цене;
• развитие бизнеса;
• открытие новой торговой точки.

 

1.1.2 Описание организационной, производственной и функциональной  структуры предприятия

В торговом отделе работает 2 продавца и один менеджер и директор, который так же занимается бухгалтерией и является основателем ИП. Кроме того имеется водитель, который занимается логистикой товара.

Организационная схема представлена на рисунке 1.

Внутри отдела используются два склада:

• основной склад – склад, где хранится товар от поставщиков, а так же товар который вернули покупатели в идеальном состоянии и со всеми бирками;
• склад брака – склад, где хранится бракованный товар, возвращённый покупателями.

Когда товар попадает от поставщика на склад, он описывается в документ складского учёта, ему придумывается название, и он описывается по нескольким характеристикам:

• наименование;
• размер;
• цвет;
• количество.

 

1.1.3 Описание материальных потоков

Весь процесс работы компании можно охарактеризовать следующими действиями:

Весь процесс работы отдела можно охарактеризовать следующими действиями:

1. Заказ товара у поставщика.
2. Приобретение товара у поставщика с последующим его зачислением на основной склад.
3. Расчёты с поставщиком.
4. Реализация товара в отделе и обслуживание покупателей по кассе.
5. Работа с кассой.
6. Возврат товара покупателем в случае брака.
7. Возврат товара покупателем в течение 14 дней со дня продажи.

Подробное описание информационных процессов:

Заказ товара у поставщика. Для организации торговой деятельности компании, необходимы своевременные поставки товара, которые формируются на основе заявки. Заявка содержит в себе перечень заказанного товара и желаемые сроки поставки. Процесс является ключевым для деятельности отдела. Формируются следующие документы: заявка на товар.

Приобретение товара у поставщика. Товар приобретается у поставщика оптовыми партиями на основании заказа из отдела.  Между заказом товара и его отгрузкой на основной склад проходит около 7 – 14 дней. При получении товара компания получает весь список необходимой документации (счёт-фактура, товарная накладная, торг-12). Оплата товара производится в момент зачисления товара на склад или в течении месяца с момента отгрузки. После доставки товар перемещается на основной склад компании и записывается в складскую книгу. Формируются следующие документы: счёт-фактура, товарная накладная, торг-12, приходная накладная.

Расчёты с поставщиком. Существует три варианта работы с поставщиками:

• предоплата;
• пост оплата;
• оплата в момент отгрузки.

При оплате формируются РКО с указанием названия поставщика и суммы оплаты. Деньги вносятся в кассу (при нехватки денежных средств в кассе) и формируется ПКО, и потом производится выплата из кассы и формируется расходный кассовый ордер. Формируются следующие документы: РКО и ПКО.

Реализация товара в отделе. В процессе реализации товара, формируется чек, на сумму стоимости товара или товаров. Полученные денежные средства хранятся в кассе. Количество денежных средств должно соответствовать суммам, пробитым по кассе (расхождение по сумме наличности в кассе и сумме наличности по чеку более чем на 1 копейку карается штрафом до 60000 рублей). Кроме того формируется расходная накладная, на основании которой товар списывается со склада.  Формируются следующие документы: Чек, расходная накладная.

Работа с кассой. Утром по кассе открывается смена (0 отчёт), а вечером отчёт с гашением, на основании этих документов заполняется кассовая книга и отчёт кассира-операциониста. При продаже товара формируется чек. При внесении денежных средств формируется фискальный документ «внесение», на основе которого формируется ПКО, а при выплате денежных средств формируется фискальный документ «Выплата», на основе которого формируется РКО.   Формируются следующие документы: Чеки, кассовая книга, отчёт кассира-операциониста, РКО, ПКО.

Возврат товара покупателем в случае брака. В случае брака в течении месяца с момента покупки товара, покупатель имеет право вернуть товар в магазин и получить равноценную замену или получить назад денежные средства. При этом всегда формируется накладная на возврат товара на склад брака, покупателю выплачиваются денежные средства из кассы (формируется ПКО (в случае нехватки денег в кассе), РКО, накладная возврата на склад брака, акт о возврате денежных средств), в дальнейшем используются два подхода:

• возврат денежных средств;
• обмен на другую вещь с доплатой или без.

При возврате денежных средств покупателю, никаких документов не формируется, а при обмене вновь формируется расходная накладная и чек.

Формируются следующие документы: Чеки, РКО, ПКО, накладная возврата, акт на возврат денежных средств.

Возврат товара покупателем в течении 14 дней с момента продажи. По законодательству в течении 14 дней с момента продажи, покупатель имеет право вернуть товар в магазин и получить равноценную замену или получить назад денежные средства (не распространяется на нижнее бельё и чулочно-носочные изделия). При этом всегда формируется накладная на возврат товара на основной склад, покупателю выплачиваются денежные средства из кассы (формируется ПКО (в случае нехватки денег в кассе), РКО, накладная возврата на склад брака, акт о возврате денежных средств), в дальнейшем используются два подхода:

• возврат денежных средств;
• обмен на другую вещь с доплатой или без.

При возврате денежных средств покупателю, никаких документов не формируется, а при обмене вновь формируется расходная накладная и чек.

Формируются следующие документы: Чеки, РКО, ПКО, накладная возврата на основной склад, акт на возврат денежных средств.

Основные товары подлежащие реализации можно разбить на три группы:

• одежда;
• аксессуары;
• обувь.

 

Движение всего товара можно представить в виде схемы  1:

Рисунок 2 – схема движения товара внутри компании

Движение денежных средств можно представить в виде схемы 2:

Рисунок 3 – схема движения денежных средств внутри компании

 

 

1.1.4 Описание информационных потоков

В процессе изучения предметной области, были получены следующие данные:

Информационных потоков – шесть.

1. Первый поток – заказ товара у поставщика. Характеристики: Данный процесс занимает примерно  5% рабочего времени.  Процесс является весьма важным, поскольку от своевременных поставок товаров зависит торговая деятельность организации. Трудоемкость процесса – низкая.
2. Второй поток – Зачисление товара после его поставки на основной  склад и его оплата. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 15% рабочего времени. Зачисление товара осуществляется на основании приходной накладной. Является важным звеном в процессе. Трудоемкость процесса – низкая.
3. Третий поток -  Реализация товара.          Характеристики: Данный процесс занимает примерно 65% рабочего  времени. Результатом данного процесса является реализация  товара с последующим формированием товарного отчета. Является основным звеном в процессе организации трудовой деятельности. Трудоемкость процесса высокая.
4. Четвёртый поток – возврат товара покупателем. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 5% от рабочего времени. Результатом данного процесс является возврат товара от покупателя на основной склад или склад брака, а так же выплата ему стоимости товара или обмен на равноценный товар.
5. Пятый поток – заполнение документов по кассе. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 5% от рабочего времени. Результатом данного процесса является заполнения документов, требующих строгой отчётности: журнал кассира-операциониста, кассовая книга, РКО и ПКО.
6. Шестой поток – проведение ревизий по кассе и на складах. Характеристики: Данный процесс занимает примерно 5% от рабочего времени. Ревизия проводится два раза в месяц. Результатом данного процесса является сверка товарных остатков, а так же сверка наличности в кассе и по документам и исправление замеченных расхождений.

 

Организация информационных потоков внутри организации представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – организация информационных потоков

 

Во время торговой деятельности компании  формируются следующие документы:

Таблица 1 «Виды документов»:

№	Наименование документа	Назначение документа	Показатели	Примечание
1.	Отчёт кассира-операциониста	Отчёт по кассе за рабочую смену.	Дата создания, ответственное лицо, кассовые регистры (не обнулённая сумма на утро и на вечер, сумма выручки за смену, номер отчёта с гашением)	Формируется каждый день, при закрытии смены.
2.	Кассовая книга	Отчёт о выручке по кассе.	Дата создания, ответственное лицо, кассовые регистры (не обнулённая сумма на утро и на вечер, сумма выручки за смену, номер отчёта с гашением).	Формируется каждый день, при закрытии смены.
3.	Счёт-фактура
4.	Товарно-Транспортная накладная
5.	Информация о товаре в книге склада	Данные о товаре, хранимом на складе	Дата поступления, стоимость покупки, размер, количество, название, артикул	Формируется при поступлении товара на склад
6.	Чек	Отражает факт продажи товара	Номер чека, дата продажи, сумма, номер ЭКЛЗ	Формируется при возврате товара
7.	Накладная возврата	Отражает факт возврата товара на склад	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара	Формируется при возврате товара на склад
8.	Акт о возврате денежных средств	Отражает причину возврата товара на склад	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара, причина возврата	Формируется при возврате товара
9.	Приходная накладная	Отражает информацию о товаре, принятом на склад	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара	Формируется при зачислении на склад товара от поставщиков
10.	Расходная накладная	Отражает информацию о товаре, списанном с основного склада	Дата формирования, автор документа, сумма, позиции товара	Формируется при продаже товара
11.	Документ отражающий заказ у поставщика	Отражает информацию о заказе товара у поставщика	Название поставщика, дата формирования, информация о заказываемом товаре	Формируется при заказе товара у поставщика
12.	РКО	Отражает информацию о выплате денежных средств из кассы покупателю или поставщикам	Дата формирования, сумма, кассир	Формируется при выплате денежных средств из кассы
13.	ПКО	Отражает информацию о внесении денежных средств в кассу	Дата формирования, сумма, кассир	Формируется при внесении денежных средств из кассы
14.	Товарные остатки	Отражает информацию, о товарах хранимых на складах.	Дата формирования, вид склада, артикул, название товара и количество	Формируется в момент проведения ревизии.

 

 

1.1.5 Модель предметной области

Лучшего всего модель предметной области отражает ER диаграмма «AS-IS», представленная в приложении Б.

Общая схема предметной области отражена в рисунке 5.

Рисунок 5 – общая схема предметной области

Схема, которая отражает всю предметную область с указанием входящей и выходящей информации, информационных потоков, а так же объектов и субъектов, участвующих в предметной области, представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – модель предметной области

 

1.2 Анализ материалов  обследования

1.2.1 Список автоматизируемых задач

После разработки ИС будут автоматизированы следующие задачи:

1. Зачисление товара на основной склад.
2. Автоматизация списания товара с основного склада, а так же зачисления его туда же при возврате его покупателем.
3. Автоматизация процесса возврата товара от покупателя, с максимально достоверной информацией о купленном товаре (вся информация о покупке хранится в расходной накладной, которую можно распечатать и показать покупателю) и защита от выплаты излишней суммы (например, при ошибке кассира).
4. Слежение за остатками на складе, с максимальной достоверностью информации, на основе автоматического формирования расходных и приходных накладных.
5. Автоматизация процесса продажи товара и списания его со складских остатков.
6. Автоматизация выдачи товарных остатков (на основе информации со складов).
7. Автоматическая идентификация товара, на основе генерируемого артикула (используя автоинкрементное поле).

Возможность автоматизации кассы (ведения выплаты и расходов, а так же актуального состояния кассы).  
1.2.2 Обоснование выбора типа ЭВМ для разработки автоматизированной системы

Так как разработка ИС велась средствами Microsoft Access 2003, то для работы ИС требуется персональный компьютер со следующими параметрами:

Процессор

• Для установки Microsoft Office 2003 требуется компьютер с процессором Pentium с тактовой частотой не ниже 233 МГц. Корпорация Microsoft рекомендует использовать компьютер с процессором Pentium III или более быстрым.

Операционная система

• Установка Microsoft Office 2003 возможна на следующих операционных системах.
• Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия
• Microsoft Windows XP или более поздняя версия
• Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления 3 (SP3) или более поздним

Оперативная память

• Корпорация Microsoft рекомендует использовать компьютер, имеющий не менее 128 МБ оперативной памяти. Если несколько программ из состава Microsoft Office 2003 запущены одновременно, то для каждой такой программы требуется дополнительно 8 МБ оперативной памяти.

Свободное место на жестком диске

• Для установки Microsoft Office 2003 необходимо 400 МБ свободного места на жестком диске. Требования к наличию свободного места на жестком диске зависят от используемой конфигурации. При выборочной установке может потребоваться как больше, так и меньше свободного места на жестком диске.

Дисковые накопители

• Для установки Microsoft Office 2003 требуется устройство для чтения компакт-дисков (или совместимое с ним устройство для чтения DVD-дисков).

Монитор

• Необходим монитор Super VGA с разрешением 800x600 или более высоким, отображающий 256 и более цветов.

Указывающие устройства

Необходима мышь Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или совместимое с ними указывающее устройство.

Исходя из перечисленных требований, был выбран следующий ПК - рабочая станция построена на базе платформы Intel Centrino, основные характеристики которой представлены в таблице 2.

Таблица 2 «Основные характеристики рабочей станции»

Тип:	Наименование комплектующих:
Процессор	Intel Core 2 Duo
Системная плата	Gigabyte GA8PE MT4
ОЗУ	2048mb DDR2 800Mhz Samsung (1024x2 Dual Channel)
Дисковая подсистема	Seagate Barracuda 250gb
Видео	NVidia GeForce 9600
Аудио	Встроенный контроллер
Блок Питания	Zalman 500w
Монитор	LCD LG 19” 1952s
Клавиатура	USB
Мышь	USB

 

 

1.2.3 Обоснование выбора операционной системы для разработки автоматизированной системы.

Для разработки данного программного продукта была выбрана операционная система семейства Windows 7, поскольку как она является одной из самой стабильной и отказоустойчивой  системой из семейства Операционных Систем Microsoft Windows. Она демонстрирует высокую скорость работы, а так же обеспечивает гарантированную работу примененной при разработке программного продукта САПР и полную совместимость с современным техническим обеспечением.

 

1.2.4 Обоснование выбора способа организации информационной базы

Был выбран следующий способ организации – локальная интегрированная база данных.

Для информационно-логической модели использован графический способ представления, дополняемый описанием соответствующих объектов, который обладает наглядностью, и наиболее удобен.

Все связи информационных объектов в  ИЛМ, для реализации в базе данных, являются один-ко-многим (1:М) и многие-ко-многим (М:М). Все объекты распределяются в соответствии с их подчиненностью по уровням, определяемой числом связей в наиболее длинном пути от вершины модели к объекту.

Информационный объект имеет линейную структуру данных, то есть в нем отсутствуют группы, множественные элементы, что обеспечивает простое отображение в реляционную таблицу.

Идеальным решением в этом случае является архитектура «клиент-сервер»,  так как позволит изолировать пользователя непосредственно от БД и в будущем использовать один локальный сервер для хранения всех БД компании.

 

1.2.5 Технико-экономическое обоснование

Покупка профессиональной системы для учёта товара (Парус или 1С) выльется в существенный вложения денежных средств в инфраструктуру компании:

Потребуется приобрести более мощные компьютеры (2 компьютера по 20000 рублей), озадачиться покупкой сервера для хранения БД (около 25000 за ПК и 80000 за Лицензию Microsoft Server), прокладкой сети (5000 рублей) и приобрести программное обеспечение (45000 рублей), в итоге затраты составят в сумме 190000, что равносильно закупке товара на месяц.

Более логичным видятся создание ИС на базе Microsoft Access, которая позволит решить все задачи и обойдётся существенно дешевле – стоимость лицензии на Microsoft Office составляет 8500 рублей.

 

2 СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Постановка задачи

Требуется разработать информационную систему для ИП «Попова В.В.» для автоматизации торговой деятельности и ведения склада.

Должны быть автоматизированы следующие функции:

• зачисления товара на склад.
• ведения торговых операций (формирование расходных накладных).
• процесс возврата товара покупателем (формирование приходных накладных на склад брака или на основной склад).
• ведение складов (управления остатками, изменение стоимостей).
• внесение наименования товаров.
• работы с поставщиками (ведение журнала поставщиков и отслеживания поставок).

 

2.1.1 Характеристика задачи

К информационной системе предъявляются следующие требования:

1. Невысокая стоимость разработки информационной системы.
2. Разработка системы в течение месяца.
3. Возможность оперативного внесения изменений.
4. Высокая скорость работы ИС.
5. Система не должна требовать высокопроизводительных вычислительных средств, а должна работать на имеющихся.
6. Дружественный интерфейс.
7. Защита от несанкционированного изменения информации.

 

2.1.2 Описание выходной информации

Для программы имеется следующая выходная информация:

Таблица 3 – выходная информация

Наименование	Форма	Периодичность	Количество экземпляров	Перечень получателей
Расходная накладная	Документ	При продаже товара	1	Бухгалтерия
Накладная возврата	Документ	При возврате товара	1	Бухгалтерия
Акт о возврате денежных средств	Документ	При возврате товара	1	Бухгалтерия
Товарные остатки	Документ	При проверки актуализации складе или проведении ревизии	1	Продавцы

 

 

2.1.3 Описание входной информации

Для программы имеется следующая выходная информация:

Таблица 4 – входная информация

Наименование	Форма	Периодичность	Количество экземпляров	Перечень получателей
Расходная накладная поставщика	Документ	При внесении товара на склад	1	Продавцы, Бухгалтерия
Каталог товаров	Электронный/ бумажный документ	При добавлении нового товара	1	Продавцы

 

 

2.2 Макеты экранных форм программы

Так как основной целью при разработке интерфейса ИС ставилось максимально “User Friendly” интерфейс то многие одинаковые формы имеют идентичный дизайн (например накладные), это сделано для минимизации времени обучения, а так же для удобства сотрудников.

Макеты экранных форм представлены ниже:

Форма «Основное окно программы»:

Рисунок 7 – основное меню программы

На форме «Основное окно программы» расположены вкладки и кнопки для доступа к основным функциям программы.

 

Типовая форма «Создание Накладных»:

Рисунок 8 – продажа товара

На типовой форме «Новая накладная» расположены следующие инструменты для управления программой: Поля ввода для информации о накладной, а так же подчинённая форма для ввода товара, кроме того присутствуют кнопки для управления формой.

 

Типовая форма «просмотр Накладных»:

Рисунок 9 – просмотр накладных

На типовой форме «Просмотр Накладных» расположены следующие инструменты для управления программой: Поля ввода для просмотра информации о накладной, а так же кнопки для управления формой и кнопка для просмотра состава накладной.

 

Типовая форма «Состав накладной»:

Рисунок 10 – состав накладной

На типовой форме «Состав накладной» расположены следующие инструменты для управления программой: Поля для просмотра информации о  товаре, кроме того присутствуют кнопки для управления формой.

 

Типовая форма «Склад»:

Рисунок 11 - склад

На типовой форме «Состав накладной» расположены следующие инструменты для управления программой: Поля для просмотра информации о  товаре, хранимом на складе, кроме того присутствуют кнопки для управления формой.

 

2.3 Описание состава и структур файлов информационной базы

Используется централизованная базы данных, формат файла БД – Microsoft Access 2003, оболочка базы данных храниться в вместе с БД.

Для организации хранения всей информации База данных содержит следующие таблицы:

• артикулы товара, содержит информацию о товаре;
• накладные возврата на основной склад, содержит информацию о товаре, возвращаемом покупателем в отдел, а далее на основной склад;
• накладные возврата (брак), содержит информацию о товаре, возвращаемом покупателем в отдел, а далее на склад брака;
• основной склад, содержит информацию о товаре, хранимом на основном складе компании;
• поставщики, содержит информацию о поставщиках;
• приходные накладные, содержит информацию о товаре, зачисляемом на основной склад;
• расходные накладные, содержит информацию о товаре, списываемом с основного склада, в момент продажи;
• склад брака, содержит информацию о товаре, хранимом на складе брака;
• состав нв, содержит информацию о товаре, который зачисляется на склад брака;
• состав нв ос, содержит информацию о товаре, который зачисляется на основной склад;
• состав пн, содержит информацию о товаре, который зачисляется на основной склад от поставщика;
• состав  рн, содержит информацию о товаре, который списывается с основного склада;
• сотрудники, содержит информацию о сотрудниках.