Аудит организации труда

53

СОЕДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Управление персоналом является значимым структурным подразделением на современных предприятиях и документирование тех или иных процедур становится важным направлением в деятельности данной службы.

Для эффективного управления персоналом в организации необходимо разработать нормативные документы, которые регулируют трудовые отношения работника и работодателя. Требуют документирования не только прием, перемещение и увольнение, но так же такие процессы как адаптацию сотрудников на рабочих местах, обучение и повышение квалификации персонала, планирование, мотивацию и стимулирование персонала в организации, оценка трудовой деятельности. И для того что бы качественно и быстро организовать работу службы управления персоналом эти документы требуют грамотного их создания и оформления.

Целью данной курсовой работы является изучение документов, регулирующих основные процедуры управления персоналом и процесс их разработки, согласования и введение в действие.

Необходимо решить следующие задачи:

1. Подобрать и  проанализировать источники и литературу, систематизировать  информацию по данной теме;

2.  Познакомиться и дать характеристику конкретными документами по управлению персоналом на предприятии;

3. Показать документирование основных процедур управления персоналом.

При работе над данной темой были изучены следующие источники:

периодическое издание «Кадровик» - журнал для руководителей кадровых служб, начальников отделов кадров. С 2006 года входит в Перечень ведущих рецензируемых научных журналов и изданий ВАК.  Журнал состоит из следующих разделов: Новое федеральное и отраслевое законодательство по вопросам труда, занятости, пенсиям, льготам; Должностные инструкции; Положения об отделах и службах; Практикум по кадровому делопроизводству. Публикуются образцы документов, необходимых в работе кадровой службы, справочная и методическая информация;

              электронные ресурсы такие как

- Портал ITeam технологии корпоративного управления - это команда консультантов, предоставляющая интегрированные услуги по совершенствованию корпоративной системы управления. На сайте представлены следующие рубрики: бюджетирование,  управленческий учет, стратегия компании, управление проектами, управление качеством, система мотивации, информационные технологии

- HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров сайт для профессионалов в сфере управления персоналом и менеджмента в целом, раскрывает современные тенденции в этой сфере и активно работает в этой области. Имеются такие рубрики как: статьи, новости, образцы документов, HR-инструменты, идеи, предложения.

              - Официальный сайт журнала Зарплата - профессиональное издание, полностью посвященное практическим вопросам исчисления заработной платы и учета труда в организации.

ГЛАВА 1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1. Управление персоналом и ее задачи

До становления рыночной экономики само понятие «управления персоналом» в управленческой практике отсутствовало. Система управления каждой организации имело функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.

Итак, Управление персоналом организации - целенаправленная деятельность руководящего состава организации, подразделений системы управления персоналом, включающая разработку концепций и стратегий кадровой политики, принципов и методов управления персоналом.

              Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовке кадров. Для выполнения этих функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

              Отделы кадров не являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами. Для решения социальных проблем в организациях создаются службы социального исследования и обслуживания. Службы управления персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус, являются слабыми в профессиональном отношении. В силу этого они не выполняют целый ряд задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий его работы. В задачи службы по управлению персоналом входят:

-              социально психологическая диагностика;

-              анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководства;

-              управление производственными и социальными конфликтами и стрессами;

-              информационное обеспечения системы кадрового управления;

-              управление занятостью;

-              оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

-              анализ кадрового потенциала и потребности в персонал;

-              планирование и контроль деловой карьеры;

-              профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

-              управление трудовой мотивацией;

-              правовые вопросы трудовых отношений;

              Если в условиях командно-административной системы эти задачи рассматривались как второстепенные, то в рыночных отношениях они выдвинулись на первый план, и в их решении заинтересована каждая организация.

              Эти  задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов.

1.2. Нормативно-методическое обеспечение службы управления персоналом

Нормативно-методическое обеспечение - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы и прочие документы, утверждённые в установленном порядке компетентными органами или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создаёт условия для эффективного процесса управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведения нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Нормативно-методические материалы группируются по их содержанию. Различают нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера. Первая группа включает нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. Например, нормы времени управленческих процедур, инструкция государственной налоговой службы РФ, сменно-суточные задания и проч.

Документы второй группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. Например, Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, организационные документы (положения, инструкции, правила) и других государственных органов, приказы, положения, инструкции, издаваемые руководителем организации или соответствующим подразделением по вопросам труда, численности и оплаты труда и т.п.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. Нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; бизнес-план, смета затрат на производство, типовые нормы времени, различные отчёты, система стандартов по технике безопасности и прочее.

Важнейшим внутренним организационным документом является Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения, например кадровой службы: его задачи, права, функции, ответственность. На схеме представлена типовая структура положения об отделе.

Схема 1. Структура положения об отделе, службе

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учётом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, локальными нормативными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

                  общие положения;

                  порядок приёма и увольнения рабочих и служащих;

                  основные обязанности рабочих и служащих;

                  основные обязанности администрации;

                  рабочее время и его использование;

                  поощрение за успехи в работе;

                  ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В распоряжении кадровой службы находятся все нормативные акты, на основании которых составляются локальные нормативные акты:

                  коллективный договор:

                  правила внутреннего трудового распорядка;

                  положения о подразделениях (отделах, службах, группах) и др.

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления персоналом. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом.

К ним относятся:

      Положение по формирования кадрового резерва в организации;

      Положение по организации адаптации работников;

      Рекомендации по организации подбора и отбор персонала;

      Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе;

      Положение об оплате и стимулировании труда;

      Инструкция по соблюдению правил технике безопасности и др.

Основополагающим документом в кадровой службе являются Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов, служащих, но с учётом особенностей организации и социально-экономических условий. Аналогично составляются должностные инструкции, согласно штатному расписанию.

1.3. Документы по управлению персоналом в организации

Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом. В современных предприятиях, где структурное подразделение по управлению персоналом набирает все большую силу. становится вопрос о том как правильно за документировать те или иные процедуры.

Процедуры управления персоналом и рекомендованные документы предложены Ловчевой М. и Галкиной Е.[1] в Таблице.

              В своей деятельности служба управления персоналом работает с большим количеством документов, для того чтобы грамотно выполнять свои функции специалист должен четко разграничивать все виды документов, знать назначения и особенности каждого документа. Представленные в таблице документы регулируют выполнение основных процедур управления персоналом и организуют ее эффективное функционирование.

ГЛАВА 2. «Документирование основных процедур управления персоналом»

2.1.Этический кодекс организации

Во многих крупных российских компаниях появились кодексы корпоративной этики. Как показывает практика, этические кодексы содержат ресурсы для решения достаточно широкого спектра задач. В то же время единый методологический подход к созданию этических кодексов на сегодняшний день отсутствует. Первым шагом в построении такой методологической базы может явиться проведенная в курсовой работе классификация существующих кодексов корпоративной этики.

Изучение этических кодексов ведущих зарубежных и отечественных компаний показало, что они очень не похожи друг на друга. Рассмотренные кодексы имеют разный формат, разный стиль и, более того, выполняют разные задачи. Именно от поставленных задач зависит, каким будет этот документ, и как он будет работать в конкретной организации.

Этический кодекс, по сути, является сводом правил и норм поведения, которые разделяют участники группы. С помощью кодекса задаются определенные модели поведения и единые стандарты отношений и совместной деятельности.

Потребность в частных кодексах (например, кодексы объединений, профессий) возникла в связи с тем, что универсальных норм было недостаточно для регулирования человеческого поведения в специфических ситуациях. Частная этика конкретизировала общие нравственные принципы применительно к особенностям той или иной деятельности.

В настоящее время наиболее распространены два вида этических кодексов - профессиональные и корпоративные, которые регулируют отношения людей внутри данных групп.

В зависимости от идентичности специалиста (с организацией или с профессиональным сообществом) более значимым для него будет кодекс профессиональной или корпоративной этики.

Профессиональные кодексы регулируют отношения внутри профессионального сообщества и эффективны для "свободных профессий", где наиболее выражены профессиональные этические дилеммы. Одним из первых профессиональных этических кодексов стала клятва Гиппократа - кодекс врачей. Наиболее известны этические кодексы тех профессий, где значимые этические дилеммы задаются содержанием деятельности (адвокаты, психотерапевты, журналисты, риэлторы и т.д.).

Кодексы регламентируют поведение специалиста в сложных этических ситуациях, характерных для данной профессии, повышают статус профессионального сообщества в социуме, формируют доверие к представителям данной профессии. Также кодекс усиливает значимость принадлежности к профессии, его принятие косвенно может являться обрядом инициации, актом "обращения в профессию" (например, принятие клятвы Гиппократа и допуск к лечебной работе у врачей).

Когда наиболее значимые этические дилеммы задаются организацией, деятельность сотрудников регламентируется корпоративным кодексом.

Первопричина этических проблем в бизнесе - противоречия в интересах заинтересованных групп. Бизнес включает в себя экономические отношения между многими группами людей: клиентами, наемными работниками, акционерами, поставщиками, конкурентами, правительствами и сообществами - заинтересованными сторонами. Для наиболее эффективного управления современный менеджер должен учитывать всю совокупность интересов, а не только интересы акционеров.

Часто заинтересованные группы выдвигают противоречивые требования.

Важнейшие задачи кодекса корпоративной этики - установить приоритеты в отношении целевых групп и пути согласования их интересов.

Кодекс корпоративной этики может выполнять три основные функции:

• репутационную;
• управленческую;
• развития корпоративной культуры.

Репутационная функция кодекса заключается в формировании доверия к компании со стороны референтных внешних групп (описание политик, традиционно закрепляемых в международной практике по отношению к клиентам, поставщикам, подрядчикам и т.д.). Таким образом, кодекс, являясь инструментом корпоративного PR, повышает инвестиционную привлекательность компании. Наличие у компании кодекса корпоративной этики становится общемировым стандартом ведения бизнеса.

Управленческая функция кодекса состоит в регламентации поведения в сложных этических ситуациях. Повышение эффективности деятельности сотрудников осуществляется путем:

• регламентации приоритетов во взаимодействии со значимыми внешними группами,
• определения порядка принятия решений в сложных этических ситуациях,
• указания на неприемлемые формы поведения.

Корпоративная этика, кроме того, является составной частью корпоративной культуры. Кодекс корпоративной этики - значимый фактор развития корпоративной культуры. Кодекс может транслировать ценности компании всем сотрудникам, ориентировать сотрудников на единые корпоративные цели и тем самым повышать корпоративную идентичность.

Содержание кодекса компании определяется, прежде всего, ее особенностями, структурой, задачами развития, установками ее руководителей.

Как правило, кодексы содержат две части:

• идеологическую (миссия, цели, ценности);
• нормативную (стандарты рабочего поведения).

При этом идеологическая часть может не включаться в содержание кодекса.

В первую очередь здесь решаются управленческие задачи. Дополнение такого кодекса главами о миссии и ценностях компании способствует развитию корпоративной культуры. При этом кодекс может иметь значительный объем и сложное специфическое содержание и адресоваться всем сотрудникам компании.

В больших неоднородных корпорациях сочетание всех трех функций становится сложным. С одной стороны, существует ряд политик и ситуаций, традиционно закрепляемых этическими кодексами в международной практике. Это политики по отношению к клиентам, поставщикам, подрядчикам; описание ситуаций, связанных с возможными злоупотреблениями: взятки, подкуп, хищения, обман, дискриминация. Исходя из управленческой функции, кодекс описывает стандарты образцового поведения в таких ситуациях. Такой кодекс имеет значительный объем и достаточно сложное содержание. Адресация его всем группам сотрудников в условиях значительной разницы в образовательном уровне и социальном статусе сотрудников затруднена. В то же время развитие корпоративной культуры компании требует единого кодекса для всех сотрудников - он должен задавать единое понимание миссии и ценностей компании для каждого сотрудника.

В такой ситуации используются 2 варианта кодекса - декларативный и развернутый.

По сути, декларативный вариант - это только идеологическая часть кодекса без регламентации поведения сотрудников. Например "Кредо" включает 4 развернутых ценности, "Семь духов" - семь основных принципов. При этом в конкретных ситуациях сотрудники сами должны ориентироваться, как им себя вести, исходя из базовых этических норм.

Итак, декларативный вариант кодекса решает в первую очередь задачи развития корпоративной культуры. При этом для предоставления кодекса международному сообществу и решения конкретных управленческих задач необходима разработка дополнительных документов.

С 80-х годов XX века распространение получил также развернутый вариант кодекса с подробной регламентацией этики поведения сотрудников (P&G, ВР). В них была зафиксирована конкретная регламентация поведения сотрудников в отдельных областях, где риск нарушений был высок или возникали сложные этические ситуации. Эти регламенты описывались в виде политик в отношении заказчиков, потребителей, государства, политической деятельности, конфликта интересов, безопасности труда.

При этом большой объем и сложность содержания таких кодексов определяют их выборочную адресацию. В большинстве компаний такие кодексы разрабатываются для высшего и среднего менеджмента и не являются всеобщим документом, объединяющим всех сотрудников.

Подходы к созданию этических кодексов предложены Стерниным И. и Панферовой Н. на сайте Технологии корпоративного управления.[2]