Содержание

Введение 3

1. Классификация и критерии выбора средств организационной техники. 5

2. Классификационные группы и подгруппы средств организационной техники 7

Заключение 15

Список  использованной литературы 18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     В условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может  обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная  и удобная оргтехника – одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

     Офисная организационная техника - технические  средства, применяемые для механизации  и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

     Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных  вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой  информации, и к другим отрицательным  последствиям.

     Хотя  идея безбумажного делопроизводства родилась уже много лет назад и захватила  умы многих специалистов, деловой  мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. В связи  с этим актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

     Ни  у кого не вызывает сомнений, что  обстановка, в которой проходит рабочий  день, оказывает непосредственное влияние  на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи  считают, что для максимально  успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте  деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому  от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично  оформлена приемная, в немалой  степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.

     Средства  оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости  от типа технических средств) практически  всю работу персонала с документами  в офисе.

     Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более  сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

     Исключительно прогрессивное развитие средств  информационных технологий, в том  числе и средств оргтехники, позволяет  внедрять в практику работы офиса  элементы «безбумажной» технологии. При этом информационный обмен будет  осуществляться с помощью электронных  коммуникационных средств, хранение, поиск  и обработка информации - с помощью средств вычислительной техники, копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяющего, кроме процедур копирования и тиражирования, выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т. д.

     К средствам оргтехники относится  достаточно большой перечень технических  средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации. 
 

1. Классификация и критерии выбора средств организационной  техники

     Средства  оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение  не соответствует действительному  положению вещей, поскольку практически  большая часть средств изменила свои габариты, технические характеристики и прочее, появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации  к таким средствам можно отнести: персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику  индивидуального использования, средства коммуникационной техники, средства составления  и изготовления текстовых и табличных  документов и т. д. Поэтому принято  считать, что малая оргтехника - это вся «канцелярская мелочь» (карандаши, ручки, степлеры, клей и прочее), которая применяется персоналом офиса (и, естественно, секретарем) для своего повседневного труда.

     Персонал  офиса должен иметь представление  о практической применимости оргтехники, знать ее основные функциональные возможности  и с учетом этого оптимально организовывать рабочий процесс.

     Однако  многообразие средств оргтехники, представленной на российском рынке, создает определенные проблемы в плане выбора соответствующих  устройств для применения их в  повседневной деятельности.

     Во-первых, в силу целого ряда причин персонал офиса часто не имеет соответствующей  подготовки, во-вторых, он не всегда представляет, какая техника того или иного  назначения предлагается на рынке оргтехники, в-третьих, необходимо знать критерии выбора того или иного устройства, той или иной модели, в-четвертых, знать, как и где искать соответствующую информацию. Для того чтобы облегчить, упорядочить процедуры поиска и выбора конкретной модели технических средств, необходимо вначале выполнить некоторые предварительные работы, в частности провести классификацию существующих средств оргтехники, а затем определить общие критерии ее выбора, а потом и частные для каждой конкретной модели.

     Многообразие  средств организационной техники  предполагает ее определенную классификацию  в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация  ни функциональному признаку, которая  однозначно связывает процедуры  технологического процесса обработки  документов в офисе техническими характеристиками и возможностями  средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков.

     В настоящее время состав функциональных групп средств оргтехники претерпел  существенные изменения, что связано  с проникновением на российский рынок  ведущих фирм - производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, средства и системы подготовки и проведения презентаций в офисе, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов, но в то же время уделяется внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

     Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и передачи документов к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах  организационной техники, требует  иного подхода к ее классификации. Это связано с тем, что существовавший перечень технических средств в  настоящее время подвергся изменениям как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

     Рассмотрим  классификацию средств оргтехники, применяемой при создании и обработке  документов в офисе.

2 Классификационные  группы и подгруппы  средств организационной  техники

     1.0. Средства подготовки текстовых  и табличных документов:

     Ручные  пишущие средства.

     Пишущие машины.

     Диктофонная техника.

     Печатающие  устройства для персональных компьютеров.

     2.0. Средства копирования документов:

     Средства  электрофотографического копирования.

     Средства  ризографии.

     3.0. Средства микрографии.

     4.0. Средства обработки и хранения  документов в офисе:

     Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные  машины (фольдеры).

     Конвертовскрывающие машины.

     Машины  для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы).

     Адресовальные, штемпелевальные и франкировальные  машины (франкингмашины).

     Машины  для уничтожения документов (шредеры).

     Первичные и вторичные средства хранения документов.

     Картотечное оборудование.

     5.0. Средства коммуникационной техники:

     5.1. Средства и системы телефонной  связи.

     5.2. IР-телефония.

     5.3. Электронная почта.

     5.3. Пневматическая почта. 

     6.0. Офисная мебель и оборудование.

     Охарактеризуем  основные группы средств организационной  техники, причем более подробно будут  рассмотрены те технические средства, которые наиболее часто и эффективно используются или могут быть использованы на конкретных рабочих местах.

     Рынок средств организационной техники  весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудноразрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить  и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса  необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

     — объем документооборота;

     — временные характеристики документопотоков;

     — средняя информационная емкость  документов;

     — количество форм документов, изготовленных  на типографски напечатанных бланках;

     — тип изображения, содержащегося  в документе (полутоновое, штриховое, комбинированное, цветное, монохромное);

     — объем документов, передаваемый и  принимаемый по техническим каналам  связи (дифференцированно по каждому  типу устройств связи);

     — первичный объем копируемых документов (с использованием и без использования  масштабирования);

     — вторичный объем копируемых документов (с использованием и без использования  масштабирования);

     — вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

     — имеющаяся в наличии в офисе  организационная и вычислительная техника;

     — способ организации эксплуатации технических  средств, в том числе оргтехники (централизованный, децентрализованный, смешанный);

     — наличие в офисе специально приспособленных  помещений для размещения и эксплуатации техники, отвечающих требованиям соответствующих  нормативно-методических документов;

     — фирма - производитель данной техники и страна сборки;

     — наличие фирменного сервиса в  регионе, городе;

     — технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

     — наличие инструкции по эксплуатации на русском языке;

     — соответствие соединительных электрических  кабелей параметрам и соединительным разъемам электросети;

     — стоимость оборудования;

     — стоимость расходных материалов и ЗИП, частота их замены;

     — стоимость эксплуатации, обслуживания и т. п.;

     — эргономические характеристики оборудования и устройств, в том числе безопасность работы на устройствах;

     — квалификация обслуживающего персонала  и пользователей;

     — наличие сертификата Ростеста;

     — срок службы оборудования.

     По  определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

     Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить  на следующие этапы:

     — экспедиционная обработка и регистрация  входящих документов;

     — предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;

     — исполнение документов и вторичное  копирование;

     — передача документов на архивное хранение;

     — экспедиционная обработка исполненных  и отправляемых документов (в том  числе по техническим каналам  связи).

     Немаловажным  критерием является выбор формы  эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор  формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических  средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа  и форм обслуживания оргтехники.

     Иногда  определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор  фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем  конкретного устройства.

     Особое  внимание следует уделять расчету  потребного количества расходных материалов. Это связано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в  картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 25% наполненности  текстом листа формата А4, а  расход цветных чернил - из расчета 6% каждого оттенка на листе. При  покупке техники необходимо обратить внимание на Количество дозаправок, которое  выдерживает картридж устройства.

     Пример  классификации и выбора конкретной модели определенного вида оргтехники

     Рассмотрим  подробнее классификацию аппаратов  электрофотографического копирования  и критерии выбора конкретной модели, поскольку данные устройства наиболее популярны среди пользователей.

     Основными характеристиками копировальных аппаратов  являются следующие:

     — скорость копирования;

     — производительность;

     — рекомендуемый объем копирования;

     — формат оригинала и копии.

     Классификацию копировальных аппаратов можно  произвести по следующим параметрам:

     — по габаритам: портативные, настольные, офисные;

     — по принципам сканирования: аналоговые (более старые модели всех фирм) и  цифровые (более новые модели фирм CANON, RICOH, SHARP, MINOLTA, MITA, TOSHIBA);

     — по цветности: одноцветные и цветные;

     — стандартные (для бумаги А4, A3) и специальные (для издательских комплексов), широкоформатные (для изготовления чертежей);

     — по скорости копирования: до 6 копий/мин, до 20 копий/мин, до 40 копий/мин, более 40 копий/мин;

     — по объему копирования (в день, месяц, год).

     При покупке нового копировального аппарата пользователь должен обратить внимание:

     — на стоимость копировального аппарата, стоимость и наличие на рынке  расходных материалов, запасных блоков, узлов, деталей, компонентов;

     — гарантийный срок работы копировального аппарата;

     — производительность;

     — трудоемкость обслуживания, ремонтопригодность;

     — наличие технической документации;

     — подбор копировальных аппаратов  одной фирмы-производителя (при покупке  нескольких копиров);

     — получение информации о надежности работы копировальных аппаратов  из данных сервис-центров.

     Наиболее  популярные модели копировальных аппаратов  в России следующие:

     1. Портативные копировальные аппараты (portable copiers): формат А4, скорость копирования  - до 6 копий/мин, объем копирования -- до 500 копий в месяц. Они предназначены в основном для индивидуального пользования, имеют минимум сервисных возможностей и используют бумажные носители формата А4.

     2. Низкоскоростные офисные настольные  копировальные аппараты (low-volume copiers): формат А4 (A3), скорость копирования- 10-20 копий/мин, объем копирования - до 1500-3000 копий в месяц. Этот класс аппаратов является самым многочисленным. Они предназначены для небольших офисов. По своим возможностям они значительно превосходят копировальные аппараты в малогабаритном исполнении и уже обеспечивают масштабирование изображения; у аппаратов значительно увеличена производительность, предусмотрена возможность работы с бумажными носителями формата как А4, так и A3. Также на пользовательскую панель этих копировальных аппаратов выведена расширенная индикация о возникновении конфликтных ситуаций.

     3. Офисные копировальные аппараты  среднего класса (middle-volume copiers): формат A3, скорость копирования - 15--40 копий/мин формата А4 или 10-20 копий/мин формата A3, рекомендуемый объем копирования - до 1500 копий в месяц. Этот класс аппаратов предназначен для средних учреждений. В данных копировальных аппаратах предусмотрены следующие дополнительные возможности: подачи бумаги (формата от А5 до A3) с двух и более лотков; автоматического двухстороннего копирования; возможность установки механизма сортировки и сшивания копий: по отношению к предыдущим классам значительно увеличен их ресурс. Стоимость копии также значительно ниже. Расширен набор специальных пользовательских и сервисных функций.

     4. Копировальные аппараты для больших  офисов и бизнесцентров (high-volume copiers): формат до А2, скорость копирования  - 40-85 копий/мин формата А4, черно-белое копирование с возможностью выделения цветом, объем копирования - 1500- 30000 копий в месяц. Эти копировальные аппараты дополнительно способны производить копирование цветного изображения, осуществлять печать оригиналов большого формата, получать отпечатки с фотопленок, осуществлять печать с предварительно записанных заданий копирования на специальных карточках и др.

     В середине 2000-х гг. в России появилось новое поколение цифровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспечивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффективностью копировальных аппаратов или необходимостью использования дополнительных предоставляемых возможностей.

     В последнее время практически  все ведущие фирмы - производители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппаратов, использующих при нанесении изображения на светочувствительный барабан не световой, а лазерный луч. При этом резко расширяются их возможности. Они могут выполнять в зависимости от комплектации функции копира, лазерного принтера, сканера и факса. При наличии сетевой карты такие машины могут быть включены в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Копировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.

     О цветных копировальных аппаратах. По сути это цифровые аппараты. Разница между изготовлением черно-белой и цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветной фотографии. Отсюда можно сделать вывод о сложности устройства таких копиров. Соответственно выше и цена. Цветные копировальные аппараты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабанов низок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельно поставляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобретает свойства, присущие любому цифровому аппарату.

     На  рынке средств копирования в  России представлены изделия таких фирм, как CANON, RICOH, SHARP, XEROX и др. Выбор достаточно широк, хотя рынок копировальной техники в России нельзя считать насыщенным: из-за высокой стоимости спрос на копировальные аппараты пока еще невелик. Поэтому, прежде чем вложить деньги в дорогостоящую технику, следует четко оценить потребности офиса. Наряду с оценкой объемов копирования необходимо решить задачу: кто, где и как будет осуществлять сервисное обслуживание вашего аппарата.

     Заключение

     Современный офис — это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые  требуются вам и сотрудникам  предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями  целесообразности ее использования  для максимальной эффективности  работы. В зависимости от специфики  работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные  комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так  и, в целом, по всему офису.

     К основным техническим устройствам  типового персонального компьютера относятся системный блок и его  внутреннее устройство, монитор и  его разновидности, клавиатура, графический  указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной  конфигурацией персонального компьютера. Это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и  масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних  дисководов, модемов и др. Их присутствие  не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько  более комфортной.

     Программное обеспечение — наряду с аппаратными  средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения  определённого круга задач и  хранящиеся на машинных носителях. Программное  обеспечение представляет собой  либо данные для использования в  других программах, либо алгоритм, реализованный  в виде последовательности инструкций для процессора.

     Основным  устройством ввода текстовой  и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно  с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической  информации.

     К печатному оборудованию можно относятся  принтеры различного вида. Копировальный  аппарат — устройство, предназначенное  для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных  материалах. К устройствам вывода графической информации относятся  плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального  компьютера на бумажный или иной вид  носителя большого размера. Они предназначены  для вывода различных схем, сложных  технических и архитектурных  чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

     К средствам обработки документов относятся: машины для переплетно-брошюровочных  работ, машины для оформительских работ, машины для защиты документов от небрежного хранения, бумагорезательное оборудование.

     В последнее время модемы становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер  превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем  позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые  могут быть удалены от вас на многие тысячи километров.

     Телефонная  сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы  микро-офисной и мини-офисной  АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.