Теоретические и методические основы организации учета расчетов с подотчетными лицами в коммерческих организациях

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Операции по отражению в учете расчетов с  подотчетными лицами - привычные, можно  сказать повседневные для бухгалтеров  предприятий всех форм собственности  и видов деятельности. Реформа бухгалтерского учета практически не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое.

В то же время  расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, «практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций» [21; 2].

Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т.д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери [18; 1].

Актуальность выбранной темы состоит в том, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Целью дипломной работы является исследование порядка организации учета и проведение анализа расчетов с подотчетными лицами. Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Омский завод технического углерода», которое занимается производством и реализацией технического углерода. Предмет исследования: бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на исследуемом объекте.

В связи с  целью работы были поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами.

2. Проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств.

3. Определить  основные направления совершенствования  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Омсктехуглерод».

При написании выпускной квалификационной работы были использованы учебники по бухгалтерскому учету; Положения по бухгалтерскому учету; Налоговый и Трудовой кодексы РФ; нормативные акты, касающиеся нормативного регулирования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, электронная система «Консультант плюс»

При исследовании использовались данные бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Омсктехуглерод».

Глава 1. Теоретические  и методологические основы организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

1. Понятие подотчетных лиц и подотчетных средств

В предпринимательской  деятельности организаций весьма часто  возникает необходимость осуществления  расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети, командировочные расходы, представительские расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.

Законодательство  по бухгалтерскому учету и налогам  не содержит определений "подотчетное  лицо" и "подотчетные средства". Только исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов [19; 1].

Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Согласно п. 11 Порядка  ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций. [22; 2]

Помимо этого указанным  пунктом предусмотрены следующие  основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее трех рабочих дней  по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денежных  средств под отчет производится  при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под  отчет наличных денежных средств  одним лицом другому запрещается. [24; 3]

1.2 Документальное  оформление и нормативное регулирование операций по учёту расчетов с подотчетными лицами

Выдача подотчетных  средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого  документального оформления. Автором работы были подробно рассмотрены виды документов и порядок их оформления.

1. Приказ по  порядку выдачи и списания  подотчетных сумм. Положение по подотчетным средствам оформляется отдельным организационно-распорядительным документом, утверждаемым руководителем организации, например приказом. В нем указываются:

- перечень лиц, которым  выдаются наличные денежные средства  под отчет;

- срок, на который выдаются  подотчетные суммы (например, 60 рабочих  дней);

- предельный размер подотчетных  сумм (например, 100 000 руб.);

- срок сдачи авансового  отчета и возврата неиспользованных  подотчетных средств (например  в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы). [14; 26]

Если такого приказа в организации нет, то, по мнению чиновников, срок выдачи подотчетных  сумм не установлен, и расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня. [25; 2]

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм также можно закрепить в учетной политике организации.

2. Доверенность (Приложение 1). Для того чтобы подтвердить, что сотрудник выступает от имени организации, ему необходимо выписать доверенность. Типовые формы доверенности N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. [1; 368]

3. Расходный  кассовый ордер. Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. (Приложение 2).

4. Авансовый  отчет (Приложение 3). Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.

Авансовый отчет  составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной  стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете. [12; 462]

В бухгалтерии  проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся  к иностранной валюте, заполняются  только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной  валюте в соответствии с установленным  порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый  отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету.

В случае выдачи подотчетных средств на командировочные  расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку (формы N N Т-9 и Т-9а); (Приложение 4). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемых, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку [15; 362] Разница в применении форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в командировку направляется один работник, а форма № Т-9а – если в командировку направляются несколько работников.

- командировочное  удостоверение (форма N Т-10); (Приложение 5), является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение  выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные. Фактическое время пребывания работника в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него;

днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы командированного до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта (если транспортное средство отправляется после 0 часов, днями выезда и возвращения из командировки являются следующие сутки);

- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) ) (Приложение 6) применяются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку. Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. [20; 10-30]

Направление в командировку работающих по гражданско-правовому договору лиц не оформляется приказом руководителя. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По утверждении  отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения  в бухгалтерском учете использованных сумм.

Однако, по мнению Минфина России, из перечисленных документов необходимым является только командировочное удостоверение. Что касается других документов (в частности, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным. [23; 2]

Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру (Приложение 7) в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Прием наличных денежных средств производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. Бухгалтер-кассир не должен требовать каких-либо дополнительных документальных подтверждений правомерности внесения денежных средств в кассу помимо приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером [6; 3]. Право подписи приходных кассовых ордеров другим лицам может быть предоставлено приказом или иным распорядительным документом руководителя организации, но это практикуется крайне редко. Дело в том, что п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что «без подписи главного бухгалтера денежные документы (а также расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению» [9]. Предоставление права подписи денежных документов другим лицам может впоследствии создать определенные проблемы в случае, если какие-либо требования действующего законодательства будут нарушены.

Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается лицом, его выписавшим, для исполнения непосредственно в кассу. Кассир только проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

При приеме денежных средств выдается квитанция к  приходному кассовому ордеру за подписями  главного бухгалтера или лица, на это  уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. При проверке правильности заполнения приходного кассового ордера бухгалтеру следует учитывать следующие основные требования, предъявляемые к его заполнению:

– приходный  кассовый ордер применяется независимо от того, какой метод обработки данных (ручной или машинный – с применением средств вычислительной техники) используется в организации;

– приходный  кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером. Иными словами, бухгалтер-кассир (как работник бухгалтерии) может выписать приходный кассовый ордер, однако без подписи главного бухгалтера он считается недействительным. Из этого следует, что если между моментом выписки такого ордера (фактического приема денежных средств) и подписанием его главным бухгалтером будет проведена внезапная инвентаризация кассы, принятые денежные средства должны быть оприходованы как находящиеся в излишке;

– квитанция к приходному кассовому ордеру также подписывается  главным бухгалтером. Кроме того, на нем должны быть проставлены подпись кассира и печать или штамп кассира. Квитанция регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) (Приложение 8) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. [14; 12-15]

Регистром для  учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение 9) — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. [18; 1]

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Итак, основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчет;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии формы учета.

1.3 Учет представительских расходов

Одним из направлений расходования наличных средств на предприятиях являются представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают  вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. [20; 170-187]

Состав представительских  расходов налогоплательщика определен  п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ «представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период». [3; 304]

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской  деятельностью учреждения.

1.4 Учет  расчетов с подотчетными лицами  по суммам, выданным на командировочные  расходы