Управление проектом в социальной сфере

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………...4 

ГЛАВА I. Управление проектами в компании………………...………………..7

1.1. Концепция управления проектами………………….…………………………..6

1.2. Основы управления проектами……………………………………………..….18 

ГЛАВА II. Особенности проектной деятельности некоммерческого сектора экономики ……………………………..…………………………………………....31

2.1. Обзор сектора НКО в Кыргызской республике…….…………………….......31

2.2. Коммерциализация услуг НКО………………..…………….…………………42

2.3. Программная  деятельность НКО в КР………………………………………...48 

ГЛАВА III. Управление проектом на примере ОО «Отрада и утешение»…….…..................................................................................................................51

3.1. Современное состояние организации …………………………………………51

3.2. Управление проектом «Предоставление дошкольных образовательных услуг»……………………………………………………………..……………………..59

3.3. Перспективы развития ОО «Отрада и утешение»…………………………….73 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  ……………………………………………………………………76

 
ЛИТЕРАТУРА………………………………………………………………….…...78

 
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………….……………………80 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

      К настоящему времени Управление проектами  получило признание во всем мире и  стало модным направлением в рыночной экономике. Методология и средства Управления проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности. За последние годы Управление проектами сформировалось как новая культура управленческой деятельности и стало своеобразным культурным мостом в цивилизованном бизнесе и деловом сотрудничестве стран разных континентов с разной историей развития, традициями, экономикой и культурой. Сейчас уже трудно назвать хотя бы один проект мирового значения, который осуществлялся бы вне рамок идеологии и методологии Управления проектами. Трудно также назвать хотя бы одну известную в мире компанию, не использующую в своей практике методы и средства Управления проектами.

      Актуальность  выбранной темы обусловлена усовершенствованием  управления проектами в современных условиях. Характерными особенностями проектов на сегодняшний день в Кыргызстане являются процессы, которые завершаются вовремя, досрочно либо не укладываются в установленные временные рамки. 

      Сегодня для всех предприятий актуальной является проблема эффективного управления. Успех каждой организации зависит от ее способности  адаптироваться к изменениям внешнего окружения. Управление проектами (УП) рассматривается как универсальная методология, наиболее эффективное средство достижения результата, где  проекты всегда должны быть управляемы.

      Особенностью  данной работы является рассмотрение управления проектом на примере некоммерческого сектора экономики.

      В последние годы некоммерческий сектор КР стал реальной силой, оказывающей огромное влияние на общественные процессы в стране, стимулируя экономическое развитие общества, вовлекая людей в гражданские инициативы, укрепляя стабильность и устойчивость в обществе.

      Определение текущего состояния сектора в  сфере управления социальными проектами  позволит узнать о нынешней динамике его развития, а также изучить природу и форму взаимодействия с окружающей средой – донорскими организациями, бизнесом, государством, выступающими катализаторами развития гражданского общества. Оценка потребностей и потенциала, а также выявление позитивного опыта создадут предпосылки для дальнейшего эффективного развития некоммерческого сектора рыночной экономики.

      Целью дипломной работы  является изучение темы "Управление проектами в социальной сфере" с точки зрения новейших исследований по данной проблематике.

      В рамках достижения поставленной цели были поставлены и решения следующие задачи:

• Изучить теоретические аспекты и выявить природу управления проектами; 
• Показать основные отличия сущности коммерческих и некоммерческих проектов;
• Обозначить практические возможности управления проектам в НКО.

       Первая глава раскрывает общие  вопросы, концепции  и основы  управления проектами. Определяются  основные понятия, обуславливается  актуальность профессионального и научного подхода в управлении проектом. 

     Во  второй главе рассмотрены основные функциональные особенности некоммерческого сектора экономики, его программная деятельность и услуги. Проведена оценка организационного развития в  некоммерческой организации. 

     Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития проекта на примере общественного объединения «Отрада и Утешение».

     Результатом работы является анализ функционирования организации с точки зрения выполнения в ней основных проектных мероприятий. В заключении содержатся основные выводы и предложения по практической реализации результатов дипломного исследования.

     Глава I. Управление проектами в компании

      1.1. Концепция управления проектами

      Что такое проект и  управление проектами 

      Понятие «проект» объединяет разнообразные  виды деятельности, характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются следующие:

• Направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов;
• Координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий;
• Ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом.

      Отличие проекта от производственной системы  заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течение определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки. Ключевая разница между проектами и  постоянно текущей операционной деятельностью в том, что последняя носит непрерывный и повторяющийся характер, в то время как проекты уникальны, ограниченны во времени и ресурсах и определяются конкретной целью. Общим является то, что и постоянно текущая деятельность, и проекты проистекают во времени и, в соответствии с этим, планируются, исполняются и контролируются¹. Проект как система деятельности существует  ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Более того, проект часто становится основной формой деятельности фирмы. Существует ряд определений термина «проект», каждое из которых имеет право на существование, в зависимости от конкретной задачи, стоящей перед специалистом. В самом общем виде проект – (англ. Project) – это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster)². С точки зрения системного подхода, проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии  ряда ограничений и механизмов. (Рис. 1.1).

Рис. 1.1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное.

      В «Кодексе знаний об управлении проектами», проект – некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты³ (Рис. 1.2).

Рис.1.2. Основные элементы проекта

      Инвестиционный  проект понимается как инвестиционная акция, предусматривающая вложение определенного количества ресурсов, в том числе интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих, для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки. Финансовым результатом инвестиционного проекта чаще всего является прибыль/ доход, материально-вещественным результатом – новые или реконструированные основные фонды (объекты) или приобретение и использование финансовых инструментов или нематериальных активов с последующим получением дохода.

      В том случае, когда в качестве результатов  реализации проекта выступают некоторые физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: Проект — целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

      Итак, в современном понимании проекты  – то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля, создание кинофильма, развитие региона, – это всё проекты. Можно сказать также, что проект – это документально оформленный план сооружения или конструкции. Для обозначения этого понятия на Западе используют термин «design». 

      В ряде отраслей, таких как авиационно-космическая или оборонная промышленность, создаваемые объекты являются настолько сложными. Что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе Программ, которые можно определить как совокупность проектов или проект, отличающийся особой сложностью создаваемой продукции и методов управления его осуществлением. При таком подходе термин «проект», как правило, связывается с относительно краткосрочными целями. В настоящее время разработаны и реализуются ряд программ развития: топлива и энергетики, продовольствия, транспорта и связи, жилья, машиностроения и некоторые другие.

      Сущность  управления проектами

      Понятие управления проектами объединяет как  специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности к которой относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические, исследовательские, реорганизационные и др.)

      Существующие методы управления проектами позволяют:

• Определить цели проекта и провести его обоснование;
• Выявить структуру проекта (подцели, основные этапы, которые предстоит выполнить);
• Определить необходимые объемы и источники финансирования;
• Подобрать исполнителей – в частности, через процедуры торгов и конкурсов;
• Подготовить и заключить контракты;
• Определить сроки выполнения проекта, составить его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;
• Рассчитать смету и бюджет проекта;
• Планировать и учитывать риски;
• Обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.

      Определение сущности управления проектами

      Управление  проектами – методология (говорят также – искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта⁴.

      Базовые варианты схем управления проектом

      Различают следующие варианты схем управления проектом:

1. «Основная» система. Руководитель (менеджер) проекта – представитель («агент») заказчика, финансовой ответственности за принимаемые решения не несет. Им может быть любое юридическое или физическое лицо – участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление. В этом случае менеджер проекта обеспечивает координацию и управление ходом разработки и реализации проекта, в контрактных отношениях с другими участниками проекта (кроме заказчика) не состоит.

      Преимущество  системы – объективность проект-менеджера, недостаток – ответственность за результаты проекта целиком возлагается на заказчика.

2. Система «расширенного управления». Руководитель (менеджер) проекта – принимает ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Менеджер обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним, заказчиком и участниками проекта. Как и в «основной» системе, им может быть любое юридическое или физическое лицо – участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление и способное отвечать по своим обязательствам перед заказчиком.

     Проект-менеджер управляет проектом, координирует поставки и работы по инжинирингу. В этом случае ответственность возлагается на менеджера проекта в пределах контрактных условий. Система «под ключ». Руководитель проекта – проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт «под ключ» с объявленной стоимостью проекта.

     Без преувеличения можно сказать: в сегодняшнем Кыргызстане  происходят наиболее масштабные изменения в экономике, управлении, укладе жизни. Эти изменения не только масштабны, но и беспрецедентны – ни в одной другой стране мира за столь короткий срок не происходила коренная ломка одной экономической системы и формирование другой.

     Все многообразие процессов, происходящих при этом, можно представить как  совокупность социальных, технических, организационных, экономических проектов. Если научиться этими проектами  управлять, а руководители, призванные принимать решения, будут прислушиваться к рекомендациям профессиональных управляющих проектами, можно утверждать: проводимые в стране реформы будут идти успешнее.

     Вместе  с тем понятно, насколько сложно разработать и реализовать на практике систему управления, адекватную жизненным реалиям.

     Поэтому было бы преувеличением сказать, что  методология управления проектами  является панацеей от всех сбоев в  механизме реформ.

     Отметим главные области изменений в  сегодняшнем Кыргызстане, являющиеся предпосылками применения и одновременно потенциальной сферой интересов управления проектами:

• Ликвидация планово-распределительной системы; 
• Изменение отношений собственности;
• Демонополизация производителей различного рода товаров и услуг;
• Изменение рынка – переход к относительному балансу предложений и платежеспособного спроса;
• Изменение организационных форм, сопровождающееся децентрализацией управления и постепенной передачей определенных функций на места;
• Изменение производственной системы, «подстраивающейся под рынок»;
• Изменение методов и средства управления – в частности, переход на идеологию программного управления;
• Отмена государственной монополии в области торговли;
• Формирование рынка инвестиционных проектов, недвижимости, ценных бумаг, подрядных и других работ;
• Создание рынка инвестиционных компаний, инжиниринговых и консалтинговых фирм;
• Появление в инвестиционной сфере первых  проектно-ориентированных структур, создаваемых как на основе государственных, так и частных предприятий и компаний;
• Развитие новых информационных технологий;
• Активное привлечение к реализации инвестиционных проектов иностранных подрядчиков и инвесторов;
• Создание новых рыночных структур, которые строят свою работу на проектной основе.

      Объективно  возрастает сложность управления экономикой в связи с увеличением числа субъектов управления, усложнением их действий, снижением уровня профессионализма управленческого персонала.

      Современная инвестиционная политика направлена на финансирование проектов, реализуемых в минимальные сроки и способных принести максимальную прибыль. В таких условиях новый метод становится проверенным инструментом реализации любых проектов необходимого качества, в установленные сроки, в рамках принятого бюджета.

      Вместе  с тем, имеется ряд ограничений, существенно сдерживающих распространение новой методологии как для управления крупными проектами, так и комплексными программами. К ним относятся:

• Общий спад производства и неустойчивое  функционирование экономики;
• Недостаточная политическая стабильность (как дополнительный фактор риска);
• Резкое сокращение государственных инвестиций и спад инвестиционной активности;
• Устойчиво высокая инфляция;
• Недостаточная развитость кредитно-финансовой и банковской систем, сдерживающая оборот  инвестиций и капиталов;
• Отсутствие надежной системы обеспечения гарантий и льгот для инвесторов – в том числе иностранных.

      Взаимосвязь управление проектами и управления инвестициями 

      Испытанное средство упорядочения любой перестройки – в том числе столь масштабной, как осуществляемая в нашей стране,  программно-целевой метод управления, в соответствии с которым создан ряд межгосударственных,  региональных, отраслевых и объектных целевых программ,  каждая из них представляет собой комплекс взаимоувязанных (по ресурсам, срокам и исполнителям) проектов. Их реализация происходит на базе концепции управления проектами (Ргoject Management).

      Основу  концепции составляет взгляд на проект как на изменение исходного состояния любой системы (например, предприятия), связанное с затратой времени и средств. Процесс этих изменений, осуществляемых по заранее разработанным правилам в рамках бюджета и временных ограничений, и составляет управления проектами.

      Такой подход позволяет свести все изменения  в экономическом управлении, укладе жизни Кыргызстана (как, впрочем, и других странах бывшего Советского Союза) к системе инвестиционных проектов, а управление ими – к управлению инвестициями.

      В современных условиях совокупность методов и средств управления проектами представляет собой высокоэффективную  методологию управления инвестициями, позволяющую:

• Осуществить анализ инвестиционного рынка и сформировать инвестиционный портфель компании;
• Оценить эффективность инвестиций с учетом факторов риска и неопределенности в рамках обоснования инвестиций и бизнес-плана;
• Разработать стратегию формирования инвестиционных ресурсов компаний;
• Произвести отбор и оценку инвестиционной привлекательности конкретных проектов;
• Оценить инвестиционные качества отдельных финансовых инструментов и отобрать наиболее эффективные из них;
• Осуществить планирование и оперативное управление реализацией конкретных инвестиционных проектов и программ;
• Организовать процедуру закупок и поставок, а также управление качеством проекта;
• Обеспечить эффективное осуществление инвестиционного процесса;
• Организовать завершение проекта;
• В полной мере учесть психологические аспекты управления инвестициями. 

      Перспективы развития управления проектами

      Опыт  Германии, Японии, Кореи, США и других развитых стран свидетельствуют о том, что система управления проектами – мощное средство выхода из экономического кризиса и метод решения крупных научных, производственных и социальных проблем.

      Именно  этот метод является средством управления в изменяющихся условиях и развивающихся системах, в условиях нестабильности и неопределенности, когда недостаточно проработаны вопросы законодательства, в условиях слабо контролируемого роста цен и дефицита ресурсов, отказа государства от непосредственного руководства производственно-хозяйственной деятельностью предприятий, в условиях появления собственников и частных инвесторов, нестабильной налоговой системы и др.

      В странах с традиционно рыночной экономикой к началу XXI в. управление проектами (УП) перестало быть только средством управления последовательностью и темпом выполнения работ с целью их своевременного завершения.

      Управление проектом стало чем-то вроде корпоративного голоса заказчика/клиента, побуждающего оптимизировать все усилия по проекту/продукту, предпринимаемые командами, интегрируясь с производителями, поставщиками, системой послепродажного обслуживания. Такой подход, помимо прочего, позволяет теперь с высокой степенью точности определять (и, соответственно, снижать) предстоящие затрать по проекту.

      Компании  и эксперты, работающие в этой области, образовали необходимые профессиональные структуры и создали «Мир управления проектами», куда входят национальные и международные организации – инвестиционные, промышленные, строительные, консалтинговые и инжиниринговые фирмы, где проводятся конгрессы и симпозиумы, где издаются журналы, книги и учебники, где имеется свой рынок программного обеспечения⁵.

      Крупнейшей  международной организацией в области  управления проектами является ИПМА (IPMA – International Project Management Association) – Международная ассоциация управления  проектами, объединяющая более 20 национальных обществ Европы, а также других стран.

      Переход к проектному управлению: задачи и этапы  решения

        Радикальное изменение системы  организации инвестиционной деятельности предприятия (фирмы, компании) требует осуществления специального проекта (программы) с условным названием «Переход к системе Управления Проектами». Реализация проекта должна позволить практически решить проблему перехода к проектно-ориентированной форме управления проектами. В рамках проекта (программы) надлежит решить нижеследующие  задачи:

1. Создание новых структур

      Различают следующие схемы решения задачи:

• Создание наряду с традиционными – как правило, функционально ориентированными подразделениям компаний, новых – проектно-ориентированных структурных образований. Новые подразделения могут функционировать как на постоянной, так и на временной основе.
• Создание специализированных фирм – профессиональных управляющих проектами, выполняющих функции проектного менеджера для заказчика; в данном случае под заказчиком подразумевается любой из участников проекта, «нанимающий» консультанта.

2. Разработка механизма функционирования

      Наиболее  важным вопросом механизма функционирования проектно-ориентированных структур является их статус – мера ответственности за результаты своей деятельности. В соответствии с принятой в данной работе классификацией возможны следующие варианты схем: «основная», «расширенное управление», «под ключ». Каждая из этих схем имеет, как правило, конкретную область применения и определяет меру делегирования заказчиком своих полномочий руководителю проекта.

3. Подготовка кадров

      Повышение квалификации/переподготовка специалистов. Целесообразно организовать целевую  переподготовку дипломированных специалистов в специальных учебных центрах – при авторитетных консалтинговых фирмах или профильных высших учебных заведениях.

      Эффективность обучения – в том числе переподготовки специалистов-практиков – значительно  повышается, если общающиеся с самого начала объединены в «команды» с конкретным распределением ролей – так, как делается на практике.

      С этой точки зрения, предприятия и  организации выиграют, если будут  обучать своих работников группами, составленными из специалистов тех служб компании, которые в будущем будут управлять проектами.

      Учет  психологических аспектов кадрового  обеспечения управления проектами – является необходимостью для квалифицированной помощи специалистам, осваивающим проект-менеджмент, в адаптации к условиям работы в «командах», принципиально отличающихся от принятых в комнадно-административной системе.

4. Правовое регулирование

      В настоящее время действует ряд  законодательных и нормативных  актов, регламентирующих инвестиционную и, в целом, предпринимательскую  деятельность. Многими специалистами  признана необходимость разработки законодательных и нормативных документов, эффективно регламентирующих:

• Закупки и поставки;
• Сертификацию и лицензирование профессиональных рук;
• Водителей проектов;
• Охрану окружающей среды.      

5. Финансирование

     Вопрос  механизма финансирования деятельности профессиональных руководителей проектов (проект-менеджеров) следует считать открытым до сих пор. Особенно острым является этот вопрос для проектов, финансируемых из среды федерального бюджета.

     Для проектов, финансируемых централизованных государственных источников единственным очевидным источником покрытия затрат на профессиональное управление остается разрешение Госстроя России расходов на  инжиниринговые услуги, в число которых входит и управление проектами, до 0,15% от стоимости строительных раб (недостаточность этих сумм очевидна).

     В коммерческих проектах, финансируемых  из собственных, привлеченных/заемных средств, заказчик, в связи с очевидной эффективностью новой системы и упрощением функций Дирекции строящегося предприятия и генерального подрядчика, может принять решение направить на оплату услуг проект-менеджера: