Аудит, оценка персонала, система качества и управления персоналом

 

Содержание

Введение                                                                                                                                           

1.Аудит качества (уровни, виды и формы аудита качества);

2.Аудит в области управления человеческими ресурсами (цели, задачи, формы проведения, результаты);

3.Аудит системы управления персоналом.

 

Заключение                                                                                                                

Список использованных источников и литературы                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Аудит функции (системы) управления персоналом – это процесс всестороннего анализа всех элементов управления персоналом компании, способов взаимодействия всех участников данного процесса, порядка постановки задач, порядка выполнения работ и отчетности, а также оценка легитимности тех критериев, по которым принимается то или иное решение об эффективности системы управления персоналом.

Практика проведения аудита в различных компаниях также различна. Его могут проводить сами сотрудники службы управления персоналом, руководители компании или привлеченные эксперты (консультанты). Последние дают наиболее незаинтересованную, независимую, но иногда и наименее качественную информацию, поскольку они не всегда способны достаточно глубоко вникнуть в то, что творится в компании – не все в компании документируется и не вся документация соответствует действительности. Аудит проводится периодически – раз в несколько лет, раз в год или раз в квартал, в зависимости от того, насколько динамично развивается компания.

Целью работы является рассмотрение место аудита в системе управления персоналом.

Исходя из цели исследования, вытекают следующие задачи исследования:

- рассмотреть теоретические аспекты организации аудита в системе управления персоналом;

- выявить практический анализ места аудита в системе управления персоналом;

- разработка мероприятий по оптимизации системы управления на основании данных аудита.

Теоретическая и методологическая основа исследования. Теоретической и методологической основой исследования явились труды отечественных и зарубежных ученых по аудиту и анализу деятельности организаций, законодательные и нормативные акты Российской Федерации по вопросам организации аудита в системе управления персоналом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Аудит качества (уровни, виды и формы аудита качества)

 

Внутренний аудит системы  качества предназначен для обеспечения  руководства предприятия объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Главной целью внутреннего аудита следует считать предотвращение снижения результативности и эффективности действующей на предприятии системы качества.

Эффективность внутреннего аудита системы качества на предприятии в значительной мере зависит от его организации.

Организация внутреннего  аудита системы качества — это  упорядочение работ службы внутреннего аудита и подразделений предприятия с целью поддержания функционирования системы качества в соответствии с установленными требованиями.

Внутренний аудит системы  качества предназначен для регулярной проверки того, насколько деятельность в рамках системы качества и результаты этой деятельности согласуются с запланированными мероприятиями. Внутренний аудит своевременно доводит до сведения руководства предприятия объективную, основанную на фактах, информацию о состоянии системы качества. В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании системы качества предприятия на требуемом уровне.

Объектами внутреннего  аудита системы качества являются ее элементы, опосредованные в деятельности подразделений предприятия при выполнении запланированных мероприятий, т. е. требований документации системы качества.

Внутренний аудит системы качества строится на ряде организационных принципов, основными из которых следует считать единообразие, системность, документированность, предупредительность, регулярность, независимость и открытость.

Принцип единообразия означает, что аудит осуществляется по процедуре, официально установленной руководством предприятия с тем, чтобы обеспечить его упорядоченность, однозначность и сопоставимость.

Принцип системности подразумевает, что планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам (функциям, работам) системы качества должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи.

Принцип документированности предполагает, что проведение каждого аудита определенным образом документируется, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта.

Принцип предупредительности устанавливает, что каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, времени и методах проведения аудита, чтобы наиболее полно подготовиться и исключить возможность уклонения персонала от предоставления всех требуемых данных.

Принцип регулярности определяет, что аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все элементы системы качества и подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия.

Принцип независимости означает, что проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, что исключает возможность необъективности результатов аудита.

Принцип открытости подразумевает, что результаты аудитов должны носить открытый характер, что обеспечивает «прозрачность» системы качества для ее пользователей, потребителей и внешних аудиторов.

Целесообразно с методической точки зрения создавать службу внутреннего аудита уже на начальном этапе внедрения стандартов ИСО, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ. Создание службы внутреннего аудита является свидетельством понимания руководством предприятия значения аудита качества и того, что такая служба отвечает интересам предприятия.

Служба внутреннего  аудита системы качества укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на учебных курсах, организованных на предприятии. Функции, ответственность, полномочия и права аудиторов устанавливаются в их должностной инструкции.

На предприятиях, где  создание службы внутреннего аудита системы качества в виде отдельного структурного подразделения затруднено, аудит системы качества может проводиться временными группами, специально формируемыми для этой цели. При этом обязанности аудиторов возлагаются (без освобождения от основной работы) на специалистов подразделений предприятия, наиболее тесно связанных с разработкой и функционированием системы качества (отделов обеспечения качества, стандартизации, метрологии). К выполнению обязанностей аудиторов эти специалисты допускаются только после их соответствующего обучения, прохождения практики и аттестации.

Служба аудита качества не только проводит аудит всех подразделений предприятия, участвующих в работах по системе качества, но и сама является объектом подобного аудита. Руководство предприятия время от времени должно получать информацию по работе этой службы и оценивать ее с позиции требований, предъявляемых системой качества, действующей на предприятии, к аудиту качества.

Обязательным условием эффективной работы службы является наличие надлежащих организационных и методических документов. Особое внимание уделяется разработке методических документов с целью:

• обеспечить методическое единство в подходах, трактовках и оценках аудиторов,
• обеспечить работу аудиторов при проведении опросов, протоколировании результатов наблюдений, оформлении отчетов,

• сократить потери времени  при аудите (здесь необходимо отметить, что дефицит времени практически не дает возможности даже достаточно опытным аудиторам полностью обследовать объект аудита.

При формировании методического  обеспечения деятельности аудиторов могут быть использованы подходящие, но разработанные за пределами предприятия правила и методические процедуры. Наряду с документами в состав методического обеспечения включаются различного рода памятки и методические пособия, облегчающие работу экспертов.[2]

Во всех случаях организационный  порядок проведения внутренних аудитов системы качества предусматривает следующие основные стадии:

• планирование аудита,
• подготовка аудита,
• осуществление аудита,
• анализ и обобщение результатов аудита,
• разработка корректирующих действий,
• контроль за выполнением корректирующих действий.

Внешний аудит

Внешний аудит проводится внешними по отношению к предприятию  организациями — заказчиком продукции  или, например, органом сертификации. В этом случае, когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной

Практикуются следующие  формы аудита второй стороной:

• полный аудит на соответствие определенному стандарту,
• частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия,
• вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта,

• аудит соблюдения требований контракта.

Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и  заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Данный вид аудита используется при сертификации.

Из рассмотренных видов аудита качества наибольшую степень подтверждения обеспечивает аудит третьей стороной, что обусловливается его масштабностью, глубиной и более высокой квалификацией проводящих его специалистов.

Проведение внешнего аудита системы качества предприятия с процедурной и методической точек зрения принципиально не отличается от проведения внутреннего аудита. Но тем не менее при этом следует учитывать определенные отличительные особенности внешнего аудита, обусловленные его спецификой.

Внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудитируемому предприятию, поскольку осуществляющие его специалисты не работают на этом предприятии, а пришли либо от заказчика, либо от независимой организации («третьей стороны»). В силу этого заключения внешних специалистов, не подверженные воздействию местных факторов и обычаев, являются более объективными. Вместе с тем внешний аудит системы качества обладает по сравнению с внутренним не только достоинствами, но и недостатками, что видно из сопоставления его «плюсов» и «минусов».

Внешний аудит в отличие  от внутреннего проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в  роли заказчика внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на соответствие которому аудит должен проводиться. Программа внешнего аудита отличается от программы внутреннего обязательным указанием в ней языка аудита и гарантией соблюдения конфиденциальности.

Участниками аудита системы  качества согласно ИСО 10011-1 являются: заказчик, аудитируемая организация или аудитируемое подразделение, аудитор и главный аудитор.

Заказчик (клиент) — лицо или организация, по заказу которого проводится аудит.

 

Таблица 1 – Достоинства  и недостатки внешнего аудита

Достоинства

Недостатки

1. Более высокий, чем при внутреннем аудите, уровень объективности  заключения, обусловленный непредвзятостью внешних аудиторов 2. Более высокая, чем при внутреннем аудите, эффективность  работы аудиторов, обусловленная жесткими временными рамками 3. Критику со стороны выдержать легче, чем критику своего сотрудника 4. Внешние аудиторы, как правило, являются хорошо подготовленными специалистами, в противном случае они лишаются своей работы 5. Результаты аудита можно использовать для рекламы предприятия 6. Результаты аудита можно продемонстрировать не только одному заказчику. 7. Расходы на аудит могут быть более точно определены, чем при внутреннем аудите

1. 1 Незнание внешними  аудиторами производственных особенностей аудитируемого предприятия 2. 2 Предубежденность сотрудников аудитируемого предприятия по отношению к аудиторам, как посторонним лицами 3. Отсутствие у внешних аудиторов ин- формации о специфических  путях коммуникации на аудитируемом предприятии 4. Незнание внешними аудиторами не- формальных лидеров  аудитируемого предприятия 5. 5 Конфиденциальная информация не может быть использована в отчете об аудите 6. Дефицит времени при аудите, ограничивающий возможность более детального обследования системы 7.Зависимость работы  внешних аудиторов от сверхурочной  работы сотрудников аудитируемого  предприятия 8. Выборочность аудита, исключающая возможность полного  обследования системы качества

 

Заказчиком может быть:

• организация, желающая проаудитировать собственную систему качества на соответствие определенному стандарту,

• потребитель, желающий проаудитировать систему качества поставщика с помощью собственных специалистов или специалистов третьей стороны,
• независимая организация, уполномоченная определить, обеспечивает ли система качества соответствующее управление предоставляемыми продукцией или услугами (такими, как продовольствие, лекарства, ядерная энергетика),
• независимая организация, аккредитованная для проведения аудита с целью внесения аудитируемой организации в официальный реестр.

Аудитируемая (проверяемая) организация или аудитируемое (проверяемое) подразделение — организация или подразделение, где проводится аудит.

Аудитор — специалист, имеющий квалификацию для аудита системы качества. Необходимо отметить, что аудитор по системе качества — это не просто специалист, а специалист, способный проводить анализ и оценку таких объектов в области качества, которые не поддаются непосредственному измерению. Именно эта способность отличает аудитора, например, от специалиста службы технического контроля.

Аудитора, являющегося  сотрудником предприятия, принято  называть внутренним аудитором. В отличие от него внешний аудитор — сотрудник сторонней (специализированной или заинтересованной) организации. В должностных функциях этих аудиторов имеются определенные различия. Так, например, внешний аудитор должен только фиксировать обнаруженные им несоответствия, а внутренний аудитор, кроме этого, должен еще участвовать в анализе причин выявленных несоответствий и выработке мер по их устранению.

Аудитор, назначенный  для руководства аудитом, является главным аудитором, (если аудит проводит один аудитор, то он выполняет функции главного аудитора).

Главный аудитор несет  полную ответственность за все этапы  аудита. Он должен быть компетентным и  опытным в области общего руководства  качеством, а также должен быть наделен  полномочиями принимать окончательные решения в спорных ситуациях, возникающих в ходе аудита.

Схема взаимодействия участников аудита системы качества показана на рисунке 2

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Схема взаимодействия участников аудита системы качества

 

Аудит качества на предприятии (Quality Audit) - это процесс систематического изучения системы качества, осуществляемый внутренними или внешними аудиторами. Это важная часть организации системы менеджмента качества и является ключевым элементом в ISO стандарту ISO 9001. С введением понятия "Система управления качеством", относящегося ко всей работе предприятия, возникла необходимость эффективной оценки этой системы, для чего и служит рассматриваемый термин. Согласно ЕN ISO 8402, аудит качества –  это систематическое и независимое исследование с целью определить, отвечают ли результаты деятельности запланированным требованиям и задачам; выполняются ли эти требования на практике, и соответствуют ли они поставленным целям. Различают следующие методы оценки:

Внутренняя оценка силами самого предприятия (First Party Audits) выполняется с целью проверить систему и усилить ее слабые места.

Внешняя оценка силами одного из партнеров (Second Party Audits). Положительный аудит силами внешних экспертов подтверждает качественный потенциал поставщиков. По действующим ранее положениям проверка осуществлялась одним из действующих партнеров. В этом случае часто оказывалось, что одно и то же предприятие, будучи поставщиком многих компаний, вынуждено было проводить ежегодно многочисленные проверки, требующие много времени и затрат.

Внешняя оценка силами независимых  специалистов (Second Party Audits). После введения международного стандарта стало возможным выполнять аудит силами независимых экспертов, посредством так называемых органов сертификации. Аудит предприятия проводится отныне силами сотрудников официально признанной, аккредитованной инстанции.

Сертификация / повторный аудит (Third Party Audits).

В EN 45003 дается следующее толкование понятию аккредитация: "Это метод, посредством которого некоторая значительная инстанция формально признает, что некоторая другая инстанция или физическое лицо обладает достаточной компетенцией, чтобы выполнять определенные задачи". Существует множество национальных и международных органов по сертификации. Для предоставления услуг по сертификации организация должна соответствовать требованиям ИСО 17021 «Оценка соответствия. Требования к органам, осуществляющим аудит и сертификацию систем менеджмента», она должна быть зарегистрирована в соответствии с российским законодательством. При сертификации системы менеджмента качества аккредитованная организация проверяет СМК на ее соответствие положениям стандарта и при наличии соответствия выдает сертификат. От аудита качества требуется фактическая проверка рабочих мест и наблюдение за проведением работ.

2.Аудит в области  управления человеческими ресурсами  (цели, задачи, формы проведения, результаты);

 

В результате исследования отечественного и зарубежного опыта  аудита управления персоналом определено: аудит в сфере управления персоналом  является сложившимся явлением в мировой практике, но для российской экономики это явление новое и его определение ещё не устоялось. Существование различных концепций аудита показывает, что данный термин и методология еще находятся в развитии. 

Суть аудита - диагностика причин возникающих в организации проблем, оценка  их важности и возможностей разрешения, разработка конкретных рекомендаций по их разрешению для организации.    

Предметом аудита может стать  организационно-экономическая проблема или их совокупность, связанная с функциональной деятельностью организации - финансово-хозяйственная деятельностью, менеджментом, социально-трудовой сферой. и т. п.    

 Основная задача аудита - обеспечение организации аналитической информацией на основе проведенного диагностического исследования , которое позволяет определить пути решения ситуационной проблемы, установить, обладает ли организация необходимыми материальными и финансовыми ресурсами, квалифицированным менеджментом, необходимыми для решения проблемы.

Аудит в сфере управления персоналом классифицируется: по периодичности проведения, по полноте охвата изучаемых объектов, по методике анализа, по уровням проведения по способам проверки;

Процедура  проведения аудита в сфере управления персоналом  имеет 4 этапа: подготовительный, сбора информации, обработки и анализа информации, формирования выводов и рекомендаций, и характеризуется  разнообразием методических и практических подходов и  набором группы методов для каждого этапа;

В изученных подходах  и сформированных методиках развиты определенные аспекты аудита  управления персоналом, при этом отсутствуют другие, не позволяющие предстать аудиту в виде целостной системы дающей объективную оценку  состояния управления персоналом организации.

Система аудита управления персоналом организации (САУПО) -совокупность  взаимосвязанных элементов, комплекс которых  позволяет обеспечить независимый процесс сбора и оценки информации  о   состоянии  управления персоналом организации , разработку  мероприятий по повышению эффективности, в целях: максимально полного и объективного информирования заинтересованных лиц , повышения качества принятия управленческих решений, и достижения целей организации.

Для формирования  САУПО возможно использование исследовательских подходов: сравнительный подход, привлечение внешних экспертов, статистический подход, подход соответствия, МВО подход.

При  формировании САУПО могут быть использованы следующие подходы к разработке методик: управленческий подход, нормативно-правовой подход, специальный подход, отраслевой подход.    Система   аудита управления персоналом  организации,    на рисунке 2.  

 

 

 
 

 

Рисунок 2  «Система аудита  управления персоналом»  

Как  система САУПО обладает  свойствами систем: целостностью, делимостью, синергией, имеет вход (предпосылки) и выход (повышение эффективности).  В системе управления организаций, с одной стороны, может выступать как  подсистема в составе системы управления персоналом организации, с другой стороны как  подсистема в составе  подсистемы контроля в системе управления организацией.

Исходя из определения  САУПО, данная система является  комплексным методом оценки состояния управления персоналом организации.

Основой философии формирования системы аудита управления персоналом в рамках управленческого аудита является вопрос: какое состояние должно иметь  управление персоналом, чтобы наиболее эффективно и с наименьшими затратами реализовать выбранную стратегию. Исходя из вышесказанного, в рамках концепции сформированы цели и задачи САУПО:

-Целью    формирования     системы  аудита    управления  персоналом, является повышение эффективности управления организации. 

-Задачи, стоящие перед  САУПО: выявление проблем, обеспечение соответствия УП стратегии организации и состояния внешней и внутренней среды, требованиям законодательства, установленным  запланированным показателям; оптимизация УП; повышение эффективности УП;  осуществление перспективного планирования УП; повышение эффективности управления организации; усиление профессионального имиджа службы управления персоналом.

В основу  системы  аудита управления персоналом в организации (САУПО)  положены принципы - правила формирования САУПО.

Система данных принципов  складывается из принципов аудита персонала, полученных в результате исследования теоретических источников по вопросам: этики поведения, независимости, профессионализма, комплексности, оперативности, многоаспектности, согласованности, гибкости и направленности.

Система показателей  и методик оценки эффективности  управления персоналом организации, включает в себя:

1) направления и показатели:  по аудиту внешней эффективности УП, который включает в себя анализ факторов влияния внешней и внутренней среды, влияющих на УП;  аудит организационной структуры управления. По аудиту внутренней эффективности УП, который включает в себя: аудит трудового потенциала организации; аудит функций управления персоналом; аудит  качества линейного управленческого воздействия; аудит подразделения по управлению персоналом; аудит ресурсного обеспечения управления персоналом организации.

2)  комплекс методик:

- интегральной  качественной оценки состояния управления персоналом организации. Данная методика разработана в рамках диссертационного исследования, позволяет определить интегральный показатель  эффективности управления персоналом на основе  интегральных показателей, полученных при оценке внешней и внутренней эффективности УП.

- оценки экономической  эффективности управления персоналом  в рамках анализа экономической эффективности деятельности организации. Данная методика разработана в  диссертационном исследовании на основе методики экономического анализа.  В результате применения методики определяется взаимосвязь экономических показателей деятельности организации и  показателей управления персоналом, дается оценка  эффективности деятельности организации.

- оценки  стоимости человеческого капитала. Данная методика получена в рамках диссертации в результате исследования и усовершенствования методик по расчету стоимости человеческого капитала, позволяет определить стоимость человеческого капитала организации с учетом  качества управления персоналом организации.

-  оценки возврата инвестиций  в систему управления персоналом  и оценки экономической состоятельности инвестиций в управление персоналом - автор предлагает использовать сложившуюся  теорию и практику  по данному вопросу.

Предлагаемая система  показателей и методик, позволяет   комплексно оценить управление персоналом, дать качественную и количественную оценку состояния  управления персоналом организации. Позволяют определить неотъемлемый риск,  риск средств контроля,  риск необнаружения, а мультипликативная модель, позволяет оценить аудиторский риск. Минимизация рисков возможна  четким регламентированием  процедур аудита, процедур оценки риска, выбором  квалифицированных специалистов, проведением разъяснительной работы среди персонала организации,  вовлечением персонала организации разного уровня в процесс, формированием положительного отношения  к возможностям и перспективам   аудита управления персоналом организации.

Сформированная форма и содержание  для аудиторского заключения, включает в себя: наименование документа, адресат, формальные признаки аудитора, формальные признаки  аудируемого лица,  водную часть, сферу аудита, мнение аудитора, дату аудиторского заключения, подпись аудитора, приложения.

Разработанная форма  для оформления  аудиторского мнения при проведении  аудита управления персоналом в рамках САУПО, содержит аудиторское мнение по направлениям аудита: полученный результат оценки, определение состояния УП по направлению исследования, выделенные достоинства, недостатки, возможности угрозы и рекомендации по сделанным выводам. 

3. Аудит системы управления персонала

Комплексный аудит системы  управления персоналом является трудоемким процессом, в который включено большое количество субъектов аудита, поэтому организацию работы по его проведению целесообразно начать с разделения обязанностей между субъектами по проведению аудита отдельных элементов системы управления персоналом. Например, высшее руководство осуществляет анализ факторов внешней и внутренней среды, влияющих на управление персоналом в организации, консультанты и представители профсоюза оценивают состояние взаимосвязей системы управления персоналом с другими подсистемами управления организацией и всей системой в целом, а также выявляют противоречия в интересах субъектов управления персоналом, оценивают уровень гармонизации социально-трудовых отношений. Служба управления персоналом организует весь процесс аудита, готовит методики и инструментарий, консультирует участников аудита по вопросам его проведения, оказывает помощь в проведении специальных исследований, регулирует потоки поступающей информации, обобщает ее и анализирует. Линейные руководители проводят аудит трудового потенциала, организации трудовых процессов и функций управления персоналом в своих подразделениях. Полученную информацию служба обобщает и анализирует с учетом взаимосвязи элементов системы управления персоналом, ее ресурсного обеспечения и дает промежуточное заключение об уровне управления персоналом в организации.[4, с.89] Аудиторская группа (высшее руководство, консультанты, руководитель службы УП), обобщив и проанализировав всю информацию об управлении персоналом, оформляет аудиторское заключение. В каждой конкретной организации распределение обязанностей по проведению аудита может быть различным, но его проведение силами только службы управления персоналом малоэффективно. Во-первых, это трудоемкий процесс, а во-вторых, службе, организующей и выполняющей работу по управлению персоналом, трудно абстрагироваться и оценить результаты своей деятельности объективно.