Создание модели электронного документаоборота

Содержание

Введение

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация  работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование и передачу документов. По  данным   ISO   (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из  главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [www.businessdoc.ru]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и  внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Наибольших успехов  в освоении этих областей достигли к.т.н. В.Э. Баласанян [2002;2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларин [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобылева [2001; 2002; 2003], доцент РГГУ Г.Ю. Максимович совместно с доцентом кафедры общей информатики РГГУ В.И. Берестовой [2005 (а); 2005 (б); 2005 (в)], а также такие компании-производители систем автоматизации делопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО «Электронные офисные системы», компания «Digital Design», компания «Cognitive Technologies». Теория электронных документов разрабатывалась такими зарубежными исследователями, как М. Бакленд [1994], Л. Дюранти [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тибодо [1995],  и другие, а также отечественными исследователями К.Б. Гельманом-Виноградовым [1992(а); 1992(б); 2005(а); 2005(б)], К.Г. Митяевым [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевичем [2005(а); 2005(б); 2005(в)], В.И. Тихоновым, И.Ф. Юшиным [1999]  и другими.

Целью данной дипломной работы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение  на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.   

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия  информационных технологий, видов,  специфики и способов их внедрения  с целью совершенствования ДОУ;

- рассмотрение структуры  рынка программных продуктов  в области электронного управления  документацией;

- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

- разработка основных  критериев выбора эффективной  автоматизированной системы управления  документацией;

- решение проблемы  предприятия, нуждающейся в централизованной  работе с документами в территориально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративного электронного документооборота;

- внедрение корпоративной  системы электронного управления  документацией (корпоративного электронного  документооборота) в рамках данного  предприятия.

Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.

Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые  в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели предприятия и внедрения в  нее данной системы.

Задачи исследования решаются на базе предприятия ЗАО «Bona Fide»-Волгоград. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.

В качестве основных методов при написании работы  применялись методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.

Научная новизна дипломной работы состоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном предприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.    

На защиту выносятся  следующие положения:

1. При реализации электронного документооборота на ЗАО «Bona Fide» необходимо учитывать комплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организация электронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задач повседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защиту документооборота;   увеличить рациональное использование человеческих ресурсов; верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленных задач.
2. Наиболее приемлемой для ЗАО «Bona Fide» является автоматизированная система «ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.
3. Движение электронных документов, как и канонических форм документов, представляет собой два документопотока - внутренний и внешний, каждый из которых имеет свою последовательность.
4. Наиболее важными элементами электронного документооборота являются его безопасность, архивное хранение документов и  организация работы с ЭЦП, которые обеспечивают эффективное функционирование корпоративной системы электронного документооборота на предприятии.

     Работа  состоит из трех глав. В первой главе рассматривается понятие электронных технологий в ДОУ, их структура и характеристики, а также предлагаются поэтапные теоретические решения внедрения данных технологий в качестве корпоративной СЭУД.

     Вторая глава посвящена выбору эффективной автоматизированной системе ДОУ, выделения основных критериев для отбора  путем аналитико-синтетических сравнений.

     В третьей главе разработана и представлена модель электронного документооборота предприятия, на котором производилось его внедрение с учетом специфики предприятия, его структурного состава, персональных потребностей и личных предпочтений.   

Глава 1.

Современные  электронные системы управления и работы с документами

1.1. Управление и  работа с документами

Переход к экономике  рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе  документационного обеспечения  управленческой деятельности. Так повышение  значения экономического фактора и  юридической силы документов в управлении, по мнению О.В. Живаевой,  делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход  от традиционного ведения  делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях [Живаева 2002: 7].

Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В  основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация  терминов «делопроизводство» и «документооборот»  достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [Кудряев 2001: 152]. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые  в результате сливаются в единый поток исходящей документации.  А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы  составляет поток внутренней документации.

Важной характеристикой  документооборота является его объем. Под объемом документооборота  понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие [Балибардина 2002: 27].

Установление порядка  движения документов, или управление документацией организации заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить эффективную систему  управления на основе двух систем управления: формальной и функциональной. Они  должны быть неразрывно связаны и  едины в масштабе всего предприятия. Это означает, что правила учета и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы  с документами и содержащейся в них информацией.

1.2. Проблемы традиционных  и электронных технологий ДОУ

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих  территориально-отдаленные филиалы, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется  лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время.  В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой:

- неизбежная  потеря документов, следовательно  и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление  множества документов, назначение  и источник появления которых  неясны;

- большие  затраты времени на подготовку  и согласование документов, как  следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная  реакция  на  новые воздействия;

- избыточность  документооборота, большая потеря  времени на обработку входящей  и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

- противоречивость  принимаемых решений, невозможность  обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие  сроки поручений, вытекающих из  резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления  истории работы с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные затраты  на бумагу и копирование для  создания нескольких копий одного  документа [Гайдукова 2006: 18].

Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, выделенный Л.В.  Гайдуковой как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения [Гайдукова 2006: 19]. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным  путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный  доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность  утраты больших массивов ценной  информации из-за технических  неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как одна  из технических проблем: быстрая  смена носителей, программ, способов  доставки документации, препятствующая  стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также  проблемы нормативного характера:

- не установлен  порядок признания юридической  силы электронных документов  государственными органами и  судами;

- отсутствует  официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;

- отсутствуют  методики экспертизы ценности  электронных документов, передачи  их на архивное хранение, уничтожение,  работы с грифованными электронными документами и другие.

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные  документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные  с носителем информации. В таблице 1, составленной Е.Н. Филенко, приведены  основные из них [Филенко 2006: 64].

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

                                                                                                  Таблица 1.

         Сравнительная характеристика бумажного  и электронного документов

Продолжение таблицы 1 

1.3. Современные универсальные  информационные технологии для  совершенствования ДОУ