Учет кассы

      СОДЕРЖАНИЕ

      Введение  

1. Теоретические основы учета и  аудит денежных средств  в кассе .

1. Нормативно  – правовое регулирование  учета и аудита кассовых операций.

      Порядок работы с наличными деньгами в  настоящее время регулируют:

      - Положение о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации  от 05.01.1998 N 14-П;

      - Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.

      Наличные  деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма  наличных денег, которую организация  может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.

      Размер  лимита остатка наличных денег в  кассе (лимит кассы) ежегодно устанавливает  банк, в котором у организации  открыт счет.

      Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У определен порядок расходования наличной выручки, поступившей в кассу организации или индивидуального предпринимателя.

      Юридические лица и индивидуальные предприниматели  могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы, на следующие  цели:

      - заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы;

      - оплату товаров (кроме ценных  бумаг), работ, услуг;

      - выплату за оплаченные ранее  за наличный расчет и возвращенные  товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;

      - выплату страховых возмещений (страховых  сумм) по договорам страхования  физических лиц.

      Специальные ограничения установлены для  организаций и предпринимателей, которые принимают от физических лиц платежи в пользу иных лиц (это, например, организации, принимающие плату за услуги сотовой связи). Наличные деньги, принятые от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц, подлежат сдаче в полном объеме в банк. Эти наличные деньги нельзя расходовать ни на какие цели, в том числе нельзя их пустить на выплату заработной платы работникам, осуществление иных выплат работникам, оплату командировочных и общехозяйственных расходов.

      Существует  ограничение на расчеты наличными  между организациями и предпринимателями. С 22 июля 2007 г. предельный размер расчетов наличными составляет 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У)¹.

      Ограничение установлено в отношении расчетов в рамках одного договора.

      Это значит, что суммарная величина наличной оплаты в рамках одного договора не может превышать 100 000 руб., сколько бы ни длился этот договор.

      Например, между организациями заключен договор  аренды помещения сроком на один год. Величина арендной платы - 50 000 руб. в  месяц. В рамках такого договора арендатор  может заплатить наличными арендную плату только за два месяца (это как раз и составит 100 000 руб.). Остальная сумма должна перечисляться арендодателю безналичным путем.

      Все поступления и выдачи наличных денег  учитываются организациями в  кассовой книге.

      Пунктом 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ установлено, что в каждой организации ведется только одна кассовая книга. Как выполнить это требование, если в организации есть обособленные структурные подразделения? Соответствующие рекомендации можно найти в письме ЦБ РФ от 11.12.2008 N 29-1-1-11/7735 (доведено до нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 19.01.2009 N ШС-22-2/28@).

      Согласно  письму ЦБ РФ, обособленные структурные  подразделения организации, расположенные  вне места ее нахождения, ведут  в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги. Первый экземпляр отчета кассира остается в обособленном подразделении. Второй экземпляр отчета кассира вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. В этом случае передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота. В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Цель  и задачи бухгалтерского учета денежных средств  в кассе.

      Основными целями бухгалтерского учета денежных средств в кассе являются следующие:

      1) контроль за сохранностью денежных средств;

      2) своевременное представление руководству организации информации о поступлении, расходах, связанных с движением денежных средств в кассе, состоянии денежных средств.

      Для достижения этих целей необходимо решить следующий комплекс бухгалтерских  задач.

      1. Обеспечение совместно с другими службами организации материальной ответственности за денежные средства.

      2. Проверка правильности документального  оформления, законности и целесообразности  кассовых операций, своевременное и правильное отражение их в учете.

      3. Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств в кассу материально ответственными лицами, правильности и своевременности списания их списания.

      4. Обеспечение контроля за соблюдением  нормативов денежных средств в кассе.

      5. Установление контроля совместно с другими службами за соблюдением правил проведения инвентаризации, своевременное и правильное выявление и отражение в учете ее результатов.

      Одной из основных задач бухгалтерского учета  является формирование достоверной  информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой как внутренним (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), так и внешним (инвесторам, кредиторам) пользователям бухгалтерской отчетности (п. 3 ст. 1 Закона о бухгалтерском учете). С целью выполнения этой задачи организация обязана проводить инвентаризацию имущества (в том числе денежных средств) и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Как правило, порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Однако в некоторых случаях проведение инвентаризации обязательно. Так, ревизию в кассе необходимо провести (п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ):

      - перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

      - при смене материально ответственных  лиц;

      - при выявлении фактов хищения  или злоупотребления;

      - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

      - при реорганизации или ликвидации  организации.

      В соответствии с п. 3.39 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризация (ревизия) кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ. Пунктом 37 этого порядка установлено следующее. Для производства ревизии кассы руководитель организации общественного питания должен назначить комиссию. Факт проведения ревизии и ее результаты фиксируются в акте, составляемом комиссией. Как правило, акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. В случае проведения инвентаризации при смене материально ответственного лица акт должен быть составлен в трех экземплярах (для бухгалтерии и материально ответственных лиц (сдавшего и принявшего ценности)).

      В ходе проведения ревизии кассы производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверяются другие ценности, находящиеся в кассе. Остаток денежных средств в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Кроме того, если кассовая книга ведется автоматизированно, ревизоры должны оценить правильность работы программных средств обработки кассовых документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Понятие аудита и его задачи

      Аудиторская проверка кассовых операций организации  осуществляется в следующей последовательности:

      1. Определение цели и основных  задач аудита, подборка нормативных актов.

      2. Составление аудиторской программы  в виде программы тестов средств  контроля и программы процедур  по существу.

      3. Установление соответствия данных  бухгалтерского баланса по статье "Денежные средства" и Отчета  о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации.

      4. Проверка организации материальной  ответственности.

      5. Определение возможности использования  результатов работы внутреннего  аудита.

      6. Документальное оформление движения наличности.

      7. Выявление существенных нарушений  ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства и  выражение мнения.

      8. Требование устранить экономическим  субъектом нарушения в учете  и отчетности.

      По  результатам проверки аудитор составляет отчет экономическому субъекту - аудиторское заключение.

      В аналитической части аудиторского заключения должны быть изложены результаты проверки по трем направлениям:

      1) состояние внутреннего контроля;

      2) состояние бухгалтерского учета  и отчетности;

      3) соблюдение законодательства при совершении экономическим субъектом хозяйственных операций.

      Основные  задачи аудитора при проверке, в  том числе и операций с денежной наличностью, определяются также по указанным трем направлениям.

      Исполнитель из состава аудиторской группы при проверке должен исходить из нормативных актов Российской Федерации, ведомств, российских стандартов, а также внутрифирменных аудиторских стандартов.

      Для реализации общего плана аудита составляется Программа аудита. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Планирование аудита", "аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу" Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

      Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей  документации аудита, способствуют документальному  оформлению процесса аудита и его результатов.

      При проверке правильности отражения в  бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки  по денежным счетам в Главной книге  с балансовыми данными, а затем  с регистрами бухгалтерского учета  в форме журналов-ордеров или заменяющих их машинограмм. Записи же в регистрах учета сверяет с кассовой книгой и первичными документами.

      Следует учесть, что данные бухгалтерской  отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2000 г. N 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

      В Отчете о движении денежных средств  справочно должны быть приведены  данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:

      расчетов  с юридическими лицами;

      расчетов  с физическими лицами;

      поступления денежных средств с применением  контрольно-кассовых машин или бланков  строгой отчетности;

      сумм  денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

      сумм  денежных средств, полученных в кассу  организации из кредитной организации.

      В Отчете о движении денежных средств  используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути"*).

      Статья  бухгалтерского баланса "Денежные средства" должна отражать остатки денежных средств  по счетам 50, 51, 52, 55, 57.

      К счету 50 могут быть открыты субсчета:

      50-1 "Касса организации";

      50-2 "Операционная касса";

      50-3 "Денежные документы" и др.

      Денежные  документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.

      В условиях автоматизированного ведения  учета кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено  несколько правил (стандартов) аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием машиноориентируемых или ручных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Если аудитор оказывает субъекту сопутствующую аудиту услугу, то он может рекомендовать применять ту или иную систему КОД. Аудитор должен проверить надежность средств внутреннего контроля в системе КОД.

      В разделе 4 правила (стандарта) "Аудит в условиях компьютерной обработки данных" перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, как передаются данные, как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей), как обеспечивается хранение данных и архивирование. Рекомендуется обращать внимание на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения законодательства, расширения ее функций, формирования бухгалтерского учета.

      Кассир  в соответствии с действующим  законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.

      Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом субъекте применяются процедуры внутреннего контроля, предусмотренные правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита" (п.4.8). Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей.

      Одним из источников получения аудиторских  доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"). Недостача средств списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.

      Наиболее  ценными считаются аудиторские  доказательства, полученные аудитором  непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено  право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

      Указанный выше Порядок предусматривает обязанности руководителей организаций:

      оборудовать кассу и обеспечить сохранность  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При  этом хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих  данной организации, запрещается;

      обеспечить  ведение одной кассовой книги;

      производить прием наличных денег при осуществлении  расчетов с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

      Организация может иметь в своей кассе  наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней) включая день получения денег в банке (п.9 разд.1 Порядка).

      Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

      Организации выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе в размерах и на сроки, определяемые руководителями.

      Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти  цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.9 разд.1 Порядка). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п.6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Банком России 29 сентября 1994 г.).

      Согласно  п.11 разд.I Порядка выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Как показывает практика, в организациях допускается нарушение данного положения.

      Нередко встречаются случаи, когда организацией допускается выплата наличных сумм другим юридическим лицам в размерах, превышающих установленный лимит. Письмом Банка России от 7.10.98 г. N 375-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в суммах, не превышающих 100 000 руб. по одному платежу. Под термином "один платеж" понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в сумме не более 100 000 руб.

      Аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций формы первичной  учетной документации, разработанные министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти; имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

      Следует обратить внимание на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом "Оплачено" с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году). Проверяется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность произведенных ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, в особенности исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации, неправомерному отнесению производственных затрат на себестоимость. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации. Заметим, что наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни. Однако проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами.