Англоязычные страны: структура формуляра и состав делового письма

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ 

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ 

ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ 
 

Кафедра ТОК 

РЕФЕРАТ 

На  тему: «Англоязычные  страны: структура  формуляра и состав делового письма» 
 
 
 
 
 

        Выполнила: студентка Хуснутдинова  Л.Ф.

                Группы ЗДВУ-1-08

                                                           Проверил: фон   Эссен Н. А. 
 
 
 
 

Казань-2011 

Содержание: 

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Из истории русского делового письма. ……………………………….4

1.1. Петровские преобразования государственного аппарата России. …….…4

1.2. Делопроизводство в советский период. …………………………………....8

Глава 2 Классификация деловой корреспонденции…………………………...10

Глава 3. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах. …….…………….……………………………………………………....13

3.1. Структура формуляра и состав реквизитов делового письма. ……...…...13

3.2. Требования к оформлению реквизитов. ………………………...………...14

3.3. Требования к оформлению конвертов……………………………………..21

4. Заключение …………………………………………………………………....22

Список  литературы………………………………………………………………24 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

     Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое  письмо; во множественном числе - деловая  корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте. Как и во всем деловом мире, в России предприятие или учреждение оценивается партнерами подчас по качеству отправления ими корреспонденции. Формуляр документа, размещение реквизитов, тексты должны быть удобными для прочтения, ясными и понятными по смыслу. Для облегчения подготовки деловой корреспонденции можно использовать пособия, содержащие практические рекомендации по оформлению писем, размещению реквизитов, изложению текста с приведением для конкретных случаев готовых формул вежливости, речевых конструкций и т. д. В данной работе мы попытаемся по возможности привести основные практические рекомендации для русской и англоязычной деловой корреспонденции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Из истории русского делового письма. 

1.1. Петровские преобразования  государственного  аппарата России. 

     Русская официально – деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официалъно – деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

     Первые  письменные документы, дошедшие до наших  дней, свидетельствуют о том, что  уже в Х веке в Древнерусском  государстве практиковалось составление  официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.). 

      Накопление  опыта официально – делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных  наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники».  В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов.  Отдельные нормы  работы с документами находили закрепление в законодательстве.  Таким  образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

     Существенной  вехой в развитии русского официально – делового письма стало приказное  делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами)  XV – XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально – деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

     Как правило,  документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указанные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Кудентовичу Черкасскому…”; “… князю Ивану Алексеевичу с товарищами…”. Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…»; « Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указанной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. « Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

     Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

     На  смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярий.

     В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально – деловая письменная речь пополнилась значительным количеством  новых слов терминов  иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально – деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится название документа. Кроме реквизитов текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, различив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течении всего XIX века, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

     В начале XIX века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления – министерская, просуществовавшая до начала XX века Ее главная особенность – единоначалие, придавала системе управления гибкость оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения.

     XIX век отмечен появлением обширной  делопроизводственной литературы, в частности, письмовников –  сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально – делового письма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических… правил будет, может быть, иметь следствием введения единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего…». К предмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1.Сношения. 2.Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3 Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания, принятые в деловых бумагах.

     С течением времени (примерно к середине XIX века) сложился новый порядок изложения  дела в форме краткой записи – изложения только самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в современных документах. 

1.2. Делопроизводство  в советский период. 

     Советский период российской истории связан с  заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о  приведении делопроизводства в соответствии с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально – делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандартизации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых  для всех учреждений. Однако «Правила» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

     Рост  интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е годы. Однако по сравнению с мировыми достижениями в области информационных технологий, кибернетики, математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти выполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ),утвержденной в 1988г.

     Развитие  бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается  и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

Глава 2. Классификация деловой корреспонденции. 

   Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других. Дадим краткую характеристику некоторым.

   Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая  организация, которая сообщает подчиненным  предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

   Гарантийные письма направляются с целью подтверждения  данных ранее обещаний или оговоренных  условий. Гарантироваться могут  качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

   Сопроводительные  письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать  дополнительную информацию по прилагаемым  документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

   Письма-подтверждения  высылаются для подтверждения получения  документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое  изложение документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

   Договорные  письма. Их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как  они подтверждают факт отправки договоров  или контрактов.

   Письма-просьбы  излагают какую-либо просьбу, предельно  кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в  ее скорейшем выполнении, заранее  выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

   Письма-напоминания  направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

   Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.

   Информационные  письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию  о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи референта или секретаря. При большой значимости излагаемых в нем фактов письмо подписывает руководитель организации.

   Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному  или коллективному адресату. При  большом количестве адресатов целесообразно использовав изготовленные типографским способом трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат.

   Коммерческие  письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. По своему назначению они подразделяются на три вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

   В запросе покупатель обращается к  продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

   Оферта - письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с НИМ договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

   Рекламация - коммерческий документ, представляющие собой предъявление претензий к  стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах. 

3.1. Структура формуляра и состав реквизитов делового письма.

     Оформление  деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными  фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции – делового письма.

Можно выделить следующий типовой состав зон:

1.Заголовок  письма (Issuer Field).

2.Ссылка  на данные получателя и отправителя  (Reference Line).

3.Дата (Date).

4.Адресат  (Address).

5.Указание  на конкретное лицо (Attention Line).

6.Обращение  (Salution).

7.Общее  содержание письма (Subject Line).

8.Текст письма (Body of the Letter).

9.Завершающая  формула вежливости (Complimentory Close).

10.Подпись  (Signature).

11.Приложения (Enclosure)

12.Указание  на рассылку копий (CC Notation).

Краткие сведения о размещении и оформлении реквизитов по зонам изложены ниже. В случае отсутствия указаний по оформлению отдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться  на требования, оговоренные ГОСТ Р 6.30 – 97, и приведенные примеры.

3.2. Требования к оформлению реквизитов. 

     Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса, телефакса. В заголовке может содержаться указание о роде деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации с ограниченной ответственностью (сокращено Inc или Ltd.), например:

Mitchell Diesel, Ltd.;

International Office Equipment, Inc.

     Помимо  представления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги – все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно прежде всего интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

     В целях экономии времени при печатании  реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

     Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:

Your reference                                                   - Ваша ссылка

(или: Your ref.)                                                   HND/RP

HND/RP

Our reference                                                       - Наша ссылка

(или: Our ref.)                                                        LA/DK/187

LA/DK/187

     Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидности оформления дат – британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:

15 Feb.200…

15 February, 200…

15^th February, 200…

Способ  обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15th, 200…

February 15, 200…

Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2000. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по – разному в различных странах. Так, дата 2/5/2000 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2000 года, а представителем британской фирмы – как 2 мая 2000 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:

США

2                /  5  /  2000 

месяц   день  год  

Великобритания

2        /  5  /   2000

день  месяц  год

Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в  связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000-12-31 или даже – 20001231.

     Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда и когда она не известна, когда адресат мужчина и когда женщина).

Если  письмо направляется фирме, то сначала  указываются ее название, затем адрес  в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию – название графства. Последней строкой указывается страна. Например:

Continental Supply Company

312 Sixth Avenue

New York, NY, 11011

U.S.A.

Указание  в адресе штата и графства связано  с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в  провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.

В том  случае, когда в названии фирмы  указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messer, например:

Messer John Brown and Co., Ltd.

При адресовании  письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation

Если  письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:

Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld

Home Appliances, Inc.

Приведенные способы характерны для адресования  письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику меньшего ранга сначала  указывают фамилию сотрудника, затем  название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.

Если  письмо адресуется мужчине то перед  его фамилией следует писать Mr -  сокращение от слова Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т.п.).

При адресовании  делового письма замужней женщине следует указывать Mrs-сокращение от слова Mistress. Для незамужней пишется полностью Miss (Mrs Rosemary, Mrs C. Davies, Miss G. Palmer).  Вместо указания Mrs или Miss можно применять универсальное сокращение – Ms.

При печатание  реквизита используют минимальное число знаков препинания.

     Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка  с указанием должности или  фамилии помещается непосредственно  под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается), например:

Messrs Black and Sons,

115 Churchill Avenue

Maidstone, Kent

ZH8 92B

Great Britain

Attention: Mr P.Wilson

Gentlemen

Использование знаков препинание в реквизите –  минимальное.

     Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресатом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы:

Если  письмо адресуется какой – либо фирме, то обычно употребляются обращения Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir., Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.

Обращение с указанием фамилии звучит менее  официально: Dear Mr Allen:, Dear Mrs Allen:.

Есть  различия в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США  используют двоеточие, в Англии – запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith:,).

     Реквизит 7. Общее содержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название «заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах он нередко опускается.