Техническое обеспечение офиса

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

Введение

      Очень важную роль на современном этапе  развития рыночной экономики занимают новейшие информационные технологии и  современное оборудование своей  фирмы. В настоящее время ни одна компания не может обойтись без базовых технических элементов, таких как персональный компьютер с подходящим программным обеспечением, средств ввода-вывода информации, а также средств связи.

Офисная организационная техника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника  составляет материальную базу прогрессивных  систем управления. Слабое использование  оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

           Грамотное техническое оснащение офиса является неотъемлемой частью успешного функционирования организации. При правильном определении офисной площади и оборудовании ее необходимыми для работы техническими средствами организация получает достаточные преимущества перед конкурентами.     

Верное  техническое  оснащение  офиса  значительным образом влияет на производительность труда сотрудников, а также мотивирует их к работе, задавая предпосылки быстрой и качественной работы.    

 Актуальность исследования, которому посвящена настоящая дипломная работа, определена необходимостью совершенствования оборудования современных фирм для качественного обслуживания клиентов и хороших условий для трудящихся.      

Объектом  исследования  работы является комплекс технического обеспечения современного офиса, который используются для эффективной работы в предприятиях банковской сферы на примере  ОАО  «Восточный экспресс банк».

Предметом  исследования можно считать пути совершенствования технического оснащения  офисного помещения.      

Целью написания дипломной  работы является изучение средств технического оснащения  современного офиса и выявление их влияния  на производительность труда.      

Исходя  из цели, в дипломной работе были поставлены следующие задачи:

- Изучение существующих средств технического оснащения офиса         (определение важной роли персонального компьютера, изучение  устройства ввода и вывода информации ,освещение средств связи):;

-Показ  значения  электронного документа, рассмотрение его хранения;

-Анализ технического оснащения предприятия на основе ОАО «Восточный экспресс банк»;

-Изучение влияния технического оснащения на производительность труда работников;

-Исследование возможных путей совершенствования технического оснащения офиса и экономических результатов от предложенных мер.     

В работе были использованы такие методы как наблюдение, анализ и синтез, сбор и обработка информации, анкетирование.      

Информационная  база работы представляет собой научно-практическую и методическую литературу по вопросам технического оснащения помещений, санитарные правила и нормы.  

Дипломная работа состоит  из введения, четырех глав, заключения, списка литературы.

В первой главе дается  понятие современного офиса.

Вторая  глава подробно раскрывает технические средства для эффективной работы офиса.

Третья глава посвящена  электронному документу, его значению и хранению.

Четвертая  глава основана на изучении организации деятельности и оценке технической базы ОАО   «Восточный экспресс банк» и проведен расчет экономической эффективности использования новых технологий на этом предприятии.

.

1. Понятие современного офиса ( по Селезневой Т.А.)

Деятельность любой  организации зависит от способности  эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.  
           По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.  
          Для внедрения новых технических средств и технологий в управленческие процессы имеются и определенные предпосылки, которые коренятся в самой природе этих процессов. Прежде всего, это наличие общих принципов структурного построения организаций независимо от их организационно-правовой формы и рода деятельности. Действительно, любую организацию можно рассматривать как совокупность взаимодействующих элементов (структурных звеньев), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой информационно, т. к. обмениваются информацией, и функционально, т. к. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса. Элементы взаимодействуют и с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным. Эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они ни занимались, — правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т. д. Достаточно однотипны (с точки зрения функциональной роли) и применяемые управленческие технологии, в частности технология принятия управленческих решений.  
           Еще в большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.  
          Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно — к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).  
           Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т. е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности. 
        В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.  
         Длительное время с начала 1970-х гг. в отечественной литературе используется понятие «средства организационной техники» как средства механизации и автоматизации управленческого труда. Традиционно понятие «офис» обозначает место, где проходит работа управленческого персонала организации. Словарь иностранных слов переводит слово «офис» как «контору», «канцелярию», причем применительно к зарубежной практике. Термины офис и офисная деятельность применительно к отечественной практике появляются в литературе в середине 1990-х гг.¹ В этот же период предлагается весьма важное для классификации деление современного офиса на три составляющих: офисные помещения, технические средства и программное обеспечение, базовым из которых является офисное помещение, или офисное здание.  
 
         Итак, современный офис — это сложный технический и технологический комплекс и немаловажный фактор обеспечения эффективного бизнеса. Важной составляющей современного офиса являются технические средства, или средства организационной техники. Многообразие технических средств управления предполагает их определенную классификацию. Классификация способствует формированию единой терминологии, позволяет потребителям лучше ориентироваться в растущем парке технических средств. Классификация технических средств на классы (группы) и подклассы (подгруппы) может производиться по различным классификационным признакам: степени сложности, типу привода, элементной базе и т. п.

В сфере документационного  обеспечения управления широкое  распространение получили классификации  технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению  к информации или носителю информации — документу. В качестве классификационных  категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в организации с техническими характеристиками и возможностями технических средств.

В представленной дипломной  работе автор  подробно раскрывает характеристику именно данной классификации.

2. Техническое обеспечение офиса

 2.1 Определение офисной площади для расчета технического оснащения офиса       

Немаловажное  значения для определения технического оснащения офиса является определение  общей офисной площади, а также  площади, занимаемой одним сотрудником. Экономия дорогого офисного пространства, а также переход на западный тип ведения бизнеса приводит к тому, что средний метраж рабочего места сотрудников составляет сейчас     2-2,5 кв. м. на человека. Между тем, согласно стандартам, установленным СанПиН (Санитарные правила и нормативы), рабочее место сотрудника не должно быть меньше 4,5 кв. м, иначе работодателю грозят взыскания со стороны органов Государственного надзора и контроля по охране труда .     

Так, согласно Санитарным правилам и нормам (СанПиН) "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" , площадь одного рабочего места, оборудованного ПК, должна составлять не менее 6 кв. м.,  в то время как площадь одного рабочего места пользователей компьютера с жидкокристаллическим или плазменным монитором должна быть не менее 4,5 кв. м .     

В российских компаниях, в отличие от западных, преобладает  коридорно-кабинетная система планировки офисов. Она позволяет организовать рабочее пространство сотрудника с  максимальной для него выгодой.      

Согласно  требованиям СанПиН , расстояние между рабочими столами с мониторами (в направлении тыла поверхности одного монитора и экрана другого) должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов – не менее 1,2 м. Рабочие места сотрудников, выполняющих творческую работу за компьютерами, СанПиН рекомендуют изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5-2,0 м .  

СанПиН ограничивают площадь кабинетов руководителей 15% общей площади рабочих помещений, при этом площадь приемных должна быть не менее 9 кв. м. Обычно площадь кабинета директора начинается от 10-12 кв. м. Хотя тенденция к минимизации рабочего пространства сейчас распространяется и на руководителей.     

Глубина помещения зависит от его площади  и назначения: кабинет на 1 человека, рабочее помещение на несколько  человек, общий зал, помещение большого зала.

2.2. Технические  средства для эффективной работы  офиса 

Ни у кого не вызывает сомнений, что обстановка, в которой  проходит рабочий день, оказывает  непосредственное влияние на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи считают, что для максимально успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.

Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис. Вот примерный комплект технических и организационной техники для оснащения рабочего места секретаря предприятия малого и среднего бизнеса. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат . Желательно всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода и кратковременного пользования и, вместе с тем, хорошо обозревалась. При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так как это может привести к поломке или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения к работе. Планировка технического оснащения рабочих мест

считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:

- рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

- шкафы и картотеки  располагаются с максимальным  удобством подходов к ним;

- естественное освещение  должно падать на рабочие места  слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;

- необходимо обеспечить  свободный и безопасный доступ  к местам включения в сеть  средств оргтехники;

- следует исключить  неблагоприятное воздействие теплового  излучения от отопительных приборов.

К офисной технике  или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

Офисное оборудование можно  классифицировать на следующие основные группы:

1. Компьютеры и электронные  коммуникации передачи информации.

2. Печатное и множительное  оборудование.

3. Средства обработки  документов.

4. Демонстрационная видеотехника.

5. Системы связи.

6. Системы безопасности  и их обеспечение.

Компьютеры и электронные  коммуникации передачи информации, как  правило, есть в каждом современном  офисе. В зависимости от специфики  работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам

Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой.

2.2.1. Персональный компьютер

          Офисный персональный компьютер отличается от игрового, как деловой костюм от наряда фокусника — строгость и выдержанность против пестрой вышивки. Велик соблазн иметь что-то очень «крутое», благо затраты можно списать на себестоимость, но разумнее будет предпочесть новомодным решениям проверенные, появившиеся год или полгода назад персональные компьютеры. Все шероховатости, свойственные новинкам, превратились в достоинства, вносящие свой вклад в одну из важных характеристик офисной системы — надежность.

После надежности эргономичность — самый важный критерий для офисных  и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.

К основным техническим  устройствам типового персонального  компьютера относятся системный  блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера.

Системный блок — это  блок, в котором содержится все  необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Практически все секретари могут отличить корпус системного блока midi-tower от mini-tower. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.

Монитор предназначен для  вывода текстовой и графической  информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно  удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой.

Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024х768. Такие мониторы обеспечивают:

- компактность по сравнению  с мониторами на основе электронно-лучевой  трубки самых последних моделей;

- безопасность, так как  такие мониторы практически не нагреваются во время работы и поглощают гораздо меньше озона;

- эргономику, так как  изображение на экране монитора  намного четче, чем у названных  мониторов, следовательно, глаза  пользователей будут меньше уставать;

- невысокую цену, LCD монитор  сегодня не роскошь, а средство  визуального отображения информации. В настоящее время его цена почти вплотную приблизилась к цене хороших моделей на базе ЭЛТ.

Клавиатура предназначена  для ввода-вывода требуемой информации, индикации работоспособности клавиатуры, а также для выполнения основных и вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель  — мышь — предназначен для ввода  графической информации в компьютер. В настоящее время наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.

Все перечисленное ранее  — это обязательный набор, без  которого сама работа с компьютером  становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних  устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной.

Акустические системы  предназначены для преобразования аудиосигналов в звуковые сигналы, воспроизводимые звуковыми колонками. Следует заметить, что использовать вместе с компьютером необходимо только экранированные колонки — они могут быть расположены в непосредственной близости с монитором и не приведут к постепенному размагничиванию ЭЛТ. А вот выбор звуковых колонок столь велик, что рекомендовать какие-то конкретные наборы сложно, все зависит от назначения персонального компьютера.

Приобрести хороший  современный компьютер это только половина дела. Не менее важной задачей  является грамотная установка и настройка программного обеспечения.

В основу работы компьютеров  положен принцип управления, состоящий  в том, что компьютер выполняет  действие по заранее заданной программе. Этот принцип обеспечивает универсальность  использования компьютера.

Программное обеспечение - совокупность программ, процедур и правил, а также документации, касающихся функционирования системы обработки данных. Программное обеспечение — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Программное обеспечение  принято подразделять по способу  распространения и использования  на коммерческое, открытое и свободное. Свободное программное обеспечение  может распространяться, устанавливаться  и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений. По назначению программное обеспечение разделяется на системное, прикладное и инструментальное.

Программы, которые остаются в памяти после включения на все время работы компьютера, называются резидентными. Широта функциональных возможностей компьютера зависит непосредственно от типа имеющейся операционной системы, системных средств и взаимодействия «человек - программа - оборудование».

Операционные системы (ОС) - резидентная программа, автоматически запускающаяся после включения питания. ОС управляет работой всех устройств компьютера, осуществляет диалог с пользователем и запускает на использование другие программы. ОС играет роль посредника между пользователем и компьютером. Она скрывает от пользователя не нужные ему подробности работы компьютера.

Программа, управляющая  работой какого - либо из устройств  ПК называется драйвером. Драйвера входят в состав ОС.

Следует также обратить внимание на выбор модема, имеющего необходимые характеристики. В последнее время модемы (модуляция—демодуляция) становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров. Разместить сообщение на электронной доске объявлений, доступной другим пользователям, скопировать с той же электронной доски объявлений интересующие вас файлы, интегрировать домашний компьютер в сеть вашего офиса, при этом (не считая низкой скорости обмена данными) создается полное ощущение работы в сети офиса. Кроме того, воспользовавшись глобальными сетями можно принимать и посылать электронные письма фактически в любой конец земного шара. Глобальные сети дают возможность не только обмениваться почтой, но и участвовать во всевозможных конференциях, получать новости практически по любой интересующей вас тематике.

Существует три основных способа соединения компьютеров для обмена информацией: непосредственная связь, через асинхронный порт; связь с использованием модема; связь через локальные сети. Рассмотрим первые два типа соединений — непосредственное и соединение через модем.

Практически каждый компьютер  оборудован хотя бы одним последовательным асинхронным адаптером. Обычно он представляет собой отдельную плату или же расположен прямо на материнской плате компьютера. Каждый асинхронный адаптер обычно содержит несколько портов, через которые к компьютеру можно подключать внешние устройства. Каждому такому порту соответствует несколько регистров, через которые программа получает к нему доступ, и определенная линия для сигнализации компьютеру об изменении состояния порта. Каждому порту присваивается логическое имя. В настоящее время порт последовательной передачи данных используется очень широко при подключении модемов для передачи данных по телефонным линиям.

По исполнению (эта  характеристика определяет внешний  вид, размеры и размещение модема по отношению к компьютеру):

1) внутренний модем  - вставляется в компьютер как  плата расширения;

2) настольный модем  - имеет отдельный корпус и  размещается рядом с компьютером,  соединяясь кабелем с портом  компьютера. Иногда называют внешним  модемом, что не совсем правильно,  т.к. следующие два типа также являются внешними (то есть расположенными вне системного блока компьютера);

3) модем в виде карточки - миниатюрен и подсоединяется  к портативному компьютеру через  специальный разъем (тот, кто видел  сетевую карту для ноутбука  поймет о чём идет речь);

4) портативный модем  - схож с настольным модемом,  но имеет уменьшенные размеры  и автономное питание;

5) стоечные модемы - вставляются  в специальную модемную стойку, повышающую удобство эксплуатации, когда число модемов переваливает  за десяток.

По характеру применения:

1) обычные. Под обычными  модемами будем понимать устройства, обычно применяемые конечным  пользователем дома или в офисе.  Эти модемы используют только  телефонные каналы;

2) профессиональные. Профессиональные  модемы - наиболее совершенные и скоростные устройства, преимущественно стоечного исполнения. Используются для интеграции локальных сетей, в модемных пулах, а также для удалённого доступа к ресурсам ЛВС

.

2.2.2. Устройства ввода информации

Основным устройством  ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации. Классификацию сканеров можно провести по следующим признакам:

А. кинематическому механизму  сканера;

Б. типу вводимого изображения;

В. особенностям программного и аппаратного обеспечения сканера.

Сканеры по механизму  движения подразделяются на два основных типа: ручной и настольный. Тем не менее существуют также комбинированные устройства, которые сочетают в себе возможность настольных и ручных устройств.

Ручные сканеры. Для  того чтобы ввести в компьютер  какой-либо документ при помощи этого устройства, надо без резких движений провести сканирующей головкой по соответствующему изображению. Равномерность перемещения сканера существенно сказывается на качестве вводимого в компьютер изображения. Современные ручные сканеры обеспечивают автоматическую склейку вводимого изображения, т. е. формируют целое изображение из отдельно вводимых его частей.