Учет и анализ организации

Введение

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. При этом в бухгалтерском  учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Рациональная организация  расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению  ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской  и кредиторской задолженности, ускорению  оборачиваемости оборотных средств организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.

Большая роль при этом отводится  бухгалтерскому учету, с помощью  которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все  документально подтвержденные хозяйственные  операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной  стороны, обеспечивает действенный  контроль за использованием на предприятии  денежных средств и, с другой стороны, позволяет организации избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами  с работниками. Нередко ошибки допускают  сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью моей выпускной квалификационной работы является рассмотрение организации учета, анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами.

В задачи работы входит изучение проблемных вопросов, касающихся расчетов с подотчетными лицами, проведение финансово-экономической характеристики организации, изучение производственного потенциала, финансового состояния предприятия. Изучение первичного, аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. После проведенного анализа необходимо дать рекомендации по совершенствованию учета. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами.

Оъектом исследования выпускной  квалификационной работы является ООО  «КурскПродукт». Период исследования с 2009 - 2011 год. При подготовке к выпускной квалификационой работе использовался монографический то есть предварительное знакомство с итогами работы организации, аналитическая обработка полученных данных, то есть анализ хозяйственной деятельности. Метод экономического анализа это всестороннее и детальное изучение на основе всех имеющихся источников информации различных аспектов функционирования данной организации, направленное на улучшение её работы.

Еще одной задачей является ознакомление с методиками проведения аудиторской проверки. Поскольку  расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер, этот этап аудиторской  проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Также будут рассмотрены  типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтреском учете расчетов с подотчетными лицами. В ходе работы будут определенынормативные и законодательные документы учета расчетов с подотчетными лицами, оценены уровень существенности, внутренний контроль и аудиторский риск, рассмотрены аудит расчетов с подотчетными лицами, рассмотрены методы совершенствования расчетов с подотчетными лицами, проанализирован полученный материал и сделаны соответствующие выводы.

Хозяйственная деятельность предприятий все время сопряжена с расчетами с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно-хозяйственных задач (заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги) и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах  за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы.

Проблема правильного  отражения в учете расчетов с  подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как  в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность расчетов с подотчетными лицами.

1. Теоретические основы учета, анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативное регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик, следует руководствоваться:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Гражданским кодексом Российской Федерации;
• Налоговым кодексом Российской Федерации;
• ФЗ "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 №402-ФЗ, в котором
• регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;
• Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа;
• 2004 года №64-н (с изменениями от 12.07.2006 №92-н) «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;
• Приказ Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению";
• Положением Банка России от 12.10.2011 №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», в котором отражен порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи.

Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У, в соответствии с которым, расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме. С 22 июля 2007 года на территории РФ действует новый предельный размер расчетов наличными деньгами 100 000 рублей.

Постановлением Правительства  от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Об  особенностях направления работников в служебные командировки», настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Работники направляются в  командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности  и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда  из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место  постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место  постоянной работы.

Оплата труда работника  в случае привлечения его к  работе в выходные или нерабочие  праздничные дни производится в  соответствии с трудовым законодательством  Российской Федерации.

Цель командировки работника  определяется руководителем командирующей  организации и указывается в  служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения  работодателя работнику оформляется  командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения. 

Командировочное удостоверение  оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится  у него в течение всего срока  командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место  командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном  удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной  деятельности организации, в которую  командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в  разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Порядок и формы учета  работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и  прибывших в организацию, в которую  они командированы, определяются Министерством  здравоохранения и социального  развития Российской Федерации.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути, сохраняется  за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику при направлении  его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду  и найму жилого помещения и  дополнительных расходов, связанных  с проживанием вне места постоянного жительства - суточные.

Работникам возмещаются  расходы по проезду и найму  жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства - суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных  с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным  актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий  транспортного сообщения и характера  выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту постоянного  жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника  из места командирования к месту  постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем  организации с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.

Если работник по окончании  рабочего дня по согласованию с руководителем  организации остается в месте  командирования, то расходы по найму  жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются  работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его  просьбе заработной платы расходы  по ее пересылке несет работодатель.

Расходы по проезду к месту  командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту  постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько  организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы  по проезду транспортом общего пользования  соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии  документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой  взнос на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае вынужденной остановки  в пути работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Расходы по бронированию и  найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются  работникам (кроме тех случаев, когда  им предоставляется бесплатное жилое  помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Направление работника в  командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме  случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых  Государств, с которыми заключены  межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении  государственной границы.

Оплата или возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении  работника в командировку за пределы  территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

За время нахождения в  пути работника, направляемого в  командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника  с территории Российской Федерации  дата пересечения государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте, а при  следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в рублях.

Даты пересечения государственной  границы Российской Федерации при  следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника  в командировку на территории 2 или  более иностранных государств суточные за день пересечения границы между  государствами выплачиваются в  иностранной валюте по нормам, установленным  для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении  документов, подтверждающих факт вынужденной  задержки.

Работнику, выехавшему в  командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию Российской Федерации  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату  суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным  актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных  государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом.

Расходы по проезду при  направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 Постановления правительства №749 при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в  случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работнику в случае его  временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или  вернуться к месту постоянного  жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие  по временной нетрудоспособности в  соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Работник по возвращении  из командировки обязан представить  работодателю в течение 3 рабочих  дней:

авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с  руководителем структурного подразделения  работодателя, в письменной форме.

• Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».
• Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 №173-ФЗ (редакция от 06.12.2011),

При возмещении командировочных  расходов по территории Российской Федерации нужно учитывать следующие размеры, установленные:

1) расходы по найму  жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную  командировку работнику предоставляется  бесплатное помещение) возмещаются  в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими  документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии  документов, подтверждающих эти  расходы, – 12 руб. в сутки; 2) расходы на выплату суточных  – в размере 100 руб. за каждый  день нахождения в служебной  командировке, включая выходные  и праздничные дни, дни нахождения  в пути, включая дни отъезда  и приезда.

Учреждение вправе оплатить данные виды расходов в более высоком  размере за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, если они установлены коллективным договором организации.

Расходы на проезд к месту  служебной командировки и обратно подлежат возмещению в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Оплата и возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату  аванса в иностранной валюте, а  также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного  работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с  Федеральным законом от 10.12.2003 № 173(с редакцией от 06.12.2011) «О валютном регулировании и валютном контроле».

Данным пунктом предусмотрено, что суточные в иностранной валюте при направлении работника в  командировку за рубеж выплачиваются  с учетом следующих особенностей:

• при следовании работника с территории России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
• при следовании на территорию России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной  границы РФ при следовании с ее территории и обратно определяются по отметкам пограничных органов  в паспорте.

При направлении работника  в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы  между государствами выплачиваются  в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему в  служебную командировку на территорию иностранного государства, который  вернулся в тот же день, суточные в иностранной валюте следует  выплачивать в размере 50 процентов  суточных, установленных Постановлением Правительства № 812.

В случае если принимающая  сторона (иностранное государство) обеспечивает работника, направленного в служебную командировку в данную страну иностранной валютой, то бюджетному учреждению выплачивать командированному суточные не нужно. А если иностранное государство не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает сотруднику суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных (включая надбавки) от установленных размеров.

С 1 января 2008 г. вступили в  силу изменения в ст. 217 НК РФ, в соответствии с которыми суточные, выплачиваемые работнику в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, не облагаются НДФЛ. Минфин России разъяснил, что моментом получения суточных считается дата их фактической выплаты работнику. Соответственно, при расчете суммы превышения выплаченных суточных, подлежащей налогообложению, над их нормативным размером, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ, применяется курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных.

С 1 января 2008 г. неподтвержденные расходы на оплату жилья сотрудника в командировке облагаются НДФЛ.При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, суммы компенсаций освобождаются от НДФЛ только в пределах 700 руб. (на территории РФ) и 2500 руб. (за границей) за каждый день нахождения в командировке.

1.2 Проблемные вопросы бухгалтерского (финансового) и налогового учета расчетов с подотчетными лицами

Поскольку расчеты  с подотчетными лицами имеют массовый характер, то на ООО «КурскПродукт» возникает множество спорных вопросов. Например можно ли перечислять подотчетные деньги на карточку сотрудника.

Безналичная выдача денег  под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты  работника (карты, выпущенной на его  имя), безусловно, имеет ряд преимуществ  по сравнению с традиционным способом выдачи - через кассу. И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости  оформлять кассовые документы). Кроме  того, безналичный способ позволяет  выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе. Но законен ли "пластиковый подотчет"? Какими могут быть его налоговые риски?

Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с  расчетного счета организации на счет банковской карты работника  из-за того, что в назначении платежа  фигурируют слова о подотчетных  суммах на хозяйственные, командировочные  или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как  правило, ссылаются на разъяснения  ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под  отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена, то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными

Кстати, есть банки, которые  практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с  командировками, на банковскую карту  сотрудника переводить позволяют, а  вот подотчетные суммы, предназначенные  для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные  расходы банки делают на основании  другого Письма ЦБ РФ, в котором  как раз рассматривался вопрос о  возможности их перечисления на счета работников. По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.