Управління керівною діяльністю

ЗМІСТ

Вступ

      За останні шістдесят років в Україні відбулися глибокі економічні перетворення - суттєво змінилися економічні пріоритети, відношення до власності, а разом з ними змінилися і цілі діяльності організацій, механізми їх досягнення. На зміну адміністративно-командній системі управління прийшли ринкові механізми. За цих умов значно зросла роль управлінських структур. Вивчення досвіду економічно розвинених країн показує, що своїми успіхами вони багато в чому завдячують системі управління виробництвом та обміном матеріальних благ, яка дістала назву менеджменту. З одного боку, менеджмент як сучасна система управління передбачає створення умов, необхідних для ефективного функціонування і розвитку виробничо-господарських структур. З іншого, менеджмент є породження ринкової системи господарювання, її невід'ємним складовим елементом.

       Поширення  корпоративних форм управління, зміна психології управляючого, стилю господарської поведінки, переоцінка керівниками своєї ролі й місця в системі господарювання викликали величезний інтерес до менеджменту - теорії і практики управління сучасним підприємством. Новий підхід до управління полягає в тому, що будь-яке підприємство розглядається як відкрита соціально-економічна система, котра діє в межах ситуаційного підходу. Тому форми, методи, системи, стилі керівництва мають істотно змінюватися залежно від об'єктивних умов первісних перемінних організації (зовнішнього середовища, цілей, стратегії, технології тощо).

Сучасний менеджмент - гнучка організаційна система управління й водночас    складний    соціально-економічний,    інформаційно-технологічний процес, що  використовується для  зміни   станів   і   особливостей   об'єкта управління. Система управління у ринкових  умовах розглядається як своєрідний механізм прийняття та реалізації управлінських відносин, що включає в. себе: закони управління, тобто найбільш, істотні, що повторюються, взаємозв'язки між елементами системи управління, які забезпечують її цілісність і дійовість; функції та методи управління, тобто конкретні форми і прийоми цілеспрямованого впливу органів управління на інтереси й умови життєдіяльності учасників колективної праці; інформацію, тобто сукупність даних про соціальні й виробничі процеси; інструментарій і важелі такого впливу, як плани, рішення, державні замовлення, форми матеріального і морального стимулювання; організаційну структуру, тобто внутрішню будову системи управління, специфіку виконання конкретних функцій і методів управлінської діяльності; технічні засоби збору, опрацювання і збереження інформації, що підвищує продуктивність управлінської праці; кадри управління.

На сучасному етапі  розвитку економіки ефективність менеджменту посідає важливе місце в економічній науці.

Ефективність - це завжди відповідне співвідношення результату і витрат на його досягнення. Але  ефективність властива не будь-якій взаємодії, а лише цілеспрямованій, тому ця категорія  має управлінський характер і відображає перш за все ступінь досягнення мети.

Слід зазначити, що ефективність системи управління забезпечується внутрішньо фірмовим менеджментом, тобто  досягнення максимальної ефективності і прибутковості. Саме прагнення  до ефективності спричинило появу теорії менеджменту.

Доцільність оцінки ефективності з позиції менеджменту полягає  в тому, що її показники є передумовою  відповідних рішень, які дають  змогу активно впливати на поточний стан і тенденції розвитку, вони є індикатором добробуту.

Тому ефективність менеджменту, її визначення та оцінка є важливим інструментом для характеристики певної системи та її елементів. Адже оцінка ефективності менеджменту показує наскільки  раціональн та ефективно для системи використані всі види ресурсів (якнайкраще їх використання веде до покращення результатів фінансової діяльності, а також до досягнення соціального ефекту) та які досягнуті результати.

Розв'язання данної проблеми є актуальним для України доцільного  темою для дипломного дослідження.

Мета дипломного дослідження  полягає у : аналізі системи управління та проблеми ефективності її функціонування; оцінці рівня ефективності організаційної структури управління; визначення пріоритетних напрямків підвищення ефективності системи управління. Об'єктом дослідження у дипломній роботі визначено ВАТ ЕК „ Хмельницькобленерго ”.

Предметом дослідження  є : управління підприємством як системи; і оцінка ефективності організаційної структури управління; рівень організації управлінської праці; напрямки підвищення ефективності системи управління.

РОЗДІЛ 1. Теоретичні основи організації діяльності працівників

апарату управління

1.1. Особливості  управлінської діяльності і категорій  управлінських працівників

Успішне подолання економічної кризи і розвиток економіки у вирішальній мірі залежить від кадрів. Поняття "управління персоналом" або кадрова політика, охоплює широкий діапазон діяльності: підбір, підготовка, оцінка і розстановка керівних кадрів, розробка системи заробітної плати (і мотивації в широкому розумінні), підвищення кваліфікації кадрів, здійснення соціально-побутових заходів (включаючи систему пенсійного забезпечення) та ін. Для успішного вирішення усіх цих задач насамперед потрібно чітко з'ясовувати особливості управлінської праці як об’єкта менеджменту.

Управлінська  праця - це особливий вид людської діяльності, в якій відображується реальна взаємодія об’єктивних і суб’єктивних факторів суспільної діяльності людей. Відоме теоретичне положення про первинність матеріального, об’єктивного і похідність суб’єктивного ні в якій мірі не зменшує ролі останнього, оскільки використання в управлінні економічних законів реалізується через свідому діяльність людей. Роль суб’єктивного в управлінні підприємствами виявляються при аналізі зв'язку результативних показників іх господарювання із забезпеченістю управлінськими кадрами, іх стабільністю і кваліфікацією тощо. Підкреслюючи важливість суб’єктивного фактора, не можна разом з тим фетишизувати, недооцінювати об’єктивні процеси, що відбуваються в суспільстві і в окремих трудових колективах. Для високоефективної організації процесу менеджменту потрібен аналіз об’єктивних факторів, які існують незалежно від свідомості, волі і бажання людей, а також певне врахування свідомих, творчих засад у діяльності, глибоке пізнання суті і взаємозв’язку об’єктивного і суб’єктивного в управлінні. Управлінська праця безпосередньо не створює певних споживчих вартостей, а

здійснює регульований вплив на процес виробництва і цим забезпечує необхідні умови для його розвитку. Продуктом діяльності управлінської праці і рішення, і управлінських працівників правомірно віднести до найбільш активної і частини трудового колективу, що бере участь у створенні матеріального продукту за рахунок впливу на матеріальні елементи виробництва і через інші колективи.

Тому ефективність цієї праці може визначатися виробничими результатами. Проте слід враховувати, що, на відміну від фізичної, цілі управлінської праці, засоби іх досягнення, а також результати і менш визначеними. Управлінська праця здійснюється в широкому діапазоні умов, не май прямих вимірників, і це ускладнює оцінку іі ефективності. При   оцінці   іі  якості не можна випускати з  виду ту обставину, що результати цієї праці у великій мірі опосередковується іі колективною діяльністю.

Сфера впливу на виробництво  управлінської праці значно ширша, ніж праця робітників, безпосередньо  зайнятих у сфері виробництва. Тому не випадково недоліки і упущення діяльності менеджерів більше позначаються на результатах виробництва, ніж  недоліки в роботі безпосередніх виконавців (машиністів, операторів та ін.). При недоліках у роботі апарату управління знижується індивідуальна продуктивність праці не тільки робітників, ай усього колективу. Тому раціональна організація праці у сфері менеджменту і важливою складовою частиною проблеми планомірного підвищення продуктивності всією суспільної праці.

Істотна особливість управлінської праці полягає в тому, що вона пов'язана з перетворенням інформації як специфічного предмета праці, тоді як діяльність працівників виробничих спеціальностей спрямована на численні предмети праці (сировина, пальне, запасні частини) і пов'язана з перетворенням предметів праці у продукти споживання. Управлінська праця характеризується іншими специфічними особливостями, зокрема складністю порівняння іі затрат з результатами, визначення розміру корисного ефекту, а також переважанням у більшості трудових процесів елементів розумової діяльності, перенесенням центра ваги на психічні процеси сприйняття, запам'ятовування і мислення.

Праця в сфері менеджменту потребує спеціалістів більш високої кваліфікації і характеризується більшою складністю. Ступінь складності управлінської праці залежить від характеру виконуваних функцій та ієрархічного рівня менеджменту, чисельності підлеглих, іх кваліфікації, рівня розвитку і складності виробництва, напруженості планових завдань, ресурсної забезпеченості тощо.

Потрібно раціонально  розподіляти управлінські роботи за складністю відповідно до кваліфікації виконавців, щоб одна людина не займалася  справою, яку може виконувати інший, менш кваліфікований працівник, що займає менш оплачувану посаду.

Управлінська праця  як різновид розумової праці характеризується слабкою фізичною енергоємністю і водночас високим рівнем використання енергії блоків пам'яті людини і психічною напруженістю. Тому слід більше уваги приділяти умовам, за яких відбувається процес управлінської праці, механізувати і автоматизувати іі процеси.

На відміну від фізичної, розумова праця часто триває і  в неробочий час, причому іноді поза волею людини відбувається пошук альтернатив розв'язання складних проблем і використовуються інші операції.     Матеріали спостережень показують, що протягом 1-2 год. службові обов'язки продовжують виконувати вдома 40 - 45% керівників підприємств і 30-35% спеціалістів сільського господарства.

Особливістю праці менеджерів і іі специфічно виражений творчий  характер, пов'язаний з постійним  пошуком і розв’язанням завдань, на які не завжди можна знайти відповіді, керуючись тільки досвідом.

До особливостей управлінської праці треба віднести опосередкування і дистанційність менеджменту об’єктами і процесами, необхідність одночасного

керівництва відношеннями людей до засобів виробництва, і, нарешті, управління засобами виробництва. Праці менеджерів властивий імовірний характер: важко встановити не тільки строки виконання ними конкретних завдань, а й результати праці. Праця в сфері менеджменту не піддається механізації і автоматизації у такій мірі, як праця безпосередньо зайнятих продуктивною працею.

Це одна з серйозних причин випереджаючого збільшення чисельності управлінських працівників, на яких припадає дедалі зростаюча частина праці у виробництві.

Управлінський персонал поділяється на керівників, спеціалістів та технічних службовців. Принципова відмінність керівників від спеціалістів полягає в юридичному праві прийняття рішень та наявності підлеглих.

Керівники - це працівники, які займають посади керівників підприємств та їхніх структурних підрозділів. До них належать директори ( генеральні директори ), начальники, завідувачі, керуючі, виконроби, майстри на підприємствах, у структурних підрозділах та одиницях ; головні спеціалісти (головний бухгалтер, головний інженер, головний механік тощо ), а також заступники перелічених керівників.

Спеціалістами вважаються працівники, які виконують спеціальні інженерно - технічні, економічні та інші роботи : інженери, економісти, бухгалтери, адміністратори, соціологи тощо.

До технічних службовців належать працівники, які здійснюють підготовку та оформлення документів, облік та контроль, господарське обслуговування ( тобто виконують суто технічну роботу ) :

• діловоди,
• обліковці,
• агенти,
• секретарі-друкарки,
• архіваріуси, креслярі
• стенографісти тощо.  

Кількісні, якісні і структурні перетворення в економіці країни зумовлюють диференціацію та інтеграцію окремих видів діяльності, підвищення ролі і збільшення обсягу робіт, пов'язаних з управлінням та обслуговуванням виробництва. Тому ефективність господарювання підприємств і об’єднань стаї функцією певного рівня організації апарату управління. Докорінне покращання забезпеченості народного господарства керівними кадрами вимагає суттєвих змін в методах підбору і оцінки кадрів.В управлінській діяльності, на відміну від відомого математичного правила, результат сумарних зусиль колективу залежить від того, як розставлені його члени. Тому кадрова політика, принципи, форми, методи й напрями роботи з управлінським персоналом завжди  були і залишаються в центрі уваги суспільства. Формально- номенклатурний підхід до формування відповідальних кадрів апарату управління слід повністю замінити науковими методами добору кадрів.

Це створить умови, за яких на керівні посади призначатимуться (обиратимуться) обдаровані, освічені і гідні люди, які поєднують відданість справі з великими організаторськими здібностями. Правильний підбір кадрів дає змогу здійснити принцип "кожна людина на певному місці і кожне місце - для певної людини". Людина забезпечує максимальну віддачу, якщо виконує посильну роботу, що відповідає іі нахилам, здібностям, рівню загальної і спеціальної підготовки. ігнорування цих вимог на практиці призводить до плинності керівних кадрів, і зниження економічних показників господарювання, зумовлене організаційними, економічними і психологічними причинами, внаслідок складності праці керівника і тривалого періоду "  входження " його в посаду. Керівникам потрібно від 3 до 5 років, щоб пройти професійну і соціально-психологічну адаптацію, перш ніж іх діяльність стане ефективною. Удосконалення роботи з керівними кадрами включає прогнозування і планування потреб у них, формування резерву на підготовку, розстановку і використання кадрів, забезпечення потрібної кваліфікації кадрів, використання ефективних методів вивчення і підбору кадрів, оцінки праці, особистих і ділових якостей, періодичну переатестацію працівників, що вимагаю встановити більш чітку відповідальність за підбір, ріст і просування кадрів, ввести в дію комп'ютеризовану інформаційну систему кадрового забезпечення.

Підкреслюючи доцільність підвищення стабільності кадрів керівників підприємств, не можна тлумачити проблему так, що, чим більше керівник працюватиме на тій же самій посаді, на тому ж самому підприємстві, тим ефективніше його праця. із збільшенням стажу роботи керівників спостерігаються і деякі негативні моменти в їхній діяльності: певна стереотипність мислення, тенденція до організаційного консерватизму, опір раціональним нововведенням; зниження творчої активності, пізнавальної ініціативи, схильність до конформності та ін.      Фактичний строк перебування керівника на посаді слід суворо індивідуалізувати, тому що тривалість його ефективної роботи детермінуіться багатьма змінними, що мають суб’єктивний і об’єктивний характер.

Третій елемент, головний для прийняття  більшості організаційних рішень, — це розподіл влади між людьми і виробничими одиницями всередині організації. Розподіл влади між людьми виходить від менеджера до його підлеглих. Розподіл влади від менеджера до підлеглого звичайно називається делегуванням. Влада також розподілена між виробничими одиницями чи відділами на різних рівнях всередині організації. Розподіл влади між організаційними рівнями часто називається децентралізацією. Сутність управління, його функції і специфіка визначаються, з одного боку, завданнями, які воно розв'язує, з іншого — змістом "простих" факторів процесу управлінської праці, тобто її предметами, засобами і самою працею.

 Управлінська праця — різновид розумової праці. Хоч вона безпосередньо і не виступає творцем матеріальних благ, але є невід'ємною частиною праці сукупного працівника, а отже, й продуктивною працею.

З формального погляду  управлінська праця — це те, що роблять  менеджери. Ще А. Файоль створив загальний образ керівник як плановика, організатора, координатора, контролера. Для розуміння природи управлінської праці важливе значення має відповідь на запитання: "Праця менеджера й управлінська праця — це одне й те саме чи ні?"

З'ясування цього питання  передбачає врахування таких фактів практичної діяльності менеджера.

По-перше, управлінська праця об'єднує елементи менеджменту з елементами спеціальності й професії. Керівники майже завжди в процесі виконання своїх безпосередніх обов'язків виконують також і не управлінські функції.

По-друге, суттєві елементи управлінської праці передбачають налагодження зв'язків, управління людською поведінкою та прийняття на себе відповідальності за успішне виконання роботи.

По-третє, природа управлінської праці досить мінлива за часом, періодами і непередбаченістю. Важко, а інколи навіть неможливо передбачити все різноманіття завдань в управлінській праці протягом заданого періоду. Значну частину свого щоденного робочого часу менеджери витрачають на розв'язання конфліктів і непередбачених проблем.

  Структура інформаційного забезпечення, яким користуються менеджери, постійно змінюється залежно від того, про яку інформацію йде мова і з ким вони мають справу. Керівники часто переконують інших і втягуються в конфлікти між співробітниками, внаслідок чого їм залишається мало часу для того, щоб присвятити себе конкретній фаховій діяльності, складанню систематичних планів. Чимало часу керівник витрачає на звіти або пояснення того, що він робить, аналіз великої кількості варіантів рішень, які було прийнято раніше.Так чи інакше, в теорії та практиці менеджменту існують різні уявлення про управлінську працю, і, звичайно, не всі вони правильні, що дає підстави науковцям говорити про міфи щодо праці керівника, зокрема, на думку А. Файоля, — це погляд на керівника як на обчислювальну машину, яка розмірковує (перший міф).Дослідженнями встановлено, що керівник рідко витрачає більше 9 хв на розв'язання будь якого завдання. При опитуванні 35 генеральних директорів з'ясувалося, що лише на 10 % їхніх дій знадобилося більше однієї години. Вивчення роботи майстрів засвідчує, що вони виконують більше 550 дій протягом 8-годинної зміни. Замість того, щоб бути акуратним плановиком, як це змалював Файоль, реальний менеджер перестрибує від однієї справи до іншої, прагнучи знайти відповіді на вимоги конкретної ситуації.

 Другий міф — це імідж керівника як людини, котра належним чином спланувала й делегувала завдання, після чого може сконцентрувати свою увагу на його виконанні, ефективно використовуючи більшу частину свого часу на розв'язання важливих проблем функціонування організації. Тут теж не діє класичний стереотип. Більшість менеджерів сприймають як особистий обов'язок участь у виконанні ритуальних та офіційних заходів, в обробці інформації тощо. Особливо вище керівництво вважає своїм обов'язком робити те, що від них вимагає їхнє становище, навіть якщо такі дії інколи й безглузді. Третій міф полягає в тому, що немовби керівники вимагають систематизованої та обробленої інформації. Насправді керівники надають перевагу вербальним джерелам інформації або інформації, котру можна отримати швидко, як правило, з телефонних розмов і на нарадах. Четвертий міф, на думку Г. Мінцберга, може виявитися найбільш загрозливим. Він полягає в тому, що менеджмент усе більше стає наукою і професією. Проте більша частина діяльності керівника залишається прихованою для зовнішнього погляду.

  Дуже часто інтуїція і твереза думка ближчі до менеджменту, ніж об'єктивні дані, вперті факти й точне наукове знання. Хоча сучасні менеджери достатньо компетентні за всіма загальновизнаними стандартами, але спосіб, яким вони діють, "принципово не відрізняється" від того, яким користувалися його колеги в минулому. Інформація, якої потребують вищі менеджери, різноманітна за змістом, але вони добувають її одним і тим же способом — з усного повідомлення. їхні рішення стосуються новітніх технологій, але процедури, якими вони користуються для прийняття їх, залишаються такими ж, як і в керівників XIX ст. Навіть найсучасніший комп'ютер не справляє, як виявилось, ніякого впливу на методи ухвалення рішень директорами підприємств.

  Основна мета управління як такого — створення необхідних умов (організаційних, технічних, соціальних, психологічних і т. ін.) для реалізації завдань організації, забезпечення послідовності між індивідуальними трудовими процесами, координація й узгодження спільної діяльності працівників заради досягнення конкретних запланованих результатів.

  Отже, управління — це насамперед робота з людьми, трудова діяльність яких є об'єктом управлінського впливу.

  Трудова діяльність людей у виробництві як предмет управлінської праці може опосередковано виступати у вигляді інформації в різних її формах.

  Інформація — специфічний предмет управлінської праці, тому праця має інформаційну природу. У ній поєднуються творчі, логічні й технічні операції, пов'язані з обробкою інформації, а обмін діяльністю між суб'єктом і об'єктом управління, між самими суб'єктами управління має інформаційний характер. Досягнення мети управління здійснюється шляхом вибору і реалізації сукупності управлінських впливів.

Управлінський вплив на колективи людей, на їхню трудову діяльність — це і є специфічний продукт управлінської праці. Основною формою такого впливу є управлінське рішення.

У процесі  управління його суб'єкти розв’язують  різноманітні проблеми — організаційного, економічного, технічного, соціально-психологічного, правового характеру. Це різноманіття також є важливою особливістю управлінської праці.

Управління — процес багатогранний, неоднозначний. Відповідно прийняття управлінських рішень на основі аналізу зовнішнього і внутрішнього середовища є процедурою, ефективність якої залежить від опанування складною і рухливою сукупністю чинників, що постійно створюють нестандартні ситуації.

Саме ці обставини  вимагають від людини, котра займається управлінською діяльністю, творчого підходу. Рішення, прийняті керівниками, залежать не тільки від їхніх знань і кваліфікації, а й від особистих рис, практичного досвіду, інтуїції, здорового глузду. Якщо при прийнятті управлінських рішень використовується весь цей арсенал, то мова може йти про мистецтво управління. Засобами управлінської праці є організаційна й обчислювальна техніка, а рівень і повнота її використання значною мірою визначають культуру й ефективність управління. Загалом параметри і процес управлінської праці системно подано на рис. З і 4.

   Збільшення масштабів промислового виробництва об'єктивно привело до відокремлення окремих видів управлінської праці в самостійні сфери трудової діяльності різних груп працівників управління. Спеціалізація в сфері управління сприяла підвищенню якості роботи апарату управління великих підприємств.

 Параметри управлінська  праці:

1. Мета – Створення умов для досягнення цілей організації, координація й узгодження спільної діяльності працівників організації.
2. Предмет – Люди, їхня трудова діяльність. Інформації Засоби організаційної та обчислювальної
3. Засоби –техніки ЕОМ Інформація як засіб зв’язку . Розумова праця, що поєднує творці, логічні та технічні операції. Опосередковано виробнича праця.
4. Характиристека – Робота з людьми. Інформаційна природа. Різноманітність завдань, що розв’язуються. Творчий характер.
5. Продукт – Управлінська взаємодія в формі управлінського рішення.

У теорії та практиці менеджменту  виділяють кілька видів поділу управлінської  праці.

Функціональний поділ  праці являє собою виділення  функцій, об'єктивно необхідних для ефективного управління виробництвом, виконання яких закріплюється за конкретними працівниками або підрозділами апарату управління. Ієрархічний поділ управлінської праці передбачає поділ  комплексів   робіт   з  реалізації функцій за  рівнями  ієрархії управління та закріплення їх за відповідними управлінськими працівниками і формування на цій основі повноважень останніх.

 Технологічний поділ передбачає диференціацію процесу управління на операції зі збору, передачі, збереження і перетворення інформації, виконувані визначеними категоріями працівників. Професійний поділ пов'язаний з розподілом управлінських працівників відповідно до їхньої професійної підготовки. Кваліфікаційний поділ передбачає розподіл робіт за функціями управління і закріплення їх за управлінськими працівниками відповідно до їхньої кваліфікації, стажу роботи й особистих. Посадовий поділ передбачає розподіл управлінських працівників у системі управління організацією відповідно до їхньої компетенції (компетенція — сукупність прав, обов'язків і відповідальності управлінського працівника за реалізацію конкретної функції управління). Головну роль серед різних видів поділу управлінської праці відіграє функціональний поділ, який історично зумовив появу інших. Існуючий поділ управлінської праці в організації є основою класифікації її управлінського персоналу. Міжнародна організація праці розглядає управлінський персонал як частину категорії працівників, до якої, крім менеджерів, входять й інші фахівці-професіонали. Підставою для цього вважається тісний зв'язок у роботі менеджерів і фахівців. Вони залежать один від одного і спільно забезпечують запланований розвиток організації.