Управленческий контроль в организации

Содержание

Приложения

Введение

Деятельность предприятий связана  с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Даже наиболее эффективные управленческие решения, разработанные и реализованные на конкретном торговом предприятии, не всегда могут быть с высокой динамикой факторов внешней среды, и в первую очередь – с изменением конъюнктуры потребительского рынка.

В современных условиях возрастает значимость контроля как функции  управления деятельностью предприятия. Контроль наполняется новым конкретным содержанием и связан с повседневной производственной, торговой, финансово-хозяйственной и другой деятельностью предприятий, их коллективов, менеджеров, руководителей, владельцев-собственников. Он должен не только показывать конкретные результаты работы, но и выявлять и изучать резервы, корректировать выполнение планов и повышать эффективность управленческих решений.

Система централизованно управляемой  экономики, единой государственной  собственности требовала жесткой  регламентации контроля в нашей  стране. Сейчас принято критиковать все то, что сложилось в те годы, в том числе и систему контроля.

В последние годы интерес к управленческому  учету среди менеджеров высшего  и среднего звена неуклонно возрастает. Общепризнанно, что управленческий учет является необходимым инструментом для управления организацией, позволяющим повысить качество и оперативность принимаемых управленческих решений, максимизировать ожидаемый результат и эффективно контролировать риски хозяйственной деятельности. В настоящее время активно растет спрос на услуги консалтинговых компаний по постановке систем управленческого учета.

У отечественных предприятий начала проявляться ярко выраженная самостоятельность, независимость в принятии решений  по управлению, ориентация на конечные результаты деятельности, а значит потребовалось все это контролировать. Умение извлекать нужную информацию, корректно и правильно ее интерпретировать и использовать как базу обоснования эффективных управленческих решений - основная проблема финансового менеджмента. Для ее решения необходима организация системы управленческого учета на предприятии.

Организация контроля считается одной  из самых сложных задач, стоящих  перед современным управлением. Это связано с расширением  и усложнением деятельности крупных  концернов, концентрацией и диверсификацией.

Управленческий контроль, являющийся необходимым условием функционирования всякого хозяйственного механизма, в современных условиях получает свое дальнейшее теоретическое развитие и практическое совершенствование  на основе улучшения методов управленческого учета и автоматизированной обработки информации, применения аналитических методов принятия решений, системного анализа.

По существу в любой сфере  деятельности промышленной фирмы, включая  управление производством, сбытом, финансами, кадрами и т.д., могут быть найдены общие и специфические методы и процедуры контроля. В то же время различные уровни управления имеют совершенно различные потребности в информации.

Управленческий контроль в организации  потребкооперации — это система, обеспечивающая руководящее звено организации информацией, необходимой для корректировки принятия решений и эффективного управления. Ведь одна из самых важных и наиболее часто встречающихся причин недостаточно успешного развития организации состоит в том, что ее руководители просто не знают, какой из видов деятельности, решений или служб наиболее эффективен и, что самое важное, почему.

Правильно поставленный контроль позволяет  получить информацию, необходимую для  расстановки приоритетов в деятельности организации и планирования дальнейшей работы, предоставляет базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабжает механизмами контроля за исполнением принятых решений.

Цель работы – изучение управленческого  контроля в потребобществе и его совершенствование.

В соответствии с целью исследования поставлены следующие задачи:

• рассмотреть сущность и значение управленческого контроля;
• провести оценку внешней и внутренней среды деятельности Комсомольского райпо;
• оценить состояние управленческого контроля в кооперативной организации;
• разработать приоритетные направления развития управленческого контроля  в потребобществе, его совершенствования.

Объектом исследования является Комсомольского райпо.

При написании были изучены нормативные  акты Российской Федерации: Конституция РФ, Федеральные законы, Приказы, Письма Министерства Финансов РФ. При написании дипломной работы также были использованы работы по бухгалтерской отчетности и финансовому анализу таких авторов как: Ковалев В.В., Шеремет А.Д., Бердникова Т.Б., Никифорова Н.А., Бородина Е.М, Ефимова О.В., Соколова Г.Н. и др. В работе были использованы следующие методы исследования: монографический, расчетно-конструктивный, абстрактно- логический и др.

Источниками информации, необходимой  при проведении исследования, служат бухгалтерские отчеты, нормативные документы, справочные и учебные пособия, периодические издания, системы Консультант +, Гарант, ресурсы Интернета.

Работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка литературы и приложений.

Глава 1. Теоретические основы управленческого контроля в организациях потребительской кооперации

1. Сущность и значение  управленческого контроля в современных условиях

В современных экономических условиях предприятие представляет собой  сложный организационно- экономический комплекс, развивающийся с определенными закономерностями, имеющий свои цели, структуру, внешние и внутренние связи. Понимание сущности предприятия как системы и знание закономерностей его функционирования во внешней среде позволяет руководству, с одной стороны, предотвратить влияние негативных факторов, а с другой, использовать положительные тенденции в направлении повышения эффективности деятельности.

Контроль – одна из основных функций  обеспечения процесса управления. Она  занимает большую часть времени менеджера. Функция планирования циклична: в начале периода, года, квартала и т.д. Функции контроля в том или ином виде менеджеру приходится выполнять ежедневно. Поэтому контроль – главный инструмент выработки политики и принятия решения. Есть только одна задача выше рангом – это постановка цели.

Контроль – это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей. Он состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных стандартов.

Считается, что разработанная должным  образом система контроля должна обнаруживать возможные отклонения до их появления. В процессе выполнения функции контроля руководитель сталкивается с проблемой акцента контроля с прошлого на будущее. Конечно, нельзя говорить о глобальном характере предотвращения будущих ошибок, однако, изучив особенности работников, с определенной долей вероятности возможно предвидеть степень и особенности ошибок, предпринять меры для их недопущения.

Осуществление функции контроля –  это постоянное сравнение того, что  есть, с тем, что должно быть. И  контролировать может только тот, кто  знает, что в действительности должно быть, и своевременно делает это  достоянием других.

В контроле можно выделить две стороны: организационную и поведенческую.

Организационная сторона контроля включает четыре стадии:

1. установление норм деятельности или стандартов, т.е. точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Она опирается на целевое планирование;
2. отбор данных о фактическом состоянии дел как результат исполнения или измерения того, что было в действительности достигнуто за определенный период. При этом важно иметь необходимую информацию, используя как компьютерные средства, так и традиционные отчеты исполнителей и анализы статистики;
3. оценка и сравнение достигнутого с ожидаемым результатом. Здесь главным становится установление факторов, которые определяют отклонение реальных результатов от первоначальных установок;
4. выработка и осуществление корректирующего действия, если есть отклонения от первоначального плана. Возможен также и пересмотр ориентиров с целью сделать их более реалистичными и соответствующими ситуации. Здесь важно представление о том, где как и когда следует предпринять корректирующие действия, пока ситуация не переросла в кризисную.

Контроль должен, прежде всего ориентироваться на результат, производиться своевременно, быть простым и экономичным. Отвечать существу проводимой работы.

Поведенческая сторона контроля. Человеческий фактор при контроле – это психологическая реакция подчиненных на контролируемые функции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничения, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. – все то, что не совпадает с представлениями о свободе личности. Однако возможен другой подход: контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.   Как отмечает американский теоретик управления Р.Уотермен, чтобы преуспевать, следует осуществлять только благожелательный контроль.

При правильном контроле можно быстро получить данные об успехах или неудачах и сделать выводы на будущее. Контроль за результатами деятельности является очень важным, поскольку именно он определяет успех организации. Оценка основных результатов выполнения поставленных задач организации является предпосылкой целенаправленного контроля.

Измерение результатов с помощью  заданных стандартов позволяет менеджерам определить, какие действия нужно  предпринимать в конкретной ситуации.

Бухгалтерский учет - важный элемент финансово-экономических отношений в человеческом обществе, выступающий в сфере действия малого предприятия, как:

-звено управления, осуществляющее  взаимную связь между руководством  предприятия и его трудовым  коллективом;

-специальный финансовый язык, с помощью которого отображаются сущность и своеобразие хозяйственной деятельности.

Задачи, стоящие перед бухгалтерским  учетом в организации, могут быть выполнены только при правильной его организации.

Главные задачи бухгалтерского учета на предприятии:

1) предоставлять полную и точную  информацию руководству предприятия  о финансово-экономическом состоянии  предприятия, о критических ситуациях  в сфере договорных отношений  и в области материальных поставок, о нарастающем дефиците денежных средств;

2) осуществлять и регулировать  расчетные взаимоотношения с  дебиторами и кредиторами, сотрудниками  предприятия по оплате труда  и по средствам, выданным в  подотчет;

3) контролировать работу материально-ответственных  лиц предприятия;

4) отвечать за своевременное и в полном объеме выполнение предприятием своих обязательств по платежам в бюджет и внебюджетные фонды;

5) нести ответственность за полноту  и четкость операций по наличному  и безналичному денежному обороту  предприятия;

6) выполнять в срок и предоставлять в государственные контролирующие органы соответствующую бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Под организацией бухгалтерского учета  следует понимать систему условий  и элементов построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за ее результатами.

Организация бухгалтерского учета  определяется как комплекс мер по упорядочению учетной работы:

а) проводимых руководителем предприятия  и способствующих повышению эффективности труда счетных работников;

б) осуществляемых бухгалтерским аппаратом  и направленных на обеспечение финансового  контроля за деятельностью персонала.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии несет руководитель. В его должностные обязанности входит создание необходимых условий для правильной постановки учета. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. N 34н, руководитель предприятия может:

1) сформировать бухгалтерскую службу  в виде специального подразделения,  возглавляемого главным бухгалтером;

2) ввести в штат должность  бухгалтера;

3) передать на договорных началах  ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специальной организации или бухгалтеру - специалисту;

4) вести бухгалтерский учет лично.

Kaк правило, необходимость в  управленческом учете «назревает»,  когда на предприятии формируется  некоторый уровень управленческой культуры, а руководство предприятия начинает реально осознавать недостатки существующей системы управления, среди которых:

• отсутствие механизма планирования (бюджетирования) деятельности предприятия, позволяющего проводить предварительный сравнительный анализ принимаемых решений, рассчитывать плановые, экономически оправданные (в соответствии с внутренними нормами и нормативами предприятия) показатели затрат, прогнозировать результаты деятельности и обосновывать перспективные решения, проводить анализ отклонений фактических показателей от плановых и выявлять их причины;
• отсутствие «прозрачной» системы учета затрат, позволяющей не только определить их достоверную величину, но и проанализировать их по видам, статьям, местам возникновения, носителям, центрам ответственности и в других разрезах, необходимых для осуществления адекватного контроля деятельности и управления;
• несовершенство (с точки зрения решения управленческих задач) системы внутренней отчетности;
• отсутствие механизма оценки рентабельности направлений деятельности и отдельных продуктов;
• отсутствие процедур проведения анализа и принятия управленческих решений, связанных с вопросами формирования производственной программы, ценообразования, оценки инвестиционных проектов и т.д.;
• недостаточный уровень ответственности и мотивации персонала за снижение уровня затрат и повышение эффективности деятельности как своего подразделения, так и предприятия в целом;
• отсутствие четкого механизма управления подразделениями предприятия (системы контрольных показателей, регламента их планирования, получения отчетов, анализа и оценки, стимулирования).

В связи с этим можно сказать, что управленческий учет представляет собой систему информационного  обеспечения процессов планирования и контроля на всех уровнях управления: начиная от стратегии и заканчивая оперативными бюджетами.

Таким образом, с одной стороны, система управленческого учета  на предприятии является главным  инструментом для планирования деятельности и осуществления оперативного контроля за эффективностью использования ресурсов организации. С другой стороны, наличие системы управленческого учета существенно повышает инвестиционную привлекательность компании.

В первую очередь необходимо отметить предпосылки, на основании которых  руководство предприятия принимает решение о формировании (или реорганизации) системы управленческого учета.

Главным и неоспоримым аргументом в пользу необходимости управленческого  учета является экономическая среда. Процесс формирования рыночной экономики  в России, пусть даже несколько  затянувшийся и не совсем гладкий, тем не менее, уже привел к ощутимым результатам, а именно к совершенно иным условиям деятельности предприятий: появилась юридическая и экономическая самостоятельность, проявляющаяся в относительной свободе принятия решений при формировании производственной программы, выборе поставщиков, потребителей, посредников и других партнеров по бизнесу, ценообразовании, распределении продукции, ресурсов, доходов и т.д. Руководителям приходится принимать управленческие решения по самым разнообразным вопросам деятельности предприятия и нести риск и ответственность за оправданность каждого из них. Кроме того, конкуренты предприятия постоянно находятся в поиске более выгодных решений, стараются более эффективным способом удовлетворить потребителей, а потребители в свою очередь, становятся все более осведомленными и придирчивыми.

Модель взаимосвязи составляющих системы управленческого учета  представлена на рис. 1.

Рис. 1. Модель взаимосвязи составляющих системы управленческого учета

Система, управленческого учета  не может существовать на предприятии  сама собой, без участия человеческого  фактора, не занимая определенного  места в организационной структуре.

Для того чтобы определить точное место управленческого учета  в системе управления предприятия, необходимо первоначально разобраться со структурой управления в целом. А потом в зависимости от организационной структуры, определить место управленческого учета и анализа в ней, то есть либо изменить выбранную структуру, либо изменить ее тип.

Для обеспечения рациональной организации  бухгалтерского учета большое значение имеет система планирования, которая включает:

1) план документации – указывается  перечень документов для учета  хозяйственных операций, составляется  расчет потребностей в бланках;

2) план инвентаризации – определяется  порядок, форма и сроки проведения  плановых и внеплановых инвентаризаций;

3) план представления отчетности  – указывается перечень отчетных  форм, отчетный период, за который  составляется та или иная форма  отчета, сроки представления отчетности, способ представления отчетов и др.;

В таблице 1 представлен план документальной проверки бухгалтерского учета.

4) план технического оформления  – дается детальная характеристика  формы учета, применяемой на  данном предприятии, а также указывается, какие электронные средства будут использованы;

5) план организации труда работников  бухгалтерии – определяется структурой  бухгалтерского аппарата, его должностными  характеристиками мероприятиями  по повышению квалификации,  графиком  учетных работ.

Понятие «функция» тесно связано  с такой управленческой категорией, как задача, задание в совокупности с технологией ее выполнения. В  бизнесе они образуют функции  менеджмента и аппарата управления. Функции управления многообразны. Существуют различные подходы к их классификации. Одним из таких подходов может быть разделение функций на общие и специализированные. К общим принято относить: планирование, организацию, или правильнее организовывание, мотивацию и контроль. Иногда к этим функциям относят и координацию, обеспечивающую согласование и взаимодействие остальных функций.

И в российской, и в международной  практике именно на базе данных управленческого  учета принимаются управленческие решения, осуществляются контроль за текущей  деятельностью и планирование. Однако очевидна и разница между западным и российским подходами: на Западе акцент делается на термине "управленческий", а в нашей стране - на термине "учет". Это объясняется тем, что на западных предприятиях управленческий учет используется для анализа, планирования и более точного принятия решений, а на российских - для получения достоверных, прозрачных и объективных данных (на Западе с этими задачами справляется финансовый (бухгалтерский) учет).

Сегодня управленческий учет уже не ограничивается только анализом и управлением затратами. Важнейшей частью управленческого учета является планирование и бюджетирование, то есть процедуры распределения средств и ресурсов организации для достижения поставленных целей. При этом понятие "бюджетирование" включает не только процедуру формирования бюджетов, но и контроль за их исполнением, а также анализ отклонений.

В заключение, нужно отметить, что  бюджетирования (бюджетное планирование и контроль), как инструментарий управленческого учета способно обеспечивать долгосрочную конкурентоспособность райпо за счет поддержания функции лидера в снижении затрат, в принятии оптимальных управленческих решений, повышение качества бизнес процессов, и достижение стратегических целей исходя из ограниченного набора средств и ресурсов. Проблема постановки системы бюджетирования в райпо становится актуальной в связи: с необходимость изыскания внутренних резервов снижения издержек обращения, обоснования оптимальных затрат финансовых средств и, как результат, создания конкурентного преимущества предприятия; с оптимизацией налоговой политики; с потребностью в повышении инвестиционной привлекательности предприятия, поскольку инвестор вкладывает финансовые ресурсы в компанию с высоким уровнем организации менеджмента. Именно данная система позволяет упорядочить поток информации, осуществлять контроль за деятельностью отдельных подразделений, увязывать стратегические и оперативные уровни планирования деятельности райпо. Сегодня бюджетирование — это основа стратегического планирования, позволяющая руководителям реально оценивать финансовое состояние и перспективы развития своего бизнеса, эффективно управлять ресурсами на всех уровнях управления, анализировать прогнозируемые финансовые показатели и управлять с их помощью развитием предприятия.

Рассмотрим организацию управленческого  учета.

1.2. Организация управленческого контроля в потребительской кооперации

Реализация функций управленческого  учета и контроля осуществляется на основе использования управляющими всех уровней специально подготовленной информации. Обычно система управленческого учета функционирует в рамках существующих организационных структур предприятия: линейно-функциональной, дивизиональной или матричной.

Организацией управленческого  учета занимается специалист с высшим профессиональным (экономическим) образованием, который занимает должность главного бухгалтера. На данном предприятии организована система бюджетирования как первого уровня управленческого учета, т.е. все структурные подразделения организуют свою работу согласно смете расходов предприятия, составляемую на будущий месяц регулярно. На предприятии текущее управление финансами основано на системе бюджетирования — формируются бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств. Для учета и контроля исполнения бюджетов проводится анализ «план — факт», который реализован в основной информационной системе.

Исходя из практики внедрения управленческого  учета, можно сказать, что основная проблема заключается в отсутствии четких стратегических целей. Если цели не определены, это приводит к неверному определению решаемых задач. Часто встречаются случаи не только отсутствия единой нормативной базы в компании, но даже единой терминологии. Необходим правильный выбор менеджера проекта. Большой проблемой является неправильное распределение ролей. Очень важна грамотная работа с персоналом, так как внедрение управленческого учета приводит к появлению дополнительных функций и должностных обязанностей, что вызывает недовольство персонала. Часто ставятся нереальные цели и сроки, а также возможны слабые планирование и документирование проекта. Проект может оказаться неуспешным из-за отсутствия действенных механизмов контроля. Встречаются случаи недостоверности и несвоевременности предоставления информации, и даже намеренной фальсификации данных.

Для успешного решения финансово-экономических  проблем предприятия в современных  условиях необходимо планировать положительный  финансовый результат, обозначать его  реальные границы, намечать пути достижения и затем воплощать принятое решение в виде первичных документов. Но для этого необходимы дополнительные условия и полномочия.

Бухгалтер должен активно участвовать  в формировании и осуществлении  договорной, финансовой, налоговой  и учетной политики предприятия. Каждый из этих элементов - составная часть общей экономической стратегии предприятия, и каждый теснейшим образом связан со многими зависящими и не зависящими от личности бухгалтера обстоятельствами.

Форму ведения бухгалтерского учета  выбирают главный бухгалтер и  руководитель предприятия, руководствуясь опытом, квалификацией, наличием вычислительных средств и традициями, сложившимися на предприятии.

Форма бухгалтерского учета должна входить составной частью в учетную  политику предприятия. Согласно действующим  нормативно-правовым актам (ПБУ 1/98) учетная политика предприятия в течение финансового года не должна изменяться.

Управленческий учет базируется на методиках, тесно связанных с  функциональными процессами на предприятии. Несмотря на то, что на практике в  организациях обычно используются отдельные элементы управленческого учета, важно, чтобы эти элементы были объединены в единую систему, ориентированную на достижение главного результата – повышения качества управления организацией.

Для построения адекватной и действенной (эффективной) системы управленческого учета на предприятии необходимо определить методологические и организационные основы организации учета.

Основные организационные аспекты  бухгалтерского управленческого учета  в национальной экономике не регламентируются законодательно, но строятся на основе юридических требований Налогового кодекса РФ, Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положений по бухгалтерскому учету и др. Организацию управленческого учета можно определить как комплекс мер, направленных на обеспечение выполнения задачи подготовки необходимой информационной помощи администрации предприятия в целях планирования, управления и контроля.

Построение системы действенного управленческого учета довольно сложная задача, поскольку он является составной частью системы управления предприятием. Изначально руководство фирмы должно определить круг вопросов, решаемых при условии внедрения управленческого учета, и осознавать, что успешная деятельность фирмы зависит не только от общей системы управления, но и от достоверной информации, содержащейся в системе управленческого учета.

Каждое предприятие стремится  стать более благополучным, чем  его конкурент, поэтому тайны  организации внутрифирменного управления стараются не раскрывать. В какой-то степени эта область учета считается секретной, конфиденциальной.

Можно отметить две главные особенности  управленческого учета: ориентация на пользователя информации и оперативность  предоставления данных. Ориентация на пользователя информации — определенного  менеджера организации — характеризует сущность управленческого учета. Потребности менеджеров в информации для принятия решений и контроля будут зависеть, во-первых, от функциональной области, в которой они специализируются, во-вторых, от их положения в организационной структуре предприятия. В связи с этим система управленческого учета в конкретной организации может быть построена различными способами, учитывающими указанную специфику.

Например, это может быть комплексная  информационная система, которая обеспечивает менеджеров на всех уровнях управления необходимой информацией о состоянии каждой из основных функциональных областей: производства, продажи, финансов и т.д. Вместе с тем это может быть и локальная система, которая формирует данные для ограниченного круга менеджеров (например, система показателей деятельности службы главного инженера) или в пределах ограниченной функциональной области (например, оперативный учет производства или финансовых показателей деятельности).

Вторая особенность управленческого  учета — оперативность — обусловлена тем, что информация, необходимая для принятия решений и контроля, будет полезна только в том случае, когда она своевременно передается пользователям. При построении сложных систем управленческого учета, охватывающих все уровни управления, требование оперативности диктует необходимость автоматизации учетных процедур, поскольку ручная обработка данных не позволяет обеспечить своевременность получения информации.