Учет и аудит материалов

введение

Материалы –  это часть имущества, используемая в качестве сырья, материалов при  производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг продажи, предназначенного для продажи, используемая для управленческих нужд организации.

Важнейшую роль в рациональном использовании материалов, их сохранности играет своевременное  проведение аудита движения материалов.

Актуальность выбранной  темы заключается в том, что в  условиях рыночной экономики определяющее значение имеет такой показатель как снижение удельных затрат, сырья, материалов и топлива. Этого можно  достичь увеличением используемых прогрессивных конструкционных  материалов без снижения качества продукции сокращением отходов производства. Необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранять потери и нерациональные расходы, широко вовлекать в хозяйственный оборот вторичные ресурсы, а также попутные продукты, особенно при строительстве.

Предмет исследования – изучение состояния учета и аудита операций по движению материалов.

Объектом  исследования является изучение состояния  учета и аудита операций по движению материалов в муниципальном унитарном предприятии «Михайловская монтажно-строительная организация».

Целью данной работы является изучение теоретических и практических вопросов аудита движения  материалов в организации МУП «ММСО».

Для достижения этой цели в данной курсовой работе поставлены следующие задачи:

• рассмотрение теоретические аспекты учета и аудита движения материалов;
• изучение состояния первичного, синтетического и аналитического учета материалов;
• разработка мероприятий по совершенствованию учета материалов;
• изучение состояния аудита и системы внутреннего контроля по   операциям движения материалов и разработка мероприятий по их совершенствованию.

Цель аудиторской проверки учёта движения материалов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, в установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации.

 Методические основы  формирования в бухгалтерском  учете информации о материально-производственных  запасах изложены в Положении  по бухгалтерскому учету «Учет  материально-производственных запасов»  ПБУ 5/01 от 09.06.2001 года.

Теоретическую и методологическую основу исследования составляют труды  экономистов в области отечественной  теории и практики, постановления  правительства РФ. Широко использовались нормативно-правовые акты и обширная научно-практическая информация по теме исследования.

В ходе написания  дипломной работы были использованы: диалектико-материалистический метод, метод сравнения.

Работа выполнена на основании  данных годовых отчетов за период и учетных регистров бухгалтерского учета по счету 10 «Материалы».

глава 1. методические аспекты учета и аудита движения материалов в современных условиях

1. Теоретические основы учета и аудита движения материалов в  условиях  рыночной экономики

Материалы – вещественные элементы, приобретенные  с целью дальнейшего использования  в качестве предметов труда в  производственном процессе. Материалы  полностью потребляются в производственном цикле и, следовательно, полностью  переносят свою стоимость на стоимость  произведенной продукции или  оказанных услуг.

        ПБУ 5/01, утвержденное Приказом  Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н, устанавливает  методические основы формирование  в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах юридических лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

В соответствии с  ПБУ 5/01 материально-производственные запасы частью активов организации, которые:

• используются в качестве сырья, материалов при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполненных работ, оказанных услуг);
• предназначаются для продажи;
• используются для управленческих нужд организации.

ПБУ 5/01 определяет правила  учета имущества, входящих в состав оборотных активов организации, используемого при производстве продукции, выполнении работ или  оказания услуг либо для управленческих нужд организации в течение периода, не превышающего 12 месяцев, или обычного операционного цикла, если он не превышает 12 месяцев.

Организация грамотного учета  материалов в современных условиях является весьма актуальной проблемой  для многих предприятий. При таком  учете очень важно организовать контроль за сохранностью материалов, их соответствием документам, за соблюдением норм потребления, выявлений затрат, связанных с заготовкой материалов.

Основными задачами учета материальных запасов являются:

• правильное документальное оформление и своевременное отражение операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию материалов;
• обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей;
• соблюдение установленных норм запасов и расходов;
• своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации в установленном порядке;
• получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах предприятий.

На современных предприятиях используется большое количество разнообразных материалов и для надлежащей организации синтетического и аналитического учета необходима их группировка:

• по назначению и роли в процессе производства;
• по техническим свойствам.

В зависимости от назначения и роли в процессе производства различают:

• сырье и материалы; покупные полуфабрикаты;
• топливо;
• тара и тарные материалы;
• запасные части; прочие материалы;
• строительные материалы.

На каждую группу открывают  отдельные субсчета. На основе классификации  для упрощения учетного процесса на предприятии разрабатываются номенклатура-ценник. Каждому наименованию материала присваивается номенклатурный номер, под которым он внесен в номенклатуру-ценник – это краткое цифровое обозначение, в котором закодирован вид, сорт, марка или размер материала. Номенклатурный номер – это неиндивидуальное имя конкретной ценности, в этом отличие номенклатурного номера от инвентарного.

Точному и своевременному учету материалов на предприятиях придается  большое значение. Как известно, учет материалов производится в двух измерителях – денежном и вещественном (количественном). Количественный учет производится в единицах измерения, присущих данному материалу (штуки, метры, литры).

Одним из важнейших методов  правильной организации учета материальных ресурсов является их оценка.

Материалы можно учитывать  либо по фактической себестоимости, либо по учетным ценам. Учет материалов по учетным ценам организуют с  использованием счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение стоимости материальных ценностей".

В программе существует возможность  учитывать материалы любым выбранным  способом. Оприходование материалов по учетным ценам осуществляется через функцию "Учет покупок" при  выборе вида сделки "Оприходование  по учетным ценам". Подробнее см. Учет покупок/ Виды сделок/ Оприходование  по учетным ценам.

В п.80 "Методических указаниях  по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов", утвержденных Приказом МФ РФ от 28.12.2001 № 119н определен перечень рекомендованных учетных цен.

"В качестве учетных  цен на материалы применяются:

а) договорные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую  себестоимость материалов, учитываются  отдельно в составе транспортно-заготовительных  расходов;

б) фактическая себестоимость  материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного  года). В этом случае отклонения между  фактической себестоимостью материалов текущего месяца и их учетной ценой  учитываются в составе транспортно-заготовительных  расходов;

в) планово-расчетные цены. В этом случае отклонения договорных цен от планово-расчетных учитываются  в составе транспортно-заготовительных  расходов. Планово-расчетные цены разрабатываются  и утверждаются организацией применительно  к уровню фактической себестоимости  соответствующих материалов. Они  предназначены для использования  внутри организации;

г) средняя цена группы. В  этом случае разница между фактической  себестоимостью материалов и средней  ценой группы учитывается в составе  транспортно-заготовительных расходов. Средняя цена группы - разновидность  планово-расчетной цены. Она устанавливается  в тех случаях, когда производится укрупнение номенклатурных номеров  материалов путем объединения в  один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются  на одной карточке.

При существенных отклонениях  планово-расчетных цен и средних  цен от рыночных они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, десять процентов."

Если выбран вариант учета "по учетным ценам", то в учетную  политику необходимо включить порядок  расчета учетных цен. Порядок  расчета может быть оформлен отдельным  приложением или добавлен непосредственно  в Приказ об учетной политике.

Материальные ценности принимаются  к бухгалтерскому учету по фактической  себестоимости.

Фактической себестоимостью материальных ресурсов, приобретенных  за плату, признается сумма фактических  затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную  стоимость и иных возмещаемых  налогов (кроме случаев, предусмотренных  законодательством РФ).

Не включается в фактические  затраты на приобретение материально-производственных запасов:

• НДС и другие возмещаемые налоги;
• общехозяйственные и иные аналогичные расходы, которые не связаны непосредственно с приобретением материальных ценностей;
• затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, к которым они пригодны к использованию в запланированных целях, включающие в себя затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнение работ и оказанием услуг.

При отпуске материальных ценностей в производство и ином выбытии их оценка производится организацией одним из следующих методов:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);
• по себестоимости одной конкретной единицы.

Применение одного из методов  по виду (группы) запасов производится в течение отчетного года, и  этот метод оценки материалов отражается в указе по учетной политике предприятия. Однако при появлении новой группы запасов, которая ранее не входила  в учетную номенклатуру запасов ни самостоятельно, ни в составе другой группы запасов, организация имеет право дополнить свою учетную политику и осуществить выбор оценки списания данного вида материальных ценностей.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении  соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным  в сопроводительных документах.

Если документы поступили  с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение, либо расхождение по ассортименту с  данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении  материалов без документов, приемка  проводится комиссией, которая составляет акт о приемки материалов (форма  № М-7).

Материалы отпускаются со склады:

• в производство для изготовления продукции;
• на ремонтные и хозяйственные нужды;
• в переработке на другие предприятия:
• для реализации на сторону;
• для безвозмездной передачи другим предприятиям.

Отпуск материальных ценностей  в другие склады, в кладовые цехов, участков следует рассматривать  не как отпуск на производство, а  как внутреннее перемещение.

Основным видом расхода  материалов является отпуск на производство продукции.

Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных  лимитов.

Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом  снабжения или другими отделами по указанию руководителя предприятия  на основе соответствующих расчетов планово–производственного отдела.   Установленные лимиты отпуска материала  могут изменяться при необходимости  уточнения лимита на остаток материала  в незавершенном производстве (на начало месяца), замены материала или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право их утверждения.

 Наибольшее распространение  в качестве расходных документов  получили лимитно–заборные карты.  Если потребность  в материалах  нерегулярная, то их отпускают  по требованию.

Полученные со складов  первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций (законность операции) и правильности  их оформления (наличие необходимых  реквизитов, в том числе полноты  проставленных в документах шифров).

  Материалы, не принадлежащие  организации, но находящиеся в  ее пользовании с условиями  договора, принимаются к учету  в оценке, предусмотренной в договоре.

1.2 Методика аудита движения  материалов

       Цель  аудиторской проверки учета материалов  состоит в подтверждении достоверности  данных о наличии и движении  материалов, в установлении соответствия  оформления операций по материальным  ценностям, действующим нормативным  актам Российской Федерации.

       В соответствии  с основной целью проверки  необходимо установить, как ведется  учет на синтетических счетах  раздела 2 плана счетов. Главным  здесь, безусловно, является счет 10 «Материалы» который подразделяется на субсчета по группам товарно-материальных ценностей.

      Основными  источниками информации являются  первичные документы по счету  производственных запасов и различные  аналитические и синтетические  регистры. В качестве первичных  документов по учету материалов  используются преимущественно унифицированные  учетные документы, к числу  которых относятся следующие  формы:

• доверенность (форма № м-2 и м-2а). Применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, согласию;
• приходный ордер  (форма № М-4). Используется для учета материалов, поступающих от поставщиков;
• акт приемки материалов (форма № м-7). Необходима, для оформления материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика;
• лимитно-заборная карта  (форма № 8). К ней прибегают для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции в течение месяца;
• требование-накладная (форма № М-11). Используется для учета, движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
• накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), нужна для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям;
• карточка учета материалов (форма № М-17). Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материалов;
• акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при демонтаже и разработки зданий и сооружений (форма № М-35). Сфера его использования вытекает из его названия.

Способы и методы учета  ТМЦ отражены в документе «Учетная политика». Аудитору следует обратить внимание на то, как учитываются материальные ценности – по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам, какой метод используется для списания  материальных ценностей на затраты производства, каковы способы учета движения товарно-материальных ценностей на складах.

После того, как проверено  соответствие положений учетной  политики, можно приступать к проверке соответствующих комплексов задач  по учету материальных ценностей. К  таким комплексам относятся: аналитический  учет движения материальных ценностей  на складах предприятия, учет использования  материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и  хищений материальных ценностей, сводный  учет материальных ценностей, анализ использования  материальных ресурсов.

Для выполнения проверки комплексов задач по учету материальных ценностей  применяются различные методы получения  аудиторских доказательств.

Так, для подтверждения  фактического наличия, товарно-материальных ценностей можно провести инвентаризацию. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за процессом ее проведения.

 Для подтверждения  достоверности арифметических подсчетов  товарно-материальных ценностей,  соответствия их величин, отраженных  в первичных документах и в  регистрах бухгалтерского учета,  обычно, прибегают к пересчету  данных.

Контроль за учетными операциями, выполняемыми бухгалтерией, и правильностью  корреспонденции счетов по движению материалов, проводится путем проверки соблюдения правил учета отдельных  хозяйственных операций.

Для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете  поступления и расходования материалов, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов.

При проверке организации  учета движения материальных ценностей  на складах, прежде всего, надо проконтролировать  организацию складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Далее проверяют, как организован складской учет  материалов и как ведется контроль со стороны бухгалтерии. Предприятия могут применять преимущественно три основных варианта учета  движения материалов на складах; оперативно-бухгалтерский, карточно-документальный и бес карточный.

Если применяется сальдовый  метод, то аудитор проверяет ведомости  по приходу и расходу материалов, сверяет итоговые данные этих ведомостей с сальдовыми ведомостями. Второй метод  предусматривает составление в  бухгалтерии количественно-суммовых оборотных ведомостей по группам  материалов. Наиболее эффективен третий метод. Он применяется, как правило, при использовании персонального  компьютера.

Проверка правильности отнесения  и списания материальных ценностей, образованных в результате недостач и хищений, проводится аудитором  в тех случаях когда, такие  данные обнаружены. Они возможны в  результате форс-мажорных обстоятельств  или в результате проведения инвентаризации. Порядок списания сумм недостач, хищений  и потерь от порчи ценностей регулируется законодательным и учредительным  документом. Списание недостач, хищений  и потерь от порчи ценностей отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей» и дебету счетов 73, 91 и другие.

Заключительным этапом аудиторской  проверки является контроль ведения  сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются по данным журнала-ордера № 10, ведомостей № 10, 10а, 11, 14, 13 и Главной книги.

При необходимости аудитор  может провести анализ всей системы  организации учета материальных ценностей и дать рекомендации по ее реализации.

Аудитор должен проверить  и оценить результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей. Для  этого используются инвентаризационные описи и сличительные ведомости, проводится анализ содержащихся в иных данных. На этом основании дается общая оценка этой работы. При выявлении отклонений фиксируются замечания и недостатки, которые должны быть исправлены.

 В настоящее время  в условиях рыночной экономики  определяющее значение приобретают  качественные показатели, например, такие, как снижение удельного  веса затрат сырья, материалов  и топлива. Этого  можно достигнуть  увеличением использования прогрессивных  конструкций. Необходимо комплексно  использовать природные и материальные  ресурсы, максимально устранять  потери и нерациональные расходы.  В связи с этим учету и  контролю товарно-материальных ценностей  придается огромное значение.

Организации, заключающие  договор на проведение аудита, хотят  иметь представление о том, как  аудитор планирует и проводит проверку.

С позиции проведения аудита производственных предприятий одной  из наиболее значимых статей бухгалтерского учета являются ТМЦ. Как правило, их удельный вес составляет более 5 % актива баланса, то есть стоимость ТМЦ – существенная часть в себестоимости выпускаемой продукции. Зачастую финансовый результат деятельности всего предприятия напрямую зависит от решения вопросов по закупке и доставке материалов. Ошибки, допускаемые в учете ТМЦ, ведут к неправильному формированию себестоимости готовой продукции, к искажению финансового результата и налогооблагаемой прибыли. Подобные просчеты могут оказаться существенными и повлиять на выражение аудитором своего мнения о достоверности отчетности.

Аудит системы  внутреннего контроля по учету ТМЦ

Система внутреннего контроля – совокупность организационных  мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в  качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной  деятельности, обеспечения сохранности  активов, выявления, исправления и  предотвращения ошибок и искажения  информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Хозяйственные операции по учету ТМЦ относятся к операциям с повышенным уровнем риска по следующим причинам:

1. вероятность санкционированного списания материалов под несуществующие заказы и объемы выпуска в целях увеличения себестоимости выпуска и снижения налогов на прибыль и имущество;
2. высокий риск хищения;
3. огромный объем операций и соответственно большой массив первичной учетной документации, следствием чего могут стать отсутствие некоторых оправдательных документов, несанкционированное списание материалов (отсутствие реквизитов, придающих документам юридическую силу), а также утеря бумаг;
4. искажение фактов списания материалов из-за технических ошибок при подсчете и измерении совершаемых операций на стадии сбора и регистрации информации.

Чтобы оценить уровень  указанных рисков, аудитор проверяет  эффективность системы внутреннего  контроля за организацией учета по данному разделу на предприятии, в частности:

• наличие должным образом организованного места хранения материалов (как оно защищено от доступа посторонних лиц; имеются ли охрана и пожарная сигнализация; существует ли контроль выдачи и вывоза ценностей);
• проведение инвентаризации материальных ценностей (обязательной, плановой, внезапной), оформление ее результатов соответствующими документами;
• установление круга лиц, отвечающих за сохранность, приемку и отпуск материалов; заключение с данными людьми договоров о материальной ответственности;
• соблюдение порядка оформления первичных документов, в том числе применение унифицированных форм первичной документации, составление приходных и расходных документов на каждую операцию в день ее совершения, заполнение всех обязательных реквизитов;
• своевременное и полное отражение операций с материалами в регистрах бухгалтерского учета, проведение проверки полноты оприходования материалов, применения системы нормирования расхода материалов;
• раскрытие принципов учета материалов с помощью положений учетной политики, способы ведения учета операций, связанных с движением материалов, используемые счета, методы оценки и др., применение учетной политики последовательно от периода к периоду;
• проведение регулярной сверки данных ведомостей, журналов-ордеров с Главной книгой (если учет не автоматизирован);
• осуществление оприходования материалов, полученных от ликвидации основных средств, определение стоимости указанных материалов по рыночным ценам;
• наличие нетипичных операций с МПЗ.

Аудиторские процедуры проверки учета ТМЦ

Весь объем аудиторских  процедур проверки, по существу, можно  условно разделить на несколько  групп:

• аудит наличия и сохранности материалов;
• аудит движения материалов;
• проверка правильности налогообложения материалов.

В ходе проверки наличия и сохранности материалов аудитор осуществляет ряд процедур:

• проверяет отсутствие искажений в начальном сальдо по материалам, правильность перенесения остатков по счетам учета из предыдущего периода на начало анализируемого;
• сопоставляет данные финансовой отчетности и бухгалтерского учета;
• анализирует правильность синтетического и аналитического учета материалов;
• убеждается, что к исполнению принимаются лишь надлежащим образом оформленные документы;
• проверяет установление порядка нормирования материалов, соблюдение норм, выявляет отклонения и меры, принимаемые для их ликвидации;
• проверяет своевременное и полное отражение операций в регистрах бухгалтерского учета, проведение периодической сверки синтетического учета с данными карточек складского учета;
• устанавливает правильность определения и списания стоимости, израсходованных материалов на себестоимость;
• анализирует организацию контроля за закупками, сам процесс закупок: наличие договора, оплату счетов, накладных, счетов-фактур, оприходование материалов в регистрах бухгалтерского учета;
• проверяет сроки и периодичность проведения инвентаризации в соответствии с требованиями законодательства, правильность оформления материалов инвентаризации и отражения ее результатов в учете.