Анализ предприятия на примере ООО «Урал-Фауна»

16

УРАЛЬСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ИНСТИТУТ

факультет мЕНЕДЖМЕНТА

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По теме: Анализ предприятия на примере ООО «Урал-Фауна»

по дисциплине «Теория организации»

Выполнила:

Группа:

Проверил:

Екатеринбург, 2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Раздел 1. Общая характеристика организации как объекта управления….…..4   

Раздел 2. История организации…………………………………………………..6

Раздел 3. Документационное обеспечение управления организацией…….…..6   

Раздел 4. Основные показатели развития организации……………………....…7

Раздел 5. Анализ состояния внутренних преимуществ организации………….7

5.1 Миссии и цели организации……………………………….…7

5.2 Организационно-правовые формы…………………………...8

5.3Структура организации              ……………………………………….9

5.4 Ресурсы организацию………………………………………..13             

5.5.Организационная культура…………………………….……14   

Раздел 6. Анализ влияния внешней среды………………………………...……15 

Раздел 7. Выводы и результаты анализа организации…………………………16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 ПРИЛОЖЕНИЕ
 
 
 

Введение

Объектом исследования выступает предприятие, занимающееся продажей мебели ООО «Урал Фауна» тогда как предметом исследования является анализ деятельности данного предприятия.

Целью контрольной работы является применение теоретических положений курса «теория организации» к анализу ООО «Урал Фауна».

Исходя из поставленной цели, можно определить следующие задачи, которые необходимо решить по ходу работы:

1. сбор и анализ информации об особенностях и состоянии ООО «Урал Фауна»;
2. проанализировать проблемы функционирования и развития предприятия;
3. сформировать рекомендации по развитию ООО «Урал Фауна».

В ходе изучения предприятия были применены следующие методы исследования:

1. теоретический анализ литературных источников по теории организации;
2. анализ документов;
3. сопоставление цифровых данных.

Практическая значимость исследования заключается в возможности применения результатов в деятельности объекта исследования .

Раздел 1. Общая характеристика организации как объекта управления.

ООО «Урал Фауна» – это розничное торговое предприятие, занимающееся продажей мебели. Закупка мебели осуществляется у нескольких поставщиков – в основном у поставщиков, с которыми налажены договорные отношения. Учредитель один. В соответствии с учредительными документами учредитель возложил на себя полномочия директора.

Полное фирменное наименование общества:

Общество с ограниченной ответственностью «Урал Фауна»

Организационно правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью.

Сокращенное фирменное наименование: ООО «Урал Фауна»

Место нахождения общества и почтовый адрес: 620137, г. Екатеринбург, ул. Красных партизан д.1, офис 1.

Дата создания организации 13 июля 2000 г.

Жизненный цикл организации на стадии упадка.

Материально-техническая база предприятия: Предприятие имеет в собственности комплекс помещений общей площадью 339 м2. Из них: 167 м2 торговый зал, 84 м2 склад, 68 м2 офисные помещения, 20 м2 подсобные помещения. Помещение по рыночной стоимости оценивается примерно в 10,5 млн. руб.

Мебель закупается в разобранном виде. В таком же виде она хранится на складе. В торговом зале выставлены образцы мебели в собранном состоянии (часть моделей покупатель может увидеть только в каталоге).

Транспортировка производится двумя «Газелями», на каждой «Газели» работают 2 водителя-экспедитора и 4 грузчика-сборщика.

ООО «Урал Фауна» осуществляет свою деятельность на основании Устава, в котором закреплены цели, задачи, принципы деятельности, направления деятельности предприятия, законодательные основы функционирования общества с ограниченной ответственностью.

Сфера деятельности – оптовая и розничная торговля мебелью.

Основной вид деятельности – сфера услуг: индивидуальный подбор, продажа из наличия и под заказ, доставка, сборка и сервисное обслуживание мебели.

Ассортимент: спальные гарнитуры, мягкая мебель, детские комнаты, кухни, столы, стулья, корпусная мебель, офисная мебель, бытовая техника. Услуги по доставке и сборке мебели, дизайн.

Количество структурных подразделений: 6 отделов.

Среднесписочная численность персонала 17 человек.

Показатели финансовой деятельности за 2005 - 2009 г.г.

Раздел 2. История организации.

13 июля 2000 года Костоусова Жанна Александровна приняла решение о заключении настоящего договора и утверждении устава общества с ограниченной ответственностью «Урал Фауна».

За последние 5 лет количество конкурентов значительно увеличилось. Среди основных конкурентов, которые пересекаются с мебельным салоном по ассортименту, можно выделить недавно открывшийся мебельный центр «Гулливер», а также давно существующие «Столы и стулья» и «Атта». В настоящее время появилось еще несколько. Поскольку число мебельных магазинов с похожим ассортиментом быстро возрастает, предприятие теряет часть клиентов.

В настоящее время прибыль предприятия постепенно уменьшается, требуется разработать стратегию конкурентоспособности.

Раздел 3. Документационное обеспечение управления организацией.

На ООО «Урал Фауна» отлично налажена деятельность обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, что является важным аспектом работы данного предприятия. На предприятии  создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, расчет с персоналом, материально-техническое обеспечение, и т.п. Эти документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация касающаяся предприятия. Главным действующим документом является Устав предприятия.

Документами занимается Отдел бухгалтерии. В него входит Главный бухгалтер и бухгалтер. Они работают опираясь на свои должностные обязанности. Бухгалтерия во главе с главным бухгалтером осуществляет все расчеты с поставщиками сырья. Ведет учет по товарообороту, прибыли, издержкам, рассчитывает заработную плату, а главное - составляет бухгалтерские отчеты.

Раздел 4. Основные показатели развития организации.

Основные клиенты салона это предприятия и жители города Екатеринбурга, реже – жители Верхней Пышмы и Садового.

К нам обращаются, если:

- нужно индивидуально подобрать мебель;

- прежние клиенты, оставшиеся довольными предыдущей работой с салоном, имеющие дисконтные скидки;

- знакомые и соседи клиентов, оставшихся довольными работой;

- услуги по доставке, сборке мебели;

- замена брака, гарантия.

Раздел 5. Анализ состояния внутренних переменных организации

5.1 Миссии и цели организации

Цель должна быть достижимой, чтобы служить повышению эффективности организации. Установление цели, которая превышает возможности организации либо из-за недостаточности ресурсов, или из-за внешних факторов, может привести к катастрофическим последствиям. Если цели недостижимы, стремление работников к успеху будет блокировано и их мотивация ослабнет. Поскольку в повседневной жизни принято связывать вознаграждение и повышение по службе с достижением целей, недостижимые цели могут сделать средства, используемые в организации для мотивации сотрудников, менее эффективными.

Цели предприятия ООО «Урал Фауна»:

        Получение прибыли. Увеличение объема продаж;

        Развитие и удержание стабильной позиции на мебельном рынке города;

        Расширение рынка сбыта;

        Высокое качество услуг.

Миссия предприятия ООО «Урал Фауна»:

        Увеличение объема продаж и, соответственно прибыли;

        Насыщение рынка Екатеринбурга качественной красивой и удобной мебелью;

        Расширение ассортимента;

        Завоевание новых и сохранение прежних клиентов в условиях растущей конкуренции;

        Улучшение качества обслуживания;

        Повышение мотивации работников предприятия с целью сохранения коллектива.   

Задачи:

1.        увеличение потока клиентов

2.        расширение организации.

3.        повышение уровня конкурентоспособности

4.        обучение, повышение квалификации персонала

5.        уменьшение текучести квалифицированных кадров

6.        создание новых салонов в других районах города

5.2. Организационно- правовые формы

Предприятие ООО «Урал Фауна» представляет собой общество с ограниченной ответственностью, ведет свою деятельность на основании Гражданского кодекса РФ, принятого Государственной думой 21.10.94 и одобренного Советом Федерации. Общество является юридическим лицом и действует на основе Устава и Учредительного договора, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс.

Уставный капитал ООО «Урал Фауна» определяет минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов и составляет 15000 тыс. рублей.

Учредитель один. Он самостоятельно решает вопросы деятельности предприятия, действует от его имени, имеет право подписывать официальные документы и распоряжаться имуществом предприятия, осуществляет прием и увольнение работников. Директор имеет материальную и административную ответственность за достоверность данных статистического и бухгалтерского учетов.

5.3 Структура организации

В соответствии со штатным расписанием в фирме работают 17 человек: директор, 2 бухгалтера (в т.ч. главный бухгалтер), 2 водителя-экспедитора, 4 грузчика-сборщика, 6 продавцов-консультантов, менеджер по закупкам, уборщица.

Большинство сотрудников фирмы имеет высшее образование - 66%; по половому составу мужчины составляют 46%, женщины - 54%; по возрасту:

- 33% относится к группе 40-50 лет, в эту группу входит руководитель, бухгалтер, водители (2 чел.);

- 67% попадает в возрастную категорию от 20 до 30 лет. Это продавцы-консультанты, сборщики.

Следует отметить, что образование, соответствующее профилю работы имеет только бухгалтер.

Функции и обязанности сотрудников:

Директор - руководит деятельностью предприятия, осуществляет стратегическое лидерство, ставит долгосрочные цели, организует работу фирмы в целом, распоряжается финансами.

Бухгалтер - обеспечивает ведение учета и отчетности на основе прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля. Сдачу отчетности в налоговую инспекцию.

Директор салона - несет ответственность за работу салона в целом, в том числе:

   за работу продавцов-консультантов,

   за соответствие продажных цен прайс-листам,

   за наличие ценников, сертификатов,

   за подбор товарного ассортимента,

   за соблюдение кассовой дисциплины,

   за составление и сдачу товарного отчета со всей прилагающейся документацией,

   за оформление информационных стендов для покупателей,

   за урегулирование вопросов торговли с проверяющими организациями (госторгинспекцией, СЭС, ЦСМ и т.д.).

Менеджер по закупкам:

   ведет работу с поставщиками,

   обеспечивает выполнение заказов в срок,

   занимается поиском новых поставщиков,

   решает вопросы замены брака.

Продавцы-консультанты обязаны:

             доносить до клиента достоверную информацию,

             помогать клиенту в выборе мебели,

             оформлять заказы и передавать их менеджеру,

             договариваться о порядке и условиях выдачи мебели,

             оформлять кассовую и отчетную документацию.

Грузчики-сборщики выполняют погрузочно-разгрузочные работы, проверку качества мебели, осуществляют доставку и сборку, а также сервисное обслуживание мебели.

Водители-экспедиторы выполняют транспортировку мебели, отвечают за ее сохранность во время перевозки, поддерживают техническую исправность транспорта.

Следует сказать, что закрепленной документально структуры управления не существует. Ее можно представить на основании анализа должностных инструкций и фактических внутриорганизационных связей. Т.к. предприятие небольшое, то его организационная структура совпадает со структурой управления.

Организационно-управленческая структура предприятия ООО «Урал Фауна» линейная (схема 1).

Современная структура управления ООО «Урал Фауна»

Во главе находится директор фирмы, он же является и ее учредителем. Ему непосредственно подчиняется бухгалтер, менеджер по закупкам, директор салона, а также секретарь, водители-экспедиторы.

В подчинении директора салона находятся продавцы-консультанты и сборщики мебели.

Для небольшой организации линейная схема управления вполне оправдана.

Мебельный салон «Урал Фауна» торговое предприятие и, следовательно, основная прибыль завит от грамотной работы продавцов-консультантов. Как уже отмечалось ранее, они не имеют образования по профилю работы, поэтому для улучшения работы салона нужно:

1) повысить квалификацию продавцов-консультантов;

2) пересмотреть систему оплаты труда;

3) повысить мотивацию.

Как правило, обучение новых работников проводится теми, кто уже работает, таким образом, передаются не только нужные знания, но и ошибочные, которые нужно искоренять, при этом знаний передается явно недостаточно. Поэтому целесообразным проводить обучение и повышение квалификации сотрудников не только внутри организации, но и в специальных обучающих центрах.

Обучение должно проводиться на этапе стажировки и, если она успешно пройдена, в процессе работы.

Обучение должно включать:

1) Навыки продаж

- техники продаж

- навыки поддержания отношений с клиентами

- навыки качественного обслуживания

- навыки поиска, развития и удержания клиента

2) Знание бизнеса

- знание продукции, конкурентов

- знание потребностей клиентов

- знание клиентской базы и эффективных методов работы с ней

3) Отношения к продажам

- лояльность к бизнесу и менеджменту компании, принятие целей, взятие обязательств и следование им

- осознание связи уровня личных продаж с личными целями: материальным благополучием, карьерой и т.д.

- вера в качество и нужность предлагаемого товара

Эффективность управления деятельностью зависит оттого, насколько грамотно сформирована организационная структура управления и насколько она соответствует цели деятельности организации.

Организационная структура предприятия построена так, что у каждого начальника есть свои обязанности и задачи в сфере производства. Во главе производства стоит Генеральный директор предприятия, у которого есть свои заместители, которые не посредственно подчиняются его указаниям. Одним словом многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю в данном случаи генеральному директору.

Данная структура является линейной ее преимущества (линейная структура) управления:

        четкая система взаимных связей функций и подразделений;

        четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

        ясно выраженная ответственность;

        быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих руководителей.

        согласованность действий исполнителей;

        оперативность в принятии решений;

Недостатки организационной структуры предприятия:

      Отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;

      Тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

      Большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение и другие.

Все подразделения  на предприятии связанны в единое целое, то есть взаимодействуют друг с другом для достижении конкретных целей и задач. У каждого подразделения (цех, отдел) есть свои права, и обязанности которые прописаны в положении об отделе или цехе определенного звена в структуре организации.

5.4 Ресурсы организации

Сейчас по объемам продаж лидирует мягкая мебель, за ней следуют кухни и корпусная мебель. Сегмент мягкой мебели достаточно насыщен и ее продажи замедлились, т.к. именно на рынке мягкой мебели работает достаточно много мелких производителей.

На рынке Екатеринбурга мебели доля импортной продукции составляет 27%, отечественной же 73%. Потому предприятию ООО «Урал Фауна» придется конкурировать только с российскими производителями.

ООО «Урал Фауна» имеет очень большой выбор мягкой мебели.

Преимущества ООО «Урал Фауна»:

- индивидуальный подбор мебели, особый подход к каждому клиенту;

- давно находится в мебельном бизнесе, зарекомендовала себя как надежное, качественное и безопасное предприятие;

- длительная гарантия;

- интересная цветовая гамма мебели;

- высокая устойчивость к разрушающим мебель процессам;

- невысокие цены на мебель ООО «Урал Фауна».

5.5  Корпоративная культура организации

Корпоративная культура - это некое собрание неких правил, норм, которые соблюдаются сотрудниками определенной компании, эти правила определяются, прежде всего, исходя из стратегии фирмы, её "миссии". Корпоративная культура включает в себя определенные ценности, социальные нормы, которые по умолчанию должны соблюдать все сотрудники компании. Во многих фирмах существует устав, включающий в себя в том числе и нормы корпоративной культуры, который подписывается новыми сотрудниками фирмы. Корпоративная культура выражается в элементах корпоративной кульуры, то есть в системе коммуникации между сотрудниками, системе лидерства (то есть, например, стадии, наличие "социальных лифтов", "наставничества" и т.д.), определенной символике (это может быть элементы фирменного стиля на одежде, определенные ритуалы, даже лозунги) и, наконец, общая роль индивида в компании (то есть либо он "винтик", либо важная составляющая часть огромного механизма, причем незаменимая часть).

ООО «Урал Фауна» опирается на устав предприятия.

1) деятельность ООО «Урал Фауна» четко и детально организована;

2) система заработной платы не вызывает нареканий работников;

3) в организации налажена система коммуникаций;

Внешний вид у продавцов-консультантов, грузчиков, уборщицы это форма, а у работников отдела это чистая ухоженная внешность.

Рабочий день работников отдела с ПН-ПТ с 9 до 18, час выделяется на обед.

Рабочий день продавцов-консультантов 2 через 2, с 10 до 19. В СБ,ВС – с 11 до 18. В день работает по 3 консультанта.

Раздел 6. Анализ влияния внешней среды

Профиль покупателя:

1) Жители г. Екатеринбурга, реже ближайших не очень крупных городов.

2) Возраст от 20 до 60, большинство с высшим образованием, со средним и выше среднего достатком.

3) Продукцией пользуются сами дома и на работе, ценят комфорт, дизайн, качество мебели. Мебель легко вписывается в интерьер.

Сильные стороны:             

1.Выполнение заказов в срок.

2. Широкий ассортимент.

3. Выплата налогов.

4.Стабильность цен.

5. Положительный имидж салона

6. Клиенты доверяют предприятию, существующему давно на рынке.

Слабые стороны:

1.   Недостаточное исследование рынков и конкурентов.

2.   Задержки информационного обеспечения.

3.   Требует совершенствования профессиональный уровень продавцов

Раздел 7. Выводы и результаты анализа организации

Таким образом, в результате проведенных нами стратегических анализов были выявлены положительные и отрицательные моменты, являющиеся ключевыми для определения дальнейшего развития предприятия:

1)       стратегия предприятия должна базироваться в первую очередь на его достижениях и сильных сторонах предприятия, составляющих основу его потенциала. Среди них ключевыми являются: широкий ассортимент, большой опыт работы салона (14 лет на рынке), стабильность бизнеса, выполнение заказов в срок;

2)       в настоящий момент перспективному развитию салона могут существенно помешать факторы, которые в силу как объективных, так и субъективных причин оказались развиты в недостаточной степени. Среди них наибольшее значение приобретают: исследование рынков и конкурентов (которые уже давно надо было внедрять в деятельность предприятия).

В состав мероприятий повышения работоспособности организации, увеличение клиентов стоит выбрать варианты:

     Создать специальный сервис в виде программы трехмерного моделирования жилого пространства, облегчающей формирование заказа клиента.

     Сформировать систему скидок или систему накопительных карт, можно при покупке дарить подарки в виде каких-либо дополнительных принадлежностей для мебели (постельное белье, средства по уходу за мебелью).

     Создать сайт, где клиент мог бы оценить новые поступления мебели.

     Провести мероприятия по рекламе (присылать информацию об акции в салоне на телефон постоянных покупателей, использовать городские рекламные щиты, раздача листовок, поместить объявления в бегущей строке);

     Обучить персонал дизайну и компьютерной графике;