Учет и аудит запасов организации. 2

Государственная Академия сферы быта и услуг

Поволжский  Технологический институт сервиса 
 

      Экономический факультет

      Кафедра “Бухгалтерский учет

      и аудит” 
 

Д И П  Л О М Н А Я  Р А Б  О Т А

на тему:

Учет  и аудит запасов организации 
 

Зав. кафедрой ______________________________________

Руководитель  дипломной работы 

Рецензент 

Дипломник 

“        ”                          1998 г. 
 

Содержание 
 
 
 

Введение 

     Сырьевые, материальные и топливно-энергетические ресурсы - это важнейшая составная часть национального богатства страны. Поэтому в комплексе мер по созданию системы бухгалтерского учета большое значение имеет формирование полной и достоверной учетной информации о наличии, движении и использовании производственных запасов на каждом предприятии, а также четкая организация внутрихозяйственного контроля за их сохранностью. Важное значение приобретает улучшение качественных показателей использования производственных запасов. Этого можно добиться путем экономии материалов и более эффективного их использования. Решения вышеизложенных задач можно достичь, применяя более прогрессивные конструкционные материалы, внедряя новые технологии, заменяя дорогостоящие материалы более дешевыми без снижения качества продукции, сокращая отходы и потери в производственном процессе, а также широко вовлекая в хозяйственный оборот вторичные ресурсы и попутные продукты.

     Организация материального учета - один из наиболее сложных участков учетной работы. На промышленном предприятии номенклатура материальных ценностей исчисляется десятками тысяч наименований, а информация по учету производственных запасов составляет более 30% всей информации по управлению производством. Поэтому организация учета и контроля за движением, сохранностью и использованием материальных ценностей связана с большими трудностями. Важное значение имеет автоматизация всех учетных работ, начиная от выписки учетных документов и заканчивая составлением необходимой отчетности. Неотъемлемой частью учета и контроля производственных запасов является экономический анализ их использования, который углубляет поиски резервов повышения эффективности производства.

     Таким образом, из вышесказанного вытекает, что выбранная нами тема весьма актуальна. Целью дипломной работы является изучение путей совершенствования методики бухгалтерского учета и аудита сохранности и использования производственных запасов организации.

     Для реализации цели нами поставлены следующие  задачи:

- рассмотреть  экономическое содержание производственных запасов, дать их классификацию и оценку;

- изучить  методику поступления производственных  запасов;

- отразить  учет расходования производственных  запасов, их реализацию;

- рассмотреть  этапы аудита производственных  запасов;

- дать  анализ обеспеченности предприятия запасами, их сохранности и использования;

- отразить  автоматизацию учета и аудита  производственных запасов.

     В дипломной работе используются новейшие инструктивные материалы, относящиеся  к данной теме:

- Федеральный  закон “О бухгалтерском учете” от 21 ноября 1996 года 
№ 129-ФЗ.

- “Положение  о бухгалтерском учете и отчетности  в Российской Федерации”. Приказ  Министерства финансов РФ от 26 декабря 1994 года № 170.

- Указ  Президента Российской Федерации  “ Об основных направлениях  налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины” от 8 мая 1996 года №685.

- “Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств”.  Приказ Министерства Финансов  РФ от 13 июня 1995 года № 49.

     Проводится  критический подход к действующей  практике учета и аудита производственных запасов организации, раскрывается достигнутый на предприятии уровень  автоматизации учетно-аналитических  работ.

     Объектом  исследования в дипломной работе является арендное предприятие ЗАО “Левобережный завод железобетонных изделий”. Это крупное предприятие промышленности строительных материалов.

     Исследуемое предприятие имеет расчетный  счет в банке, круглую печать со своим  названием, самостоятельно осуществляет хозяйственную деятельность и полностью несет ответственность за ее результаты.

     В последнее время предприятие  столкнулось с большими трудностями  со сбытом продукции, что связано  с с резким снижением объемов  строительства как в городе Тольятти, так и в прилегающих регионах. Это привело к ухудшению экономического положения предприятия, и, в конечном счете, к введению на нем внешнего управления.

     В работе используются данные приказа  “О введении на 1998 год правил ведения  бухгалтерского учета” № 40 от 19.03.97г. (Приложение 1). Анализ формирования и использования производственных запасов проведен за ряд периодов.

1. Запасы организации – важнейший фактор развития материального производства

1.1. Экономическая  сущность производственных запасов,

их роль, значение и задачи учета. 

     Многообразие  форм собственности в период рыночной экономики, расширение прав предприятий  в управлении экономикой, отраслевые особенности производства требуют  альтернативных, а подчас и многовариантных  подходов при решении конкретных вопросов методики и техники ведения учета производственных запасов.

     У предприятий теперь появилась возможность  выбора различных способов: организации  учета заготовления и приобретения материалов; отражения стоимости  материалов, оставшихся в конце месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков; выявления отклонений фактической себестоимости материальных ценностей от учетных цен и их последующего распределения между израсходованными в производстве материалами и их остатками на складах; погашения стоимости находящихся в эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов и др.

     Производственные  запасы (сырье, материалы, топливо и  т.д.) являются предметами, на которые  направлен труд человека с целью  получения готовой продукции. В  отличие от средств труда, сохраняющих  в производственном процессе свою форму и переносящих стоимость на продукт постепенно, предметы труда потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на этот продукт и заменяются после каждого производственного цикла. В промышленности постепенно увеличивается потребление товарно-материальных ценностей в производстве. Это обуславливается расширением производства, значительным удельным весом материальных затрат в себестоимости продукции и ростом цен на ресурсы. В условиях перехода к рыночной экономике важное значение приобретает улучшение качественных показателей использования производственных запасов (снижение удельных затрат материалов в себестоимости продукции, всемерная экономия и т.д.). Улучшению ресурсоснабжения способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, комплектующих изделий и т.п., ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информации для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

     В связи с этим перед учетом производственных запасов стоят следующие задачи:

     правильное  и своевременное документальное отражение всех операций по заготовке, поступлению и отпуску материалов; выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением; расчет и списание отклонений по направлениям затрат;

     контроль  за сохранностью материальных ценностей  в местах их хранения и на всех стадиях движения;

     постоянный  контроль за соблюдением установочных норм производственных запасов;

     систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе обоснованных норм их расходования;

     контроль  за технологическими отходами и потерями и их использование;

     своевременное получение точной информации о величине экономии или перерасхода материальных ресурсов по сравнению с установленными лимитами;

     своевременное осуществление расчетов с поставщиками материальных ресурсов, контроль за ценностями, находящимися в пути, неотфактурованные поставки.

1.2. Классификация  и оценка производственных запасов. 

     На  предприятии применяется большое  количество разнообразных товарно-материальных ценностей. Они используются в производстве по-разному. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе, другие - изменяют только свою форму, третьи - входят в изделия без каких-либо изменений, четвертые - только способствуют изготовлению изделий и не включаются в их массу или химический состав. Важной предпосылкой правильной организации учета производственных запасов является их классификация по назначению и роли в процессе производства и техническим признакам.

     Действующий план счетов бухгалтерского учета предусматривает  существенное сокращение числа синтетических счетов, предназначенных для учета и контроля движения производственных запасов. Одна синтетическая позиция - укрупненный активный счет 10 “Материалы” - отведена для обобщения информации о наличии, поступлении и расходовании всех видов материальных ресурсов (за исключением малоценных и быстроизнашивающихся предметов), признанных собственностью предприятия в соответствии с действующим законодательством. Отражаемые на этом счете производственные запасы в зависимости от их функциональной роли в производственном процессе и образовании продукта могут быть сгруппированы в субсчета; 1. Сырье и материалы; 2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали; 3. Топливо; 4. Тара и тарные материалы; 5. Запасные части; 6. Прочие материалы; 7. Материалы, переданные в переработку на сторону; 8. Строительные материалы и др.

     Однако  приведенный перечень субсчетов  носит для конкретных предприятий  лишь рекомендательный характер. С  учетом реальных условий хозяйствования они могут уточнять этот перечень, вводя в него дополнительные субсчета или, наоборот, объединяя некоторые из них.

     Исходя  из неуклонного соблюдения принципа имущественной обособленности любого предприятия, независимо от формы собственности, раздельно (за балансом) учитываются материальные ценности, которые согласно законодательству не являются собственностью предприятия, но временно находятся в его распоряжении. Для учета и контроля движения таких ценностей в новом плане счетов бухгалтерского учета выделены за балансовые счета: 002 “Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение” и 003 “Материалы, принятые на переработку”. На последнем отражаются давальческое сырье и материалы, не оплаченные предприятием изготовителем.

     Одновременно  в плане счетов предусмотрена возможность широкого использования (с учетом потребностей рыночной экономики) нетрадиционных для большинства наших предприятий счетов 15 “Заготовление и приобретение материалов” и 16 “Отклонение в стоимости материалов”. В связи с происшедшими изменениями в налоговом законодательстве возникла необходимость ввести с начала 1993 года новый активный счет 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”.

     Наряду  с приведенной выше укрупненной  классификацией материальных ценностей  важное значение имеет их детализированная группировка на каждом предприятии исходя из номенклатуры используемых материалов, степени кооперирования и специализации и других факторов.

     В составляемых на предприятиях номенклатурах-ценниках отдельные укрупненные группы однородных материалов делятся на подгруппы, а те в свою очередь - на виды, сорта, марки, типоразмеры. Каждому виду материала присваивается собственный номенклатурный номер (код), однозначно его идентифицирующий.

     Код (номенклатурный номер) материала может иметь следующую структуру:

Х Х ХХ ХХХ, где

      Х - характеристика (размер, сорт);

      Х - вид материала, марка;

      ХХ - подгруппа материала;

      ХХХ - группа материала.

     Наличие на предприятии такого систематизированного перечня создает основу для применения единой классификации материалов в конструкторской, технологической, плановой и учетной документации, для механизации учетно-вычислительных работ, применения оперативно-бухгалтерского метода учета движения материалов на складах.

     С переходом организаций на рыночные отношения важное значение приобретает процесс выбора форм оценки используемого имущества. Организации в своей практической деятельности применяют различные формы оценки: по первоначальной стоимости, фактической себестоимости, рыночной стоимости, остаточной стоимости, ликвидационной стоимости, чистой стоимости реализации, потребительской стоимости и др.

     В последнее время в международной  практике бухгалтерского учета преобладает  тенденция отражения имущества  не по стоимости приобретения, являющейся основной формой оценки, а по его текущей (рыночной) стоимости.

     Особое  место в составе имущества  организации по объему участия в  производственном процессе, а также  в учете по используемым формам оценки занимают товарно-материальные ценности.

     Товарно-материальные ценности - это часть оборотных средств организации, в виде ее реального материального имущества. Товарно-материальные ценности производятся и приобретаются организацией для продажи или использования в производственном процессе (как правило, в течение одного года или в течение обычного операционного цикла), либо на иные хозяйственные нужды.

     Оценка  товарно-материальных ценностей, учитывая разнообразие их видов и характера  использования, наиболее сложная и  важная реальность активов баланса  и финансовый результат деятельности организации.

     В соответствии с “Положением о  бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации” от 26 декабря 1994 года № 170 товарно-материальные ценности отражаются в учете и отчетности по их фактической себестоимости. Порядок  дальнейшего изменения фактической себестоимости зависит от видов ценностей, порядка их поступления в организацию, методов оценки ценностей при выбытии и других причин.

     Каждый  вид ценностей оценивается в  стоимостном выражении на определенных этапах их движения в организации и отражается в бухгалтерском учете индивидуально. Допускается свободная (групповая) оценка и учет однородных по своим свойствам ценностей.

     Материальные  ценности подлежат оценке по их конкретным видам на следующих этапах движения ценностей:

     принятие на учет;

     использование материалов на производство продукции;

     работ и услуг;

     продажа товаров и готовой продукции;

     прочее  выбытие ценностей;

     определение стоимости остатков ценностей на конец отчетного периода;

     отражение в бухгалтерской отчетности.

     Рассмотрим методы оценки товарно-материальных ценностей при их использовании на производство продукции, работ и услуг.

     Оценка  материалов при их использовании  в производственном процессе является производной от оценки остатков материалов на конец отчетного периода.

     Применяются следующие методы оценки материалов:

     по  средневзвешенной себестоимости (средней  оценке);

     по  стоимости последних закупок (метод  ЛИФО);

     по  стоимости первых закупок (метод  ФИФО).

     Любой из этих методов предполагает сначала  оценку материалов, числящихся в остатке на конец месяца, а затем определение стоимости выбывших ценностей. Стоимость последних вычисляется путем вычитания из общей суммы стоимости остатка ценностей на начало периода, с учетом стоимости остатка ценностей, поступивших за отчетный период, стоимости ценностей на конец периода. Кроме того, организация может учитывать выбывшие ценности по себестоимости каждой единицы. При индивидуальной оценке материалы учитываются по фактической себестоимости приобретения каждой единицы изделий.

     Рассмотрим подробней перечисленные методы.

     *При  оценке материалов по средневзвешенной  себестоимости (средней оценке) общая  стоимость используемых в производстве  материалов в данном отчетном  месяце определяется по каждому  виду ценностей, путем умножения  средней цены их приобретения на соответствующее количество материалов.

     Методы  оценки материальных запасов ФИФО и  ЛИФО разрешены к применению в  отечественной учетной практике только с 1995 года согласно п. 49 “Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации”, утвержденном Минфином Российской Федерации 26 декабря 1994 года. До этого использовали лишь метод средней оценки.

     *При  оценке использованных материалов  по стоимости последних в течение  отчетного периода закупок (по  методу ЛИФО) сначала определяют себестоимость не использованных на конец отчетного периода материалов - исходя из их количества и предположения, что их стоимость состоит из затрат на первые закупки материалов. Затем определяют общую стоимость использованных материалов, вычитая из суммы остатков материалов на начало отчетного периода с учетом стоимости поступивших за отчетный период материалов их стоимость, приходящуюся на остаток материалов на конец отчетного периода. Стоимость использованных материалов (распределение общей стоимости по соответствующим счетам бухгалтерского учета затрат) исчисляют по средневзвешенной (средней) себестоимости исходя из количества каждого вида материалов, используемых на производство. Среднюю стоимость единицы каждого вида ценностей рассчитывают от общей стоимости и количества используемых материалов.

     *При  оценке использованных материалов  по стоимости первых в течение  отчетного периода закупок (по  методу ФИФО) сначала определяют  себестоимость на использованных  на конец отчетного периода  материалов исходя из их количества и предположения, что их стоимость состоит из затрат на последние закупки материалов. Затем определяют общую стоимость использованных материалов, вычитая из суммы остатков материалов на начало отчетного периода с учетом стоимости поступивших за отчетный период материалов их стоимость, приходящуюся на остаток материалов на конец отчетного периода. Стоимость выбывших по направлениям их использования (распределение общей стоимости по соответствующим счетам бухгалтерского учета затрат) определяют исходя из средневзвешенной (средней) себестоимости и количества каждого вида материалов, использованных на производство. Среднюю стоимость каждого вида материалов исчисляют в зависимости от общей стоимости и количества использованных материалов.

       Наряду с приведенными методами оценки материалов при их использовании на производство, организация может применять метод их оценки по себестоимости каждой единицы закупаемых материалов.

     Согласно  учетной политики ЗАО “ЛЗЖБИ”, принятой на 1998 год “Материалы и МБП учитываются соответственно на счетах 10, 12 с выделением субсчетов по фактической себестоимости приобретения.

     Фактическая стоимость материальных ресурсов, списанных  в производство, определяется методом  средней себестоимости.

     Организационная схема управления ЗАО “ЛЖБИ” представлена на схеме 1.

Как видно  из представленной схемы, во главе предприятия  стоит директор, которому подчиняется  ряд функциональных заместителей: по экономике; по производству; по общим  вопросам; главный бухгалтер и  главный инженер. Непосредственно директору подчиняются также юридический отдел, административно-хозяйственный отдел и отдел технического контроля. В подчинении заместителей находятся соответствующие отделы и подразделения. Заместитель директора по экономике отвечает за работу планово-экономического отдела и отдела труда и заработной платы. В подчинении заместителя по производству находятся все начальники цехов - основных и вспомогательных, а также отдел материально-технического снабжения. В подчинении главного бухгалтера находится бухгалтерия.

     Согласно  Учетной политике арендного предприятия  ЗАО “Левобережный завод железобетонных изделий”, ведение бухгалтерского учета, составление отчетности должны обеспечить: полное, своевременное  и достоверное отражение в  бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной и финансовой деятельности; достоверную оценку поступающего имущества по фактическим затратам на их приобретение и создание; тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета за каждый календарный месяц, а также показателей бухгалтерской отчетности - данным аналитического учета за отчетный период либо на дату составления отчетности; отражение в бухгалтерском учете потерь (убытков) и пассивных обязательств в соответствии с принципом осмотрительности, то есть в том отчетном периоде, в котором получена достоверная информация о таких убытках и обязательствах; оформление фактов хозяйственной деятельности юридически полноценными документами, отражение в учете этих фактов с соблюдением принципа приоритета содержания перед формой: не только исходя из правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования; регистрацию на счетах бухгалтерского учета фактов финансовой и хозяйственной деятельности в тех отчетных периодах, в которых они совершились (имели место) или должны быть совершены, независимо от фактического поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.

1.3. Технико–экономическая характеристика ЗАО “Левобережный завод железобетонных изделий”.

     Закрытое  акционерное общество “Левобережный завод железобетонных изделий” создано путем выделения на основании решения общего собрания акционеров открытого акционерного общества “Производственно – строительное объединение крупнопанельного домостроения” от 18 ноября 1994 года

     Общество  действует в порядке, предусмотренном  Федеральным законом “Об акционерных  обществах” от 26 декабря 1995года № 208, Федерального закона, гражданского кодекса Российской Федерации, Уставом и другими  законодательными актами Российской Федерации.

     Общество является коммерческой организацией, осуществляет свою деятельность на основе профессиональной самостоятельности, хозяйственного расчета и самоокупаемости. Общество создано на неограниченный срок.

     Целью создания Общества является получение  прибыли.

     Основным предназначением Общества является наиболее полное удовлетворение потребностей российских и иностранных предприятий, организаций и граждан в продукции, (работах и услугах), производимой Обществом.

     Измененный  Устав утвержден общим собранием  закрытого акционерного общества “Левобережный завод железобетонных изделий”, протокол №1 от 21 февраля 1997 года.

     Зарегистрировано  в администрации Комсомольского района города Тольятти постановлением № 1371 от 12.09.97 г., регистрационный номер 1360/6304.

     Основным  предназначением предприятия является строительство массового жилья и объектов социально – культурного назначения:

• выполнение строительно – монтажных работ;
• производство строительных конструкций;
• эксплуатация инженерных систем;
• оказание услуг грузоподъемными механизмами, транспортными механизмами и автотранспортом;
• торгово – закупочная деятельность и др.

     За 1997 год было выпущено 27 292 м3 железобетона на сумму 24 745 192 т. р., в том числе домостроение 26 929 м³ на сумму 21 714 144 т. р.

2. Организация бухгалтерского учета запасов организации

2.1. Учет поступления  материальных ценностей

и расчетов с поставщиками

      В соответствии с производственной программой и нормами расхода предприятия  определяют потребность в материальных ресурсах. Для учета и контроля операций приобретения материальных ценностей и расчетов с поставщиками используется журнал-ордер № 6 (Приложение 2), при использовании ЭВМ - машинограммы кредитовых и дебетовых оборотов по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. Записи в журнале-ордере № 6 ведутся позиционным способом - по каждому расчетному документу.

      Материалы на предприятие поступают, в основном, от поставщиков (дебет счета 10 “Материалы”, кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”). Поставщиками выступают  территориальные организации материально-технического снабжения, предприятия, взаимоотношения между которыми регулируются договорами поставки.

      На  материалы, поступившие от поставщиков  согласно заключенным с ними договорам, предприятие получает сопроводительные документы: платежные требования-поручения (Приложение 3), счета-фактуры (Приложение 4), товарно-транспортные накладные (Приложение 5). Эти документы регистрируются работником, занимающимся снабжением, в журнале учета поступающих грузов и проверяются с точки зрения соответствия их условиям поставки, предусмотренным договором: по ассортименту, ценам, количеству материалов, способу и сроку отправки и другим. Проверенные сопроводительные документы предприятие акцептует. Одновременно делают отметку о выполнении договора поставки, после чего эти документы передают в бухгалтерию предприятия для оплаты.

      В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 8 мая 1996 года № 685предприятия  всех организационно-правовых форм с 1 января 1997 года перешли на расчеты  с бюджетом по НДС на основе применения счетов-фактур. Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 июля 1996 года № 514 утверждены: типовая форма счета-фактуры, порядок ведения журналов учета счетов-фактур двух видов: журнала учета выдаваемых покупателю счетов-фактур и журнала учета полученных от поставщиков счетов-фактур, форма книги продаж и книги покупок (Приложение 6) и требования к их ведению.

      Механизм  применения счетов-фактур изложен в  Письме Государственной налоговой  службы и Министерства Финансов Российской Федерации от 25 декабря 1996 года № ВЗ-6-03/890, №109 “О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость с 1 января 1997 года”.