Учет и аудит матеральных запасов

Содержание

Введение

Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное  и полное представление о финансовом положении организации, его изменениях, финансовых результатах деятельности. Действующие в настоящее время принципы ведения бухгалтерского учета рассмотрены на примере учета материально-производственных запасов.

К ведению бухгалтерского учета предъявляются следующие  требования, часто называемые принципами:

- непрерывности  и полноты бухгалтерского учета;

- своевременности  отражения хозяйственных операций  в бухгалтерском учете;

- имущественной  обособленности;

- отражения  в учете фактически имеющих  место активов и обязательств;

- последовательности  применения учетной политики;

- непрерывности  деятельности организации;

- осмотрительности;

- правильности  оценки активов и обязательств;

- приоритета  содержания перед формой.

Для чего следует  соблюдать вышеперечисленные принципы?

Во-первых, потому что этого требуют законодательные  и нормативные документы. Во-вторых, только при соблюдении перечисленных принципов формируемая отчетность будет достоверной, а значит, не возникнет разногласий с пользователями отчетности, в том числе с налоговыми органами, аудиторами и прочими контролирующими органами, в основе деятельности которых лежит проверка бухгалтерской и (или) налоговой отчетности.

В дипломной  работе рассмотрим вопросы практического  применения данных принципов на примере  учета материально-производственных запасов и, в частности, материалов, используемых предприятием для изготовления готовой продукции, и формирования достоверного показателя статьи "Сырье и материалы" бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Принцип непрерывности  и полноты бухгалтерского учета. В соответствии с этим принципом  организация должна вести бухгалтерский учет с момента своей регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В части учета материалов полнота отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности обеспечивается, прежде всего, определением лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, за систематическую сверку записей складского и бухгалтерского учета материальных ценностей. Выполнение этого принципа обеспечивается также систематическим документированием хозяйственных операций по учету материалов с использованием унифицированных форм документов Организация материального учета - один из наиболее сложных участков учетной работы. Номенклатура материальных ценностей исчисляется десятками тысяч наименований, а информация по учету производственных запасов составляет более 30% всей информации по управлению производством. Поэтому организация учета и контроля за движением, сохранностью и использованием товарно-материальных ценностей связана с большими трудностями. Важное значение имеет автоматизация всех учетных работ, начиная от выписки учетных документов и заканчивая составлением необходимой отчетности. Неотъемлемой частью учета и контроля производственных запасов является экономический анализ их использования, который углубляет поиски резервов повышения эффективности производства.

Тема дипломной работы актуально в настоящее время. Целью дипломной работы является изучение путей совершенствования методики бухгалтерского учета и аудита сохранности и использования производственных запасов организации.

В ходе выполнения дипломной  работы подробно изучены нормативно-законодательные  материалы, регламентирующие учет материально-производственных запасов, их аудит.

При выполнении дипломной  работы поставлены следующие задачи:

• рассмотреть экономическое содержание производственных запасов, дать их классификацию и оценку;
• изучить методику поступления производственных запасов;
• отразить учет расходования производственных запасов, их реализацию;
• рассмотреть этапы аудита производственных запасов;
• дать анализ обеспеченности предприятия запасами, их сохранности и использования;
• отразить автоматизацию учета и аудита производственных запасов.

Раздел 1 Методологические основы бухгалтерского учета материально–производственных запасов.

1.1 Бухгалтерский  учет материалов

Для соответствия бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей  требованиям и правилам действующего законодательства, необходимо правильно организовать их учет на складах и в бухгалтерии.

В обязанности сотрудников организации, занимающихся складским хозяйством, входят прием материалов, обеспечение  их хранения и отпуск материалов со склада. Руководитель организации устанавливает список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С ними заключаются договоры о материальной ответственности.

Все службы организации  должны иметь список должностных  лиц, которым предоставлено право  подписывать документы на получение  и отпуск со складов материалов, а также выдачу разрешения (пропуска) на вывоз из организации материальных ценностей.

Руководство организации осуществляет контроль документации складского учета, за сохранностью материальных ценностей.

Для обеспечения действительного  контроля движения материальных ценностей немаловажное значение имеет состояние складского хозяйства. С этой целью приказом по организации каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов целесообразно сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типосорторазмерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. С этой же целью в местах хранения материала прикрепляется ярлык с их названием и номенклатурным номером.

Для организации учета движения товарно-материальных ценностей необходимо:

установить четкую систему документации и документооборота;

• разработать перечень номенклатуры материалов и при использовании специальных методов учета – номенклатуру – ценник;
• проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов;
• своевременно отражать в учете их результаты;
• разработать элементы учетной политики организации, связанные с движением материально – производственных запасов;
• шире внедрять современные средства автоматизации учета.

Номенклатура – систематизированный  перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива, хозяйственного инвентаря и других материальных ценностей, используемых в данной организации. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общими стандартами - ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.). Каждому наименованию в номенклатуре должен быть присвоен номенклатурный номер, т.е. условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой – ценником.

Впоследствии при выписке  каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете  информации о материально – производственных запасах, находящихся в организации на праве собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления (за исключением ЦБ РФ, кредитных организаций), установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально – производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденным Минфином РФ от 09. 06. 2001 г. № 44н, а также Методологическими указаниями по бухгалтерскому учету материально – производственных запасов, утвержденными приказом Минфина РФ от 28. 12. 2001 г. № 119н.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально – производственных запасов» ПБУ 5/01 материалы – часть имущества организации, используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг или приобретаемая для продажи, или используемая для управленческих нужд. Кроме них в состав материально – производственных запасов (МПЗ) включают готовую продукцию, товары.

В качестве единицы учета  материально – производственных запасов выбирается номенклатурный номер, разрабатываемый организацией в размере наименований и (или) партий однородных групп (видов) материально – производственных запасов.¹

Материально – производственные запасы принимаются к учету по фактической себестоимости, составляющей сумму фактических затрат на их приобретение за плату, за исключением НДС и  других возможных налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

Затраты на приобретение материально – производственных запасов складываются из:

• сумм, уплаченных в соответствии с договором поставщику. Они определяются, исходя из условий договора и подтверждаются первичными документами, которые предоставляет поставщик или грузоотправитель (товарные накладные, товарно–транспортные накладные, железнодорожные квитанции или накладные и др.);
• сумм, уплаченных организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально – производственных запасов. Эти суммы должны быть подтверждены актами приемки выполненных работ или оказанных услуг, по которым можно проанализировать характер затрат и их принадлежность к материалам;
• таможенных пошлин и других платежей. Они рассчитываются по правилам, утвержденным ГТК РФ;
• невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением материально – производственных запасов;
• вознаграждений, уплачиваемых посредническим организациям, с помощью которых приобретены материально – производственные запасы. Для подтверждения таких расходов организация – покупатель должна иметь отчеты посредников о выполненных поручениях, из которых следует их целевое назначение;
• затрат по заготовке и доставке материально – производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;
• затрат по содержанию заготовительно–складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально – производственных запасов до места их использования, если они не включены в договорную цену;
• затрат по оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческий кредит), проценты по заемным средствам, если они связаны с приобретением и произведены до даты оприходования материально – производственных запасов на складах организации;
• суммовых разниц, которые возникают при установлении цен в условных денежных единицах (иностранной валюте) и расчетах в рублях, также влияют на величину фактической себестоимости приобретаемых материалов или товаров до принятия их к бухгалтерскому учету;
• иных затрат, непосредственно связанные с приобретением материально – производственных запасов.

Также в состав расходов по заготовке и доставке материальных ценностей входят:

• оплата тарифов (фрахта) за перевозку грузов всеми видами транспорта;
• железнодорожные или водные сборы, а также другие виды провозной платы со всеми дополнительными сборами;
• расходы по доставке и разгрузке на складах (кладовых) прибывшего груза;
• расходы по содержанию специальных заготовительных пунктов, складов и агентств, организованных в местах заготовок;
• расходы на командировки по непосредственному заготовлению материальных ценностей;
• недостачи сырья и материалов в пути в пределах установленных норм естественной убыли.

Не включаются в фактические  затраты на приобретение материально – производственных запасов общехозяйственных и аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально – производственных запасов.

Фактическая себестоимость  материально – производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный капитал организации, определяется исходя из денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Фактическая себестоимость  материально – производственных запасов, полученных безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования.

Фактическая себестоимость  материально – производственных запасов, приобретенных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств не денежными средствами, определяется исходя из цены. Если при такой форме расчетов невозможно определить стоимость активов, переданных организацией, то их стоимость определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обязательствах приобретаются аналогичные материально – производственные запасы.

В фактической себестоимости  материально – производственных запасов, полученных в качестве вклада в уставный капитал, безвозмездно или  по договорам, предусматривающим не денежную форму расчетов, включаются фактические затраты на доставку материально – производственных запасов и приведение в состояние, пригодное для использования, перечисленные в пункте 6 ПБУ 5/01.

Материально – производственные запасы (кроме оборудования к установке), по которым в течение года цены снизились, или они морально устарели, или частично потеряли свои первоначальные качества, отражаются на конец года в бухгалтерском балансе по цене возможного использования и реализации, если они ниже первоначальной стоимости приобретения (заготовления). Для этого организация должна ежегодно создавать резерв под снижением стоимости материальных ценностей. Для учета резерва под снижением стоимости материальных ценностей применяют счет 14 «Резерв под снижение стоимости материальных ценностей». Этот счет пассивный, по кредиту отражают сумму образованного резерва, по дебету – его восстановление.²

Сумма образованного  резерва является внереализационным  расходом организации, отражается бухгалтерской  записью:

Дебет счета 91 «Прочие  доходы и расходы»

Кредит счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

Этот резерв образуется на величину разницы между текущей  рыночной стоимостью и фактической  себестоимостью материально – производственных запасов, если последняя выше текущей  рыночной стоимости. В бухгалтерском  балансе сумма резерва не отражается отдельно, а учитывается при заполнении соответствующих показателей состояния материальных ценностей, уменьшая стоимость, по которой они числятся в бухгалтерском учете.

Резервы под снижение стоимости материальных ценностей  создаются по каждой единице материально – производственных запасов, принятой в бухгалтерском учете. При этом допускается создание резерва по отдельным видам (группам) аналогичных или связанных материально – производственных запасов. В то же время организация не может создавать резерв по всем материально – производственным запасам в целом или по укрупненным группам. При создании резервов под снижение стоимости материальных ценностей организация должна обеспечить подтверждение расчета текущей рыночной стоимости материально – производственных запасов.³

Большинство организаций, занятых производством продукции, сталкивается с такими проблемами, для их решения целесообразно  использовать для учета материалов заранее установленную цену, которую  называют учетной. Этот показатель предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. Учетная цена может быть установлена на продолжительный период, например на год.

При применении учетных  цен ежемесячно движение материалов отражается по учетной цене, а по окончании месяца стоимость материалов, списанных в производство или на издержки обращения, доводится до фактической себестоимости через отклонения или через транспортно – заготовительные расходы (ТЗР). Организация, принимающая за учетную – цену поставщика, доводит ее до фактической себестоимости через транспортно – заготовительные расходы. При учете материалов по плановой цене, предполагается, что она уже включает планируемые транспортно - заготовительные расходы, поэтому рассчитывают отклонения фактической себестоимости от стоимости по учетным (плановым) ценам.

Отклонения транспортно  – заготовительных расходов обычно учитывают по соответствующим группам  или видам сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива и запасных частей. В тех  же случаях, когда нет значительного  различия в уровнях отклонений между группами материалов, учитываемых на одном субсчете, допускается выявлять  отклонения в целом по субсчету.

Процент транспортно  – заготовительных расходов данного  вида и группы материалов определяется исходя из отношения суммы остатков этих расходов на начало месяца и текущих расходов за месяц к сумме остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов по учетным ценам, умноженного на 100. По исчисленному таким образом проценту транспортно – заготовительных расходов списываются на израсходованные материалы.

Аналогичным путем распределяются отклонения фактической себестоимости  от плановых цен.

1.2. Документация по учету движения  материалов.

Все операции, связанные  с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами, формы которых унифицированы. Первичные документы являются основой ведения бухгалтерского  и налогового учета. Поступление материально – производственных запасов фиксируется на складе покупателя, где выписывается приходный кассовый ордер склада. Поступление материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел маркетинга (снабжения), который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

При приемке от экспедитора (или  представителя поставщика) материалов на складе материально ответственное  лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет  соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов по документам поставщика, отражающим количество отправленного груза (спецификация, отвесы, накладные), его качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный кассовый ордер.

Акт о приемки материалов применяют для оформления поступивших  материальных ценностей без платежных  документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом представителя отдела снабжения организации. Комиссия назначается руководителем организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию организации как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишка; второй – поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера. Приходные документы составляют в день поступления материалов. Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Введение этой книги обеспечивает контроль сохранности любых видов собственности.

Расходные документы  отражаются отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности организации материалов. К ним относятся: лимитно – заборные карты, требования – накладные.

Лимитно – заборная карта (ф. № М - 8) выписывается на одну или  несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному  коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово – производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в ценах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно – заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно – заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно–заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. На основе их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно–заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В целях  сокращения количества лимитно–заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно–заборные карты используются при постоянном систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды можно применять акт – требование на замену (дополнительный отпуск) материалов. Выполняется акт – требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один – остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй – у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя. Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора организации или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.⁴

Накладные (ф. № М - 11) применяются  для учета и оформления отпуска  материалов на сторону или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основе нарядов или договоров. При перегрузке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно–транспортная накладная. Кроме того, для оформления внутреннего перемещения материалов составляют требования – накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М - 11). Они составляются при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных, сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств.

1.3. Аудит материально  – производственных запасов.

К производственным запасам  относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части, тара, используемая для упаковки и транспортировки продукции (товаров), малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. Работа по аудиту производственных запасов регулируется следующими нормативными документами: Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. №34н; Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утвержденным приказом Минфина России от 09.06.2001 г. №25н; Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина Российской Федерации от 31.10.2000 г. N 94 (с последующими дополнениями и изменениями); Приказом Минфина России от 30.03.2001 г. N 26н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01). Рассмотрим изменения, которые были внесены в организацию учет ПБУ 5/01. Прежде всего ПБУ 5/01 по-новому регламентирует состав материально-производственных запасов. К ним отнесена часть имущества.

1) используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг;

2) предназначенная на продажу;

3) используемая для управленческих  нужд организации.

К материально-производственным запасам  отнесены малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, готовая продукция, товары, оборудование к установке.

ПБУ 5/01 отражает порядок оценки в  бухгалтерском учете и отчетности материально-производственных запасов  в зависимости от канала поступления. Круг рассматриваемых вопросов очень  велик, но все они могут быть сведены  к следующему: оценка организации учета сохранности и списания материальных ценностей, организация и порядок ведения складского хозяйства.

проверка наличия дорогостоящего сырья, материалов и других запасов;

изучение договоров (контрактов) на поставку материальных ценностей;

проверка соблюдения организациям налогового законодательства по операциям, связанным с приобретением, выбытием и переоценкой материальных ценностей.

Независимо от организационно-правовой формы собственности аудит производственных запасов включает:

ознакомление с учетной политикой  предприятия в части организации  учета производственных запасов;

установление обеспеченности бухгалтерии  действующими нормативными документами;

ознакомление с материалами  проводимых инвентаризаций;

проверку актов приема-передачи имущественных ценностей при смене материально ответственных лиц;

проверку ведомостей учета материальных ценностей;

проверку стоимости реализации материальных ценностей, полученных сотрудниками (не ниже рыночной), и фактов внесения денег в кассу предприятия;

проверку правильности списания стоимости  материальных ценностей, израсходованных  на производственные и другие нужды;

проверку соблюдения метода оценки материалов (ПБУ 5/01, п. 15).

ПБУ 5/01 предоставляет организациям право выбрать вариант оценки материально-производственных запасов при их списании. п. 15 ПБУ 5/01 определяет возможность выбора следующих методов оценки материалов, готовой продукции, товаров, учитываемых по покупной цене, при списании и ином выбытии:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);

по себестоимости последних  по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО).

Материально-производственные запасы, приобретаемые за плату, принимаются к бухгалтерскому учету на сумму фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Данная позиция распространяется на такие виды материально-производственных запасов, как материалы (счет 10 Материалы»),  товары (счет 41 «Товары»).

Суммы НДС в стоимость  приобретенных материально-производственных запасов не включаются.

Фактические затраты на приобретение материалов, товаров включают⁵:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставки;
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи;
• вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям;
• затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;
• затраты на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором;
• затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации.