Учет и хранение трудовых книжек

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ №12

Дипломная работа

Тема: _____________________________________________________________

_________________________________________________________________

Выпускник __________________________ Группа № _______

Работа выполнена_____________________________

                                                                   (подпись выпускника)

Руководитель работы    _____________     «______»________________2011г.

                                            (подпись, Ф.И.О)

Председатель

Методической комиссии _____________    «______»________________2011г.

                                                                 (подпись, Ф.И.О)

г.Буйнакск-2011г.

                                                                УТВЕРЖДАЮ

Зам.директора по УПР  ПЛ №12

_____________________________

                                                                                                                              (Ф.И.О.)                                                                                                        

«______»________________2011г.

ЗАДАНИЕ

для дипломной работы

Учащемуся _________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Группа №____________________

Профессия НПО___________________________________

Профессии ОК_______________________________________________________

____________________________________________________________________

Тема задания_________________________________________________________

Дата выдачи работы «____»_______________20___г.

Дата завершения работы «____»___________20___г.

Перечень вопросов, подлежащих разработке

А. Спецтехнология

1. Описать технологическую последовательность операций с учетом передовых приемов труда.

________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Виды применяемых программ при данных работах.

________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Правила техники безопасности при выполнении данных работ.

________________________________________________________________________________________________________________________________________

Б.Организация и производство работ

1. Организация рабочего места при выполнении заданного процесса.

2. Виды применяемых программ при выполнении данных работ

________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Подсчет объемов работ и потребности материалов по заданию.

________________________________________________________________________________________________________________________________________ 

Литература

1.___________________________________________________________________

2.___________________________________________________________________

3.___________________________________________________________________

4.___________________________________________________________________5.___________________________________________________________________

6.___________________________________________________________________

7.___________________________________________________________________8.___________________________________________________________________

9.___________________________________________________________________

10.__________________________________________________________________

Задание выдал преподаватель, мастер п/о ________________________________

                                                                                              (подпись, Ф.И.О.)

ОТЗЫВ

о выполнении дипломной работы

Учащийся _________________________________________________ 

(фамилия, имя, отчество)

Группа №____________________

Профессия НПО___________________________________

Профессии ОК_______________________________________________________

____________________________________________________________________ 

Тема задания_________________________________________________________

____________________________________________________________________

1. Общая характеристика дипломной работы ______________________________

____________________________________________________________________

2. Соответствие заданию по объему и степени разработки основных разделов дипломной работы____________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

3. Положительные стороны работы _____________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Недостатки в пояснительной записки и ее оформление___________________

____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

5. Характеристика графической (творческой) части работы _________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Степень самостоятельности учащегося при разработке вопросов темы ______

____________________________________________________________________

Оценка работы руководителем _________________________________________

Руководитель работы__________________________________________________

                                                                                  (подпись, Ф.И.О.)

«____»______________20___г.

Зам.директора по УПР ________________________________________________

                                                                                  (подпись, Ф.И.О.)

«____»______________20___г.

Содержание:

I. История становления  делопроизводства в России…………………....6-7стр.

II.    Пояснительная записка…………………………………………………8-11стр.

III.  Учет и хранение трудовых книжек………………………...……...…….12стр.

        3.1. История трудовой книжки………………………………….….........12стр.

3.2. Хранение трудовых книжек………………….………….…..…..13-15стр.

3.3. Учет трудовых книжек ……………………………………..……16-19стр.

3.4. Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них…….…..20-21стр.

III. Техника безопасности………………………………………………...22-23стр.

IV. Заключение…………………………………………………………….24-25стр.

V.   Список используемой литературы………………………………………26стр.

I.История становления делопроизводства в России

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и др.). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

Делопроизводитель — служащий ответственный за ведение документации организации, суда, фирмы, кооператива и т. д. Делопроизводитель часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями налогового, судебного и т. д. законодательства. В небольших организациях делопроизводитель и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди получившие специальное образование.

Обязанности делопроизводителя

Принимает, отправляет и сортирует документы, письма и другие деловые бумаги по степени важности. Ведет их учет и контроль в специальных журналах. Готовит материалы для руководителя. Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

а) в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;

б) в крупном учреждении - обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.

Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

II.Пояснительная записка

2.                  Составляя,  свою дипломную работу  я ставлю  перед собой следующие цели:

- закрепить   знания,   умения,   навыки,    полученные  мною  за  весь  период обучения в лицее;

-   раскрыть практические навыки, применение этих знаний на практике.

3. Выполнив  и защитив  дипломную работу, я подтвержу более высокий уровень своей квалификации и подготовленность к самостоятельной работе на производстве.

4. Руководствуясь основами знаний,  которые я получила,  обучаясь в лицее и реализуя инновационную образовательную программу нашего лицея и на базе знаний в области маркетинга и менеджмента считаю, что я должена иметь четкое представление о следующих терминах:

                  Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве;

                  Документооборот- это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществляющие учет и контроль исполнения;

                  Приказ- правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;

          Протокол- документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

                  Распоряжение- правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

                  Номенклатура дел- систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

                  предприятие- это самостоятельное хозяйствующий субъект с правами юридического лица, занимающееся различными видами экономической деятельности. Различают государственные, муниципальные, коллективные, индивидуальные (семейные, частные) предприятия;

                  учреждение – это орган государственного управления, выполняющий функции возложенное на государство (государственные учреждения)

                  учреждение – это организация, осуществляющая хозяйственную, социально-культурную деятельность, сферы услуг, производство духовного, информационного продукта (учреждения науки, культуры, образования, здравоохранения, бытовых услуг, финансовые учреждения);

                  устав – это зарегистрированный и утвержденный в установленном Законом порядке документ, свод положений, правил действия юридического лица (организации, предприятия, акционерного общества) определяющийся его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами, государственными органами, права и обязанности;

                  коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально трудовые отношения  и заключаемый работниками организации с работодателем. Коллективный договор составляется от 1 до 3-х лет;

                  штатное расписание – это утверждаемый собственником имущества предприятия, руководителем или вышестоящим органом перечень наименований должностей постоянных сотрудников, с указанием количества одноименных должностей и размером должностного оклада;

                  должностная инструкция – это инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должен выполнить лицо, занимающее данную должность в предприятии, учреждении, фирме;

                  юридическое лицо- это организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом. Юридические лица должны иметь свои счета и свой баланс;

                  физическое лицо- это отдельный гражданин (гражданин данной страны, иностранный гражданин, лицо без гражданства), выступающий как полноправный субъект какой- либо деятельности. Физическое лицо действует от собственного имени, не нуждается в создании и регистрации фирмы, предприятия, что необходим для юридических лиц;

                  контракт – это форма заключения трудового договора между работником и работодателем в соответствии с трудовым законодательством Российской федерации с указанием срока, должности, условий оплаты и стимулирования труда подписывается  руководителем и работником.

5. Учитывая, что экономика нашей страны перешла на рыночные отношения, которая предусматривает реализацию развития страны и благосостояния народа необходимо иметь понятие о следующих принципах:

                  Модернизация- это усовершенствование, улучшение, обновление объекта, приведение его в соответствие с новыми требованиями и нормами, техническими условиями, которая в конечном итоге предусматривает повышение качества результатов труда;

                  Инновация – это нововведение в области техники, технологии, в организации труда и управления, основанные на исполнение достижений науки и передового опыта, а также использование этих новшеств в самых разных областях и сферах деятельности;

                  Диверсификация- это расширение ассортимента, изменение вида продукции производственным предприятием, освоение новых видов продукции, с целью повышения эффективности производства, получение экономической выгоды, предотвращение банкротства.

6. Обучаясь в ПЛ-12, я на уроках, факультативных занятиях, классных часах получил знания о государственной политики в области образования, мне также известен Указ Президента и Постановление Правительства Российской федерации «Об опережающем развитии начального профессионального образования» 2005-2010г.

7. Практической реализацией выше перечисленных  государственных актов явилось включение образовательных учреждений СПО и НПО, внедряющих инновационные образовательные программы в приоритетный национальный проект «Образование».

8. Государственным образовательным учреждением начального профессионального «Профессиональный лицей №12», где я обучаюсь, разработана и внедряется инновационная образовательная программа, где учтены все возможные требования сегодняшних работодателей, она имеет следующую формулировку: «Разработка новых форм и методов обучения, а также независимая оценка качества знаний учащихся». Благодаря  огромному творческому труду коллектива ИПР наш лицей стал победителем гранта Президента в области национального проекта «Образование» в 2008г.

9. Моя дипломная работа является завершающим этапом внедрения инновационной образовательной программы в образовательном процессе, которая дает мне дополнительную возможность систематизировать, расширить и закрепить теоретические знания,  полученные мною и углубленно изучить одну из тем пройденного курса, овладевать навыками самостоятельного решения технологии работ с учетом реальных нужд производства.

III. Учет и хранение трудовых книжек.

3.1. История трудовой книжки

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек - основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника - столь же строго регламентированы действующим законодательством, как и обязанности по их правильному ведению и заполнению.

Впервые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 г. они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие были введены Трудовые списки. И наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца.

В прошлом веке в ходу были трудовая книжка колхозника и трудовая книжка старателя, кроме того, существовали 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. Причем с 1974 г. трудовая книжка стала печататься исключительно на Гознаке.

Отметим, что с 2004 г. в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей в них, образцы которых утверждены Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках". В настоящее время это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс включает двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности, на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст, на документ нанесена невидимая уф-краска, номер документа имеет магнитные свойства, сшита книжка специальной нитью "биколор".

3.2.Хранение трудовых книжек

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом руководитель своим приказом (см. пример 1) назначает конкретное лицо, отвечающее за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Пример 1.

Общество с ограниченной ответственностью "Стратосфера"

Приказ

от 20 апреля 2009 г. N 15

О назначении уполномоченного лица,

ответственного за ведение, хранение,

учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.04.2009 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.Н. Петрову.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Махонин Д.А. Махонин

С приказом ознакомлены:

20.04.2009

Начальник отдела кадров Петрова В.Н. Петрова ----------

Отметим, что несоблюдение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является нарушением законодательства о труде. В данном случае в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - от 1000 руб. до 5000 руб.;

- на предпринимателей - от 1000 руб. до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на юридических лиц - от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

При этом указанное нарушение, совершенное должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Временная выдача трудовых книжек

В соответствии с п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки, причем сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Может получиться и так, что работнику временно понадобится подлинник трудовой книжки. Как правило, такая необходимость возникает в случае, когда гражданин обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии. При этом действующее законодательство не содержит запрета на выдачу работникам по их просьбе подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. В то же время специалисты Роструда считают, что в таких случаях ответственность за утерю трудовой книжки работником будет нести не данный сотрудник, а лицо, отвечающее за сохранность трудовых книжек в организации (Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0). В любом случае рекомендуется с работника, временно взявшего трудовую книжку, попросить расписку.

Сроки хранения

Отметим, что трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил).

При этом п. п. 342, 351, 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения документов:

- трудовые книжки, которые не были востребованы, - не менее 50 лет;

- документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;

- книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет.

3.3.Учет трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодателем ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Обратите внимание, что данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, они выдаются согласно п. 42 Правил исключительно по его заявке

Пример 3.

Главному бухгалтеру ООО "Магазин"

Старцевой Е.В.

от инспектора по кадрам

Кожиной О.В.

Заявка N 1 от 11 июня 2009 г.

на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать под отчет бланки трудовых книжек в количестве 5 (пяти) штук.

11 июня 2009 г. Кожина

В свою очередь, в приходно-расходную книгу (см. пример 4) вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При этом следует указать серию и номер каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. пример 5) регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также новые трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам. Впоследствии при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.