Автоматизированные информационные технологии в экономике

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ»

 

Выполнила Кузнецова Е.И.

 

Екатеринбург, 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ           5

§1. Автоматизированное место пользователя-экономиста        5

1.1. Понятие, сущность и принципы  организации автоматизированного  рабочего места               5

1.2. Оценка эффективности организации  автоматизированного рабочего места               10

1.3. Особенности организации автоматизированного  рабочего места экономиста               18

§2. Программное и аппаратное обеспечение        22

2.1. Программное обеспечение          22

2.2. Аппаратное обеспечение           25

РАЗДЕЛ 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ                  28

§1. Основные производственные фонды         28

§2. Оптимизация                       30

§3. Регрессии             34

§4. Финансовые вычисления           36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ             39

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ        41

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Быстрое и эффективное осуществление сбора, обработки и хранения огромных массивов информации стало главным условием успешного функционирования современных организаций, учреждений и предприятий. Возрастающие темпы информатизации общества повышают значение вычислительной техники в управленческих процессах. Использование возможностей современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяет увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

В настоящее время большое распространение получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

Внедрение АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Поэтому АРМ необходимо рассматривать как усилитель интеллектуальных возможностей человека и универсальное средство обработки информации.

Автоматизированное рабочее место экономиста - это рабочее место, оснащенное персональной ЭВМ, которая на основе использования программного, методического и информационного обеспечения позволяет автоматизировать расчеты.

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Целью данной работы служит  изучение автоматизированного рабочего места экономиста, так же изучение программного и аппаратного обеспечение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

§1. Автоматизированное место пользователя-экономиста.

1.1. Понятие, сущность и принципы организации  автоматизированного рабочего места

В настоящее время большое распространение получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).

В широком смысле автоматизированное рабочее место (АРМ) - это комплекс физических модулей (средств), объединенных между собой, обеспеченный программными средствами и способный реализовать законченную информационную технологию. В комплекс входят: процессор, дисплей, принтер, плоттер, сканер, стриммер, манипулятор «мышь», клавиатура, специальное оборудование; программные средства, включающие в себя операционные системы, системы управления базами данных, прикладные пакеты, оригинальные программы, графические и текстовые редакторы, средства табличных процессоров, диалогового взаимодействия персонального компьютера (ПК) и пользователя. Таким образом, речь идет о комплексе технического и программного обеспечения — инструменте любого пользователя. АРМ, создаваемое для реализации конкретных функций управления, получило название функционального. Функциональные АРМ можно подразделить по роду деятельности пользователей: АРМ экономиста, АРМ технолога, АРМ конструктора, АРМ администратора, АРМ бухгалтера и т. д.

Роль АРМ определяется характером их участия в процессе управления той или иной сферы производственной деятельности.

Функция АРМ заключаются в реализации предметной технологии - последовательности этапов модификации первичной информации в результатную, посредством информационной технологии.

Классифицировать АРМ можно по функциональному назначению, по видам решаемых задач, по режиму эксплуатации.

По функциональному признаку: АРМ административно-управленческого персонала; АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления (АСУ) и т.д.; АРМ специалиста в области экономики, математики, физики и т.д.; АРМ производственно-технологического назначения.

По видам решаемых задач: информационно-вычислительные АРМ; АРМ подготовки и ввода данных; информационно-справочные АРМ; АРМ бухгалтерского учета; АРМ статистической обработки данных; АРМ аналитических расчетов.

По режиму эксплуатации: АРМ одиночного режима эксплуатации, АРМ группового режима эксплуатации; АРМ сетевого режима эксплуатации. АРМ для каждого объекта управления создаются в соответствии с их функциональным назначение.

Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации.

Одним из подходов к классификации АРМ является их систематизация по видам решаемых задач. Возможны следующие группы АРМ: 1. Для решения информационно-вычислительных задач; 2. Для решения задач подготовки и ввода данных; 3. Для решения информационно-справочных задач; 4. Для решения задач бухгалтерского учета; 5. Для решения задач статистической обработки данных; 6. Для решения задач аналитических расчетов1.

Автоматизированные рабочие места должны создаваться строго в соответствии с их предполагаемым функциональным назначением. Однако общие принципы создания АРМ остаются неизменными, к ним относят:

— системность (автоматизированное рабочее место должно представлять собой систему взаимосвязанных компонентов);

— гибкость (возможность приспособления АРМ к предполагаемой модернизации как программного обеспечения, так и технических средств);

— устойчивость (заключается в выполнении заложенных в АРМ функций, независимо от воздействия как внутренних, так и внешних факторов);

— эффективность (подразумевает, что затраты на создание и эксплуатацию системы не должны превышать экономическую выгоду от ее реализации).

Практический опыт использования АРМ как одного из элементов Распределенных систем управления позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному рабочему месту:

— своевременное удовлетворение информационных потребности пользователя;

— минимальное время ответа на запросы пользователя;

— адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;

— возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;

— надежность и простота обслуживания;

— дружественный интерфейс;

—возможность работы в составе вычислительной сети.

Рассмотрим основные элементы АРМ — информационное, программное и техническое обеспечение.

Информационное обеспечение АРМ — его банк данных (БнД) — представляет собой отображение информационных массивов и потоков соответствующей предметной области, для которой проектируется АРМ. БнД предназначается для ввода, хранения и обновления данных о конкретных объектах предметной области, содержащихся в базах данных (БД), таких, как разнообразные экономические показатели, нормативно-справочная информация и пр. Кроме того, БнД должен содержать информацию, обеспечивающую Диалог пользователя АРМ с ПК: перечни сценариев диалога, формы входных и выходных документов, инструкции и т. д. Другими словами, БнД представляет собой своеобразную информационную модель предметной области. БнД включает в себя одну или несколько БД, являющихся информационными моделями объектов, входящих в предметную область, а также СУБД. Требования, предъявляемые к организации БнД, можно условно разделить на три большие группы.

Первая группа - общеметодологические требования к БД, СУБД и БнД в целом, не зависящие от конкретной предметной области.

Вторая группа требований определяется предметной областью, информационной моделью которой является проектируемый БнД. Эти требования определяют вид используемых БД и СУБД. Третья группа требований связана с технологией передачи информации, выбираемой для реализации АРМ.

Программное обеспечение АРМ (ПО АРМ) представляет собой интегрированную прикладную систему, призванную обеспечить решение задач, стоящих перед специалистом конкретной прикладной области. В ПО АРМ можно выделить три основные части: общесистемное программное обеспечение (ОПО), программное обеспечение общего назначения (ПООН) и проблемно-ориентированное программное обеспечение (ПОПО). Кроме того, ПО АРМ может включать в качестве необязательного элемента (в тех случаях, когда среди пользователей АРМ имеются пользователи первой и второй категорий) программное обеспечение пользователей (ПОП).

ОПО АРМ включает в себя:

- ОС ПК, на которой реализован данный АРМ;

- СУБД, выбранную в процессе  проектирования БнД АРМ;

- программы системного сопровождения;

- комплексы программных средств ввода-вывода информации, настраиваемые на формы входных и выходных документов и обеспечивающие логический и семантический контроль вводимой информации;

- программные комплексы передачи  данных, позволяющие организовать  информационную связь между различными  АРМ.

ПОПО АРМ включает:

- ППП и специальные программы, ориентированные на решение конкретных  прикладных задач предметной  области, для которой проектируется  данное АРМ;

- ППП подготовки и сопровождения  плановых, управленческих и коммерческих  решений в зависимости от уровня  и назначения проектируемого  АРМ;

- Прикладные программы, реализующие  наиболее распространенные экономико-математические  методы, которые могут быть использованы  в данной предметной области, а также программы статистической  обработки данных.

Пользователи первой и частично второй категории могут иметь доступ в ПОПО и ПООН для внесения в него изменений, необходимость в которых возникает в процессе эксплуатации АРМ.

ППП и программы, включенные в ПОПО и ПООН, должны быть снабжены подробными инструкциями, которые вызываются на экран дисплея и (или) распечатываются на принтере в любое время по требованию пользователя.

С ПО АРМ тесно связано математическое обеспечение (МО) АРМ. Во многих областях практической деятельности, в том числе и в коммерческой, экономико-математическое моделирование применяется пока недостаточно широко, несмотря на огромный экономический эффект, который оно может принести. Это связано не столько с неумением практических работников пользоваться экономико-математическими методами (хотя и этот фактор нельзя не учитывать), сколько с невозможностью их применения при отсутствии вычислительной техники. Разработка разнообразных АРМ и включение в состав их ПО различных ППП с широко развитым МО позволяют преодолеть эти трудности. Если на первых порах ПО АРМ в основном автоматизирует выполняемые пользователями функции, перенося на машинный язык их повседневно повторяющиеся действия, то последующее развитие ПО АРМ должно идти по пути моделирования процессов, происходящих в данной предметной области, а это влечет расширение МО АРМ.

Техническое обеспечение также является важным элементом АРМ, поскольку его возможности в значительной степени определяются вычислительной техникой, на которой он реализуется. АРМ не обязательно должно быть реализовано на ПК. Можно использовать и большие ЭВМ, работающие в режиме разделения времени. Однако большинство определений АРМ прямо связывает их с использованием ПК.

Каждая конкретная предметная область, естественно, накладывает свои специфические требования на применяемое в ней АРМ.

1.2. Оценка  эффективности организации автоматизированного  рабочего места

В условиях информационной экономики успешное продвижение организации на рынке невозможно без представления результатов оценки ожидаемой эффективности автоматизации. Оценка эффективности применения АРМ — процесс неоднозначный и многокритериальный. Из-за огромного разнообразия предприятий и условий, в которых они работают, вариантов автоматизации деятельности невозможно определить стандарты, эталоны. Каждая организация решает этот вопрос самостоятельно, сравнивая с аналогами. Актуальность этой проблемы подчеркивает и тот факт, что затраты на разработку и внедрение АРМ, как правило, значительно более высоки, чем планируемые, и руководители часто не решаются на создание АРМ без оценки эффективности. Поэтому мероприятия по оценке ожидаемого от внедрения АРМ экономического эффекта можно расценивать в качестве своеобразной «лакмусовой бумажки», демонстрирующей грамотную, целенаправленную работу менеджмента по повышению эффективности процессов управления.

Дать реальную оценку эффективности проекта автоматизации можно лишь после внедрения, которому предшествуют тщательный сбор данных об автоматизируемом участке деятельности, анализ возможных альтернатив, детальное проектирование и апробация АРМ.

Разработка и внедрение проектов АРМ связаны с инвестициями, вложениями средств, затратами рабочего времени и труда. Денежные затраты на автоматизацию представляют собой капитальные затраты на разработку и внедрение проекта и эксплуатационные текущие расходы.

К капитальным затратам следует относить:

– стоимость проектных работ, расходы по постановке и алгоритмизации задач;

– затраты на приобретение технических средств, оборудования, инвентаря;

– затраты на монтаж, установку технических средств;

– стоимость внедрения;

– затраты на обучение.

Эксплуатационные текущие расходы включают в себя:

– затраты на электроэнергию;

– содержание помещений;

– сопровождение программного обеспечения (поддержание в работоспособном состоянии, обновление, замена версий);

– сопровождение информационной базы (восстановление целостности, архивирование и резервное копирование, антивирусная защита, управление доступом);

– затраты на ремонт и обслуживание технических средств;

– стоимость расходных (бумага, краска, картриджи для принтера) и прочих вспомогательных материалов.

Целесообразно учесть и затраты живого труда на выполнение перечисленных работ, особенно время работников, выполняющих их без дополнительной оплаты в свое рабочее время.

Экономию затрат на обработку информации с помощью АРМ рассчитывают по формуле 1, сравнивая затраты на обработку информации при как минимум двух вариантах обработки информации:

ДС = С1 – С0 , (1)

где С1 — затраты на обработку информации до внедрения АРМ, С0 — затраты после внедрения.

С1 можно оценить по фактическим показателям, С0 — с помощью проектных, плановых, нормативных показателей.

Срок окупаемости проекта АРМ рассчитывают путем деления суммы капитальных затрат на экономию затрат на обработку информации или на годовой прирост прибыли:

TАРМ = К / ΔС, (2)

где TАРМ — срок окупаемости; К — сумма капитальных затрат; ΔС — экономия затрат на обработку

информации.

Коэффициент эффективности — это показатель, обратный сроку окупаемости:

ЕЭ = 1 / TАРМ . (3)

Полный эффект от внедрения АРМ в денежном показателе выразить нельзя. Существует ряд косвенных показателей эффективности АРМ, которые отражаются на результатах производственно-хозяйственной деятельности за счет повышения уровня управления, оперативности принимаемых решений, т. е. косвенным путем. К ним относятся:

– повышение оперативности и актуальности информации;

– сокращение сроков решения отдельных задач и принятия управленческих решений;

– повышение качества информации, ее точности, детальности;

– получение принципиально новых аналитических возможностей;

– снижение количества времени, затрачиваемого на подготовку документов, скорость выдачи выходных документов;

– повышение качества обслуживания клиента и процента удержания старых клиентов;

– снижение дебиторской задолженности за счет автоматического отслеживания выставленных

счетов, сроков платежей, погашения задолженности;

– усилие контроля, предотвращение злоупотреблений;

– эффект снижения влияния кадровой «текучки» на производственные показатели;

– повышение качества труда за счет сокращения рутинных операций;

– совершенствование работы аппарата управления.

Экономическая эффективность АРМ определяется экономией в результате более активного воздействия управленцев на производство и затратами на создание и эксплуатацию автоматизированных рабочих мест. Оценить эффективность применения АРМ можно с помощью прямых и косвенных показателей. Прямые (или экономические) показатели дают оценку автоматизации в денежном выражении, включают в себя определение затрат на разработку и эксплуатацию АРМ (т.е. определение полной стоимости владения АРМ), определение денежного потока, высвобожденного за счет АРМ. Косвенные показатели позволяют оценить эффект применения АРМ в конкретной предметной области деятельности (табл. 1.)

Таблица 1. Потенциальный эффект применения автоматизированных рабочих мест

Сфера воздействия	Результат
Управление	– сокращение количества уровней управления; – снижение административных расходов; – высвобождение работников среднего звена управления и упразднение ряда функций; – освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; – высвобождение времени для интеллектуальной деятельности; – получение рациональных методов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем; – повышение производительности труда; – экономия времени; – повышение квалификации и профессиональной грамотности управленцев; – увеличение конкурентного преимущества; – уменьшение издержек, увеличение прибыли
Информационная система	– совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме; – эффективная внутрифирменная координация с помощью электронной почты; – обеспечение достоверности информации; – прямой доступ к информационному продукту
Производство	– сокращение времени на проектирование и производство; – расширение свойств продукции и сферы ее возможного применения; – уменьшение затрат на производство продуктов и услуг; – предоставление потребителям уникальных услуг; – рационализация материально-технического снабжения
Маркетинг	– уменьшение затрат времени на распространение изделий; – отыскание новых рыночных ниш; – возможность идентификации потребителей изделий; – поддержка продаж; – более эффективное взаимодействие с заказчиками (наглядность, скорость передачи сообщений); – повышение способности гибко реагировать на спрос и оперативно удовлетворять новые желания потребителей

 

Эффективность АРМ включает не только экономический эффект от внедрения и функционирования АРМ, но и такие характеристики, как надежность, простота обращения, легкость модификации, тиражируемость инженерных решений, снижение затрат на разработку и эксплуатацию.

Поэтому процесс повышения эффективности АРМ нужно начинать с повышения эффективности проектирования АРМ. В последние годы значительно изменилось соотношение двух фаз проектирования АРМ: технической и организационной. Раньше задача стояла следующим образом: есть «хороший» технический проект АРМ, который нужно внедрить. Теперь же она формируется так: разработать такое АРМ, которое бы удовлетворяло общим и специфическим условиям внедрения.

Существует множество подходов к проектированию автоматизированных рабочих мест, но все они в значительной степени базируются на идеях, развиваемых сторонниками системного подхода. В их основе лежит мысль о том, что любое АРМ должно создаваться как естественный ответ на возникшую внутри организации потребность. Можно отметить ряд принципиальных особенностей проектирования и внедрения автоматизированных рабочих мест на основе системного подхода:

– проектирование ведется для конкретного предприятия;

– АРМ создается в единственном экземпляре;

– при разработке АРМ закладывается возможность его развития;

– ввод в эксплуатацию производится поэтапно с наращиванием функциональных возможностей системы;

– при создании системы важно учитывать, что она будет функционировать в условиях стохастических воздействий внешней среды.

Характер будущего АРМ определяют начальные этапы проектного цикла. Любая ошибка или просчет в этот период вызывает большие потери в дальнейшем. В табл. 2 приводятся данные о соотношении риска и расходов в ходе осуществления проекта по созданию АРМ (табл. 2).

Таблица 2. Зависимость между объемом вовлекаемых в проект ресурсов и степенью риска создания неверного автоматизированного рабочего места

Этап проекта	Степень риска	Расходы
Выявление проблемы	100	0
Предварительное исследование	90	5
Планирование проекта	75	15
Эскизное проектирование	50	25
Техническое проектирование	40	30
Планирование внедрения системы	20	40
Программирование	15	70
Обучение персонала	15	75
Испытание системы	10	80
Внедрение	5	99
Оценка работы системы	0	100

 

Экспериментальная зависимость между объемом вовлекаемых в проект ресурсов и степенью риска создания неверного АРМ показывает, что успех проекта предопределяется в основном на этапах проведения исследований возможности создания АРМ и технического проектирования, когда небольшие дополнительные капиталовложения могут снизить вероятность ошибки. Для уменьшения риска начальные этапы разбиваются на возможно большее число небольших, хорошо измеряемых и контролируемых шагов. Затраты на такое деление в будущем окупаются экономией ресурсов и сокращением сроков разработки.

Важным условием повышения эффективности АРМ является хорошо налаженная практика их эксплуатации. Это позволяет существенно снизить полную стоимость владения АРМ, что во многих случаях имеет решающее значение при внедрении АРМ в организации. Эффективная эксплуатация АРМ должна быть построена на основе процедур, разработанных и утвержденных в качестве внутрикорпоративных или отраслевых стандартов. 

Выделяют следующие стандарты эксплуатации АРМ:

– стандарты MDA (Model Driven Architecture);

– стандарты серверного оборудования;

– стандарт хранения данных;

– стандарт электронной почты;

– стандарт обмена документами;

– стандарт внутренней технической поддержки (Help Desk).

Система стандартов позволяет сохранить сделанные в АРМ инвестиции и получить от них реальную отдачу. Обсуждение, развитие, совершенствование внутрикорпоративных стандартов — это второй этап, а на первом этапе необходимо как можно шире внедрить стандарт использования АРМ.

Повышение эффективности требует не только соблюдения важнейших свойств АРМ при его проектировании, но и осуществления комплекса взаимосвязанных и взаимообусловленных организационных мероприятий:

– совершенствования структуры и формы взаимодействия разработчиков и заказчиков АРМ;

– введение системы стандартов на технические, эргономические, эксплуатационные параметры АРМ, позволяющей сохранить сделанные в информационные технологии инвестиции и получить реальную отдачу;

– улучшение форм и методов обучения широкого круга специалистов по применению средств автоматизации.

Оценка эффективности АРМ должна помочь распределить средства таким образом, чтобы добиться максимальной отдачи от инвестиций в информационные технологии и при этом уложиться в бюджет, выделенный на внедрение. Определение критериев оценки эффективности АРМ может существенно прояснить ряд вопросов: какие средства затрачиваются на создание АРМ и оптимальны ли они для бизнеса, как управлять инвестированием в автоматизацию, как обосновать бюджет на информационные технологии, как доказать эффективность существующей информационной системы и как оценить эффективность проекта АРМ? Однако выработка критериев оценки ожидаемого эффекта затруднена, особенно в масштабах большого предприятия.